第七章-档案编研工作

第七章档案编研工作

档案编研工作概述档案参考资料的编写工作主要档案参考资料1档案编研工作的内容

档案编研工作是以档案馆（室）藏档案为主要对象，以满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，参加编史修志，撰写专门著述的一项业务环节。主要包括了对档案史料的编辑和研究两个方面。具体内容大致归纳为以下几个方面：1.1熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料

档案参考资料是对档案内容加工的结果，它给利用者提供的是系统的素材，满足他们的一定需要，或帮助他们找到所需要的档案的线索。1.2汇编现行机关的档案文集和编篡档案史料按照一定的作者、专题、时间或文种等特征，把档案材料选编或汇编成册，在一定范围内使用或公开出版，如重要文件汇编、政策法令汇编、各种专题档案史料汇编。1.3以馆（室）藏档案为基础，参加历史研究和编史修志，撰写论著利用档案参加编史修志工作，是我国档案工作的优良传统，如孔子编《春秋》、司马迁作《史记》等。利用档案史料撰写论著，或宣传历代杰出人物，或探索历史发展规律，预测社会发展趋势，这也是档案人员的责任和职业优势。1.2档案编研工作的意义

1.2.1它是积极提供利用服务的有效方式档案编研工作在提供有效利用工具有四个突出特点：一是工作成果的研究性，提供方式的主动性，材料的系统性，作用的广泛性，因此，它是开放档案的一项重要措施。1.2.2它是提高工作水平的重要途径编研工作水平的高低，不仅仅取决于档案人员水平的高低，它还取决于档案收集、整理、保管、编目等基础工作水平的高低。因此，编研工作还可以促进基础业务建设和档案人员提高业务能力。1.2.3它有利于档案原件的保护、流传和传承开展档案编研工作，向利用者提供档案内容的加工产品，既可以有效地保护档案原件，延长其寿命，又可以向需求者提供远程利用服务，突破了利用的时空限制，这些都对档案原件的永久流传和长存世间起到极大的作用。2档案参考资料的编写工作

2.1档案参考资料的特点和种类一般来说，凡是可供人们进行工作和研究问题的参考资料，如图书、报刊、照片等都可称作参考资料。档案参考资料，是指档案馆（室）根据档案内容综合编写的一种材料，它是提供利用的一种方式。其特点不同于其他提供利用方式的特点：2.1.1它与档案文集不同

档案文集提供的是档案的原件，是根据某一专门的需要对档案原件的一种选编汇集。档案参考资料不是提供档案原件，或直接根据档案原件复制副本、摘录，而是根据一定的专题对有关档案材料的内容加工编写而成的系统资料。它已经改变了档案的原貌，具有问题集中、内容系统、概括性强的特点。2.1.2它与专门论著不同它不重在论说，而是综合记述档案内容，为利用者提供素材。2.1.3它不同于检索工具它虽然能起到查找档案的作用，但主要是为利用者提供加工过的、内容较完整的情报资料。也就是说，检索工具提供的是二次文献信息（档案内容和形式的信息点或信息线），档案参考资料提供的是三次文献信息（档案内容的信息面）。档案参考资料种类很多，名称不一，用途广泛，归纳起来，大致可分为四种类型：大事记、组织机构沿革、统计数据汇集和专题概要。2.2编写档案参考资料的一般方法

档案参考资料编写工作一般由三个阶段组成。首先，制定编写计划这是编写工作的重要准备阶段。计划内容应包括：1、参考资料的名称（标题）和编写目的。2、参考资料所包括的内容、时间、地点的范围。3、参考资料的结构和形式。4、编写的组织工作和时间安排。制定计划时应注意：1.应根据各个时期的中心工作、科学研究等方面提出的要求和档案管理的需要来定。2.选题要注意大、中、小型相结合，为中心工作服务与为日常工作服务想结合，统筹兼顾，适当安排。制定计划要求档案人员必须做到：经常了解有关动向，体察领导者的意图，加强与各业务部门的联系与协作，掌握各方面需要利用档案的信息，对利用的有效需求努力做到心中有数。其次，收集材料这是保证编写工作质量的关键阶段。收集材料的方法有：1、充分利用档案馆（室）收藏的档案材料，具体措施为：（1）借助档案馆（室）的各种检索工具，特别是全宗介绍，了解编写参考资料所需要的材料，然后调阅有关的案卷或档案进行选择和摘录。这是编写参考资料的主要材料来源。（2）可从有关书刊资料中收集补充材料。收集材料的要求是：2、选材必须准确、全面、典型，力求不遗漏重要材料。3、必须注意所选材料的保密范围，严防泄密。4、对同一事件的不同记载，要进行耐心细致的考证工作，努力找出正确或接近正确的材料。实地考证不出来的应注明不一致的地方。摘抄材料的方法有：做卡片、做夹签。最后，综合编写编写过程分为两步：第一步是根据编写目的和要求对材料进行取舍。第二步是按照一定的体例要求组织材料，动笔撰写。撰写要求：坚持正确的政治方向和立场，运用历史唯物主义的观点和方法，不要出现政治性错误，特别是在利用旧政权档案时，必须更加慎重。编写注意事项：1、内容叙述和结构的安排，应根据参考资料的种类及其用途来决定。一般的参考资料，宜采取专题结合时间、地区分为若干章节的形式，有层次的叙述档案内容。如果编辑基础数据汇编，则首先编制各种统计报表，然后再把统计报表按照一定的专题结合时间、地区来编排。2、为了便于使用，必须为参考资料编写序言、目录、注释和指明材料的出处，有时还需要编写索引（人名、地名等索引）和名词简称表等辅助材料。“序言”（或称前言、导言、凡例、说明、编者的话），用来说明编写参考资料的目的和用途，参考资料的材料来源和可靠程度，选择材料的原则和编写结构以及在编写过程中发现和遇到的一些需要交代和说明的问题等，以便读者正确、顺利地利用参考资料。“注释”主要用来对参考资料中所提到的某些不易为人们所了解的专门名词、人物或史实作必要的解释和补充，它的作用在于使利用者能更清楚的了解参考资料的内容。“材料出处”即注明所记史实的材料来源（标明全宗，案卷目录号，案卷号及卷内文件号），其作用是便于利用者在需要深入研究重大事实的详细情况时，查找原始材料。但也并非所有的参考资料都需注明材料出处，这要视编写参考资料的目的和实际需要而定。3主要档案参考资料3.1

大事记3.1.1大事记的主要用途与种类大事记是按照一定的时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。其主要用途有：1、可以帮助各级领导和有关业务人员回顾过去的工作，了解本地区、本单位工作活动和发展的历史情况，便于总结、研究工作时参考。对历史研究人员研究国家和地方历史、编修史志，也是很重要的参考材料2、对历史研究人员研究国家和地方历史、编史修志，也是很重要的参考资料。3、具有对群众进行宣传教育的作用，它提供许多系统的历史材料，有助于人们从历史发展的事实中总结经验教训，提高认识。其种类有：机关工作大事记、国家或地区大事记、专题大事记、个人生平大事记等。3.1.2大事记的内容及写法大事记由前言、大事时间、大事记述、材料出处、注释等内容组成。其中大事时间和大事记述为主要部分。大事时间，要求记载准确的日期，并按照大事发生的时间先后顺序排列，有的还必须写明确切的时、分、秒。历史事件还应把公元纪年和朝代年号同时写明。对没有时间记载和记载不明的事件，要尽力考证出来，或注明接近时间（时限），一时搞不清的应留待以后查考补充。大事记述，要求选择反映事物本质的事件，并照顾事件之间的联系，形成一个有机体系，通过许多重大历史事件的记述，展示历史发展的概貌和规律。所谓大事，是相对一定范围而言的，一般来说，凡是在一定区域、一定时期内涉及全面性的事件，重要的活动，典型的事件，对工作和历史发展有重要影响的事件都应列为大事。大事记的写法有两种：1、按时间顺序（年、月、日）排列大事。先排出有确切日期的大事，后排出接近准确日期的，日子不清楚的附于月末，月份不清楚的附于年末，年度不清楚的一般不记。按分期排列大事。先分成若干时期，每一时期内的大事综合归纳成几个问题记述2、按问题排列大事。先分成若干个大问题，在大问题下再分时期，每一时期内的大事按时间顺序排列。3.1.3大事记的编写要求：材料真实准确，语言简明扼要。通常一事一条，每条大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系，都要用简练的文字来表述出来。3.2组织机构沿革组织机构沿革，又叫组织沿革，是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构、人员编制等变革情况的一种材料。其内容大致包括地区（单位）概况、机构名称及改变、地址迁移、成立和撤消或合并时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人任免、编制扩大与缩小，以及内部机构设置变化情况等。3.2.1组织机构沿革的主要用途与种类主要用途有：1、便于查考和研究本地区、本机关、本系统的机构和人员发展变化情况。2、为研究国家机关史、地区史、革命史和专业史提供参考材料。3、为档案馆（室）编写立档单位历史及考证提供系统材料，对整理档案，鉴定档案价值和帮助利用者了解立档单位的历史情况，都有一定的参考作用。其种类主要有：一个机关单位的组织沿革、一个地区的组织沿革、一个专业系统的组织沿革。3.2.2组织沿革的写法1、纵式写法。以时间为主线，按年度先后顺序记述机构设置、职能、任务、人员组成等变化情况。2、横式写法。以组织机构为主线，把每一个组织机构的逐年变化情况记叙下来。3、综合写法。先把整个机关、单位按发展变化的特点分成若干阶段，再把每一个阶段的组织机构变化情况记述清楚。编写方式：文字叙述、图表解析、文图结合。3.2.3组织沿革的体例和形式1、组织沿革的体例A编年法：按年代顺序逐年列出某一机关或地区或专业系统内部组织设置及其负责人情况的方法。编年法能比较清楚地反应出机关组织机构产生、发展变化的脉络，符合组织机构沿革“时间性”要求。比较适用于组织机构常有变化的机关或地区或专业系统的组织沿革的编写。B系列法：以组织机构为主线，对每一组织机构及其只要负责人沿袭变化的始末进行系列编写的方法。系列法能够比较清楚地反应出机关的整个组织体系和每个组织机构及其负责人变化的历史线索。系列法要求一个机关或地区或专业系统有多少组织机构，在组织沿革中也相应列出多少个组织机构系列。比较适用于组织机构相对稳定，变化不大的机关组织沿革的编写。C阶段法：根据机关或地区或专业系统发展历史上得重大变化，自然地分为若干阶段，然后在每个阶段内划分若干系列进行编写的方法。阶段法符合党政机关的发展呈现出一定阶段性、在一定阶段内有保持相对稳定的特点，能比较完整地反应机关内部组织机构、人员编制、领导成员及主要职能、隶属关系的沿袭和变革的历史线索，使人们对整个机关个阶段内的组织沿革一目了然。2、组织沿革的形式文字叙述形式；图表的形式；文图并用的形式。通常对历史沿革、主要职能和任务部分多采用文字叙述，对机构、人员变化情况则多用图表。图文并茂，减少篇幅，又条理清楚、便于查找。3.3统计数字汇集统计数字汇集，也叫基础数据汇编，是以数字的形式反映一定地区或某一方面的基本情况的参考资料。它实际上是对原来各种统计数据的一种综合工作，因此还可叫做基本情况统计.3.3.1统计数字汇集的主要用途及种类

主要用途有：1、它对了解情况，研究问题，总结经验，可以提供系统的数据，往往成为制订计划、指导工作的依据和参考。2、它可以为举办展览、报告会等宣传教育提供典型材料。3、可以专门刊印，以便领导者和有关人员随时使用，成为利用者常用的袖珍手册。其类型主要有：综合性汇集和专题性汇集两种。3.3.2统计数据汇集的编写方法

1、综合性统计数字汇集的编写方法。综合性统计数字汇集是记载和反映一个地区、系统、单位全面情况的数字汇集。因此，使用数字涉及范围较广，篇幅也较大，包括多个方面情况的统计数字。一般由一个和若干分表组成。2、专题统计数字汇集的编写方法。专题统计数字汇集是记载和反映某一个方面的基本情况的数字汇集。其数字汇集的范围受到一定的限制，篇幅相对较小。一般不设总表和分表，用一种表格记载即可。4专题概要专题概要是用文章叙述的形式，简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象和自然现象的产生、发展变化的一种专题资料。其主要用途是向利用者集中地提供某项工作、生产和其他方面系统的专题历史材料。如《畜牧业专题资料》、《历年农业发展基本情况》、《xx县矿产资源分布》、《xx县历届人代会简介》等。会议基本情况简介（会议简介）：是专题概要常用的形式之一。它利用会议文件简要叙述会议过程、反应出每次会议基本情况的档案参考资料。使用效果显著。召开重要会议，决定大政方针，商议国家大事，对某些重大问题做出决策，是我国党政机关、群众团体进行领导活动和工作活动的重要方式。就日常机关工作而言，机关领导和工作人员为了筹备会议，总结工作经验，也需要查阅有关会议文件材料。因此，编写会议简介颇受机关领导和业务部门的欢迎。会议简介的种类

1、按会议内容性质主要分为：党代会、人代会、政协会议、工代会、团代会、妇代会以及全体委员会或常委会，还有一些重要的