论-IT-项目团队知识地图与职责分配矩阵的构建

4/4构建以IT项目团队知识地图与职责安排矩阵的实践摘要：在IT项目人力资源管理中，知识地图扶植企业动态确定组织中符合所需知识条件的人员，而职责安排矩阵则可以有效明确所确定的人员在项目中的职责。本文深化探讨了在IT项目团队中知识地图的作用，分析知识地图的结构，并结合知识地图的构建，探讨其应用。更进一步，文章分别分析了三种不同类型的职责安排矩阵，对其各自特点,适用条件等绽开探讨，以有利于IT项目依据自身特点进行选择。最终，文章分析了知识地图和职责安排矩阵在一个IT项目案例中的实际应用。关键字：IT项目；知识地图；职责安排矩阵Abstract：InthefieldofhumanresourcesmanagementinITproject,theKnowledgeMaphelpstheenterprisestofindouttheproperemployeesdynamically,whoareequippedwithknowledgeandexperiencerequiredbycertaintask.Ontheotherside,theResponsibilityAssignmentMatrixcaneffectivelydeterminetheseemployees’specificdutiesandresponsibilitiesintheproject.ThisarticleanalyzesindepththeroleoftheKnowledgeMap,analyzingitsstructure,anddiscussinghowtobuildandapplytheKnowledgeMapintheITprojectteam.Furthermore,inordertofacilitatethechoicesofITprojectsmanagers,thisarticlestudiesthreedifferenttypesofResponsibilityAssignmentMatrix,includingtheirdiversefunctions,characteristics,andapplicationconditions.Finally,thisarticleputsforwardacase,whichembodiestheapplicationofKnowledgeMapandResponsibilityAssignmentMatrix.KeyWords：ITProject,KnowledgeMap,ResponsibilityAssignmentMatrix1．引言IT项目实施过程中，借鉴和学习已有的知识阅历是特别必要的。这些知识阅历既包括技术方面的积累，例如以往系统的需求调研报告,规划分析报告,各种开发文档,通用功能代码,数据存储方案,客户服务常见问题等等；也包括项目管理方面的积累，例如获得之前相像规模,相同难度系统建设的进度规划,资源安排,成本限制等各种阅历。明显，如何描述团队的什么成员驾驭了哪些知识，并将这些知识实力与团队面临的任务相对应，科学的为合适的人员指派适当的工作，对于信息系统项目具有重要作用。知识地图和由此建立的职责安排矩阵，是目前解决此类问题的重要工具。2．IT项目团队的知识地图知识地图（KnowledgeMap,KM）是描述企业所拥有知识资产的指南，刻画了不同类别的各项知识在企业中所在位置或来源。一般而言，项目团队的知识地图中并不描述知识的具体内容，而主要包含了项目成员,知识类别,流程之间的关系，其功能在于当须要某项专业知识时，帮助运用者快速而正确地找到所欲找寻知识的拥有者。2.1IT项目知识地图的结构如表1所示，信息系统项目中一个典型的知识地图结构由项目知识点和项目成员两个坐标刻画，常见的知识点包括：需求分析,系统设计,代码编写,测试调试,硬件配置,网络规划,数据管理,实施规划,运行维护等。项目成员与项目知识点的联系，地图中从实力和爱好两个方面进行描述。依据项目成员对不同知识点的驾驭程度，对成员的实力进行评价打分，然而成员在某一方面知识丰富,实力优异，并不意味着肯定是完成相关任务的最佳人选。比如，多年从事某种功能测试的资深人员，积累了充分的阅历实力，但由于感觉工作重复枯燥，缺乏挑战，而丢失了对工作的爱好，甚至责任心，选择这样的人员，反而会导致工作的失败。因此，项目地图中引用爱好作为实力的补充，评价人员与知识点的联系。尤其在人力资源有限的状况下，当仅从实力角度无法选择出相应的成员时，便选择虽然实力值不是最高，但爱好值较高的人员，并在实际项目中渐渐培育和积累此类人员的实力，借助人员对相应知识的极大爱好，保障项目顺当进行。表1某IT项目团队知识地图示例2.2IT项目知识地图的构建在建立IT项目团队的知识地图时，可以遵循以下步骤：（1）从项目积累和借鉴的文档中，提取知识点，比如系统可行性报告,需求分析书,用户调查表格,分析开发文档,美工设计报告,常见功能代码,测试报告,车辆运行报告,库存成本报告等。在项目进展的每个阶段都有相应的文档进行总结，这些文档涵盖了项目所须要的知识技能，项目团队须要分析项目具体需求特征，从中对项目的知识点进行提取。（2）利用专家对专业领域知识的熟识和部门领导对成员的了解，对项目成员在各知识点上的实力和爱好打分，分值可以为百分制或10分,5分制的肯定分值，也可以是1,3,5,7这样的重要程度相对分值。不管是什么具体方法，都要避开其中可能的主观性,冲突性，尽力保障数据获得的真实性，并采纳科学的技术方法对打分结果进行处理。（3）知识地图须要常常维护与更新，当有人员离职,加入团队时，公司有可能会失去或得到某项知识，当有员工参与培训后，公司有可能会在某个知识点上增加人员储备，甚至新增加知识点。这时的维护更新能够保证地图反映的是企业目前真实的知识状况，从而发挥知识地图的最大效益。2.3IT项目知识地图的应用关于知识地图，在应用中有一些须要留意的地方，包括：（1）利用专家对专业领域知识的熟识和部门领导对成员的了解，对成员在相应知识点的实力和爱好打分，为了避开其中可能的主观性,冲突性，应尽力保障数据获得的真实性，并采纳科学的技术方法对打分结果进行处理。（2）知识地图不是固定不变的，须要常常维护与更新，才能保证地图反映的是企业目前真实的知识状况，从而发挥知识地图的最大效益。比如，某位高级工程师离职后，公司很可能会失去某项技术的深层知识，或是当员工接受了某个课程的培训后，公司可能会在某个知识点上增加人员储备，甚至新增加了知识点，同时，不同时期的知识地图，可以反映企业知识资产与知识需求的变化。（3）不同类型的知识地图，适用在不同的工作性质上。比如，管理者因为须要开发某个网站组建项目团队，假如企业建立了由知识概念分类为刻画维度的知识地图，则可以用来帮助管理者获得在网站阅读,搜寻检索,主题学习,分类编目等方面较为擅长的人员；另一方面，假如企业建立了主要描述流程的知识地图，则管理者可以在开发过程中获得各环节最佳实践,常见问题的推断与解决等方面的知识支持。3．IT项目团队的职责安排矩阵通过项目知识地图，管理者可以依据所面临的项目任务，动态确定组织中符合所需知识条件的人员。项目团队的知识地图建立之后，职责安排矩阵（ResponsibilityAssignmentMatrix）是进行成员职责安排的第二步。为了保证项目中各项工作顺当进行，就必需将工作与人力资源的关系明确，每项工作安排到具体的个人（或小组），并指定负责人，同时假如是多人协作完成，还要明确不同的个人在这项工作中的职责。在IT项目管理中，这部分内容最常运用的方法为职责安排矩阵。3.1未定义第二负责人的职责安排矩阵职责安排矩阵以活动（或工作包）和人员为两个坐标，反映了与每个人员相关的全部活动，以及与每个活动相关的全部人员。依据知识地图中不同人员所具备的知识和彼此之间的关系，将人员对于活动的影响分别用重要P（Primary）和次要S（Subordinary）表示，选择的依据就是在知识地图中各知识点上成员的实力和爱好得分。例如，表1表明，Ann在系统分析方面的技术实力和爱好是表现出众的成员，因此可以作为项目系统分析活动的负责人，而依据Carlos所具备的条件，管理人员认为其不相宜作为系统分析活动参与者，而应当是系统测试活动的负责人。由此得到了如表2所示的职责安排矩阵。表2某IT项目职责安排矩阵3.2定义第二负责人的职责安排矩阵在实际应用中，人们发觉3.1中所描述的职责矩阵虽然可以明确成员的职责，但作为起从属作用的成员，矩阵没有体现他们彼此之间在实力和爱好方面的差异，团队面临重要任务时，假如须要选择骨干成员担当责任，或负责人短暂离开团队，须要有人临时代理时，表2所示的矩阵并不能协助决策。项目第二负责人概念的提出，可以有效的解决这个问题。在成员中，选择那些具备肯定技术实力和发展潜力的成员，即实力得分达到标准要求，同时爱好得分较高，可以在团队中明确地定义为项目第二负责人，得到表3所示的职责安排矩阵，其中S1即为项目第二负责人。表3定义项目第二负责人的职责安排矩阵第二负责人的存在，为项目管理带来了如下的好处：第一，提高了项目的稳定性，作为主要负责人的成员离职或休假时，第二负责人可以自然接替，不会出现不熟识项目状况而阻碍项目进展的状况；第二，为成员职业生涯发展创建良好条件，S1的存在肯定程度上对主要负责人造成了竞争压力，同时也为主要负责人的升职扫除后顾之忧，假如某项工作只能由一个人担当，虽然这个人可以渐渐成为专家技师，但也说明这个人不可取代，不能升职到其他岗位。3.3定义多种关系的职责安排矩阵以上分析了两种项目团队组成成员的职责安排过程，须要留意的是，有时为了进一步明确在项目进行过程中须要询问意见，或须要将相关信息通报的人员关系，还可以用负责（Responsible）,有责（Accountable）,询问（Consult）和通知（Inform）分别表示各种关系，即可得到PMBOK（项目管理知识体系）中描述的职责安排矩阵，如表4所示。表4某项目的职责安排矩阵在大型项目中，存在不同层次的职责安排矩阵。高层次的职责安排矩阵往往与工作分解结构（WBS)相关，界定哪个个人或小组负责哪一部分工作；低层次的职责安排矩阵描述某个具体活动小组内部每个人员的角色,职责和授权水平。除了职责安排矩阵，还可以借助文字描述更多相关信息。例如须要具体界定的职责，可以通过文字描述岗位人员职责,授权,实力和资格等方面的信息，而不仅仅用表中的字母来标示。4.案例：某学院网站建设团队知识地图与职责安排矩阵某学院网站项目组以WBS图中没有下一层的任务模块为基准，依据工作的类似性确认岗位，以实力分和爱好分评价团队成员。实力打分依据员工的技能对本职位的胜任程度，从以下几方面评价：1．由项目经理对该员工在各个岗位的实力打分；（权重1）2．本人对自己各个岗位的擅长程度进行打分；（权重2）3．由同事对员工在各个岗位的实力打分；（权重3）最终的加权平均和为得分。特殊说明的是项目经理的实力分由（2）和（3）折合相应比例计算得到。爱好分打分由项目组成员自己完成。下面分别给出了实力分和爱好分的打分标准：1．实力分打分标准：5分：熟识运用此方面的知识，有丰富的实践阅历，能够领导其他成员完成相应工作。4分：熟识此类知识，但阅历不够丰富。3分：对此类知识有肯定了解，须要进一步学习。2分：对此类知识有过少量接触，不过缺乏深化了解。1分：对此类知识完全没有了解。2．爱好分打分标准：5分：此类工作完全符合本人的爱好，对该工作抱有极大的热忱。4分：对该工作比较有爱好，能够比较开心地完成工作。3分：能够以平常心态完成该项工作，谈不上有爱好。2分：能够牵强接受该工作，尽量完成任务。1分：特别厌恶此类工作。得到项目的知识地图，如表5所示。表5学院网站建设项目组成员知识地图得分表依据知识地图得分表，制定本项目小组职责安排矩阵，所遵从的规则是：P（活动负责人）的选择：（实力分*90%+爱好分*10%）最大者S1（活动第二负责人）的选择：（实力分*70%+爱好分*30%）大于等于4分者须要说明的是，假如出现多人分值相同时，依据活动的工时支配随机选取相宜人选；本项目中没有询问和通知职责的安排。职责安排矩阵如表6所示。表6学院网站建设项目成员职责安排矩阵5.结论以上探讨了在IT项目人力资源管理中两个重要的工具，即知识地图和职责安排矩阵，通过它们IT项目团队可以依据所面临的任务，指派知识,实