时间管理方法

时间管理

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机动工程部2/5/20231为适应明年精细化管理的要求，时间首当其冲就是要管理好的关键资源。所以再次认识时间：世界上最长的东西莫过于时间，因为它无穷无尽；最短的也莫过于时间，因为它让所有的计划都来不及完成。2/5/20232机动工程部古训：智者利用时间来创造机会，所以他的成功机会永远比别人多；庸者将时间拿来把握机会，所以他只有一点点的成功机会；愚者则浪费时间来错过机会，所以他永远都没有成功的机会。2/5/20233机动工程部认识自己的时间一寸光阴一寸金。（谚语）时间就是生命，时间就是速度，时间就是力量。（郭沫若）放弃时间的人，时间也会放弃他。（莎士比亚）时间就是金钱。（深圳）2/5/20234机动工程部时间的特点不可替代性：时间是任何资源都代替不了的。不可逆转性：时间是一维的，只能按照过去、现在、未来的方向流逝。可变性：时间既是常数又是变数。善用则长，荒废则短。2/5/20235机动工程部日常耗时因素分析过多电话不速之客干扰临时会议心静不下来缺乏目标、时间规划杂乱的办公室、办公桌做无用的尝试同一时间想法、尝试过多不现实的时间期望没有沟通或沟通不准下属的训练和发展不充分拖延、犹豫、等待不会说“不”做事不能善始善终2/5/20236机动工程部很少交派下属做事员工不足或工作不力闲谈私事过多缺乏自我约束缺乏协调和团队精神错误的倾听缺少反馈忧虑、恐惧、焦虑不充分的计划错误的变更等待时间过长差的记忆对结果行为的迷惑疲劳、讨厌怨天尤人压力、紧张不充分的工具与设备信息不准过多的文案工作不耐烦、办事急燥不懂该做先做的事对交派下去的工作很少检查2/5/20237机动工程部

请从上述耗时因素清单中找出自己在时间损失方面最经常出现、最浪费时间的3个因素。

1、

2、

3、

2/5/20238机动工程部一、时间管理的致命禁忌没有目标犹豫不决精力分散消极拖延逃避现实打扰处理不当完美主义2/5/20239机动工程部毛毛虫的悲剧

毛毛虫有一种“跟随着”的习惯，总是盲目地跟着前面的毛毛虫走。法国科学家约翰.法布尔把若干条毛毛虫首尾相接地放在一只花盆的边缘上，围成一圈，在花盆外不到6米处撒了些毛毛虫爱吃的松针。毛毛虫开始一个跟着一个，一圈一圈地走，一个小时、一天过去了，毛毛虫还在不停地、坚韧地走着。一连走了7天7夜，终于因饥饿和精疲力竭而死去。2/5/202310机动工程部迷惑：我的目标是什么人生倘若随大流，瞎忙空耗，没有明确的人生目标，那么终究免不了“毛毛虫”的命运。目标是做事的原动力，也是成功的基石。2/5/202311机动工程部犹豫不决：我应该做什么？华裔电脑名人王安博士在他5岁时发生一件影响他人生的事情：一天，小王安外出玩耍，经过一棵大树时发现有一个鸟巢，里面有一只嗷嗷待哺的小鸟。他决定把它带回家喂养。走到家门他忽然想起妈妈不允许在家养小动物。把鸟放在门口，急忙进屋哀求母亲，等母亲答应后兴奋跑到门口，不料小鸟不见了，只有一只黑猫在意犹未尽的舔着嘴巴。2/5/202312机动工程部精力分散：处理不当

从前，有个富裕的农夫花钱雇了一条能干的狗，帮他看门、帮烤面包和天天浇灌菜园。那狗谋到了职业，也尽力想把工作做好。一天农夫要去赶集，将家里的事交给狗儿就放心走了。等他回来一看：菜园没有浇灌，面包也没有烤，小偷进了院子把仓库偷了个精光。农夫于是痛骂狗儿。狗儿辩解：为了收拾菜园，他把烤面包的事放下；给菜园浇水，可是又到了看门的时候；至于错过小偷，正赶上想去烤面包。2/5/202313机动工程部认准一件事做，不要不恰当地做许多事。大凡做一件事，就要当一件事。若是苟且疏忽，定不成一件事。2/5/202314机动工程部消极拖延：等明天消极拖延的原因：

1、认为做某事要花费的时间太多；

2、认为长期性工作可以拖延；

3、对某事认识不足，主观不重视；4、某事现时对自己不重要；

5、没有承诺去做某事；

6、现在没有兴趣做事；

7、没有完成工作的期限；

8、看不到做某工作的利益。2/5/202315机动工程部消极拖延的表现：

1、希望不做或发生奇迹，取消做某事的责任；

2、我就是开不了头。当头棒喝

曲仑登的司令雷尔交人送信给恺撒，报告华盛顿已率领军队渡过特拉华河。信使把信送给恺撒，此时他正在和朋友们玩牌。等玩完牌后再阅读时情知不妙，等他急忙召集军队已经太晚。最后全军被俘，连自己的性命也丧失在敌人手里，付出惨痛的代价。2/5/202316机动工程部逃避：躲进幻想世界该做的事不做，却去做其他零散的事。这就如同“从老鼠身上挤奶一般”，花费最大的努力却得到最少的成果。2/5/202317机动工程部打扰处理不当不知道谁在打扰自己没有标准区分是否是打扰没有打一次电话多谈几个问题面谈问题不能简单扼要没能及时说“不”2/5/202318机动工程部完美主义：花去过多的时间我全力以赴，但我想那还不够好我付出所有，但我猜那还不够多丘吉尔的“反驳”

有人曾批评英国首相丘吉尔做事“不够尽善尽美”，对此老丘说了个故事：在普利茅斯港有位船夫救了个即将溺死的少年。一星期后，一位太太叫住这位船夫：“上星期救我孩子一命的人是不是您？”船夫说：“是的，太太。”，“哦，我找您好几天了，我孩子当时戴的帽子呢？”2/5/202319机动工程部二、时间管理方法第一代时间管理：面面俱到第二代时间管理：未雨绸缪第三代时间管理：明确目标第四代时间管理：系统管理2/5/202320机动工程部面面俱到：备忘录管理形式：备忘录。用途：适用于小作坊、小店管理。优点：便于防止挂一漏万。缺点：没有优先的观念，对突发事件无助，人们只是简单地对进入其意识状态的事物即感到明显要做的事作出反应，通常完成的只是必要而非重要的事。2/5/202321机动工程部未雨绸缪：计划效率手册形式：事先做好计划安排用途：适合一般企业车间、事业单位优点：对时间有了更多的控制，而不是随波逐流，没有目的。缺点：与企业工作价值脱节，依然未解决对事情进行轻重缓急的划分问题。2/5/202322机动工程部明确目标：授权、抓规划形式：规范的制度和四象限时间管理用途：各大小企业、事业单位优点：依据轻重缓急设定长、中期和短期目标，强调逐日制定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取高效率。缺点：易造成短视，日常关注的是“现在、紧急的事”；没有考虑活动本身的准则、个人使命、作用和目标的重要性，易因小失大；2/5/202323机动工程部四象限时间管理活动不紧急的紧急的重要的II防患未然、改进产能规划、学习、发掘新机会、人际沟通I危机、急迫的问题、有期限的计划、任务、影响单位信誉的情况不重要的III繁琐的事务性工作、某些电话、浪费时间的事、一些有趣的活动、某些信件IV不速之客、某些电话某些会议、一些问题受欢迎的活动2/5/202324机动工程部偏重第一象限：在危机中生活结果：经常应急、筋疲力尽、危机处理、忙于救火。导致忙碌的原因：工作分配不合理、优柔寡断、行动迟缓、过多的电话、低效的会议、草率从事、过分计划、考虑过多、没有考虑工作价值。对策：抓紧做、勤规划。行动并不等于成就！2/5/202325机动工程部偏重于第二象限：有效生活结果：有远见、有洞察力、平衡、自律、控制、危机较少。原因：做正确的事，注重时间的价值考虑、为明天做准备、有条件对第三、四现象的活动说“不”。2/5/202326机动工程部偏重于第三、四现象：不负责任的生活结果：忙于琐碎小事、短视近利、危机处理、人际关系浮泛、巧言令色、没有责任心、依靠他人或其他机构维持基本生存。原因：轻视目标与规划、缺乏自制力、怪罪他人、自我定位不准、不考虑时间的价值和效率。对策：不花或少花时间、授权。2/5/202327机动工程部系统管理：价值与效率以四象限时间管理为基础，注重二象限。以原则为重心，配合企业价值理念和对工作使命的认识，规划个人工作时间。主张人比事更重要，强调进行个人管理。以周围单位进行时间组织，根据优先顺序安排日程。通过每周的角色、目标设定和活动日程安排等来使工作、生活获得平衡。2/5/202328机动工程部有效的系统管理标准一致：个人理想与使命、角色与标准、优先事项与计划、欲望与自治之间和谐。平衡：兼顾生活、事业、健康、家庭、个人发展等重要人生层面。有重心：关注虽不紧迫却极重要的事。重人性：先人后事。能变通：能根据情况调整、修正。2/5/202329机动工程部时间管理进阶规划长期目标的步骤规划每周目标的步骤制定使命确定关键角色确定目标确定关键角色选择目标安排日程每日调适2/5/202330机动工程部三、时间管理之道在最佳状态是用正确的方式做正确的事！效率和效益正确的事恰当的方式最佳状态2/5/202331机动工程部最佳状态

人体生物节律的识别和应用正确的事

目标设定、价值判断恰当的方式

4D原则、授权、ABC分析法、零存整取2/5/202332机动工程部1.正确的事“鹅与金蛋”的启示目标设定有趣的时间管理试验ABC分析法核心

艾森豪威尔原理2/5/202333机动工程部“鹅与金蛋”的启示

从前有个很幸运的人，他有一只会下蛋的金鹅。然而，这人并不满足于这只鹅每天之下一个金蛋，希望能尽快地聚敛更多的财富。一天，他动手杀死了这只鹅，剖开肚子指望能找到更多的金蛋。谁知，金鹅与其它的鹅并没有两样，更没有满肚子的金蛋。2/5/202334机动工程部目标设定目标的作用：

1.帮助个体设定明确的行动方向

2.明确行动优先次序及相应的时间规划

3.促使个体未雨绸缪，珍惜今天，把握现在，“RightNow,RightHere”

4.帮助评估行动效率与效果设定目标意味着自觉地遵循某一方针、朝着某一方向行动。2/5/202335机动工程部5.给个体以持续的信心、热情与动力一般不愿为自己设定目标的原因：1.恐惧。怕达不到目标会有失败感。2.无此意愿。为何要设目标？每天过得好好的就可以了。3.误将行动当成就。每天只要忙来忙去心里就很踏实，其实行动不等于成就，有好的结果才算。人无远虑，必有近忧2/5/202336机动工程部哈佛大学一项长达25年的追踪研究数量对比初始状态（25年前）终末状态（25年后）27％没有目标生活在社会最底层，过得极不如意60％目标模糊生活在社会中层，衣食虽无忧，但无突出成就10％有清晰但比较短期的目标生活在社会的中上层，稳步上升，行业知名人士3％有清晰且长远的目标几乎都成为了社会各界顶尖成功人士2/5/202337机动工程部目标设定的SMART原则具体的明确的目标：Specific目标可以量化考核:Measurable目标的可执行性:Actable目标的现实合理性:Realistic目标的完成期限:Time

凡事预则立，不预则废2/5/202338机动工程部有趣的时间管理试验正确的顺序为：鹅卵石、小碎石、沙子、水。先处理主要的东西：“鹅卵石”，否则就错过了。实验材料实验要求容量1升的广口瓶、水、鹅卵石、沙子、小碎石一桶用到全部实验材料尽可能地填满广口瓶正确的填充顺序？有何启示？2/5/202339机动工程部ABC分析法的核心A级任务B级任务C级任务极其重要数量占15％价值占65％自己干不授权重要性一般数量占20％价值占20％策略性规划规定期限不太重要数量占65％价值占15％授权、删减2/5/202340机动工程部艾森豪威尔原理B级任务战略性规划安排时间A级任务立即干（本人）D级任务（废纸篓）C级任务减少授权重要性紧急性2/5/202341机动工程部2.恰当的方式丁谓巧复皇命4D原则刘邦得天下的奥秘运用工作日程表时间规划技巧零存整取不讲空话具体时间管理方法2/5/202342机动工程部丁谓巧复皇命宋真宗年间，皇宫失火，烧毁了几座殿堂，皇帝命令宰相丁谓限时修复。丁谓有三难：宫中无土、无竹木材料以及要处理大量的破砖废石。怎么办？经过苦苦思索，设计了一个巧妙的施工方案：先把宫前的大路挖成深沟，就地取土烧砖筑宫墙；然后引河水入沟中，用船把建材运到工地；修好皇宫后，将垃圾填到沟中，修复大路。2/5/202343机动工程部4D原则丢掉不管或珊减它（DropitorDeleteit）

凡是对企业没有帮助或使自己偏离重要工作的活动，都应该说“不”。延后（Delayit）

1.精神满足方面的活动，因其最耗时间又要长期处理；

2.次优先性的活动，给最优先的活动让路；

3.信息资料不完善的工作，一次就做好最省时。2/5/202344机动工程部授权（Delegateit）

1.这项工作能否由他人代替自己去做；

2.其他人是否可能比自己做得更好？

3.把这项工作委派给下去是否有利于培养下属的成长和发展？亲自做（Doit）

1.工作日程安排应简单明了；

2.每天下午安排好明天的日程。2/5/202345机动工程部刘邦得天下的奥秘

运筹帷帐之中，决胜千里之外，吾不如子房。镇国家、抚百姓、给馈饷，不绝于道，吾不如萧何。连百万之军，战必胜，攻必取，吾不如韩信。此三人者，皆人杰，吾能用之，此吾所以取天下也。

项羽有一范增而不能用，此其所以为我擒也。

2/5/202346机动工程部有效运用工作时间表规划每天工作的内容。分析每项工作的性质、排出优先次序。拟定处理对策。2/5/202347机动工程部时间规划模式日常行动只规划60％左右。对不期而遇的活动规划约20％的时间。大约20％的时间留给突发性的活动。60％计划好的20％未纳入计划的20％突发的2/5/202348机动工程部零存整取欧阳修的“三上”

为后世留下诸多锦绣文章的宋代文学家欧阳修认定：“余平生所做文章，多在三上：马上、枕上、厕上。董遇的“三余”

三国董遇读书的方法是“三余”，即冬者岁之余；夜者日之余；阴雨者晴之余。2/5/202349机动工程部爱因斯坦方程式A=X+Y+ZA：成功；X：艰苦的劳动；Y：正确的方法；Z：不讲空话。2/5/202350机动工程部老鼠的智慧一群老鼠吃尽猫的苦头，召开全体大会，号召献计献策。老鼠苦思冥想：培养猫吃鸡、加紧研制毒猫药……最后，一老奸巨猾的老鼠出主意让大家佩服地五体投地：在猫的脖子上系个铃铛，猫一动铃就响。这一方案被通过，但一直