固定资产及物资管理制度实施细则

第14页共14页固定资产及物资管理制度实施细则为规范公司资产管理，明确各部门及员工职责，结合公司实际情况，根据公司《固定资产及物资管理制度》的规定，制定本细则。一、适用范围1、根据国家相关规定和股份公司财务制度规定，被定义为固定资产、低值易耗品的实物资产。2、公司日常经营所需的办公用品、日用品、礼品等物品。3、纳入生产成本管理的剧组物品采购、执行剧组管理制度。剧组结束移交给公司的物品，按本规定管理。4、母带及节目带的管理要求按照《母带管理制度》及《节目带管理制度》相关规定执行。二、固定资产管理细则（一）职能管理部门1、行政部为公司固定资产管理部门，负责固定资产的日常管理工作，根据相关制度及审批权限规定，负责对固定资产采购、接收登记和使用管理。负责建立固定资产卡片、建立固定资产实物帐，会同财务部定期与固定资产使用部门或使用人进行盘点清查。3、财务部负责固定资产的核算管理。设立固定资产总账及明细账，对固定资产的增减变动及时进行账务处理，并会同行政部做好固定资产盘点清查工作。4、固定资产使用部门或使用人为实物保管人。属于部门公用固定资产的，使用部门需落实专人管理。（二）固定资产购置和取得1、固定资产按来源不同分为：购置、投资者投入、其他方式取得。2、固定资产购置：1）固定资产购置由申请购置部门填写《固定资产及重要物质采购申请报告》，说明拟购置固定资产的详细信息及购置理由，根据购置资产价值不同，确定为重大项目的，还需要编制可行性报告，经公司董事会或股东大会审议批准。2）固定资产采购部门根据情况不同，可以是申请购置部门，也可以是行政部门。3）采购部门接到采购通知后，应按采购情况确定采购方案。采购总额在十万元以下，需提供三家供应单位备选，根据性、价、比最优原则，提出采购建议，并由财务部再次询价确认，报分管领导和总经理审批后采购。采购总额在十万元以上的，原则上需要以招标形式确认采购。3、非购置的固定资产取得1）接受投资者投入的固定资产，由责任部门按协议内容办理入库；2）以收受、抵债、赞助等非购置方式取得的固定资产，由接受部门负责办理入库。3）剧组转入的固定资产，由剧组财务办理入库。4）上述资产入库均需填写《固定资产、低值易耗品入库单》，：经审批后报行政部验收入库，并纳入公司固定资产统一管理。（三）固定资产验收入库及登记1、固定资产购入或取得后，行政部做好验收工作，对设备品牌、规格、型号、质量等与采购申请进行核对，专业仪器、设备需会连同专业技术人员一起验收，验收合格的予以入库，不合格固定资产退回供应商。2、为便于管理，行政部在固定资产购入后，应对固定资产进行统一编码，并在实物上贴上编码，固定资产编码是唯一的，不得重复使用和更改。3、行政部应将固定资产相应的使用说明书、合格证、保修卡、结构图等资料统一建档留存，重要资料应以照片或扫描件的形式做好电子档留档。固定资产原始发票由财务部保管。4、对需要投保的固定资产，行政部负责统一办理，投保单据与前述卡片等资料一起存档。5、行政部按固定资产类别建立实物明细账，按月上报财务部，与财务账面数核对。根据固定资产增减变化情况，按月编制《财产增减月报表》，每季度最后一个月的25号之前上报财务审核后，报公司总经理。6、行政部同时必须建立固定资产实物卡片，固定资产领用出库时，领用人必须在实物卡片上签字。固定资产退回仓库时，领用人签字注销。（四）固定资产的领用和保管1、使用部门（使用人）需要申领固定资产，需填写《工作请示报告》，由本部门负责人签批，按相关流程报公司审批同意。行政部根据《工作请示报告》批复意见，组织落实固定资产，根据公司资产存量情况或从公司内部调配、或落实采购。2、领用时，使用部门（使用人）与固定资产保管部门共同签署《固定资产、低值易耗品出库（领用）单》，移交清单需载明所有附件的存放地及保管人，不需要领用的相关附件，仍由行政部存档保管。属于部门使用的固定资产，由部门负责人指定专人负责领用及保管。3、属于公司内部资产转移的，领用时除填写《固定资产、低值易耗品出库（领用）单》外，同时更新《固定资产卡片》。4、使用部门（使用人）为固定资产第一保管责任人，在使用过程中应做好日常保养，固定资产不得挪作私用，一经发现此类情况，将按公司相关奖惩制度追究相应人员责任。5、使用人员或公用固定资产保管责任人调离岗位或离职的，须逐项办理移交或归还手续，行政部重新填写《固定资产、低值易耗品入库单》，并在固定资产卡片上签字注销。该部门负责人应做好移交监交工作。6、行政部应对固定资产领用情况建表汇总登记，对《固定资产、低值易耗品入库单》《固定资产、低值易耗品出库（领用）单》统一存档在行政部，并及时根据清单更新完善领用汇总表单。（五）固定资产盘存、处置1、固定资产于每年度末为盘点日，财务部会同行政部和使用部门执行盘点。2、盘点结果形成书面记录，行政部负责编制《固定资产盘点报告表》，报经财务账面核对。3、出现盘盈、盘亏的，需查明情况，分清职责，由行政部填制《固定资产盘盈、盘亏报告表》，出现符合相关制度规定，经认定需要报废、维修的，行政部填制《固定资产报废、维修报告表》，报分管领导和总经理审批，处置金额超过50万元的，报董事会审批。4、行政部、财务部根据经审批的处置意见，进行财务账、实物帐调整。（六）赔偿责任1、固定资产因人为原因遗失或损坏的，遗失人或损坏人应承担赔偿责任，属于保管责任人职责范围内的，保管人需要共同承担赔偿责任。2、固定资产遗失或损坏的，由责任人阐明遗失或损坏的原因，报部门负责人签署确认意见，由行政部填写拟执行的赔偿方案，逐级报送审批处置方案。3、赔偿金额原则上按固定资产现值结合固定资产账面净值为审定标准，净值以财务当月账面价值为准，现值由行政部询价确认。1）属于全责赔偿责任的，按认定价值的100%赔偿，如可修复使用，则赔偿修复费用，并承担一定责罚金额。2）属部分责任的，根据情况酌情处理。但最低不得低于审定价值的30%。3）属于二人以上（含二人）责任人的，应鉴定责任比例，并在拟执行赔偿方案中列明赔偿比例，难以区分的，由责任人平等承担。4）因公司外人员造成遗失或损坏的，按保管责任承担10%-50%的赔偿，具体赔偿比例由部门负责人、行政部提出。5）赔偿方案经总经理审批，赔偿责任人签字确认，财务部执行。三、物资管理细则（一）物资内容本细则所指物资为：列入费用管理的低值易耗品、办公用品、日用品（含礼品）；需要存档保管的剧本资料、翻译资料等的电子文档；随母带入库的片头片尾、音乐、动效等资料。（二）职能管理部门1、行政部、财务部为低值易耗品、办公用品、日用品、礼品职能管理部门。行政部负责日常采购、办理入库、领用手续，编制实物资产月度报表。财务部负责审核、检查。2、财务部、行政部、物品使用部（使用人）为低值易耗品的职能管理部门。（三）原材料管理1、原材料指为公司经营所需的剧本、影视剧改编权等。原材料按合同等形式约定取得。2、企划制作部、行政部、财务部为原材料管理职能部门。3、购入的影视剧改编权、购入可直接拍摄的剧本、为拍摄创作的故事梗概、分集大纲、剧本等均属原材料及原材料基础材料，在付款前必须办理入库手续。由企划制作部根据合同规定的要素，填写入库清单，连同必要的纸质资料或电子文稿交行政部验收入库（是否可作进一步说明，如改编权要求入库合同复印件、剧本按合同约定进度归档刻录光盘等，便于经办部门理解、适用）。入库清单由业务部门负责人、分管业务副总签字确认。4、企划制作部为原材料建立必要的台帐，行政部根据企划制作部递交的入库清单办理入库，对入库的原材料编制明细表，按月上报财务部审核。财务部建立原材料财务账，并根据原材料性质（权利年限、该原材料是否启用等）做好相关备查。5、年度终了，企划制作部会同财务部、行政部对原材料进行清查盘点，对已经发生费用的剧本进行评估，评估标准为：正常可用、暂停使用、替换使用、报废处理。对需要报废处理的，应说明理由，分清职责，由经办人、部门负责人、分管副总签批意见，报总经理审批。超过财务制度规定的报废金额，报公司董事会审批。6、年度盘点清查需书面报告。由企划部负责人、行政部负责人、财务部负责人签字后上报总经理。盘点表作为年度财务资料存档。（六）低值易耗品、办公用品、日用品管理1、行政部、财务部为低值易耗品、办公用品、日用品、礼品职能管理部门。行政部负责日常采购、办理入库、领用手续，编制实物资产月度报表。财务部负责审核、检查。2、采购管理1）低值易耗品、办公用品、日用品、礼品等物品列入公司年度预算范畴，行政部为年度采购计划编制、执行部门，年度计划报财务部汇总，经总经理审批后执行。2）行政部根据库存及实际消耗情况，按月提出采购申请，在年度计划内实施采购。根据实际采购情况，按月编制年度采购预算执行情况表，报本部门分管领导、财务部审核后，报总经理。3）对采购总额超过1万元或单价超过2000元的，应签订采购合同，采购合同按公司签订合同的管理流程执行审批。物品采购后，应确保采购质量、性能、维修保养等售后服务的落实。4）物品采购应选择不少于三家供应商进行议比价。行政部根据价格、质量、售后服务等内容提出推荐意见，财务部根据行政部的建议，再次独立询价，提出询价意见，询价意见报分管领导，由分管领导确定采购供应商。供应商一经确定，在同一年度内同一物品的再次采购不再履行询价程序，除非有信息表明，有再次询价的必要。但对长期采购的固定客户，应每半年洽谈一次优惠条件和价格，以便取得更利于公司的条件。5）紧急采购:因特殊原因需紧急临时采购的物品、采购前，经办人需报行政部分管领导口头或书面同意，采购后，补办相关手续。6）小额零星采购：对采购金额在500元以下的小额零星采购，由行政部填写《小额零星采购审批表》，报分管领导同意后可直接采购。3、物品入库管理1）物品根据其来源不同，分为:购买、公司自制、根据合同约定附送的（碟片等）、收受、抵债收入及赞助等。公司员工收受价值在100元以上的礼品均需上缴公司。2）对购入的物品，行政部根据请购单或合同、发票、购买物品的清单办理入库。3）其他方式取得的物品，必须注明原因，由经办部门分管领导签字确认后入库，有可以证明物品来源的合同或材料，需要提供相应的证明材料。4）物品入库由行政部仓库保管人员验收，行政部主管和财务部分管会计签字确认，必要时财务部会同行政部一起验收。4、物品领用管理1）日常办公需要的物品领用，由各部门按月报计划给行政部，行政部根据库存情况提前准备，指定每月1-2个工作日作为领用时间。部门领用计划经部门负责人签字同意。2）新入职员工领用必备的办公用品等，由人力资源部根据员工入职情况，提前报行政部准备。新员工需要配备其他用品的，需要单独申请。3）为维护客户关系，公司安排的年度拜访所需纪念品等，由各部门上报计划报分管领导、总经理同意后，由行政部统一准备，各部门预领，待拜访结束后，根据实际情况再予结清。对各部门安排的拜访计划，总经办负责统筹协调，防止出现重复、疏漏等情况。各部门在拜访后一周内，对拜访情况上报书面汇报，便于公司管理层了解情况。4）对临时来访（拜访）客人需要赠送公司资料、物品等，由对口部门提出申请，总经办统一安排，行政部落实准备，所领物品于拜访结束后及时办理领用及审批。审批流程按公司费用报销制度的相关规定。5、实物保管、盘点1）公司所有物品均由行政部统一负责实物保管，所有物品均需办理：采购申请、入库、领用程序（含因临时购买、临时消耗的无实质性实物入库的采购）。2）行政部按物品性质分类管理，安排合适存放仓库，防止出现物品积压、过期、减值、损坏、遗失等，对快过期或有减值迹象的物品，有责任提出书面报告，对确认无保管价值的物品，提出处置意见，上报分管领导。3）每月末为物品盘点日，盘点由行政部指定人员、仓库保管员、财务部分管会计参与。盘点结果应书面记录，由行政部分管领导审批、财务部审核，上报公司总经理。4）低值易耗品的实物保管参照固定资产管理。6、收、付、存账务管理1）行政部根据入库、出库单，按月编制物品收、付、存报表，同时编制按部门领用明细表、按物品类别领用明细表。收、付、存报表由行政部分管领导和财务部审核，按部门领用明细表报总经理。2）年度终了，行政部汇总编制本年度部门领用明细表和本年度按物品类别分类的领用明细表。以便各部门考核、下年度计划等落实。7、相关人员职责及赔偿责任1）未经审批擅自采购、或采购价值与实际物品不符，将根据情况予以赔偿。2）物品保管员擅自发放领用手续不完备的物品，将按物品价值承担赔偿责任。3）各部门应本着需要、不浪费为原则领用公司物品，如发生人为浪费、占为己有、未经部门负责人或相关领导同意擅自领用、领用未用后不按规定交回、遗失、损坏等情况，将予以赔偿、罚款处理。4）上述职责将纳入年度考核，情节严重的，同时处以警告、公司通报等处理。（七）其他1、纳入生产成本管理的剧组物品采购、执行剧组管理制度。剧组结束移交给公司的物品，按本规定管理。2、因专业等原因需要由其他部门采购并使用的物品，参照本制度管理。四、附则本实施细则由公司总经办制定并负责解释，自总经理签发之日起执行。附件：一、《固定资产及重要物质采购请示报告》二、《小额物质采购请示报告》三、《固定资产、低值易耗品入库单》四、《固定资产、低值易耗品出库（领用）单》五、《物品入库单》六、《物品领用单》编制日期编制部门批准人批准日期附件一：《固定资产及重要物资采购请示报告》《固定资产及重要物资采购请示报告》申请采购部门申请日期年月日采购理由购置要求请购物品核准采购内容采购审批1）物品名称分管领导：2）品牌3）规格型号4）颜色总经理：5）数量6）其他拟购买价格单价：总价：审批采购价：询价1、2、3、采购建议供应商品牌、规格采购部门询价财务部询价采购询价说明财务询价说明购买审批申请部门分管领导财务总经理附件二：《小额物资采购请示报告》《小额物资采购请示报告》采购部门申请日期年月日采购理由购置要求请购核准采购采购建议1）物资名称2）品牌3）规格型号4）数量供应商1、2、拟购买价格单价：总价：审批采购价：购买审批经办人申请部门负责人分管领导财务审核附件三：《固定资产、低值易耗品入库单》《固定资产、低值易耗品入库单》采购部门入库日期年月日固定资产来源采购□赠送□赞助□协议取得□抵债□剧组转入□其他□资产概要入库记录验收确认验收审核1）名称财务□仓库□资产管理员2）品牌财务□仓库□3）规格、型号财务□仓库□管理部门负责人4）颜色财务□仓库□5）数量财务□仓库□财务主管6）其他附件财务□仓库□分管副总审批：资产价值金额购入发票号供应商或资产来源单位1、购买单价2、购买总价资产入库编号3、评估总价保修期：——4、资产成新率其他说明说明：除采购取得外，其他方式取得的固定资产及低值易耗品入库需经得分