Documentum电子档案管理解决方案

EMCDocumentum

在电子档案管理领域的解决方案

Agenda内容管理平台对档案管理系统的支撑内容管理平台对电子档案长期保存的支撑完整的内容管理平台StaticLowHighInformationCentricPolicyCentric传统的内容管理传统的档案管理Structure&

Process协作库服务和工作流格式副本虚拟文档CMandRMsolvedifferentbutoverlappingproblemsTherealrequirementistomanagethecompletelifecycleofcontentIntegrationprovidesacompletesolutionandisarequiredaspectofECM时效性规划冻结保持审计追踪工作流链接管理格式转换格式副本XML管理内容发布内容库服务分类生命周期法规遵从Portal企业搜索企业应用协作空间RegulatoryPublishing记录管理员编辑工具集成记录管理时效性策略智能存储模板最佳实践流程发现建模模拟分析和优化表单设计队列管理系统集成流程执行活动监控变更控制审计和报告归档信息权限管理安全流程服务内容服务内容库服务Documentum在电子档案管理的应用电子签名CSForSharePoint访问控制加密审计追踪档案管理的核心问题真实性指档案由当事人或当值设备在第一时间形成，符合形成者的意图，文件的内容真实可信，文件所反映的形成者、发送者身份属实，形成和发送时间符合实际。完整性指档案的正文、附件、结构和背景信息是完整的、未被非法改动。有效性指档案在经过格式转换、系统迁移等操作之后，依旧能够可被查找、检索、显现和理解。国际标准ISO15489信息与文献——文件管理ISO23081文件管理过程元数据标准ISO14721开放档案信息系统(OAIS)参考模型ISO17799电子信息的安全管理规范ISO19005-1PDF/A-1电子文件长期保存的格式标准ISO/TR18492-2005基于电子文件信息的长期保存标准ISO/DIS22938-2006电子内容/文件管理数据交换格式EMC参与了ISO15489和ISO14721的标准制定建设所参照的国内标准与规范《档案法》（1987，1996）《电子签名法》（2004）《电子文件管理暂行办法》（2009）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《信息与文献文件管理》（ISO15489－1：2001）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）……国际电子文件管理标准DoDcertifications北美地区政府机构文档管理软件功能需求的事实标准强调信息法律的遵从性文件管理需求类型的多样化趋势军事领域的专业性MoReq2通用性灵活性一致性可操作性欧盟文件管理的重要指导性文件Vers基于前沿理论、方法和技术,体现科学性和先进性标准配套性好,操作性强元数据集体系庞大,结构独特,具备灵活性和兼容性电子文件具有多文档格式EMC参与了DoD5015.2要求的制定,是MoReq2待审核产品之一ISO15489－Document,Record,ArchiveDocument最宽泛的文件定义Record不可变更的法律凭证Archive长期或永久保存价值国外与国内文件、档案的对应DocumentRecordArchive文件归档文件档案记录文件档案国标:管理部门的对应综合档案馆文件管理部门ArchiveDocumentRecord档案室综合档案馆文件管理部门档案文件归档文件电子文件中心应用系统的定位业务系统接收档案室集中采集规范归档统一管理数据规范安全保密充分共享电子文件管理系统（ERMS）移交档案馆长期保存完整真实有效可信数字仓库（TDR）ERMS系统的建设内容软/硬件平台初步规划系统架构设计与集成系统测试和试运行平台扩展与运维ERMS系统建设管理组织和体系宣传和推广制定管理标准和技术规范规范各单位业务系统建设基础平台建设系统建设制度标准规范建设采用内容管理平台实现电子文件中心归档文件管理Recordsmanagement保管期限策略RetentionPolicy自动分类技术AutomaticClassification内容存储服务ContentStorage电子邮件归档EmailArchiveXML数据库XMLDatabase纸质档案采集基本内容服务信息权限管理统一搜索自动信息分类时效性保护记录管理打印控制邮件归档多媒体管理SAP归档访问控制生命周期管理数字签名业务流程XML支持采用内容管理的优势在多个国际、国内的标准和文献中，都建议在内容管理平台的基础上建设EDMS,ERMS和TDR系统成熟的内容管理平台已经包含了元数据管理、XML管理、格式转换、安全权限、文件处置、自动分类、保管期限、法规遵从等一系列模块优秀的内容管理平台已经符合了ISO15489,DoD5015.2,MoReq2等一系列国际标准采用内容管理平台，可以非常顺利的实现私有云的架构和SOA的架构基于DoD5015.2的实现FW:SECFilingUpdateFW:SECFilingUpdate采用内容管理的优势－性能保存5500万份记录每天新增2000万份电子档案，全国10,000人使用供比利时1000万公民使用10亿个电子文件每年新增数电子档案1200万份保存超过200万份劳动就业资料ERMS系统建设数据和业务基础数字化分类表案卷管理保管期限表全流程需求元数据安全管理审计追踪工作流系统管理法规遵从性能要求协同管理易用性形成与办理捕获登记存储与保管检索利用处置ERMS的核心功能－分类表管理基于目录的分类管理方式根据电子文件类型进行自动分类可以自动生成标准的分类目录允许用户灵活创建分类目录ERMS的核心功能－保管期限根据电子文件的类型定义不同的保管期限保管期限表具有独立的管理界面，保持安全性和稳定性保管期限到期后，可自动触发流程和生命周期完整的内容生命周期

文件创建协作元数据工作流版本ObjectBecomesARecord

作者控制RecordsManagement

公司控制Store/TransferExpungeLegalRulesRegulatoryComplianceBusinessRulesAccessControl时效性处置DocumentumECMDocumentumRecordsManagerTimeActivityDeclareClassify物理记录管理CoreRecordsManagerComponents文件和时效性管理

DocumentumPlatformWEB-BASEDCLIENTCONTENTSECURITYUNIFIEDARCHITECTUREDocumentumRetentionPolicyServices安全和访问控制通知WebServicesforRecords报表存储管理记录规划联邦式记录管理CertifiedERMS的核心功能－电子文件管理流程Reviewed/DraftPendingReviewApprovedPendingApprovalApproved/Rejected/DraftIssuedSTART(create)editDraftEffectivereviewENDapproval(e-sig)issuemakeeffective(e-sig)trainingdecisiontrain(e-sig)IssuedTrainingCompleted/NotRequiredIssuedCreate/ChangeReviewApproveIssue(forTraining)MakeEffectiveObsolete基本的生命周期和任务:URS-01流程建模活动模板审计追踪流程模板ERMS的核心功能－元数据管理基于XML数据库，从底层支持对元数据的管理XMLSchema由系统自动管理，便于追溯元数据抽取由XML数据库实现，效率高EMC在全球有大量的案例，产品能够支持多个标准公文属性档案属性过程信息原文验证ERMS的核心功能－保存格式与封装能够接收和管理各种格式的电子文件具有电子邮件的归档解决方案具有自动格式转换的组件在建行和上海电力公司有声像等多媒体电子档案管理的成功案例杭州市党政机关（EDMS）机关档案室（ERMS）杭州市档案馆（TDR）移交自动生成ERMS的核心功能－文件处置覆盖了EDMS和ERMS的所有领域经过DoD5015.2，Moreq2等认证，实现完整的电子文件处置要求如何实施一个时效性规划文件如何归档为记录电子邮件如何收集和保存最终用户必须拥有哪些分类工具记录如何保存（物理存储库）记录提取的流程安全控制措施审计日志如何保存纸张(复杂)空间管理信息权限记录规划安全用户销毁纸张(基本)记录

保持

审计

通知

继承记录规划安全用户销毁纸张(基本)记录

保持

审计

通知

继承记录

保持

审计

通知

继承ERMS的核心功能－文件存储电子文件中心需要长期保存电子文件在长期的保存和管理过程中，如何安全、有效的利用存储设备，是非常值得研究的课题：如何保证电子档案在存储设备上的安全性？（文件加密）如何有效利用已有的存储设备？（智能存储）如何实现电子档案的归档？（专用的归档存储）如何保证电子档案的访问效率？（智能存储）如何利用虚拟存储，实现虚拟档案室？（虚拟存储）DL3DNS42GDMX4CENTERA修改发布审核销毁归档创建DL3DNS42GDMX4CENTERA

智能存储－案例1.基于流程RetiredCurrentWIPVersion2.0WIP审批批准CURRENT归档RETIREDProcess/WorkflowState/LifecycleCenteraCLARiiONSymmetrixVersion1.5OldVersions智能存储－案例2.基于版本ERMS的核心功能－安全和访问控制安全与访问控制保真电子签名技术保密身份认证－CA，LDAP，令牌…基于7级的安全控制机制在线浏览而无法保存、下载、打印档案下载后，继续控制权限：编辑、保存、打印、散发、截屏…保存在存储中进行加密基于法规遵从的归档存储（硬件）电子签名电子销毁单点登录认证审计加密信息权限权限和安全管理内容安全电子签名信息权限管理强制性安全控制电子销毁Electronic

signaturesDigitalshreddingSingle

sign-onAuthenticationAuditingEncryptionInformationrights格式转换虚拟文档ConfidentialHeader–ObjectNameFooter–Lifecyclestate电子邮件转换成PDF添加附件组合内容发布到PDF水印和图层页眉和夜脚PDF到PDF的转换

RegulatedPublishingTransformationServicesFeaturesERMS对文书类文件的管理文书类文件从OA系统中直接抽取、转换并封装基于分类结构，对文书类文件进行管理对文书类文件实现按照元数据的搜索对文书类文件实现按照关键字的全文搜索ERMS对照片、声像的管理ERMS对电子邮件的管理电子邮件记录管理

降低企业信息管理成本,实现风险管理可独立部署，实现单独的邮件归档解决方案；也可以和Documentum整合，实现企业级的邮件管理解决方案

EMCSourceOne归档解决方案优化企业架构，针对内容实现法律遵循、信息管理和优化利用的基础服务EMCSourceOneeDiscovery实现对内容的电子搜索，遵循企业流程，应对审计要求SourceOne法律遵循归档整合Documentum时效性保护(RPS)Applicationofretentionpolicies,mark‑ups,anddispositiontotheseproxyobjects内容存储服务(CSS)AllowsDocumentumrepositorytostorecontentinoneormoreconfiguredstorageareas/devices可信内容服务(TCS)Centera内容服务EnablescontenttobestoredonEMCCenterastorage(nowusesCenteraSDK3.2)ERMS对业务系统中数据的管理电子文件业务数据ETL归档数据表XML格式文件包转换ERMS适用于复杂的业务系统适合于数据与文件相分离的系统可能需要对业务系统进行改造业务数据数据库归档软件XML文件归档ERMS适用于简单的业务系统使用数据库归档软件归档后的业务数据直接形成XML文件并导入ERMS系统不需要对业务系统进行改造EMC支持与Informatica的直接集成EMCCentera专为信息归档而构建超过5000多个客户超过11000个系统被安装270多家合作伙伴几乎所有医疗保健和电子邮件合作伙伴都支持EMCCentera已售出超过370PB的容量管理与扩展的简易高效—单实例存储专业设计用于存储Billions级数据目标有保证的内容真实性和在线存取磁盘的速度、光盘的保真性、磁带的价位满足公司治理及法规遵从要求