企业公文写作知识培训

二○一三年十一月企业公文写作常用文体与写作方法内容第一章公司公文写作常用文体第二章对外公文文体与写作第三章对内公文文体与写作第四章个人应用文体的写作第五章有关写作技巧提升的思考公司公文写作常用文体第一章工作中经常使用到的公文对外公文报告以公司名义发出的正式对外行文就特定事项向上级单位陈述工作、请求支持请示就特定事项向上级单位提出请求，上级单位需批示或回复情况说明以公司或公司下属二级单位名义发出的对外行文就特定事项进行的介绍或解说函以公司或公司下属二级单位名义对外发出的平行文种就特定事项相互商洽、询问、解答或请求批准新闻报道以公司或下属单位、组织名义撰写的专题文稿以简明扼要的文字，及时的概括叙述新近发生的重要事件协议以公司名义与对等方订立的契约为确定某种法律关系、经过协商一致达成签署的记录工作中经常使用到的公文对内公文通知面向全公司或特定群体/人员向特定对象告知或传达有关事项公示以文书形式公开告知下属，并要求了解与执行会议纪要记载、传达会议情况和议定事项讲话稿特定人员用于特定活动或场合在各种会议上发表的带有宣传、指示、总结性质的讲话文稿个人工作中使用到的文体论文不同发表媒介对论文的篇幅、理论高度、行文规范提出了不同要求，但都遵循通用体例和相似的基本方法。企业公文通用版式根据2012年7月公布的GB/T9704-2012《党政机关公文格式》相关规定，公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）标题字号：小二/三号标题字体：黑体/仿宋加黑正文字号：小三/四号正文字体：仿宋行间距适当加盖印章：单一发文印章：端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文印章：主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。

标题用语：关于通知公告决定报告请示申请函说明等开端用语：据、根据、依据、按照、为了、由于、关于、兹、鉴于等期请用语：请、恳请、提请、希、望、希望、盼等综合用语：为此、至此、有鉴于此、综上所述、总之等称谓用语：本（公司、部门）、我（公司、部门）、该（单位、部门、人）、贵（单位）等。承启用语：“根据…特作如下决定”“为了…提出如下方案”等批转用语：批示、审批、转发、印发、公布、下发等。表态用语：应、同意、批准、遵照执行、组织实施、供参考、酌情处理等征询用语：可否、妥否、是否同意、如有不当等引叙用语：收、接、悉、收悉、惊闻、欣闻等结尾用语：“妥否，请批示”、“恳请支持”、“特此通知”、“特此报告”等企业公文通用语汇对外公文文体与写作第二章一、红头文件文号：以发文单位命名，上行文为“西超字”、下行文为“西超发”按年度顺序排列签发人为企业负责人标题中使用发文单位全称事项诉求类别文件类型：报告：不需要收文单位批示或回复。通常用于对于事项情况的汇报或告知请示：收文单位须作出批示或回复。通常用于对事项是否推进、是否许可等决策的请准函：多用于平级之间行文，适用于事项的知会或协商主送单位（使用全称）正文中首次出现，使用公司全称陈述事项基本情况明晰阐述文件主旨与文题对应，末段写明“特此报告”、“特此请示”、“特此函告”等此处加盖印鉴红头文件的发文机构为发文单位的二级职责部门

上行（指对公司外部）红头文件通常用于公司重大事项的报告、重要项目的申请、劳动人事主要情况的报告等。

体例：第一段：阐述行文原因、主旨第二段：围绕主旨，阐明事项第三段：归纳，明确诉求二、报告（一般文体）首段阐明报告事由、缘起（简短报告一二段可合并）次段点明具体事项点题（对外撰写报告时，要在文首明确标示汇报、报告等确指性语句概括、有条理、清晰完整的报告主旨事项末段归纳、总结并阐明期许（简短报告可陈述事项后直接结尾，无须此段。企业公文中，正文末段和落款之间间隔为三行对外报送的报告通常针对对企业生产经营中某项工作中的特定事项。写作注意事项：1.主旨明确。一份报告一般围绕一项中心事项展开。2.要有该份报告撰写缘由的简要描述（如：根据某规定、某要求、某约定，根据某事项的重要程度等）。3.条理清晰。或使用数字排序，逐条阐述，或使用逻辑推演，层层递进。切忌阐述主旨事项时过多追溯背景或过度描述细节。4.语言应严肃准确，不使用感情色彩浓重的语汇。三、情况说明标题可采用“主旨+情况说明”或直接以“情况说明”作为标题背景/起因过程最终情况公文末段一般应点明文题。如“特此说明”、“特此函告”、“特此通知”等情况说明是一种常用对外公文，主送对象可以是具体的某一外部团体或个人，也可视作公司对外广泛发布的信息。通常用于对某具体事宜的解说、解释或陈述。写作注意事项：1.情况说明通常篇幅较短。由于是针对特定具体事宜的说明，因此事件的缘起、背景、经过等均应尽量精炼。但全文必须逻辑完整。2.情况说明的行文中，应多使用陈述句，一般不提出诉求。3.用于疑难事项的解释说明时，对于事件原因的分析应尽量完整，须陈述一条以上原因时，可采用序号分段方式加以强调，以增强事件结果的合理性。可以写出主送对象。此处空白时，视作广泛对外公布希望对方重点关注的信息，可通过序号分段、字体加黑等方式加以突出，但切忌重复强调。四、(邀请、承诺、说明、委托、询证、通知）函邀请函的标题首行为邀请事项，可视邀请函的版式设计而选择居中或左对齐置于全文最显眼位置，必要时使用装饰性字体邀请对象的称谓前使用尊称邀请要素：时间、地点、事项（或可标明是否安排接机、交通指引、受邀人类别等）现行公文中，“此致敬礼”格式用于主旨为致敬、邀约等事项的信函Word2003/2007版本均有该格式自动生成功能承诺函应说明作出承诺事项的基本事实、事实成立时间。这是承诺有效且有效范围可控的前提承诺函是主体对于特定事项作出的“同意接受、同意执行”的表达。承诺一经作出，主体不得加以拒绝。点明题旨，承诺内容文字应准确、严密、简练，避免出现非确指性界定或描述承诺函可以标示该承诺的适用范围，以避免被接收方滥用除非必要情形，承诺的接收方一般不在文首标示五、贺信、唁电开篇点题

贺信常用：欣闻、喜闻、祝贺、恭贺

唁电常用：惊闻、惊悉、悲痛、沉痛致电的主体的情况以及与我公司的关系（致信、致电的核心原因）

贺信、唁电等特殊公文应遵循常用表达习惯，表达祝贺或哀悼时应有礼、真诚、节制乐而不淫，哀而不伤这是公文写作中表达情感倾向时的通用原则六、新闻报道新闻真实性原则：五要素（时间、地点、人物、事件经过、发生的原因）新闻语言要素：具体实在、简明精炼、通俗易懂、生动形象新闻报道基本方法：概括事实、精选事例、再现场景、对比衬托

新闻报道时，尽量使用意义鲜明的动词、含义确切的名词和数词。文章结构简单明了，用词通俗化、口语化。新闻标题原则：准确、简约、吸引受众再现场景概括事实精选事例精选事例具体实在的细节新闻报道不是事实的简单复述，依据新闻受众及传播目标，会呈现出鲜明的倾向性观点和导向，这是新闻报道的关键性功能之一。七、协议通常情况下，标的物的出让方、委托方为甲方，受让方，受委托方为乙方协商目的的准确是协议成立且有效的前提协议须明确约定协商目的的达成途径协议须标明适用情形协议订立者的履责能力是协议成立且有效的另一必要前提对内公文文体与写作第三章对内公文行文注意事项十二部、一室、五个制造厂均为公司下属“部门”，对内公文中应使用“公司属各部门、公司属相关部门、各制造厂、各职能部室、各生产班组”等规范称谓。

“单位”这一称谓不应用语公司内部公文中对特定对象的指代。

公司组织结构图一、通知各部门发布的对内通知应标明来文单位及文号，文号通常以年度为单位顺序排列发布的通知应加盖印鉴，在OA系统发布应加盖电子印鉴。

通知通常用于临时性事项，发文单位应以年为单位归档或留存。

通知的撰写原则：具体、平实、精确针对会议、活动的召开的通知，应尽量详尽描述参会相关的准备事项、注意事项针对某事项下发的通知，应明示需要开展的工作内容、要求及时间节点二、公示

公示的用途：就某事项预先告群众周知，用以征询意见，改善工作。公示的原则：公开性：具有较强的透明度周知性：公示的根本目的体现在周知性，暨使关注者广泛了解，并参与其中。科学性：公示的时间、事项的内容均应科学合理。民主性：公示的过程与结果都公开、公平、公正，有群众参与和监督。公示的背景，体现公开性、周知性原则公示内容应简明、逻辑清晰、无歧义，体现科学性原则体现民主性三、会议纪要公司生产经营中通常使用的会议纪要包括“工作会议纪要”、“联席会议纪要”两类。纪要原则：纪实性、概括性、条理性会议纪要正文的撰写方式：1.概括叙述式：体现与会者共同意志，适用于对会议宗旨、号召的宣贯2.分列标题式：用于综合性会议，一般分列决议事项，用于对今后任务的阐述、部署（公司生产经营工作中常用该模式的纪要，作为某项工作开展的决策和执行依据）3.发言记录式：用于小型会议，必须忠实于发言原意，以记录为主要功能成文的会议纪要应分类别编列文号结尾处一般辟出专门段落，提出号召、希望、要求四、讲话稿讲话稿篇幅不宜过长，发言时间一般控制在5分钟之内高屋建瓴，点出主旨承上启下的枢纽，是全文题眼之所在真正的讲话对象，对本次活动起到推动作用，呼应会议主旨表层意义的讲话对象开篇摆明立场本次活动的意义具体做法与成效归结到活动的目的、本体的态度本体与活动主体的逻辑联系本体对该事项的认识与方略启承转合个人应用文体的写作第四章论文论文主题论证的基本观点理论依据/方法提出问题分析问题分析问题解决问题引论本论结论分析问题、解决问题的支点、基础，全文以此为力量支撑展开无论探讨理论问题，还是构建解决模型的论文，均应遵循提出命题、基于某种方法分析问题、得出结果的论文构建框架。写作技巧提升的思考第五章一、公文写作的原则行文过程文章架构文字原则完善细节依据“从主干到枝节”的原则写作在表意准确、完整的前提下，使用尽可能简短的文字。每层意思表达完整后，应使用句号。避免“一逗到底”。依据内容需要，分段表述更明白。逻辑贯通，一气呵成，对重要事项的表述，宜强调，不宜重复申明。用语准确、节制、不卑不亢，宜使用“请、敬请”等期请语气