报请性公文的撰写

第三章报请性公文的撰写

第一节报告

一、报告的功能

行事文体，下级机关向上级机关呈送的陈述性公文。基本功能是汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。报告重在汇报，反映事实，不要求上级回复。报告中不能夹带请示事项。1、突出知行功能：通过信息的向上传递，让上级机关了解公务活动的情况和存在的问题，为上级的决策提供意见和建议。2、重视人际功能：体现和协调上下级管理关系，沟通上下级联系，争取上级理解、支持、指导的重要交际工具。3、注意语篇功能：采用公文语体，多用叙述、说明，语气谦和，句式规范，行文简洁，措辞、提法、表述均与上级保持一致。二、报告的种类

1、工作报告：向上级机关汇报工作进行或完成情况。①综合报告：将本单位在某个时期（年度、季度、月份）的全面工作情况向上级汇报。内容丰富，具有宏观性，便于上级掌握下属的整体状况。②专题报告：将本单位某一项工作的进展、问题、经验、教训及意见，或就某一事件、问题的产生、原因、结果及处理过程或处理意见向上级汇报。内容集中，一事一报，及时快捷。2、情况报告：向上级反映工作中的新情况、新问题以及重大事件和特殊情况。以陈述事实为主，注重对原因、对策、意义的分析说明。三、报告的结构规范

标题、主送机关、正文、印发机关、成文时间等部分组成。1、标题：发文机关+事由+文种标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。《教育部关于高校教育收费问题的报告》2、主送机关只能是发文机关的上级机关，一般只能写一个，不可多头主送或越级主送。全称或规范的简称均可。3、报告正文：引言+主体+结束语引言：简要说明报告的缘由+“现将有关情况报告如下”主体：以时间为序的纵式结构

以情况的主次为序的横式结构每个部分可用序号或小标题划分结束语：归结主体+特此报告/请审阅4、印发机关名称：全称或规范简称，加盖公章。如果是联合行文，主办单位应排在首位。5、成文时间：印发机关负责人签发的日期。写明年、月、日，不得省写。6、发文机关标志、发文字号、签发人、主题词等。四川省劳动厅关于调整四川省最低工资标准的报告

省人民政府：

《四川省最低工资保障规定》实施已近3年，我厅根据《规定》第九条“全省最低工资标准由省劳动行政主管部门进行测算并提出方案，由省人民政府确定并下达执行”和“最低工资标准每年7月1日前确定和调整一次”的规定，现提出确定1997年最低工资标准的意见。

一、……

第二节请示与批复

一、请示

1、请示的概念下级机关就某项工作或事情向上级请求指示或批准，要求上级答复时使用的上行文。为了便于处理和答复，“请示”的内容要单一，只能“一事一文”。工作中，凡上级已有明文规定，在自己职权范围内能够解决的事项，都不必再向上级请示。2、请示的适用范围①上级规定必须请示②对上级领导机关颁布的方针、政策、法规、规章以及决定、指示等，有不理解或难以执行而要求作某些变通处理的问题或事项。③工作中发生了新的情况而又无章可循，有待上级明确指示后才能办理的事项。④在经济、物资问题上请求上级审核批拨或调配使用。⑤下级所拟制的指挥性文件，需要上级批转下达各有关单位执行。3、请示的分类①求示性请示——请求上级给予指示、裁决②求准性请示——请求上级批准、允许③求助性请示——请求上级予以支持、帮助4、请示的结构请示由标题、主送机关、正文、制发机关、抄报单位、附件等项组成。①标题发文机关+事由+文种

事由+文种《XX市高教局关于自费生收费标准的请示》《关于开办乡镇企业大学班的请示》在使用动词时，不能与文种词语重复，即一个标题中不能出现两个请示。《关于请求批准购买XX的请示》②主送机关：只能写一个上级机关名称（即主管上级机关的名称），若还要报给其他上级机关，可用“抄报”的形式在文后注明。③正文：由请示缘由、请示的具体事项及意见、要求三部分组成。A、请示缘由：全文的导语，落笔直书请示的问题，紧紧围绕问题，叙议结合，语言简洁明白；B、请示的具体事项及意见：全文的重点，防止堆砌材料，繁琐冗长；不能用争辩、要挟的语气行文。陈述自己的意见，经过分析向上级提出自己对解决问题的看法，供上级参考。意见要中肯、可行，做到“两符合”（符合政府的法律、法规和方针、政策；符合实际，有针对性）。C、要求：结语部分，明确提出请示要求，另起一行书写。常用的规范用语——“以上当否，请批示”，“特此请示，请批复”，“以上意见当否，请指示”，“以上意见，如无不妥，请批转……执行”。④制发机关：即请示单位，写在正文末尾右下方，署名下写签发日期，然后加盖公章。⑤抄报单位：请示单位有双重领导，除主送主管领导机关外，要抄报另一上级领导机关。5、请示应注意的问题①要“一文一事”单一明确，意见中肯，切实可行。和批复的“一请示一批复”的行文规则是相适应的。②不要“多头”请示③坚持逐级请示

6、请示与报告的区别都属上行公文，其写作的结构格式有点类似，都用叙述为主、叙议结合的表现方法。①行文的目的不同报告——汇报工作、反映情况或提出建议，让上级机关更好地指导；请示——请求指示、批准，要求上级机关给以答复、审批或给予解决。②行文的时间不同报告——比较灵活，事前、事后或工作进行中皆可行文；请示——必须事前行文。③内容的含量不同报告——专题的、综合性的；请示——没有综合性的，坚持“一文一事”。④结尾用语不同报告——不具有期复性；请示——期复性、期准性。思考题1、某大学要求建一座图书馆，写了一份请示，同时主送省委、省人民政府、省教委和省计委，原以为这样做万无一失，批复下达肯定快，但时过五个月，迟迟不见批复下来，请分析其中的原因可能有哪些？2、阅读下面的公文，并进行修改。关于请求购买东风牌卡车的报告省科技厅办公厅、省劳动局：几年来，我分所在党的路线、方针、政策的指引下，在省委、省政府的正确领导下，在厅局党组的热心指导下，工作任务一年完成得比一年好。从去年以来，科研运输任务越来越重，看来急需购置2—3辆东风牌卡车。目前，分所只有一辆解放牌卡车，经常出故障，影响科研运输任务的完成。今年分所科研运输任务要比去年增加两倍。仅有这辆旧卡车，实在不能完成今年的运输任务。另外，增加卡车，还可以安排几个待业青年，这样也有利于为了解决我所职工的后顾之忧创造条件。请劳动局同时下达几个劳动就业的指标为盼。上述意见如有不当，请批示。汽车研究所农汽分所魏高东（所长）一九九六年3月23日

二、批复

1、批复的概念适用于答复下级机关请示事项。批复是与请示相对应的公文，下级有请示，上级才有针对该请示的批复。批复属于被动行文。2、批复的写法批复的格式包括标题、发文日期、发文字号、收文机关、正文、发文机关。①标题A、批复机关名称+内容+文种单介词结构《国务院关于安徽省宿城关镇改设宿州市的批复》双介词结构《上级发文机关+关于+复事项+给+下级受文机关+的批复》B、标明作者对所请示问题的态度《国务院关于同意在沈阳市进行经济体制综合改革试点的批复》②发文日期和发文字号重要事项或高级领导机关的批复日期写在标题下方，并用括号括住，发文字号写在日期的右侧。一般批复日期写在文后。③收文机关：即来文或来电请示的单位。④正文：大致包括引语、主文、结尾三个部分。A、引语开头一段（或开头一句）一是引用下级机关来文的日期、公文名称或字号

你署1990年5月12日《关于编纂<中华大典>及其经费问题的请示》收悉。二是简要引述来文所请示的事项

1983年2月24日关于将爱辉县并入黑河市行政体制的请示悉。

B、主文针对请示事项，表明同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。如果同意，必要时还可给予一定的指示；如果不同意，则要说明理由，并且作出应该如何处理的指示，使下级机关有所遵循。C、结尾用规范性的语言，如“此复”、“特此批复”。也可以没有结尾，主文写完就结束。3、批复的写作要求①有“的”而发，被动行文②有“请”必复，内容具体③原则指示，方向明确国务院关于同意苏州市和徐州市为“较大的市”的批复国函[1993]52号江苏省人民政府：

你省《关于要求批准苏州、徐州两市为较大的市的请示》（苏政发[1992]160号）收悉。国务院同意苏州市和徐州市为“较大的市”，两市可以根据《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》的有关规定，制定地方性法规和规章。国务院1993年4月22日国务院关于《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》的批复国函[1997]209号国家旅游局、公安部：国务院原则同意《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》，由你们发布施行。附：《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》（略）国务院（盖章）XX年XX月XX日思考题

1、喜羊羊玩具厂从市区搬往80公里外的远郊区，虽在新厂区附近盖了一些职工家属宿舍，但仍有一部分职工住在市区，往返交通极为不便。厂里为解决这部分职工的交通问题，决定向上级请求批准购买两辆大客车做班车用。其上级单位为广州市玩具总厂。根据以上材料（可扩充），代喜羊羊玩具厂写一份请示。按公文格式写，要有版头、文号、标题、主送、正文、成文日期、公章（图示）、主题词、抄送、印发标识。约400字。2、根据上题的请示，代广州市玩具总厂写一份同意购买大客车的批复。按公文格式写，字数约200字。第三节调查报告

一、调查报告的含义和作用

对社会生活中的客观事物或问题进行深入细致地调查研究之后，将获得的成果写成的书面报告。它是调查研究成果的概括和总结，是反映调查研究成果的一种应用文体。调查报告既是机关事务文书中的重要文体，又是在报刊上常见的新闻体裁之一。1、通过调查反映社会情况和问题，为政府制定方针、政策提供依据；2、通过调查反映政府的方针政策在具体单位执行和贯彻的情况和问题，为贯彻政府的方针政策，提供具体经验教训和办法；3、通过介绍典型、总结经验，起到表彰先进，推广经验的作用；4、通过对新生事物内在规律的揭示，扶植新生事物；5、通过揭露社会生活中某些丑恶现象、不良现象，引起社会注意，打击敌人和坏人、端正社会风气、教育广大人民群众。二、调查报告的性质和特点

1、调查报告兼有通讯和评论文章的特点：①在写法上，调查报告和通讯一样，都要求以事实为根据，用事实说话，但又不像通讯那样比较注意故事性、形象性；②调查报告和评论文章一样，都要求具有鲜明正确的观点和充足的材料，但又不像评论文章那样用周密的逻辑推理去多方论证观点。③如实地报告调查了解到的实际情况，选用事实材料比较全面、系统、完整，准确地表明分析研究事实材料所得出的结论。它偏重于用事实说明问题，通过典型材料的介绍、分析，上升到理论，找出规律性的东西，提出经验和办法。在叙述事实的基础上提出鲜明的观点、明确的结论，它是叙述与议论的紧密结合。2、调查报告的主要特点：①严格的真实性，是调查报告的生命。②明确的针对性，针对性越强，它的指导性也就越强，也就越能发挥它的积极作用。③以事明理，用事实说话。④以叙为主，叙议结合。在叙述事实、说明情况中又有恰当的分析、议论，形成夹叙夹议，或以叙为主、以议为辅的局面。

三、调查报告的种类

1、按反映内容的范围、广度综合性调查报告

专题性调查报告

指导型调查报告2、按功能定性型调查报告

咨议型调查报告

基本情况的调查报告新生事物的调查报告3、按其反映的内容

典型经验的调查报告查明事件真相的调查报告揭露问题的调查报告四、调查报告的结构及写法

标题+正文（开头、主体、结尾）1、标题：从形式上来看，有单标题和双标题。①单标题A、文件式标题

调查机关+事由+文种

事由+文种《江苏省环境保护局关于环境监测质量的调查报告》《关于普通高等院校艺术教育现状的调查报告》B、文章式标题问题式标题

内容式标题《儿童究竟需要什么读物？》《“航空母舰”逐浪经济海洋》②双标题正题：点明调查报告的主旨或揭示调查者对这个问题的看法副题：调查对象+文种《情系水世界——对我市水位站、水文站的调查》2、开头（前言）简明扼要地介绍调查的基本情况（诸如调查的缘由、目的、时间、地点、对象、范围、方法、经过等）提出要解决的中心问题，或点出调查报告的主要内容。①概括地交代调查的目的、时间、地点、方法、经过和要报告的问题；

关于沪闽粤三省市图书出口工作的调查报告

根据署领导指示，为了筹备定于XXXX年5月份召开的全国图书出口工作座谈会，由对外合作司和办公室组成的3人调研小组，于XXXX年4月5日至4月14日，对上海、福州、广州等地的图书出口工作进行了调研。现将情况报告如下……

②概括地介绍调查对象的基本情况，引出调查的结论；关键是强化管理——河南宋河酒厂调查河南宋河酒厂坐落在鹿邑县枣集镇古宋河之滨，建于1968年。1979年以前还是一个仅有200多名职工的小企业。1980年以后，通过不断深化改革，焕发了生机。1980—1991年10年间，年产值增长8.13倍（按1980年不变价计算，下同），销售收入增长27.66倍，实现利税增长14.8倍，产品曾获得国家金奖和国际金奖。在全国同类产品销售不畅的情况下，该厂生产的宋河粮液始终是市场上的抢手货。宋河酒厂成功的关键是由于他们在实践中摸索并建立了一套“创优、分核、联利网络管理”体系，实行了强化管理。

③用设问的方法点出全文的内容或中心；农村发展社会主义市场经济的成功之路——贸工农一体化、产加销一条龙经营的调查

近些年，随着农村改革的深化和商品经济的发展，贸工农一体化、产加销一条龙的经营方式，正在我国农村迅速突起。它一出现，就显示出旺盛的生命力和巨大的优越性，为农村经济的发展注入新的活力。这样经营方式对我国农业向商品化、现代化转化有哪些作用？应采取什么方针、政策扶持其发展？我们就这些问题进行了调查，并同十个县（市）的有关同志进行了座谈，形成了一些共识。

④用提问的方法说明调查的目的；⑤运用群众的议论，引出所要调查解决的问题。①②为新闻导语式的写法，多为工作中的调查报告所采用，要求写得简明扼要，文字简约。③④⑤为新闻性的调查报告所采用，要求写得既简明扼要，又新颖活泼。3、主体以大量的事实、数据反映被调查对象的真实情况，并通过作者的视野，对所调查的现象作出要言不烦的分析和评价，给读者以启迪。可以采用列小标题的形式或标出“一”、“二”、“三”等序码的形式，也可以将全部内容逐层展开，一贯而下。①叙述式（纵式结构）按事件、问题发生、发展、结局的先后顺序安排材料，把事件问题的来龙去脉夹叙夹议地叙述清楚。现场感强，容易组织材料，写起来相对容易，但如果对材料不加剪裁，就容易写成“流水账”。应十分重视对材料的剪裁，详略要得当。多用于内容较单一的调查报告②并列式（横式结构）按性质把内容分成几个部分，并列地组织材料和观点。常为总结经验做法的调查报告和反映、分析情况的调查报告所采用。③递进式按分析问题逐步深入的思维顺序安排材料④对比式用对比的方式组织材料同样两家服装店，积累水平大不同——徐汇区新春、模范服装店的对比调查⑤因果式⑥交错式从纵横两个方面交错地组织材料阐明观点的结构形式适用于涉及面比较广、内容比较复杂的调查报告4、结尾主旨的自然升华和内容的总结

①总结全文，强化主旨关键是强化管理——河南宋河酒厂调查宋河酒厂迅速崛起的事实表明，公有制企业特别是大中型企业蕴藏着巨大活力，只要转换经营机制，加强管理，它的优越性就能充分发挥出来。②揭示问题，启发思考③提出建议，引起注意

五、调查报告的写作要求

1、用事实说话2、处理好叙述与议论的关系3、使用第三人称和被动语态用“调查表明”、“调查结果显示”、“事实使我们不能不认为”等用语。不能用“也许”、“可能”等模糊性