会展业导论 第11章 会展产业中的法律问题

本章目标本章的主要目的是帮助读者理解和掌握：组织者和供应商之间协商/谈判的要点什么是风险管理以及应对风险的手段税务劳动法什么是知识产权以及它与会展产业间的联系道德及其在会展产业中的特殊应用

第11章会展产业中的法律问题几乎所有的活动都会涉及到合同，而它正变得越来越复杂。合同冗长复杂的原因之一是合约双方试图尽可能地消除不确定性。在理想状态下，合同应当让普通人也能一目了然。我们还需考虑国家法、州法和地方法律，这些法律会影响我们如何办活动，如何选用员工以及如何安排娱乐活动。这一章将着力探讨这类问题，并提供一些与法律问题相关的见解。11.1引言协商/谈判（negotiation）就是会议策划者和酒店代表（或者其他供应商）就条款和条件达成协议的过程。这些协议确定了双方在会议、大会、博览会或者展览会的前、中、后不同阶段的关系。11.2协商/谈判通用谈判技巧：做好功课。尽可能地了解对方的立场。盯住价格。求同存异、搁置争议。后发制人。可虚张声势，但不要撒谎。跳出思维定式往往能找到问题的解决方法。时机很重要。时间越紧，压力越大。90%的协商/谈判都在最后10%的时间段里达成。倾听，倾听，再倾听……不要情绪化。11.2协商/谈判与酒店谈判前：了解酒店本身酒店位置——它临近机场、市中心或是靠近会展中心吗？酒店类型——它是个有高尔夫球场、网球场和其他设施的度假酒店；是一个具备众多会议场所的“会议”酒店；还是会议设施有限的小场所？酒店淡旺季酒店主要收入来源——客房收益/餐饮供应酒店设置客房价格方式——收益管理11.2协商/谈判与酒店谈判前：了解各自优势和需求获悉会议的相关优势和弱势；作为“一项生意”，酒店感兴趣可能是：“这桩生意值多少钱？”了解酒店是如何评估业务的。了解酒店所处的竞争市场——例如它的强势、弱势以及占用模式。运用详尽的信息和先前会议的资料，实现会议的最佳呈现。有关酒店（供应商）合同的一切都是可以商榷的。判断在哪些条款上会议策划者可以灵活变通。11.2协商/谈判与酒店谈判前：了解与酒店谈判特殊规则永远不要签署一份核心条款（比如房间价格）还尚待协商/谈判的合同。确定特殊房间的价格，比如员工和演讲者的房间；若有价格上涨，应予以告知。当我们提倡在合同中设定有关特殊会议和功能房间的规定时；所谓的二次协商/谈判应根据第一批推销邮件的时间，在距离会议或活动至少12个月前敲定。凡是合同以及后来的附录都未做出详细阐述的变动，皆不可予以赞同。酒店合同中最容易忽视也是最为重要的一点就是合同双方的署名11.2协商/谈判合同除了叫合同，还可以被称为“协议”，或者“协议书”，或者“谅解备忘录”；有时候，还被称为“意向书”或“提议”。文档或协议的标题并不重要，重要的是内容。双方在合同中就具体事宜应该做（或不应该做）的意图进行明细，进而达成协议。11.3合同合同的基本要素是:一方提出报盘另一方接受对方提出的报盘通常在签署合同时完成。对价（如协商/谈判的价格和支付协议）。尽管对价往往以财务条款呈现，但也有例外。举个例子，在有效合同中，相互允诺通常被视为对价。有效的书面合同必须包含：双方的身份、对主题和协议条款的鉴定或详述以及对价阐述。一旦决定以完善的书面合同为合约双方权利和义务做最终陈述时，先前有关口头或书面协议的证明和同时期的口头协议，在阐述合同上皆不被法庭认可。11.3合同11.3.1口头证据口头证据/口头协议证明（parolevidence）在有限情况下可以使用，特别是当书面文档中存在含糊不清的语句时。书面文档持有方在法庭上通常不占优势。特别地，当单词或词组的打印形式与手写形式发生冲突时，后者占上风。11.3.2损失损失条款（attritionclauses，有时也称执行或滑移条款（slippageclauses）要求会议组织者在未能充分利用合同规定的房间而使酒店遭受损失的情况下支付赔偿金。11.3合同11.3.3撤销当会议因合同规定之外的因素被取消时，存在于同一条或终止条款中的撤销条款将对损害赔偿做出要求。通常情况下，酒店单方面提出的协议中会含有这一项。某些情况下，在会议前指定时间(例如两到三年)内撤销预订是不用赔偿金的。因为酒店在这种情况下，有充足的机会来转售房间。撤销引起的赔偿金有时会根据滑动费率来计算，距离会议越近的时候撤销，其损害赔偿的金额越大。11.3合同11.3.4解约解约条款有时被叫做不可抗力（forcemajeure）或天灾条款（ActofGodclause），当任意一方因不可控事件而无法履行协议中的相关义务时，可以选择终止合同。这通常包括罢工、恶劣天气和交通困难等因素。该条约还涉及了撤销条款中提到的“不合时宜或不切实际的”情况。11.3合同11.3.5调解纠纷无论合同写得多么严谨，争端还是可能会发生。当出现分歧时，双方往往采取任何高效且有利于维系业务关系的方式私底下解决。“权利受到不法侵害的”的一方有三种选项：对解决方案不报任何幻想，直接绕过该问题到法院起诉通过其他方式来解决争端（如仲裁）11.3合同11.4.1什么是风险？什么是风险管理？风险：指遭受损失或损害的可能性。风险管理：涉及评估、分析、缓解和控制风险。风险包含：日常事件、突发事项、自然灾害、危机和灾难引起的损失或损害。11.4风险管理11.4.1

什么是风险？什么是风险管理？

风险管理的阶段有：准备：展览会组织者可以在策划阶段评估和分析潜在风险。缓解：在缓解阶段，制定和实施应急措施缓解风险产生的后果。应对：弄清何时要应对以及如何应对。恢复：风险带来的损害包括财产损失、人员伤亡或其他相对无形的东西，需要向未到场的参展商或与会者返还费用，或者向保险公司申请赔偿。11.4风险管理11.4.2风险管理如何影响会议与活动预防和缓解：风险评估和分析有助于策划者确定应该采取什么样的缓解手段。一些常见的缓解手段包括：合同、保险、安全。应对：策划者负责明确风险是什么、会对会议或活动造成什么样的影响以及如何采取措施来降低风险的可能性和影响。根据不同风险的性质，采取不同的策略。恢复：恢复同样取决于风险的性质。在恢复阶段可能会涉及保险上的索赔。

11.4风险管理按照联邦法律规定，歧视残疾人或未对其提供“合理安排”的行为皆属于违法行为。在此基础上通过了1990年的《美国残疾人法案》（AmericanswithDisabilitiesAct，简称ADA）。该法案要求公共设施的所有者和运营商承担为各种类型的残疾人提供合理安排的责任。11.5

《美国残疾人法案》著作权是指包括文学、戏剧、音乐、美术作品和其他智力成果的作者对其作品所享有的权利。对发言人进行录音或者录像会议组织方总是希望能够对特定发言人或是特定项目做音频或者视频记录，这要么是用于存档，要么是为了向未到场的会议人员出售复制品。发言人或者项目参与者在演讲时，享有普通法律规定的著作权益。因此，需在获得演讲者的许可之下才可进行录制、存档、出售等行为。11.6知识产权为会议和商业展示会安排现场工作往往需要大量时间，并且会任用一些临时或兼职人员来获取管理及其他方面的支持。因此，组织方很有必要了解联邦劳工法律要求对上述情况的影响。需要关注：最低工资加班费11.7劳工问题道德在我们的个人生活与职业生涯中起着指导作用。在任何行业包括会展产业，道德问题与个人行为都扮演着重要角色。11.8会展产业中的道德策划者和供应商之间的关系营销在未来会愈发得到重视，诚实、道德的行为将引领日后的商业活动。策划者和供应商的可能会产生的道德问题：涉及所有权和知识产权使用的问题送礼物拉拢业务（买家）体验游策划者利用影响力和权力获得特殊的报酬