减少通勤车票财务处理时间(财务科)

减少通勤车票财务处理时间单位：济三煤矿小组名称：财务科QC小组发布人：刘赞时间：2010年1月目录前言……………………3一、小组简介…………………4二、选题理由…………………6三、确定目标…………………9四、原因分析…………………11五、要因确认…………………12六、制定对策…………………15七、对策实施…………………16八、效果检查…………………21九、巩固及下一步打算………23前言

济三煤矿通勤车票的发放程序：通勤车队会计员到财务科领取车票，然后发放给各个车队司机，职工乘车买票，月末各单位会计员把车票汇总做成表格统计上报给督察办，督察办审核单据并上报财务科，财务科核对其准确性后，发放通勤车费用，各单位领用车票发放并让每个人签字确认后，把单据上交。

督察办财务科通勤车队发放各区队会计员做账发放到个人同时签字一小组简介小组名称财务科QC小组注册编号课题类型管理型活动次数2次/月活动时间2009.1-2009.12成员出勤率100%姓名性别文化程度组内职务Qc教育时间魏学培男本科组长50魏贵培男本科副组长50王东男本科副组长60罗文彪男专科技术管理60陈科男本科质量推进者80刘赞男本科质量推进者80陈艳红女专科组员55吴晓丽女专科组员55二选题理由（一）问题的提出1.通勤车票报销以手工印制发票为基础，乘车卖票然后到财务科报销，具报销时间长短直接决定工作效率！2.通勤车会计员需到财务科领取发票，需逐笔登记，我们要核对其信息准确性，手续繁琐！3.各单位报销车票时需用大量的纸张，大量人力物力，我们需核对数据的准确性，浪费大量时间！4.财务科用现金支付通勤车票款，有现金数量大，发放不安全等因素，并且需电话催促各单位会计员，程序复杂！5.通勤车票回单各单位签字确认后，需上交财务科，财务科按编号统一排列，耗费精力！（二）手工发放车票财务科发费时间领取车票审核督察办上交单据发放奖金时间回收单据时间账务处理时间总时间102103007010600各步骤平均耗时统计（分钟）（三）确定课题为提高通勤车票发放效率，减少资金的风险性，节约通勤车票发放时间，避免浪费太多的人力物力，运用一卡通打卡乘车的方式势在必行，因此我们QC小组提出课题：减少通勤车票财务科处理时间

三确定目标（一）量化目标使用一卡通进行打卡消费，使财务科账务科通勤车账务处理时间缩短至每月8分钟之内。（二）目标可行性分析1.传统的手工发放车票时间耗时很多，若实行一卡通打卡乘车可以减少财务科在发放、核对数据和发放奖金以及单据回收的时间，只有财务处理的时间，因此把目标设定在8分钟之内是可行的！2.数据传输对电脑的控制要求高，由于济三煤矿是现代化的大型煤矿，硬件设施高，满足一卡通的硬件需求，因此实现目标是可能的。3.矿领导对一卡通的重视性，职工对上车买票的哀怨声很高。因此必须完成。结论：目标可行！四原因分析按照人员、材料、环境、程序进行原因分析，如下车票排列不齐无顺序查找不便材料会计员做错单据无具体回收单据人员钱数的不可预测性时间长工作疲惫人员程序繁琐手工操作程序领导不重视心里因素职工积极性不高手工操做程序繁琐环境五要因确认小组成员根据因果分析图，采取现场调查，比较分析等方法，编制了要因确认表。序号因素验证结果验证人要因判断1单据混乱组员吴晓丽2009年2月对督察办上交的单据进行校对，发现单位排列混乱，并且不分全民，管理；集体等吴晓丽非2排列无序组员陈艳红2009年2月对通勤车票进行检查，车票排列混乱陈艳红非序号因素验证结果验证人要因判断3分奖金不一定一次成功技术管理罗文彪在2009年2月通勤车票分发的过程中发现我们人工出错3次罗文彪非4资金传输不及时质量推进者刘赞在09年2月18日发现矿务局下拨的资金很慢刘赞非5发放手续繁琐质量推进者陈科在09年2月总结出车票报销在财务科经过5次程序才能完成发放完一次通勤车票陈科是6职工心里因素副组长王东在09年2月18日发现各区队会计员领通勤车票时极不耐烦，很不情愿领通勤车票王东是7单据回收时间长副组长魏贵培发现2月通勤车票在3月20日各区队会计员还没有上交齐全魏贵培非

经小组成员对要因验证结果的确认，最终确定一下2个因素为主要原因：

发放手续繁琐职工心理因素六制定对策我们小组严格按照5w1h的原则，经过反复讨论，制定了相应对策：编号要因对策措施目标时间负责人1发放程序繁琐创新通勤车票报销新程序由手工到电脑的过渡，全部无纸化办公，运用电脑进行数据传输，最后职工打卡。各个环节保证不会出现差错2009年5月刘赞2职工心里因素改变乘车卖票并报销的的观念加强宣传一卡通的优越性使职工接受率达到满意程度2009年5月陈科七对策实施（一）对通勤车传统的卖票方式变成现在的车载消费终端系统，电脑采集数据上传。结论：质量推进者刘赞2009年5月下旬跟踪12辆通勤车，发现车载消费终端系统运转正常，卡机连接自如，数据下载、上传及时。实施一：创新新程序（二）督察办由传统的纸张审核数据变成现在的电脑表格审核。结论：副组长王东在2009年5月检查了督察办的办公模式后，通过前后操作时间对比，认定此对策有效，并且不用通过财务科审核，减少一道程序。（三）打卡室根据审核的数据对一卡通充值。结论：质量推进者刘赞对2009年5月通勤车票充值业务进行检查。此操作方便可行，避免了过去乘车买票的繁琐性，一月消费充值一次就把余额返还给职工，因此此对策有效。（四）财务科严格按照新程序进行账务处理。食堂财务做账后把附页转交矿财务科，矿财务科再入账。结论：质量推进者刘赞2009年5月对通勤车票进行账务处理。发现操作简便，简单易行。实施二：改变职工乘车买票的观念

结论：质量推进者陈科通过宣传，对职工刷卡消费，最后充值，通过手抄报，发传单，网站宣传等形式，对职工刷卡消费，然后月末进行充值，让此观念深入人心。八效果检查（一）目标实现情况2009年6月10日小组成员对取得的成果进行了检查，达到了预期目标。（二）社会效益1.通过一卡通的实行，以前的乘车拥挤现象明显减少，乘车环境大大改善。2.财务科避免了发放过多的现金，减少了资金的安全性，并大大减少了通勤车票的财务处理时间，提高了工作效率。3.大大减少了纸张的浪费，节约了成本。4.杜绝了外单位乘车不交钱的风险，大大打击了乘“免费车”的情况。九巩固及下一步打算（一）对操作人员电脑及分站电脑，要实行硬件加密，才能登陆，要保证数据的