第十组：国际电子文件管理前沿进展

张正强

管理前沿进展

国际电子文件

张正强其人管理要求与责任云计算工作过程分析管理需求体系资源体系、利用体系及安全体系建设实际应用其他张正强其人张正强主讲《电子文件长久保存基本要求体系的建立》出生年月：不详籍贯：不详学历：不详目前就职：南京政治学院上海校区军事信息管理系《保护数字遗产宪章》2003年导言中：无论何种形式遗产的消逝都是全人类遗产的损失。如果不着手解决目前所面临的有关威胁，数字遗产将会迅速丢失，而且不可避免。第九条写到：所有地区、国家和社区的数字遗产都应得到保存和加以利用，作为国家遗产保护政策的一项主要内容，档案立法和档案馆都应包括数字遗产。《档案共同宣言》2011年该宣言中指出：档案是行政管理、文化与思维活动的唯一可靠证据，档案全面地记录了人类活动的各个领域，档案的生成形式多种多样，包括纸质、电子、声像及其他类型，因此，要以正确的方式管理和保护档案，以保证其真实性、可靠性、完整性和可用性。管理要求和责任方面云计算环境下的电子文件管理美国：1、2009年5月14日美国国家标准与技术局专门发布了“云计算工作定义”的标准草案。2、2011年2月8日，美国正式颁布了《美国政府云计算战略》。3、2011年9月，美国国家标准与技术局正式颁布了美国国家标准《NIST-SP800-145云计算定义》。4、2011年11月美国国家标准与技术局又发布了《美国政府云计算技术路线图》标准草案，提出了美国政府从2012年至2017年的云计算发展规划。英国：1、2011年3月正式发布了《英国政府信息与通信技术战略》，实施云计算规划。2、2011年11月10日，英国政府正式颁布了《英国政府云计算战略》,强调政府实施云计算战略要求采用新的方法和新的工作流程。澳大利亚：2011年4月发布《澳大利亚政府信息与通信技术使用战略视图（草案）》和《澳大利亚政府云计算战略指导文件》，指出：云计算已深刻影响到政府所使用的信息与通信技术，政府及其各机构将在保证其资金与安全的情况下采用云计算。中国2008年推出无锡云计算中心计划。2009年北京推出了“北京云计划”。2010年山东省推出“山东省云计算公共服务平台”。2011年10月18日，我国工业和信息化部和国家发展改革委联合印发了《关于做好云计算服务创新发展试点示范工作的通知》，确定在北京、上海等5个城市先行开展云计算服务创新发展试点示范工作。2012年我国专门设立了约15亿元的云计算专项基金，主要用于支持5大云计算示范城市的示范项目。可以预见，云计算将与我国国家创新型城市建设相结合，与现有数据中心相结合，为我国提升信息化水平提供有力的支撑世界各国应对云计算的电子文件管理2010年5月，美国国家档案馆发布了《云计算环境中文件管理指南》，该指南专门针对美国各文件/档案机构采用云计算技术日益增多的情况下发布的，目的是引导美国文件/档案机构正确应用云计算。2010年7月，澳大利亚档案与文件协会和新西兰档案与文件协会共同发布了《云计算环境下文件风险管理指南》，目的是为澳大利亚和新西兰的文件/档案管理机构如何在云计算环境下对电子文件实施正确的管理以保证电子文件的凭证价值提供指南。2010年8月26日，英国国家档案与文件协会发布了《云计算指南》，以指导各文件/档案机构合理、正确评估云计算服务及建立云计算策略，并为文件/档案机构提供其所需的、专门在云计算环境下管理电子文件的要求与指南。工作过程分析国际标准化组织信息与文献技术委员会于2008年专门颁布了国际标准《ISO/TR26122:2008信息与文献－文件过程分析》。该标准从电子的文件创建、捕获和控制的角度提供了工作过程分析的指南，规定了工作过程的分析方法：职能分析（将职能分解为工作过程）和顺序分析（对业务处置流程的分析）。任务：确定电子文件的形成、捕获与控制的管理要求，确保组织机构的电子文件在其业务系统中得到完整的创建、捕获和控制。

具体用途：（1）为建立电子文件创建需求提供明确的分析方法，为工作进行过程中电子文件的自动捕获和管理创造条件；（2）将电子文件与业务背景关联起来，以便于对电子文件进行逻辑组织和聚类，确保工作过程中电子文件产生的完整性，并使其能够得到有效的检索、保管和处置。需求体系方面2010年7月，美国国家档案馆公布了《电子文件档案馆的需求体系文件》。功能需求有：（1）文件管理需求；（2）文件长久保存需求；（3）档案数据存贮需求；（4）系统及档案数据安全需求；（5）文件捕获需求；（6）文件利用需求；（7）用户需求；（8）系统运行管理需求。2011年12月，欧洲委员会发布了《2010文件系统模块化需求体系》，该需求体系是欧盟的标准，所以具有规范欧盟电子文件管理的作用与意义。目的就是为电子文件系统的建立及更新提供一套完整的、简洁的、易于理解的需求模块集。主要需求有：（1）文件系统需求；（2）用户需求；（3）用户角色需求；（4）分类需求；（5）文件需求；（6）元数据需求；（7）文件保管期限表需求；（8）文件处置控制需求；（9）检索利用需求；（10）文件输出需求。2007年5月，美国国防部《DoD5015.2-STD电子文件管理软件应用系统设计标准》正式颁布。该标准的构成部分主要由：总则、强制性功能需求、密级文件管理、针对隐私法和信息公开的档案管理、电子文件移交、选择性功能等六部分构成。其排列顺序及相互联系如下：美国国防部第三版《电子文件管理标准》———电子文件管理总则———电子文件管理强制性功能需求———密级电子文件管理需求———遵从隐私法案和信息自由法案的电子文件管理需求———电子文件移交需求———电子文件管理选择性功能需求国际标准化组织信息与文献技术委员会档案/文件管理分技术委员会（SO/TC46/SC11）中国国家标准化管理委员会标准信息中心2001年：《ISO15489-1:2001信息与文献文件管理第1部分：通则》2006年：《ISO23081-1:2006信息与文件－文件管理处置－文件元数据－第一部分：原则》2009年：《ISO23081-2:2009信息与文献－文件管理元数据－第2部分：概念与实施问题》2011年：《ISO23081-3:2011信息与文献－文件管理元数据－第3部分：自评估方法》2010年：《ISO/TR13028：2010信息与文献文件数字化实施指南》2011年：《GB/T26162.1-2010信息与文献文件管理第1部分：通则》《GB/T26163.1-2010信息与文献－文件管理过程－文件元数据－第1部分：原则》正在制定……正在制定……

资源体系利用体系的建设1998年，美国档案工作者学会制定并公布的《档案编码著录（EncodedArchivalDescription(EAD)》标准。2000年，颁布的《国际标准———档案著录规则（总则）（GeneralInternationalStandardArchivalDescription（ISAD（G）））》2006年，美国档案工作者学会起草了《档案背景信息编码著录规则（EncodedArchivalContext（EAC-CPF））》2003年6月至2004年8月，英国《英国档案主题词表UKArchivalThesaurus（UKAT））》2005年9月，澳大利亚档案馆发布可供网上交互式查询的《澳大利亚政府交互式职能主题词表（AustralianGovernments’InteractiveFunc－tionThesuarus（AGIFT））》中国档案界在20世纪90年代，编制出《中国档案主题词表》很有效的检索工具标准。目前电子文件管理在著录方面被全世界广泛采用的标准。在《国标标准－档案机构、人员与家族规范记录著录规则（ISAAR-CPF）》的基础上专门针对与电子文件形成有关的机构、人员与家族的背景信息来建立检索工具。在国际档案主题词表领域是第一个采用简约知识体系（SKOS）的档案主题词表。为在网络环境下利用主题词检索与标引电子文件提供了便利。中国目前还没有网上交互式主题词表的出现。安全体系的建设1、2002年，国际万维网联盟（W3C）正式公布的标准《基于可扩展置标语言数字加密的语法与处理（XMLEncryptionSyntaxandProcessing）》,采用该标准有助于在网络环境下保证电子文件安全性。2、2008年，国际万维网联盟（W3C）正式公布的标准《基于可扩展置标语言数字签名的语法与处理（XMLSignatureSyntaxandProcessing（Version2））》，采用该标准有助于在网络环境下保证电子文件不被随意改动或非法篡改，从而保证电子文件的完整性，并保护电子文件免受篡改的攻击与维护电子文件的真实性。万维网联盟创建于1994年，是Web技术领域最具权威和影响力的国际中立性技术标准机构。到目前为止，W3C已发布了200多项影响深远的Web技术标准及实施指南，如广为业界采用的超文本标记语言（标准通用标记语言下的一个应用）、可扩展标记语言（标准通用标记语言下的一个子集）以及帮助残障人士有效获得Web内容的信息无障碍指南（WCAG）等，有效促进了Web技术的互相兼容，对互联网技术的发展和应用起到了基础性和根本性的支撑作用。实际应用（一

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2012年1月，美国国家档案馆发布的《电子文件管理档案馆（ERA）机构用户手册2.0版（Elec－tronicRecordsArchivesAgencyUserManualVer－sion2.0）》。为美国联邦政府的机构用户使用电子文件档案馆（ERA）提供了指南。该指南内容十分丰富，配合该指南在美国国家档案馆（ERA）的网站上还专门有供培训用的演示程序。可以进一步了解国际上第一个电子文件档案馆（ERA）的真实运行情况。（二）2003年，澳大利亚档案馆修订发布的《设计与开发文件管理系统手册（DesigningandImple－mentingRecordkeepingSystems（DIRKS）Manu－al）》，该手册分为三个部分：第一部分用户指南，第二部分步骤与方法指南，第三部分指南的附录。详尽地提供了如何设计与开发电子文件管理系统的步骤与方法，为全面地建设电子文件管理系统提供了实用的指南。研究拟订全国标准化信息化建设发展规划和实施方案，研究制订标准化信息化建设技术规范和相关制度；负责标准化信息化工程项目管理，组织实施标准化信息化工程建设及标准化“电子政务”工程。组织标准化信息化基础设施建设、标准化信息系统开发工作，承担国家标准委集中运行的标准化信息系统软硬件、数据库的运行维护工作，开展相关技术咨询、技术培训和服务活动。研究提出标准化政府信息网站的发展计划，拟定标准化信息网站建设规范和运行管理办法；承担国家标准委门户网站建设、运行维护工作。承担标准化信息资源的开发与利用，承担国家技术标准资源服务平台的建设与运行维护工作，组织开展国内外标准资源采集、信息交换、信息咨询及电子文本网络服务。承担信息安全应用需求与相关管理工作，承担国家有关部门关于信息安全保密和等级保护等各项任务的落实；负责标准化信息系统及网络信息安全工作的部署、实施，对安全运行情况进行日常监测和管理。承担与本中心业务相关的对外合作与交流活动。承担国家标准委信息化领导小组办公室的日常工作。承担国家标准委交办的其他事项。标准信息中心内设4个机构：办公室（综合处）、业务发展处、系统运行处、标准服务处。标准信息