工程监理资料管理标准化与信息化的实践

工程监理资料管理标准化与信息化的实践工程监理档案在工程建设过程中起着重要的作用，能够为工程建设活动的开展提供有效支撑。不过在传统模式下，工程监理档案管理手段滞后，导致各类信息难以得到全面统筹，无法实现档案资源的有效利用和开发。信息化时代背景下,如何引入信息手段制定统一规章制度、规范化过程控制表格及标准化工作流程,开发专业化档案管理软件、逐步实现工程监理的无纸化办公及档案文件的全面电子化，等等，成为工程监理领域亟待破解的问题。在工程建设过程中，会产生大量的工程资料文件，这些资料文件是工程建设情况的真实记录，对于后续工程活动的开展以及单位发展具有重要意义。但在具体实践中，绝大多数的工程单位档案管理方式依然延续传统手工档案管理模式,目前尚未建立高效、科学的电子文件归档和电子档案管理体系，大量的电子文件无法直接归档，仍然需要人工对纸质文件重新扫描成电子文件后归档保存，投入大量额外重复性劳动，加之纸质档案文件不能及时移交归档，最终影响工程竣工验收。为此，在全面推进能源互联网建设的关键时期，伴随无纸化办公的大势所趋，更加突显了电子归档和电子档案文件理论、实践探索的重要性和紧迫性。一、工程监理文件资料管理的现状（一）工程监理文件资料及时性差但当前我国很多工程单位监理文件、档案资料都存在及时性不高的问题，所保存的资料信息难以与工程进展保持同步，无法准确对工程状况进行反映。例如,很多单位都存在后补监理文件资料的现象，或者依靠写回忆记录的方式对监理文件资料进行补充。甚至一些单位在工程竣工之后杜撰监理文件资料。这些情况的存在都导致监理文件失去了真实性，且文件信息缺乏系统性和连续性，差错率高,运用价值低下。（二）工程监理文件资料准确性低准确性是监理文件资料的灵魂，不仅工程监理文件资料应当具有较高的准确性，而且其他文件资料也应当较为准确，否则将会对有关活动的开展带来不利影响。这就需要监理人员做好文件资料的保存、收集和管理，确保所收集到的每一份资料都真实可靠，不弄虚作假。还要保证监理文件资料与施工现场情况相符合,与设计文件、合同文件以及规程规范、技术标准等相符合，与有关的施工记录资料信息等相匹配。但实践中很多工程监理单位的文件资料都不够准确、不够真实,产生这一情况的原因为：文件资料用语不准确，容易使人产生歧义；引用的标准与规范不准确，容易产生误差；用语不够规范，不注重对专业术语的运用；表格信息填写不规范、不科学等。（三）工程监理文件资料完整性差工程监理文件资料的完整性是否较高，也会影响文件的运用效果，当前我国很多监理单位在运行中都对文件资料的管理不够严格，导致文件资料完整性差,难以充分透彻对工程情况进行反映。本质而言，监理文件资料管理是一项较为系统复杂的工作，不仅信息来源较广，包括施工单位、建设单位、设计单位等，而且内容牵扯面广，各类信息量较大，涉及安全生产管理、投资控制管理、质量控制管理、进度控制管理、合同管理等多方面内容。且随着工程施工工作的开展,监理文件资料信息的数量也不断增加，对这些信息进行加工、收集、传递、反馈等需要花费较长的时间，是一个动态、延续、变化的过程，也加剧了管理难度。在这些综合因素的影响下，监理单位工程文件资料管理的完整性较差。具体来看,当前各单位监理文件资料管理不完整主要体现在资料•日期与项目进展不协调、资料分类不准确、资料缺项、各工序之间存在冲突等方面，未来有待进一步提升监理文件资料管理的完整性。二、工程监理资料管理标准化与信息化的思路及方法（一）明确监理文件资料分类.明确归档范围工程监理资料管理标准化与信息化建设中，要对归档范围进行明确，只有明确归档范围，才能够使监理资料管理标准化与信息化建设有具体的方向。具体来看，在对归档范围进行明确的过程中，要做好详细分析，根据不同工程项目的实际情况对监理资料进行分类，并针对每一种类别的监理资料对其归档范围进行划分，使其都有明确的归档界线。同时，还要设定详细的归档标准，明确具体的归档条件、依据等，为档案管理者落实归档流程、做好归档工作提供准确的参考。.梳理档案分类和监理文件资料对应关系对档案分类进行梳理，并明确其与监理文件资料的对应关系，是工程监理资料管理标准化与规范化的又一个重要步骤。为了提升监理文件资料分类管理的效果，要结合实际情况对各类信息进行存放，并做好这些信息的筛选，将属于同一类的资料信息存放于一起，必要的话还可以对这些资料划分小类，提升归档的清晰性。还要详细分析不同类型档案信息与监理文件资料之间的关系，做好各个资料关系的对应，便于后期对监理资料信息进行管理，提升标准化与信息化建设的有效性。.做好监理过程记录在对监理过程进行记录的过程中，主要涉及监理旁站记录、监理会议纪要、监理施工管理等，每一项记录信息都会对监理工作的开展带来影响，因而要对其进行科学记录和保存。这就需要构建完善的监理过程记录管理规范，同时，还要结合实际情况对有关资料信息进行补充，对详细信息进行记录，避免出现信息不清，或者内容混乱的问题。在记录完成之后，要对记录结果进行反复检查，一旦发现问题或者漏洞要及时进行弥补。（二）规范归档流程只有使归档流程较为规范和科学，才能够对监理资料进行科学化保存和管理,这就需要制定规范、统一、科学的过程控制表格，并建立系统的工作流程。首先，要对管理流程进行拟定，对总监理工程师、监理员、监理工程师、专职文档资料管理员等相关人员的职责进行界定，并依据对应的工程特点科学划分监理文件资料信息，使各位人员能够各司其职、相互协调与配合；其次，使监理文件资料与施工资料在表格形式、资料要求等有关方面保持协调一致，以更好地对文件资料信息标准化和信息化管理提供便利；其次，要对归档流程进行清晰化设定，明确不同监理文件信息详细的归档步骤，提升归档的科学性；最后，要对监理文件收集整理提升重视度，精细化对各类文件的收集和存放，避免出现遗漏或空缺。（三）引入可视化技术在监理行业中，随着国家相关政策规范的不断完善，工程监理人员所面临的负担也更重，且很多问题难以得到可视化查看分析，影响了责任划分。而通过在监理工作中引入可视化技术，不仅能够对职责进行清晰划分，避免责任不均衡，而且还能够对各类监理档案信息进行科学保存，提升整个管理过程的清晰性和规范性。在可视化背景下，各类影音数据、电子图像等经过加工，能够对现场情况进行真实反映，且能够实现质量追溯，对以“看”为主的现场监理工程带来很多有利作用。目前我国很多行业都开始引入可视化技术，例如建筑企业通过运用BIM技术开展可视化建设，并将其运用到性能分析、设计成果模型分析、建筑功能模拟等方面，还可以对施工工艺进行模拟、对施工组织进行模拟、对进度进行可视化管控等。在工程监理档案管理中对可视化技术进行运用，能够提升档案管理的准确性和完整性，从而规避很多麻烦。因此，各监理单位可以结合现实状况对可视化技术进行运用，通过各种先进的技术使监理资料得到可视化查看，推动监理工作的高效开展。（四）开发监理文件管理系统通过开发监理文件管理系统，能够将监理文件从纸质流转流程，转变成电子文件在线流转流程，实现电子文件的标准化和信息化保存。本项目在研究中旨在开发一套完善有效的电站工程项目档案管理系统，目标在于通过数字化和智能化技术的运用，使电站施工管理工作得到完善，实现全过程管控，并对建设项目文件进行全面归档和收集。即通过构建监理文件一体化管控体系实现监理档案从生产、生效、审批、归集、组件、组卷、移交、归档、利用等全信息全过程系统管控，达到工程建设档案的无纸化管理，最终促进工程档案业务从传统向现代管理转型。具体构建了现场管理APP,监理工作者借助APP可以进行现场巡视，并处理旁站、见证、验收等工作，如可以实时对检查表格进行填写，对检查情况进行录入，并实时进行检查，或者对检查内容进行分类保存等。同时，该APP还具有拍摄功能，能够对检查位置信息进行记录；具备定位功能，可以对现场监理人员进行监督，使之按照规定开展现场管理活动；能够对监理人员的实际到场情况进行查看，明确其活动轨迹，并对现场监理人员的停留时间进行记录，避免监理人员擅自离岗或者旷工等。三、工程监理资料管理标准化与信息化的应用案例河南天池抽水蓄能电站工程数字档案一体化管控监理文件子系统上线运用，本项目结合国网新源公司抽水蓄能电站工程档案单轨制建设规划与天池电站工程建设档案管控目标，通过开发工程数字档案一体化管控监理文件子系统，实现工程建设档案无纸化管理，促进工程建设档案业务从传统向现代转型，实现工程建设档案的全过程管控，最终使工程档案管理达到规范化和高效化。该子系统具有电子文件自动整理、自动组卷、自动编目、预归档、案卷审核等业务，与国网新源公司基建智能管控系统、电子档案管理系统进行了融合共享，突破了业务系统与档案系统之间信息不流通的问题，实现了档案管理全过程闭环。其功能有如下几个：第一，系统配置功能。具有机构人员权限配置审核、模板文件配置、账号审核、归档文件目录体系预设、审批流程配置、施工监理单位归档文件目录定制等功能；第二，行文签批管理功能。能够对行文签批进行管理，对所有施工监理文件开展全过程管控。且具有文件模板引用、行文编辑、目录引用、电子签名签章、历史文件联动指引等功能；第三，文件归档管理功能。具有施工监理文件自动预立卷管理功能，能够对各类施工监理文件进行在线自动组件、采集、组卷等。且能够对施工监理文件进行自动归档，并做好文件的自动编目、自动整理、案卷分类、案卷审核等。还可以开发档案案卷目录及文件系统内外数据交换功能，及时对案卷文件整体导入导出等，确保档案文件具有较高的安全性；第四，档案文件利用管理功能。可以对档案信息进行借阅，实现借阅登记与单编制、文件拷贝禁止、借阅签审签批等，为档案文件利用提供专门渠道；第五，档案文件备份管理。对系统文件备份功能进行开发，实现归档文件线下备份功能、档案文件电子文件线下存档同步功能以及数据库备份与恢复功能等；第六，系统数据同步对接功能。与国网新源公司电子档案管理系统和基建智能管理系统数据同步，促进工程档案同步转移、无缝对接；第七，教学功能。在系统中嵌入教学功能，纳入教学视频或者教学文件，使系统有更高的易用性，为更多人员提供便利。在单位运行中引入该系统，为相关人员开展工作提供了极大的便利，各位人员能够各司其职，共同协调，促进了工作效率的提升。同时工程监理人员还可以通过系统对有关监理资料信息进行查看和保存，促进了监理信息的完善，也提升了监理工作的效果，节省了很多人力资源。在以往状况下，监理资料信息十分零碎，对资料信息进行整理面临较大的困难，而随着系统的投入运用，各类信息汇总变得十分简单，且可以运用大数据、云计算等技术对信息进行筛选和分析，为监理工作开展明确重点。总之，在该系统作用下，河南天池抽水蓄能电站档案管理及监理资料信息管理取得了较好的效果。四、结语在当前