GB/T 31914-2015电子文件管理系统建设指南

ICS3524001

L73..

中华人民共和国国家标准

GB/T31914—2015

电子文件管理系统建设指南

Guidelinesfordesigningandimplementingof

electronicrecordsmanagementsystem

2015-09-11发布2016-05-01实施

中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局发布

中国国家标准化管理委员会

GB/T31914—2015

目次

前言

…………………………Ⅴ

引言

…………………………Ⅵ

范围

1………………………1

规范性引用文件

2…………………………1

术语和定义

3………………1

总则

4………………………2

的作用

4.1ERMS………………………2

系统建设原则

4.2………………………3

业务需求驱动原则

4.2.1……………3

标准化原则

4.2.2……………………3

用户参与原则

4.2.3…………………3

开放性原则

4.2.4……………………3

灵活性原则

4.2.5……………………3

可扩展性原则

4.2.6…………………3

衔接性原则

4.2.7……………………3

安全性原则

4.2.8……………………4

系统建设过程

4.3………………………4

概述

4.3.1……………4

系统规划

4.3.2………………………4

系统分析

4.3.3………………………4

系统设计

4.3.4………………………5

系统实施

4.3.5………………………5

系统维护

4.3.6………………………5

系统更新

4.3.7………………………5

系统建设的保障

4.4……………………5

概述

4.4.1……………5

项目管理

4.4.2………………………5

组织建设

4.4.3………………………6

培训

4.4.4……………6

可行性研究

5………………6

初步调查

5.1……………6

调查目的

5.1.1………………………6

调查内容

5.1.2………………………6

调查方法

5.1.3………………………7

调查结果的评审和利用

5.1.4………………………7

系统定位

5.2……………7

管理对象

5.2.1………………………7

实施范围

5.2.2………………………8

Ⅰ

GB/T31914—2015

实现方式

5.2.3………………………8

的开发方式

5.2.3.1ERMS…………8

与业务系统的关系

5.2.3.2ERMS…………………8

和电子文件长期保存系统的关系

5.2.3.3ERMS…………………9

跨机构的部署模式

5.2.3.4ERMS………………9

业务分析

6…………………10

业务分析的目的

6.1……………………10

业务分析的方法

6.2……………………10

方法概述

6.2.1………………………10

层次分析法

6.2.2……………………10

顺序分析法

6.2.3……………………11

规范制定

7…………………11

管理规范

7.1……………11

文件分类方案

7.1.1…………………11

文件保管期限与处置表

7.1.2………………………13

元数据方案

7.1.3……………………14

信息利用规定

7.1.4…………………14

电子文件题名拟制规范

7.1.5………………………14

电子文件编号规则

7.1.6……………15

技术规范

7.2……………15

文件管理需求分析

8………………………15

角色及其操作权限

8.1…………………15

捕获登记需求

8.2………………………15

概念理解

8.2.1………………………15

捕获对象

8.2.2………………………16

捕获主体

8.2.3………………………16

捕获方式

8.2.4………………………16

元数据的捕获

8.2.5…………………17

分类组织需求

8.3………………………17

概念理解

8.3.1………………………17

分类组织主体

8.3.2…………………17

分类方案的配置

8.3.3………………18

文件归类方式

8.3.4…………………18

案卷管理

8.3.5………………………18

类目管理

8.3.6………………………18

信息组织

8.3.7………………………19

鉴定处置需求

8.4………………………19

概念理解

8.4.1………………………19

鉴定处置主体

8.4.2…………………19

鉴定方式

8.4.3………………………19

处置行为的触发和记录

8.4.4………………………19

处置行为移交

8.4.5———……………20

处置行为销毁

8.4.6———……………20

Ⅱ

GB/T31914—2015

处置行为续存

8.4.7———……………21

存储保管需求

8.5………………………21

概念理解

8.5.1………………………21

存储设备

8.5.2………………………21

存储格式

8.5.3………………………21

存储管理

8.5.4………………………22

检索利用需求

8.6………………………22

概念理解

8.6.1………………………22

检索范围与对象

8.6.2………………22

检索策略

8.6.3………………………22

利用方式

8.6.4………………………22

结果显示与打印

8.6.5………………23

安全管理需求

8.7………………………23

概念理解

8.7.1………………………23

实施分级保护和等级保护制度

8.7.2………………23

认证技术的应用

8.7.3………………23

审计跟踪管理

8.7.4…………………23

系统实施

9…………………24

实施准备

9.1……………24

实施方法

9.2ERMS……………………24

备选方法

9.2.1………………………24

方法选择

9.2.2………………………24

软件配置

9.3……………25

管理规范配置

9.3.1…………………25

系统默认功能设置

9.3.2……………25

可用性配置

9.3.3……………………25

系统测试

9.4……………25

系统迁移

9.5……………25

组织建设

10………………26

组建项目团队

10.1ERMS……………26

获得机构对建设的广泛支持

10.2ERMS……………26

获得管理层支持

10.2.1……………26

提升相关人员对的认知程度

10.2.2ERMS………26

与用户建立持续的沟通渠道

10.2.3………………26

监控和审查实施效果

10.2.4ERMS………………27

将电子文件管理纳入相关人员的绩效考核

10.2.5………………27

适时开展组织变革

10.3………………27

培训

11……………………27

高端培训

11.1…………………………27

系统人员培训

11.2……………………27

用户培训

11.3…………………………27

参考文献

……………………29

Ⅲ

GB/T31914—2015

前言

本标准按照给出的规则起草

GB/T1.1—2009。

本标准由国家密码管理局提出并归口

。

本标准起草单位国家电子文件管理部际联席会议办公室中国人民大学信息资源管理学院

:、。

本标准主要起草人刘越男钱毅姚思远马林青谭啸宇张静程主刘芳张喜波

:、、、、、、、、。

Ⅴ

GB/T31914—2015

引言

电子文件是指机关团体企事业单位和其他组织在处理公务过程中通过计

(ElectronicRecords)、、,

算机等电子设备形成办理传输和存储的文字图表图像音频视频等不同形式的信息记录电子文

、、、、、、。

件的管理最终将依靠以计算机系统为中心的综合方法体系在电子文件生命周期中电子文件管理系

,。,

统具有重要的作用它负责从产生电子文件的业务

(ElectronicRecordsManagementSystem,ERMS),

系统中捕获电子文件实施维护利用处置并将具有长期保存价值的电子文件移交给电子文件长期保

,、、,

存系统

。

电子文件管理系统的成效主要取决于应用软件的质量和用户单位系统建设的水平为提升商业现货

。

产品的质量引导应用软件的研发年底国家标准化管理委员会发布了

(COTS),,2012,GB/T29194—2012

电子文件管理系统通用功能要求为指导电子文件管理系统在用户单位的实施维护电子化的业务凭

《》。,

证强化其对业务活动的信息支撑全面保护机构的信息资产特制定本标准

,,,。

Ⅵ

GB/T31914—2015

电子文件管理系统建设指南

1范围

本标准规定了电子文件管理系统建设的过程

(ElectronicRecordsManagementSystem,ERMS)、

方法和要求

。

本标准主要适用于实施的机关团体企业事业单位和其他社会组织以下称机构以及为

ERMS、、(),

机构提供服务的咨询研发和实施单位为其设计实施使用和评估提供方法和具体指

ERMS、,、、ERMS

导也可供相关主管部门科研教学机构参考

,、。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的凡是注日期的引用文件仅注日期的版本适用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改单适用于本文件

。,(