长沙新途北大青鸟领导差旅服务方案设计毕业设计说明书

长沙新途·北大青鸟领导差旅服务方案设计说明书摘要为规范学校领导外出公务期间的考勤及所发生差旅费用的管理完善学校出差管理制度，特制定本方案设计。本方案设计从背景情况、设计的原则、总体思路、过程、方法、设计的要点、拟解决的问题及效果评估等方面对此方案进行了设计。主要采用了文献法、访谈法、观察法、比较法、归纳分析法，期望本方案能够为全校领导差旅活动提供规范的服务。【关键词】领导；差旅服务；方案设计目录1.绪论··········································32.企业背景······································33.方案设计背景··································34.设计原则······································45.设计总体思路··································46.设计过程······································47.方案设计主要方法······························57.1文献法··········································57.2观察法··········································57.3比较法··········································57.4归纳分析法······································58．方案设计要点································58.1差旅前的准备····································58.2制定差旅计划····································68.3制定日程表······································68.4报销差旅费······································68.5组织安排学习····································79.拟解决的主要问题·····························710.效果评估····································711.结论········································7参考文献········································9致谢············································10附录············································111.绪论长沙新途·北大青鸟自成立以来领导层每年远途出差2次，近距离出差3-4次，但截止到目前，公司依旧没有针对领导层出差的文件，都是花多少报多少，没有制度来规范，导致出现一些铺张浪费的现象。为了完成本选题，我进行了大量的调查研究，从企业背景、方案设计背景、方案设计的原则、过程、主要方法、拟解决的问题、方案要点、效果评估等方面入手，从而完成方案设计。本方案旨在完善新途的差旅制度，使新途制度更加规范，节约经济成本。2.企业背景北大青鸟是北京大学旗下的专门学习软件开发的学校。从1999年开始办学，到目前为止毕业学员已超过80万人，已经成为中国最大的计算机培训机构，在全国80多个城市拥有200多个校区。长沙新途校区位于中国第十三个经济开发区——长沙麓谷，给学员提供技能+学历+就业/创业多重保障的学习。新途校区属于北大青鸟总部直属校区，拥有独立的校园环境，是湖南省唯一一家拥有教育局认证资质的校区。3.方案设计背景长沙新途北大青鸟处于起步阶段，各方面制度都在不断完善，目前对领导差旅服务没有制定明确的制度，而每年各部门主管及以上人员都要定期前往北京总部进行培训学习，去了解总部的最新资讯，以促进新途中心的发展。除了去总部学习，总部也会不定期派人来湖南省其他中心进行培训，这类培训各部门主管及以上人员都是要参加的。俗话说，没有规矩不成方圆。新途中心目前没有相关的领导差旅文件规定，可能会导致领导层出差前后工作无法协调，所以目前新途中心需要一个完整的制度来对领导出差服务进行规范。4.设计原则4.1针对性：此方案以北大青鸟体系培训计划为基础，根据新途中心主管级以上人员进行设计。4.2规范性：参考《办公室实务》一书中差旅制度的内容及公司有关规章制度，制定规范的流程来为领导差旅提供服务。4.3可操作性：差旅服务方案从领导差旅的准备、计划、日程表及差旅报销等方面进行设计，为领导出行提供一个切实适用的可行性操作方案。4.4效益性：出差前做好差旅计划，能够节约领导的时间成本，并且可以节约一定的经济成本。5.设计的总体思路实施新制度确定方案设计选题实施新制度确定方案设计选题收集反馈信息并加以改正收集反馈信息并加以改正拟定新方案设计收集现有差旅制度拟定新方案设计收集现有差旅制度整理、构思与设计了解目前差旅状况整理、构思与设计了解目前差旅状况6.设计过程与主管沟通，收集之前的差旅制度等相关资料。2016年1月5日，和渠道主管进行了一次沟通，并查阅了渠道部门的差旅制度，制度内容非常简单，相当于一个报销制度规范加上相关注意事项，而且渠道主管和普通渠道专员用的是同一个制度。这样的制度实施起来会有很多的不足，很有必要制定一个完善的领导差旅服务制度，为领导层差旅活动提供服务。2、与相关领导沟通，了解目前单位差旅制度实施情况。2016年1月15日，经过一段时间的整理，理顺了自己的思路，并且将自己的想法和行政主管进行了沟通。沟通中了解到，整个公司除了渠道部，其他部门都没有规范差旅活动的制度。行政主管很支持本人将领导差旅服务形成一个规范的制度。3、结合单位实际情况，完成毕业设计方案。2016年1月20，整理收集好的资料，结合公司目前的情况，对自己选题的目的、任务、设计思路等方面进行整理，完成毕业设计方案。4、完成并实施单位差旅新制度；通过前期的观察以及和相关领导的交流，对公司目前的差旅情况有了了解，2016年3月1日，开始查阅相关书籍，明确制定差旅服务方案的思路。此方案主要参考了《办公室实务》中的差旅服务模块、北大青鸟历年培训计划等材料。5、完成单位领导差旅服务方案及毕业设计说明书。2016年4月4日，完成了领导差旅服务方案，并开始毕业设计说明书的写作。领导差旅服务方案目前正在公司试实施，近期没有各部门领导出差需求，所以制度的相关规定还没有得到反馈信息。在制度正式实行之后，第一时间与负责人及出差领导联系，发现制度存在的不足，并及时做好完善制度。7.方案设计主要方法7.1文献法：上网查找北大青鸟历年培训计划进行参考；7.2观察法：观察实习期间各部门主管及以上人员出差情况作为参考；7.3访谈法：与行政主管沟通，了解目前领导出差情况，以及确定领导差旅服务的负责人；7.4比较法：与市场部普通员工的差旅制度进行对比，制定领导层的差旅服务制度；7.4归纳分析法：将收集好的资料分类整理，分析并制定适合新途的领导差旅服务方案。8.方案设计要点8.1差旅前的准备接到相关领导出差的通知后，根据出差领导的个人特点及出差内容、地点进行准备。如：选择交通方式、预定房间、准备文件资料等。行政在准备的过程中应制定两套以上的方案供领导选择。8.2制定差旅计划差旅计划是出差领导能否顺利完成工作任务的重要前提，根据公司差旅费用、交通、住宿标准的有关规定，制定出详细的差旅计划。差旅计划应包括以下内容：项目内容时间（出发、返回的时间，公务活动时间，就餐时间，休息时间）地点（差旅地道地点，公务活动地点，食宿地点）交通工具（出发、返回及公务活动期间使用的交通工具）具体事项（公务活动的具体内容，如：培训、会议、交流等，并标明每一项活动的预算经费）备注（记录相关注意事项，如相关资料、文件，当地天气，当地联系人等）制定好计划之后应及时和领导沟通，对相应细节进行调整。8.3制定日程表行政部安排完订票、订房的工作后，就应着手制定日程表。日程表中的主要项目内容应该要比差旅计划更详细，按照时间顺序编排，调理应分明。时间安排不能过紧或过松，要考虑领导的实际情况，时间上要留有余地。长沙—某地××××年×月×日—×月×日×月×日星期×上午×时×××××（行程及注意事项）×时××××××时×××××下午×时××××××时×××××此表格需明确具体时间、具体事项及注意事项等内容，让领导对行程一目了然。8.4报销差旅费领导出差回来后，行政部要代替领导报销差旅费用。行政人员应将领导所有出差票据整理好，按财务部制定的单据格式填好，将所有单据按财务部的规定贴在出差报销单后面。然后将报销单上交领导签字，再由财务部门审核签字。报销时按照出差钱预借金额和出差发生的实际费用的差额，多退少补。8.5组织安排学习领导出差回来后，行政部应主动和领导交流，询问是否需要向领导所在部门其他成员传达相关信息。若需要，行政部应组织安排相关人员进行培训、学习。9.拟解决的主要问题中心目前没有拟定差旅服务制度，希望这套方案能够为领导差旅提供良好的服务，并解决下列问题：领导差旅流程的规范性；领导出差前后工作的衔接；差旅过程的时间、经济成本控制。10.效果评估通过实施本差旅服务方案，预期能真正解决领导差旅服务工作中存在的问题，规范差旅制度，解决领导差旅前后及差旅过程中的后顾之忧，能够从领导层面树立新途中心的公众形象，展现新途中心管理的规范性，从而提高新途中心的美誉度，为招生工作奠定一定的基础。除此之外，还希望达到下列效果：节约新途中心5%的差旅成本；提高新途中心的领导差旅活动效率。为做好效果评估工作，拟采用观察法、访谈法、目标管理法等进行评估。此差旅制度完成后，在新途中心试拟实施一个季度，总结归纳出存在的不足，再做出针对性的调整。11.结论本方案为长沙新途北大青鸟建立了一个相对较为完善的领导差旅服务制度，将在一定程度上实现差旅制度的规范性。新途目前还处于发展阶段，还有很多细节的地方没有做得很完善，所以非常有必要制定相应的文件，来规范员工的行为。本制度主要是针对领导层设计的，身边的领导都做好了，制度也规范了，员工自然而然也会去规范自身的行为。当然，制度暂时还未真实实施，在实施的过程中可能会出现相关人员不配合的现象，这还需要前期进行相应的沟通协调。参考文献[1]黄海.办公室实务，电子工业出版社.2012.[2]北大青鸟总部培训计划.[3]北大青鸟新途中心领导人员结构.[4]北大青鸟新途中心财务报账制度.致谢这次方案设计，相当于我学生时代的最后一次作业。感谢我的指导老师黄海老师。从还没出学校开始，就一直给我鼓励。不管多忙，都会及时回复消息，甚至春节假期都在为我们修改毕业设计方案，因为我是在春节期间收到黄老师发过来的毕业设计修改稿的。当然，还有授予我知识让我成长的其他的各位老师。在我入职前，市场部及咨询部人员刚出差回来，所以我错过了一个感受新途目前出差状况的机会。本来安排我1月份随市场人员出差一次，由于时间紧迫，我本职工作的培训任务还很多，所以又没有出差的机会。错失了两次体验的机会，所以在这之后和同事之间交流，我总是会有意无意的去询问之前这里相关的出差的事情，同事们也都很耐心的告诉我。很感谢同事们给我提供的一下资料，尤其是市场部主管肖主任，当知道我的毕业选题和差旅有关的时候，第一时间把市场部最近的差旅情况发给了我。入职以来，不断的培训，然后开始接新量，春季班招生，回访，再加上中心内部的一系列事情，我们部门一共7个人，都忙得晕头转向了，同事们知道我还有学校的事情要处理，帮我处理了不少工作上的事情。虽然从一开始到这里很不适应，同事们的宽容、理解和帮助，让我在短时间内成长了很多。很庆幸刚入职场的第一份工作就遇到了这么优秀的团队，不管是什么情况都相互协作。感谢，感恩。附录1：《毕业设计任务书》毕业设计任务书学院文化传播学院专业文秘班级1331学生姓名徐小洁学号1324023107指导教师(学校/企业)黄海黄丹毕业设计题目长沙新途·北大青鸟领导差旅服务方案毕业设计类型方案设计设计目标通过本次毕业设计，修订长沙新途·北大青鸟的差旅制度，完成领导差旅服务方案，一步完善实习单位的管理制度。主要任务收集实习单位差旅制度等相关资料；2、了解机构目前出差情况；3、拟订毕业设计方案；4、拟定单位差旅新制度，与之前制度进行对比；5、通过实施新制度，找出解决的问题；6、完成单位领导差旅服务方案及毕业设计说明书。实现步骤和方法1、与主管沟通，收集之前的差旅制度等相关资料；文献法、访谈法。2、与相关领导沟通，了解目前单位差旅制度实施情况；访谈法。3、结合单位实际情况，完成毕业设计方案；观察法、文献法。4、完成并实施单位差旅新制度；比较法、归纳分析法。5、完成单位领导差旅服务方案及毕业设计说明书；综合法、归纳分析法。四、时间安排序号任务开始时间结束时间阶段成果1收集原本差旅制度2015.12.302016.01.052016.01.04收集完毕2了解目前出差情况2016.01.072016.01.20制度实施状况3对服务方案进行设计2016.01.252016.02.25完成毕业设计方案4完成新制度2016.02.272016.02.29完成新制度5与之前制度进行对比2016.03.022016.03.10调整差旅制度6实施新制度2016.03.152016.04.15发现存在的问题7完成毕业设计2016.04.162016.04.25服务方案及设计说明书五、预期成果1、2016.2.25完成毕业设计方案2、2016.3.25完成毕业设计说明书3、2016.4.25成果报告书指导教师签名(学校/企业)年月日教研室审核年月日注：本表一式两份，一份院部留存，一份发学生教务处制附录2：《毕业设计方案》毕业设计方案学院文化传播学院专业文秘班级1331学生姓名徐小洁学号1324023107指导教师(学校/企业)黄海黄丹毕业设计题目长沙新途·北大青鸟领导差旅服务方案毕业设计类型方案设计一、选题的依据与意义长沙新途·北大青鸟为北大青鸟APTECH湖南分中心之一，为及时了解总部的最新资讯,中心各部门负责人需按时参加北大青鸟总部培训。目前长沙新途·北大青鸟的差旅制度仅针对市场人员，领导差旅并无完善的制度，因此需要有一个制度规范，做到出差规范化，为新途中心节省时间、经济成本。二、目标和任务通过本次毕业设计，修订长沙新途·北大青鸟的差旅制度，完成领导差旅服务方案，进一步完善实习单位的管理制度。为中心各领导出差节省成本实现新途中心差旅制度的规范化。三、设计思路用文献法和访谈法，收集新途中心现有的差旅制度。用访谈法了解新途中心目前差旅制度的事实情况。用观察法和文献法，完成新方案的设计。用比较法和归纳分析法，实施中心差旅新制度，并最终完成毕业设计方案和毕业设计说明书。技术路线1.收集现有差旅制度文件（文献法、访谈法）2.了解出差现状、现有制度的作用（观察法、访谈法）3.设计新方案（参考国家标准、北大青鸟总部标准、新途教育集团标准）4.修改新方案（学校指导老师修改、新途中心指导老师修改）五、工具设备要求1.计算机2.office办公软件技术规范1.国家差旅制度相关细则2.北大青鸟总部差旅制度3.新途教育集团差旅制度七、时间安排序号任务开始时间结束时间阶段成果1收集原本差旅制度2015.12.302016.01.052016.01.04收集完毕2了解目前出差情况2016.01.072016.01.20制度实施状况3对服务方案进行设计2016.01.252016.02.25完成毕业设计方案4完成新制度2016.02.272016.02.29完成新制度5与之前制度进行对比2016.03.022016.03.10调整差旅制度6实施新制度2016.03.152016.04.15发现存在的问题7完成毕业设计2016.04.162016.04.25服务方案及设计说明书预期成果1、毕业设计方案2、毕业设计说明书3、成果报告书指导教师建议毕业设计选题可行，目标和任务很明确，设计思路较清晰，但选题的依据还要更充分的说明清楚。指导教师签名(学校/企业):年月日注：本表一式两份，一份院部留存，一份存学生档案。教务处制附录3：《毕业设计作品》长沙新途·北大青鸟领导差旅服务方案长沙新途·北大青鸟作为北京阿博泰克北大青鸟信息技术有限公司长沙分中心之一，主管级以上领导需经常出差。无论是长期还是短期出差，每次出差前，行政部都要提前为出差领导做好相关的准备。为使领导出差前能减轻工作负担，并能保证出差任务的顺利完成，规范公司领导差旅服务工作的相关规章制度，特拟此服务方案如下。领导差旅情况我校涉及差旅活动的部门有校办、校企合作部、咨询部，各部门主管基本情况如下：部门职务姓名性别年龄出差时间出差地点校办董事长曾稳男294月、12月北京校办校长黄文广男38不定北京就业部主管吴小芳男24不定北京咨询部主管黄丹女284月、11月北京、长沙二、行政部相关工作职责行政部主要负责人事招聘、新员工入职手续、日常考勤、管理办公物品、领导差旅服务、组织大型活动及会议等事务。行政部相关人员基本情况如下：姓名职务性别年龄备注欧建鹏行政主管男29黄娟行政专员女25曾丽行政专员女24领导的差旅服务工作主要由黄娟负责，曾丽协助。三、领导差旅服务内容（一）差旅前的准备工作1、选择交通工具，预定车票。在接到相关领导出差的通知后，行政部应及时按照差旅交通费用标准预定交通工具，预定之后要及时确认和取票，取票后要认真核对姓名及车次。2、预定房间。安排房间除了按照差旅住宿标准，还应及时和相关领导交流。在标准范围内，应最大限度的满足出差领导的要求。3、准备相关文件资料。临行前行政部应列出所需文件清单，请出差领导过目，避免遗漏。一般需携带的文件：名片、本中心资料、笔记本、活动日程表等。文件清单模板如下：文件名称数量备注如：名片40第一次培训会议给各中心XX部主管4、预支差旅费。行政部在领导出差前需在财务处申请预支差旅费。差旅费包括往返及当地交通费、住宿费、餐费等，一般以现金或转账方式预支。（见附件1）制定差旅计划差旅计划是出差领导能否顺利完成工作任务的重要前提，根据公司差旅费用、交通、住宿标准的有关规定，制定出详细的差旅计划。差旅计划应包括以下内容：项目内容时间（出发、返回的时间，公务活动时间，就餐时间，休息时间）地点（差旅地道地点，公务活动地点，食宿地点）交通工具（出发、返回及公务活动期间使用的交通工具）具体事项（公务活动的具体内容，如：培训、会议、交流等，并标明每一项活动的预算经费）备注（记录相关注意事项，如相关资料、文件，当地天气，当地联系人等）制定日程表行政部安排完订票、订房的工作后，就应着手制定日程表。日程表中的主要项目内容应该要比差旅计划更详细，按照时间顺序编排，调理应分明。时间安排不能过紧或过松，要考虑领导的实际情况，时间上要留有余地。长沙—某地××××年×月×日—×月×日×月×日星期×上午×时×××××（行程及注意事项）×时××××××时×××××下午×时××××××时×××××（四）报销差旅费领导出差回来后，行政部要代替领导报销差旅费用。行政人员应将领导所有出差票据整理好，按财务部制定的单据格式填好，将所有单据按财务部的规定贴在出差报销单后面。然后将报销单上交领导签字，再由财务部门审核签字。报销时按照出差钱预借金额和出差发生的实际费用的差额，多退少补。（见附件2）出差人申请财务审核行政部核对出差人申请财务审核行政部核对三日内结清费用财务复核校长签字三日内结清费用财务复核校长签字（五）组织安排学习领导出差回来后，行政部应主动和领导交流，询问是否需要向领导所在部门其他成员传达相关信息。若需要，行政部应组织安排相关人员进行培训、学习。做好领导差旅服务的工作要求1、明确岗位职责，尊重领导意图，熟悉单位出差规定；2、了解差旅地交通、宾客环境及差旅线路情况；3、制定详细的差旅计划，协助领导做好差旅报账事宜。4、差旅服务工作认真负责，严谨细致。附件：1.《长沙新途·北大青鸟差旅费用标准》2.《长沙新途·北大青鸟差旅报销标准》长沙新途·北大青鸟2016年3月5日附件1：长沙新途·北大青鸟差旅费用标准为规范长沙新途·北大青鸟各员工出差消费情况，特制定此费用标准如下：标准（一）类别住宿备注北京、上海、深圳每天费用标准省级城市每天费用标准住地区级城市每天费用标准县级城市1、公司特别安排的活动除外2、对方招待的，公司不予报销；3、两名同性别员工到同一地出差的，住宿费只按一人标准报销董事长不限校长视情况而定副校长600元500元400元300元部门经理/主任400元300元200元150元标准（二）类别北京、上海、深圳每天费用标准省级城市每天费用标准地区级及以下城市每天费用标准备注伙食市内交通伙食市内交通伙食市内交通出差乘坐火车或汽车晚上住宿在车上的，按此标准进行补贴，不计住宿费用。（指火车或汽车到达时间在零晨5:00以后到达出差目的地）董事长不限校长视情况而定副校长120元100元80元部门经理/主任70元50元40元长沙新途·北大青鸟2014年10月27日附件2