电子文件管理及档案数字化

电子文件管理及档案数字化信息化处刘兰娟

主要内容一、电子档案管理二、档案著录规范三、档案数字化技术标准四、电子档案备份体系建设一、电子文件管理1、电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。一、电子文件管理2、电子文件的种类文本文件(t)：文字文件、表格文件等。

通用格式：RTF、XML、TXT格式.图像文件(v)：指用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件。通用格式：JPEG、TIFF格式。图形文件(g)：指采用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件。影像文件（v)：指用视频获得的文件.

通用格式：MPEG、AVI格式。一、电子文件管理2、电子文件的种类声音文件(a)：通用格式：WAV、MP3格式。数据文件(d)：指数据文件及相关辅助文件。超媒体链结文件(0)：指采用WEB技术制作的浏览器文件。

程序文件(p)：指使用的商业或自主开发的系统软件、应用软件。一、电子文件管理3、电子文件的载体类型（1）硬盘：适宜作为在线存储介质。（2）光盘：适于存贮大容量的文件、档案和多媒体信息。一次写入式光盘(CD-R、DVD-R)：适用于电子文件、档案信息的脱机存储

可擦写光盘(CD－RW、DVD-RW)：＊U盘、移动硬盘：不能作为长期保存数据记录的介质。一、电子文件管理4、电子文件的归档（1）实行纸质文件和电子文件双套归档制度。（2）归档要求：齐全完整；真实有效；格式规范；一式三套；保管载体标准统一；经过整理。（3）移交：填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》，登记表一式2份，一份交形成单位，一份自存。二、档案著录规范一、文书档案案卷目录：（适用于传统方式组卷的文书档案）1、全宗号：4位数码，例E036。2、目录号：2位数字，不足添“0”。3、案卷号：，3位数字，不足添“0”。4、档号（案卷级）：全宗号-目录号-案卷号二、档案著录规范5、年度：4位数字。6、题名（案卷级）：是卷内文件名称的概括，最大长度为80个汉字。7、责任者：案卷责任单位。8、文件起止时间：8位数字。例:199801029、控制标识：与卷内目录中最高控制级别一致10、保管期限：永久、长期、短期。二、档案著录规范11、卷内文件份数：卷内实有文件的总件数，直接录入。12、总页数：卷内实有文件的总页数，直接录入。13、备注：注释卷内文件需补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。二、档案著录规范二、文书档案卷内目录：（适用于传统方式组卷的文书档案）1、略。2、页号：为文件所在首页张页号，3位数字，不足前面添“0”占位。3、档号(文件级)：全宗号-目录号-案卷号-页号.4、卷内顺序号：2位数字，不足添“0”占位，以卷内文件排列先后顺次编写的序号。一、档案著录规范5、文件编号：由发文代字+年度+序号三项组成，例如：鞍档发［2003］4号。6、题名（文件级）：即文件标题，最大长度为60个汉字。会议记录标应自拟题名，并外加[]。7、文件所涉人名：涉及任免、奖励、处分、审查、其它（工资表、录用）等人名全部录入。二、档案著录规范8、责任者：文件的发文机关或署名者，最大长度为25个汉字。责任者应按文件录全称。9、文件形成时间：即文件的落款时间。8位数字，不足添“0”占位。10、密级：未满30年的档案，按文件原有密级选择著录，无密级的不标注。二、档案著录规范11、控制标识：（1）会议记录为“控制A”；涉及人的审查、处分为“控制B”；党员和干部报表、统计数字、历次政治运动、本单位不宜对外公开的档案标注“控制C”。（2）未满30年，标“控制”。（3）已满30年的档案无密级又不属于控制A、B、C的标“公开”。12、附件：录入所附带文件题名。二、档案著录规范三、文书档案归档文件目录（适用于新方法整理的文书档案）1、全宗号：4位数码，例E036。2、目录号：2位数字，不足添“0”。3、档号：全宗号－保管期限代码-年度－盒号-件号4、保管期限：著录或选择“永久”、“长期”、“短期”、“30年”、“10年”。5、保管期限代码：著录或选择“Y(永久)”、“C(长期)”、“D(短期)、30（30年）、10（10年），与保管期限相对应”。二、档案著录规范6、分类号：按问题组卷分类的单位，分类号用2位数字表示，例如：党群01、行政02、业务03；按机构组卷分类的单位，分类号用3位数字表示，例如：办公室001、业务处002、教育处003等。7、分类名称：是指分类方案类目的机构（问题）名称，与分类号对应。不分机构（问题）的立档单位此项可空。二、档案著录规范8、件号：4位数字，不足填“0”占位。在分类的最低一级类目内，按文件排列从“0001”开始标注，逐件流水编号。类目与类目之间件号不连编。9、盒号：5位数字，不足填“0”占位。同一保管期限的归档文件从“00001”开始编制一个流水号，按“永久”、“长期”、“短期、30年、10年”形成5个流水盒号。10、页数：每一件归档文件的页数。二、档案著录规范四、照片档案新规则目录：（适用于按《鞍山市〈照片档案管理规范〉实施细则》整理的照片档案）1、册号：在某一全宗某一保管期限内照片册的顺序编号。用3位数字表示，不足添“0”占位。2、张号：照片在一个保管期限下的流水编号。用5位数字表示，不足添“0”占位。二、档案著录规范6、责任者：档案责任单位。7、作者：指照片拍摄者，一般填写个人，必要时可加写单位。8、时间：照片的拍摄时间，8位数字。例如：19980102，时间不详时用数字“0”表示。9、地点：照片的拍摄地点。据实著录。10、密级：按原有密级选择著录，例如：秘密，机密，绝密。无密级的不标注。11、控制标识：分为开放、控制两种。三、档案数字化技术标准

（一）优先数字化对象的确定原则1、社会利用价值较高2、开放档案3、特色档案（二）数字化范围各种载体的永久和长期档案，30年档案。 三、档案数字化技术标准（三）档案整理（2）

1、档案实体整理剔除重份文件，重新编写卷内文件页码.2、拆除装订物去除影响扫描工作的装订物，保证扫描的顺序。三、档案数字化技术标准

3、档案修复破损严重、无法直接进行扫描的档案。4、装订针对传统组卷形成的档案。三、档案数字化技术标准（四）纸质档案数字化

1、扫描设备(3)零边距扫描仪：不适合拆卷，案卷质量较差的档案。虹光零边距FB6350EA3，FBH2200EA4平板扫描仪：纸张状况较差，过薄、过软或超厚的档案。高速扫描仪：纸张状况好的档案。三、档案数字化技术标准2、档案扫描（1）扫描方式：平板或高速（2）扫描存储：彩色扫描，JPEG格式存储。

（3）分辨率：200dpi。三、档案数字化技术标准3、文件存储及命名方式(8.1.4.2.1)（1）文书传统方式组卷文件夹命名为：全宗号/全宗号-目录号/全宗号-目录号-案卷号例如：0005/0005-01/0005-01-001。每份原文的命名规则为：全宗号-目录号-案卷号-页号-流水号例如：0005-01-001-001-001。三、档案数字化技术标准（2）实施的《归档文件整理规则》立卷的档案文件夹命名为：全宗号/全宗号-保管期限代码/全宗号-保管期限代码-盒号例如：0051/0051-Y/0051-Y-00001每份原文的命名规则：全宗号-保管期限代码-年度-盒号-件号-流水号例如：0051-Y-2010-00001-0001-001保管期限代码：Y（永久）、C（长期）、D（短期）、30（30年）、10（10年）三、档案数字化技术标准4、扫描过程：使用ACDSEE9或10软件(1)在获取中选择“从扫描仪”。三、档案数字化技术标准三、档案数字化技术标准(2)事先安装扫描驱动软件，选择“扫描仪”设备→“下一步”三、档案数字化技术标准（2）选择“为每个扫描文档建立图像文件”输出文件格式“jpg(jpeg)”→“下一步”三、档案数字化技术标准（3）“文件名称模板”→“编辑”→输入扫描文件名，以文书档案传统方式为例：“全宗号—目录号—案卷号—页号—流水号”，输入：0003-23-419-001-###，（“###”表示通过软件自动生成的流水号），确定→“开始编号于”设置为1→“建立子文件夹”项为空白→“浏览”，扫描文件所在的文件夹→“下一步”三、档案数字化技术标准（4）图像扫描→彩色正面分辩率(dpi)：200亮度：－10到0，对比度：10－20三、档案数字化技术标准5、图像处理（4.2）图像扫描完成后，使用ACDSEE9相片管理器处理扫描后图片。质量检查、纠偏、去污、裁边处理。

6、根据“卷内目录”，更改“扫描页号”。三、档案数字化技术标准（五）照片档案数字化（5）1、扫描要求：能够按原件1：1比例还原

2、扫描色彩模式：黑白照片－灰度，彩色照片－彩色。3、分辨率：300dpi。4、图像处理：检查、补扫、裁边5、存储格式：TIFF三、档案数字化技术标准6、文件存储及命名方式（5.2.2）（1）照片档案传统方式组卷文件夹命名及层次结构为：全宗号/全宗号-目录号/全宗号-目录号-案卷号例如：0131/0131-01/0131-01-005每份原文的命名规则为：全宗号-目录号-案卷号-照片号例如：0131-01-005-001三、档案数字化技术标准(2)照片新规则整理方式文件夹命名及层次结构为：全宗号/全宗号-保管期限代码/全宗号-保管期限代码-册号例如：0131/0131-Y/0131-Y-005每份原文的命名规则：全宗号-保管期限代码-册号-张号例如：0131-Y-005-00001四、电子档案备份体系建设（一）工作内容1、档案原文存储刻录2、音像档案原文采集刻录（二）工作步骤及技术要求1、硬件准备工作：配备一台微机，一台光盘刻录机，配备一个1T大容量硬盘，一个500G移动硬盘。2、档案原文分类整理：按照每张光盘4.2G的刻录容量，按照光盘刻录顺序分别建文件夹，重新排列和拷贝档案原文。四、电子档案备份体系建设3、制作光盘目录数据文