物业公司组织机构管理制度

物业公司组织机构管理制度1、员工考勤管理制度（1）各工作点上班时间根据实际情况确定；星期天节假日根据工作任务情况安排是否休息；特殊情况由领班请示公司后可临时安排;（2）建立考勤登记表，有专人负责落实，每月送公司作为发放工资和奖金的依据；考勤表不得复写、誊抄、及别人带写，不得涂改、作假，违者除追回损失外，撤销领班员职务、按员工基本工资发放后予以开除！（3）全体人员要按规定时间上下班，无故迟到或早退一次视情罚款十至二十元，当月累计三次即行开除；（4）请假必须写清假条，说明天数和原因，事假每月不得超过三天，否则当月无奖金，超过五天的予以辞退；当月的请假条必须和考勤表一起上报，否则算事假；（5）无故矿工一天扣三十元，旷工两天即行开除！（6）请病假应持医院证明，否则按事假处理；（7）遇有特殊情况，管理人员有权安排加班，无故拒绝一次，扣发当月奖金，拒绝两次者予以辞退！2、员工劳动纪律制度（1）团结同志，培养团队协作精神，不许打人骂人，拉帮结派搞不团结。（2）上班时，着装要整齐，按照公司规定佩带标志胸牌。（3）上班期间，不准会客、闲谈、坐下；不得擅自离开岗位及做与工作无关的事情。（4）按时上下班，不早退，不迟到，未经领导允许不得擅自替班，换班。（5）尽心、尽职，争创一流工作质量，树立“业主至上，服务第一”的思想，为业主提供优质服务。（6）同事之间要互相帮助，互相学习，取长补短，不断提高自身业务素质与专业技能。（7）严格遵守公司制定的各项规章制度。1）聘用合同期间，受聘人员如想解除合同，须提前7日向物业公司提出申请。2）不得随意将本人岗位交给他人，否则在交他人期间出现的一切问题由受聘人承担责任。3）如因病或其他原因不能坚持正常工作，须向公司领导请假，但必须有人代替值班。否则出现漏值，按请假天数扣发当月工资。4）公司定期对在岗情况进行检查评比，对完成任务和在岗情况较为突出的工作人员给予表彰奖励，对完成任务交差，不按标准实施的，按规定给予扣罚。3、管理人员文明服务制度（1）热爱本职工作，努力学习管理技术，提高管理水平，树立“业主至上，服务第一”理念。（2）上班时间统一着装，佩戴工作牌，保持仪表端庄，精神饱满，不得有不雅观的举止。（3）主动向来访业主问好，待人彬彬有礼，端庄大方，解答提 问掌握适度。（4）工作中坚持原则，秉公办事，不徇私情，自觉抵制不正之风，严守法纪，不以权谋私。（5）遵守制度，精简办事程序，团结协作，互相配合，互相监督，按质按量完成本职工作。（6）对业主应热情，遇个别业主无理言行时，做到耐心说服，晓之以理，动之以情，不以恶言相待，不得与业主发生打骂行为。（7）真热情处理甲方来信、来访，积极为他们排忧解难。对甲方的投诉、批评、建议，要及时进行调查处理或向上级汇报。做到事事有着落，件件有回音。不推诿、扯皮、更不允许有打击报复的现象发生。4、员工文明服务制度（1）热爱本职工作：①要树立干好服务工作的职业志向，热爱本职工作。②刻苦学习，不断完善和提高管理和专业技术水平。③待业主如亲人，热情服务，尽职尽责做好工作。（2）文明管理：①仪态端庄：衣着打扮端庄、整洁，给业主有一个美的感觉，使人感到亲切、和蔼。语言谦逊：在接待业主过程中，语言要力求文雅、谦恭准确，务必做到“四个不讲”即：“不讲低级庸俗的头语、不讲脏话、不讲讽刺挖苦话、不讲与管理无关的闲话”。不能取笑人、不能训斥人、不报复人。主动热情：在服务过程中要做到：“两个一样”即：“对待生人与熟人一个样，忙时闲时一个样”。优质服务:对业主负责就是对公司负责，处处应多为业主着想，为业主提供各种便民服务。讲诚信：诚信无欺是公司每一位员工应有的工作作风，也是我们经营管理中职业道德的一个重要内容，为此在工作中要实事求是，做到言而有信，严守信用。5、员工廉洁工作制度（1）在工作中坚持原则，秉公办事，不徇私情。（2）自觉抵制不正之风，严守法纪。（3）不以权谋私，不利用工作之便占公司和业主的便宜。（4）不在上班时间干私活，不用公司通讯设备进行私人活动和聊天等。（5）业余时间，不利用公司机具、材料向业主承揽私活。（6）不乱收费或收费不开收据。（7）不利用工作的特殊性质，对流动、外来人员进行敲诈勒索。（8）不以次充好，弄虚作假，欺骗业主，赚取物价差额。（9）维护公司利益，遵守公司机密。（10）不利用公款拉私人关系请、吃、喝。（11）不挪用、拖欠和侵吞公款。（12）不索取或收受贿赂、好处，要洁身自好。（13）节约用水、用电，不浪费公司用品，坚持勤俭节约。（14）不得利用工作之便，要求享受商业网点提供优惠服务和物 价。（15）不在报销凭据中作假、谎报、多报。（16）不利用工作之便和业主对公司的信任，私下向业主推销产 品，赚取外快。6、对外服务工作管理制度（1）思想面貌：细心、周到，要体现本公司高尚的精神面貌。（2）上班纪律：上班时必须佩戴工作证，以便接受业主、住户 监督。（3）服务质量：根据客户的要求，按质、按量、按时完成，以保证业主、住户满意。在工作中严禁向住户索取财物、吃、拿等不良行为，一经发现，立即作辞退处理，情节严重者还将追究法律责任。（4）工作检查：公司将不定期的进行工作检查，听取业主、住户反映，如业主、住户反映该工作人员不能胜任时，公司通过核实后，将作辞退处理。（5）工作人员如损坏住户财产，视损坏程度，扣奖金或照价赔 偿。（6）凡业主付给的服务费一律交公司，并开具发票，若私自收取小费者，一经发现，扣工资或奖金，情节严重者作辞退处理。7、日常行为规范管理制度（1）着装仪表1）工作或执勤时，必须身着制服，穿皮鞋，佩证上岗，制服不准混穿；2）制服要保持整洁、平整，上岗前皮鞋要擦拭干净，打好领带，戴好帽子，不得敞胸露怀、卷袖子、挽裤腿。（2）行为规范1）上班时间必须精神振作、精力集中，不得袖手、插手、背手；2）站岗时姿态严整，保持立正姿势，不得东摇西晃。不得坐卧、倚靠、打盹、吸烟、与人闲聊、吃东西、看书报、乱打电话和听收、录音机等；3）值班室内时不得躺卧、打盹、看书报、吃零食、下棋、玩弄手机，不得听收、录音机，不得两、三人聊天；4）巡逻中无情况处理时不得进入办公室内，不得边走边玩手机，不得听收、录音机，不得与无关人员闲聊；5）上班人员必须提前十五分钟达到各执勤点，做好交接班手续；不得迟到早退，不得擅自离开岗位；6）值班人员就餐必须在值班室内就餐，不得离开岗位到快餐店就餐；7）不得脱离岗位，按照规定时间、指定地点站岗；8）不得睡觉；9）对甲方要有礼有节，热情受理甲方各种问题，特别是夜间值班，对甲方提出的问题要及时解决，解决不了的作好登记，（3）日常管理1）不得迟到早退，严格按照规定时间站岗或巡逻；2）认真做好交接班，做好值班记录和实物出入登记；3）严格执行对讲机管理规定和警棍使用规定；4）做好本班岗亭的清洁卫生，不得随意张贴、悬挂与堆放与工作无关的物品；5）门岗值班室不得会客。（4）罚则1）违反本规定第一条、第二条（第八点除外）、第三条的记行政批评一次，累计记批评五次以上者作辞退处理；2）违反第二条第八点的，第一次记行政批评一次，第二次记行政警告一次，第三次辞退；3）本守则不尽之处，按《公司管理规定》相关条款执行。8、日常工作管理制度为了进一步加强管理，提高工作效率，强化组织观念，维护正常的劳动、工作秩序，特制定本制度。（1）全体员工必须严格执行公司制定的各项规章制度，按照岗位责任制和具体工作目标，严格履行自己的职责。（2）全体员工必须服从分配，听从安排，对工作不服从分配，经教育仍不能到职到岗的视为旷工处理（按奖惩制度第六条执行）（3）做到按时上下班，不在工作时间内睡觉、打扑克、下棋或干其它与工作无关的私活，违者按奖惩制度第五条执行。（4）严格考勤制度，各物业管理站必须坚持每日签到考勤，考勤员必须认真登记，严禁弄虚作假，违者按奖惩制度第十三条执行。月底汇总，于次月1日报经理审查后交财务科备案，是每月工资发放的主要依据之一。（5）严格坚持请销假制度，做到事前请假事后销假。杜绝不请假或先离岗后请假，违者按旷工处理。（6）对无视公司工作纪律，屡次违反，除按上述规定处理外，将调离其本人工作岗位或待岗学习（经学习仍不能胜任工作，按自动与公司解除劳动合同处理）（7）严禁打架斗殴，聚众闹事。违者除对其批评教育外，按奖惩制度第七条执行。（8）严禁利用工作之便以权谋私，禁止收受用户任何好处，或以权报复，一经发现或接到举报将按奖惩制度第八条执行。（9）除因工作需要，禁止中午喝酒，反对酗酒，不得因喝酒聚会而影响或延误八小时以外的临时性工作和服务要求。（10）水电工要严格执行水电工岗位责任制，水电查抄及费用征收应实事求是，严禁弄虚作假，一经发现将按奖惩制度第十条执行。（11）工作时间定为每天8小时，（法定节假日据情况安排休息）。（12）对业主提出的各种合理性服务要求，在规定范围内的要立即去办，服务范围之外的能办则办，不能办的须做好耐心、的宣传解释工作。禁止出现推诿不管或置之不理，一旦发现或举报反映，则按奖惩制度第十一条执行。（13）业主（或使用人）对收费（含代收费项目）标准提出异议时，要首先向其耐心宣传解释上级的规定和批准的收费标准，直到业主理解和满意为止，遇有极个别业主无理取闹，应及时向领导汇报。9、接待投诉制度（1）实行“首问责任制”，公司每一位员工，无论其部门分工，均有义务接受甲方的任何来访来电、投诉，属于自己职权范围内或能够给予解决的，应当场予以解决；不属于自己职权范围内或不能予以解决的，不得任何理由推托、回避，应将甲方反应的问题当场予以接待，而后转告相应部门。（2）每一位员工都有责任收集来自甲方关于物业管理的看法、建议、意见等。（3）受理投诉时，必须热情接待，主动询问，面带微笑，不得推诿、无理拒绝，并做到一视同仁。（4）当被投诉者受理投诉时，受理者必须如实记录，不得提出回避。（5）对投诉内容要认真记录，及时派人处理或向主管汇报并在24小时内予以解决或答复，做到事事有着落，件件有回音。（6）员工认真做好本职工作，积极为业主提供满意管理服务，减小投诉，把矛盾消灭在投诉之前。（7）对甲方的投诉应及时进行分析总结，对反复出现的问题，应组织有关部门进行深入探讨并找出解决办法，防止重复发生。（8）对投诉要记录，投诉资料要存档。10、交接班管理制度为认真做好岗位的工作交接和清洗设施设备等器材交接，减少因交接不清引起的工作失误及清洗设施设备器材损失，特制定本制度。（1）本班相互转换岗位时，须认真做好岗位交接。（2）接班人须提前15分钟签到上班，接班人未到，交班人不得离岗，否则由此产生的一切后果由交班人负责。（3）接班班长在正点时组织全班人员集合，讲明注意事项，然后各工作人员到各自岗位换班；（4）本班与下班交接时，要将本班工作情况详细交待给下一班，以便下一班开展工作；（5）服务人员交接班时，需认真填写《交接班登记表》，并签名确认，发现问题，交接双方须当面说明，如果交班人离开后，接班人才发现属于上一班的问题，应立即报告领班或部门负责人处理；（6）交接班须正点、守时，非特殊情况，不得超时接班。11、财务管理制度（1）财务管理工作必须在加强宏观控制和微观搞活的基础上，严格执行财经纪律，以提高经济效益，壮大企业经济实力宗旨，财务管理工作要贯彻“勤俭办企业”的方针，勤俭节约，精打细算，在企业经营中制止铺张浪费和一切不必要的开支，降低消耗，增加积累财务机构与会计人员。（2）公司设财务部，财务部主任协助总经理管理好财务会计工作。（3）出纳员不得兼管，会计档案保管和债权债务帐目的登记工作。（4）财会人员都要认真执行岗位责任制，各司其职，互相配合，如实反映和严格监督各项经济活动。记帐、算帐、报帐必须做到手续完备，内容真实，数字准确，帐目清楚，日清月结，近期报帐。（5）财务人员在办理会计事务中，必须坚持原则，照章办事。对于违反财经纪律和财务制度的事项，必须拒绝付款，拒绝报销执行，并及时向总经理报告，资金、现金、费用管理。（6）财务部要加强对资产，资金，现金及费用开支的管理，防止损失，杜绝浪费，良好运用，提高效益。（7）银行帐户必须遵守银行的规定开设和使用，银行帐户只供本单位经营业务收支结算使用，严禁借帐户供外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收。（8）银行帐户的帐号必须保密，非因业务需要不准外泄。（9）银行帐户印鉴的使用实行分管并用制，即财务章由出纳保管，法人代表和会计章由会计保管，不准由一人统一保管使用，印鉴保管人临时出差由其委托他人代管。（10）正常的办公费用开支，必须有正式发票，印章齐全，经手人，部门人签名，经总经理批准后方可报销付款。（11）严格资金使用审批手续，会计人员对一切审批手续不完备的资金使用事项，都有权且必须拒绝办理。否则按规章论处并对该资金的损失负连带赔偿责任。（12）所有办公用具，用品的购置统一由办公室造计划，报经领导批准后方可购置。（13）所有用具必须统一由办公室专人管理，办理登记领用手续，个人领用的办公用品，用具要妥善保管，不得随意丢失和外借其它事项。（14）配合公司业务部门对项目工程的竣工，财务决算进行监督管理。（15）自觉接受上级主管、财政、税务等部门的检查指导，并按其要求不断完善制度，改进工作。12、档案管理制度档案管理制度根据国家和地方有关物业管理法规，提炼形成的物业管理制度，使各管理项目有章可循，有规可依，有据可查，保证各项工作的顺利进行，确保工作目标的全面实现。12.1档案资料的归档管理（1）文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围：凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。1）文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容；2）档案的归档范围：兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容；3）专项档案的归档范围，包括各部、室在专门业务活动中形成的各种档案，如：会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等；4）财务资料由财务部门归档管理。（2）归档要求：1）归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；2）归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；3）归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；4）是传真件的应复印后以复印件归档；5）归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料;6）每类建设工程竣工必须有兼职档案兼职客服管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；7）保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；8）档案题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限；9）文件材料的归档必须办理移交手续；10）声像档案归档要求如下：①归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案；②归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确；③归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物；④归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、时间内容；⑤归档的录音带、录像带必须注明每盘带内录入的内容；⑥归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本或标明备份数据名称及备份时间。（3）归档时间：1）文书档案在第二年上半年内归档；2）建设项目在竣工验收后一个月内归档；3）各项管理工作形成的文件材料，在当年上半年内，要将应当归档的文件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部门归档。（4）归档份数：1）各类文件材料一般归档一式一份；2）重要的和使用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。（5）不归档文件材料的范围：1）重份和无参考利用价值的事务性、临时性文件；2）上级机关任免、奖惩非物业中心工作人员的文件、供参阅的文件材料；3）上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件；4）未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）影印文件的多次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；5）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；6）参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；7）非本单位抄送的不需要办理的文件材料；8）下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件材料。（6）经理要经常对物业中心的文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。12.2档案资料的保管（1）所有档案资料均由物业中心档案室保管，同时建立电子档案库；实行原始档案和电脑数据库存档双轨制。（2）存放档案必须有专用柜、架，档案管理员应编制统一的档 案分类说明书及档案总目录，并按内容、部门、年度、保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号，登记造册、编制目录、分柜保存，以便于管理和查看。业主/物业使用人档案资料的分类原则是组团按柜、每栋按位、每单元按盒、每户按册建挡。（3）必须维护档案的完整性（质量上的完整和数量上的完整）安全性（物质的安全和法律的安全）。（4）底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜；（5）存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盘和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取译制、拷贝；（6）定期每半年进行档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账册相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，经常进行虫害消杀；（7）为保证档案的安全和完善，档案室应随时保持干燥、通风、清洁，并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。（8）声像档案的保管如下:1）按不同类别和载体使用不同的装具，分别排列保存；2）照片档案一般放在相册中，录音带、录像带、磁盘宜放在专用声像档案柜或密封盒中，竖放远离磁场。12.3档案资料借阅和复制管理物业中心所有工作人员都必须严格遵守公司保密制度有关规定，保守公司档案秘密。物业中心所有工作人员都有保护档案权利和义务;经批准授权后都有借阅档案、复制档案的权利。（1）档案资料的借阅1）借阅档案必须向领导审批；2）对业主/物业使用人和管理服务中心、利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅；3）严格档案的出、入室规定：出室必须由具备资格的人员经审批登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，若有破损，立即修复，并按规定追究有关人员责任。档案管理人员应及时收回在外文件，严防文件流失；4）物业中心人员查阅档案，都必须办理登记手续。档案管理员必须将借阅情况存档，同时将其输入电脑中保存；5）在借阅档案时应做到以下几点：①按规定办理登记手续，定期归还，借阅时间不得超过10天，确实因工作需要不能按时归还者，应办理延期手续；②要爱护档案，不得丢失；③所借档案不得随意折叠和拆卸，不得对档案随意更改，涂写。6）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚；7）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任；8）借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录；9）调离本部门的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理 调离手续；10）出差、请长假（半月以上）或辞职者应把所借阅档案及时归 还，每年春节前夕所有外借档案一律归还档案室；11）因工作需要（如档案更改、报废）档案员通知归还档案时，应在24小时内归还，如不及时归还，所造成的后果由借阅人员负责。（2）档案复制管理1）档案复制必须向领导审批；2）档案复制由借阅人员持有关批准到指定复印员处复印；3）未经批准的，复印员一律不得帮其进行复印。12.4电脑化的管理为保证电脑网络系统的正常运行，保证档案资料数据的安全、真实、可靠，采取如下措施进行管理：（1）各主管部门，建立自身的网络管理制度，负责对其所属部门的档案工作实行监督、指导，实行分级管理。（2）档案管理员必须做到档案信息录入化、档案智能检索化、利用光盘实现档案的全文存储。（3）对电脑系统进行定期维护，为不同的操作人员设置不同的授权代码，防止档案资料的流失；定期组织管理人员、使用人员及操作人员进行系统使用及安全信息的培训，制订严格的系统管理规定，随时监督电脑使用人员的执行情况。（4）定期对系统使用人员进行培训最新的安全技术培训，实现安全管理，有效降低网络信息系统的运行风险。（5）对操作和使用人员进行控制，当有授权的员工离职或改变工作岗位时，要及时进行安全系统的更新维护。（6）通过定期将相关系统备份磁盘、配备良好的服务器电源保护等措施确保系统的可靠性和档案资料数据的完整。12.5档案鉴定和销毁（1）档案的鉴定1）档案鉴定工作由物业办公室负责进行，鉴定由物业经理