企业档案知识管理一知识经济时代的档案管理

公司档案知识管理之一：知识经济时代的档案管理现在我们已经进入知识经济时代了，这个时代最主要特点就是“知识”，即以知识为主要的生产资料，以知识为主要的办理手段，以知识含量为主要体现的产品功能和性能。这个时代，处处体现知识的主要价值。而知识从产生到应用，本身是有规律的、有方法的。为了更有效地挖掘和发挥知识的价值，就必须进行知识管理。公司档案，特别是大中型公司的档案也是知识的一大类，怎样在知识经济时代发挥档案知识的作用，这是我们文探讨的问题。1、知识经济时代的几个主要特点知识已成为公司生产力和生产成就的最大体素；知识的根源已经全球化、信息化、多样化过去知识的根源并不丰富和直接，而随着因特网的普及，世界的知识已经融合在网络中，随时随处能够取得和应用；过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图象、语音、图形多种形式表现，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现。知识办理与流传已经网络化过去靠当面培训，靠电视、广播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经牢牢地围绕在我们身边。知识的产权化虽然大量知识已共享，但作为公司竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的公司。公司也正以自己的创新知识获取公司的最大收益。知识管理成为主要的手段，也成为公司的核心管理知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，因为公司的收益增长根源主假如公司掌握了别人不具备的知识(产品技术知识、商业推广知识、高效工艺知识、商业模式知识等)，而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。locaLhOST2、传统档案管理及存在的问题档案管理已经是老话题，能够说从人类有组织以来，档案管理就存在了，但旧时，没有我们现时的技术物质条件，也就没有现时的管理思想。所以对待从前传统档案及问题，我们只能是从现时代的角度。2.1传统档案管理的重点在收集、保留资料，记录“历史”传统档案管理多以发生的人事、事件、过程、记录、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用媒体(主假如纸质或实质)记录下来，并分门别类地寄存在档案室中。这个阶段由于技术手段的限制，管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保留”、“借阅”等工作上。同时特别强调资料的完整性、安全性，所以过去只有少数的人员能借阅。事实上，传统的档案管理起到的最大作用就是记录历史，使得后人在需要的时候等着或引用历史资料时，档案才产生作用。2.2传统档案管原因于历史限制存在很多问题问题一：传统档案收集整理需要大量的专业人才，也需要耗资大量的时间。特别是对大型公司来讲，这个问题特别突出。因为大型公司，档案资料的根源是多方面的，有技术的、有人事的、有财务的、有政策的、有管理的，甚至有设备、设备、工具等的。若要收集上来，就得有特意人员去催办、去委托审查、还要进行编目编册。等档案放到架上，已经成了“历史”，对当时工作没有很大的帮助作用。问题二：传统档案的保留占有较大的空间，还不能保证存量增长的需求特别是大型公司或组织，档案资料经过几十年的积累，已经不勘重担，而现在更是“档案*”,面对如此情况，传统档案管理已经无能为力。问题三：传统档案的借阅必须到档案室现场，还要在书“山”文“海”中捞“针”虽然也有一些索引查阅的工具，但依旧要耗资人们大量的时间去搜寻一份资料。更可能的是这样的资料已被借出他用。在远地工作的人员要查阅档案更是难上加难，无法知足大公司“身”处多地的需要。这也就是过去科研开发、公司规划、文案编写人员效率低下的主要原因。问题四：传统档案的安全性没有可靠的保障因为多是纸质记录，时间长此后，被虫咬、被鼠啃是常有的事，如果只有“孤本”，那便可能难免“绝迹”。此外，还有火情、雨情、盗情等扰乱，致使档案管理人员夜不能眠。3、信息时代档案管理及存在的问题进入信息时代，档案管理有了重要改观。主要的原因就是的技术支持。并且随着技术的改良，管理的思想也在信息化的浪潮中发生了转变。3.1信息时代档案管理的重点在资料保留和查阅由于电子化、信息化手段的应用，档案资料多数能够进行数字化处理，并按数字化文稿进行管理，且以现在的磁盘、光盘存贮量，这已经有效地解决了传统档案管理中存在的“保留”问题，丢掉“安全性”问题，还解决了“借阅难”的问题。这个阶段，由于信息管理思想的影响，管理的重点就在“数字化”上了。考虑得最多的是将原档案、现档案电子化、数字化存贮、查阅。这确实保障了档案资料不断增长的需要，加快了收集、整理、成册的步伐，也保证了随时随处查阅的要求，但并没有脱离传统档案管理的程式，也没有解决过去的“收集”“整理”中存在的问题。3.2信息时代档案管原因于“信息管理”思想的限制性而存在很多问题信息时代档案管理首先是把档案全当作信息，按照信息的“收集、编号、存贮、查问”进行管理，这就带来以下问题：问题一、收集整理依旧是档案管理者的事，这需要大量的专业人才，也需耗资大量的时间。与传统档案管理同样，档案得不到实时地、实时地应用。等整理编号完成，已经成为“历史”。而还有更严重的问题，即信息管理人员、档案管理人员不具整理的能力，致使档案规范化的质量受到影响。分类方法，最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯，致使需要的人找不到，或很难找到与工作实际有关的信息。因为实际工作的人员，他们并不是档案管理者，他们不知道档案的编目分类方法(其实也不必知道)，他们查找起来就显得特别麻烦。如果第一次找不到、第二次找又很麻烦，此后就不去找了。事实上，这也是众多档案管理实施信息化此后的现状。最后，档案信息系统依旧是档案管理者自己的系统。问题三、档案中有信息类、有数据类、也有知识类，它们的管理肯定是不同的，但在信息时代的档案管理中都成了信息，这是不对的。就说知识类的档案，如新收集到的冶炼工艺方法，它是知识，是随实践变化的，需要在实践中优化、提高、创新，那它就要实时地送到其余地方去应用、实践、查验，并再修正、存入系统，周而复始，获得最后的最正确工艺。这个过程决不是采用信息管理方式能做到的。问题四：信息时代的档案管理没有真实理解网络化带来的革命那就是网络化把全球联成了地球村。档案管理不再是孤立地由档案管理者办理的事情。因为，档案管理者在信息竞争、知识竞争的强烈状态下，没有能力、也没有时间去响应职工对档案的实时(或实时)需求。只有依赖大家来办理，否则，众人不用再等待档案管理者的结果，已经跑到其它地方去找资料了。长此过去，档案管理信息系统还有什么实际存在的价值。一句话，档案管理的革命性变化是要使大家都成为档案的产生者、办理者、应用者。4、知识经济时代档案管理就是知识资源管理说到知识资源管理，就不得不说一说知识管理。归纳来讲，公司知识管理一方面是管理公司知识，即知识的管理，它经过一定手段把知识的产生、积淀、规范、传达、应用等过程管理起来，使公司职工迅速掌握知识，具备更强的工作能力，并发挥这些能力，促进公司工作质量和效率水平获得提高，进而取得收益。所以说公司知识是公司收益的核心根源，知识管理实际也就是公司核心收益源的管理。另一方面是管理本身要知识化，也即知识地管理，它要求在管理工作中给管理者提供或配备适合的知识，使管理者既有能力、又高效率地展开管理，所以这样的知识管理是管理者工作素质水平的有力保障，也就是公司核心素质的管理。4.1知识资源管理正成为公司管理的核心之一从上述知识管理看到其作为公司的核心管理的作用和意义。而公司知识大概上分为显性和隐性两大类知识。显性知识就是已经记录下来、能看、能听或能读的知识；隐性知识是存在于大脑中、行为中、数据中，未被记录下来的知识。所谓知识资源狭义上的定义就是显性知识。知识资源管理，也就是显性知识的管理。自然，显性知识也是从隐性知识转变而来的。正如前述，知识资源管理既然是知识管理的一重要组成部分，它自然是公司管理的核心之一。并且能够说，知识资源关于公司、组织来讲，现实感觉是最需要管理的，因为它们已经是、或大部份已经是公司的经营成果，它们代表了公司现实的知识财产，所以说，知识资源的管理其实质是对公司核心知识财产的管理。4.2知识资源管理须遵照知识管理的规律所谓知识管理的规律，就是推动知识运动的规律。公司的知识管理符合下面的模型。能够看到知识资源管理也要经历了这个管理运动的过程；并且在公司中更有如下特点：产“生者”是公司各类工作岗位上的职工；沉“淀”在公司的环境中，供大家共享；规“范”(优化)是全体参与者共同的事，也必须经过大家形成共鸣，并经过专家加以确认；应“用”到工作中，支持需要它的职工进行实际工作，是知识资源管理的最主要目标；创“新”知识，是集体的创新，是让集体系统地、规模地改变工作的方式、方法，进而使公司工作步入新的境界4.3档案知识管理必定上涨到知识资源管理档案知识是典型的显性知识，并且是经过一定规范化办理(格式化编目、编号)的显性知识，自然也是知识资源。当我们认识到档案知识是知识资源，那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。4.3.1档案知识管理上涨到知识资源管理是完全可能的因为档案知识是知识资源，且是规范化办理后的知识资源。按照知识资源的管理过程，它还将“应用”到工作中，并“创新”知识、“创新”工作，这才切合档案知识管理的规律，也才能“生存”下去，否则档案知识管理就会很快走到尽头。4.3.2档案管理上涨到知识资源管理也是现实必需的因为经过上涨，档案知识不在被当作信息，不再按信息管理的规律去管理，由此就能避开信息时代档案管理的问题。详细一些：经过大家参与，形成共鸣的知识资源“规范”(优化)办理，防止了过去收集整理只是档案管理者的事；(2)经过支持实际工作，知识资源联合实际分类“应用”，解决了过去“按档案方法分类，不确实际”的问题，也解决了“档案知识不能实时或实时应用”的问题(3)档案知识管理真实按知识管理的方法、手段来进行，防止了“知识类档案”还按照信息类档案进行办理的错误方式。理既是可能的，也是必要的，所以说是必定的。4.3.3知识资源管理还将给公司带来新的价值传统档案管理在公司最大的价值是记录“历史”，而信息时代的档案管理最大价值是使“历史”数字化了。这不是档案管理的本意，而本意都是要促进公司工作更有效益。但过去的档案管理要么是受传统技术条件的束缚，要么是受信息管理思想的束缚，致使管理的本意无法实现。今天到了知识经济时代，思想从头获得认识放，那就是使档案管理走向知识资源管理，这不单给公司带来了档案管理本意的实现，还将带给公司新的价值：知识资源管理将提高决议质量和决议效率我们知道，公司决议者的决议质量和决议效率，一方面取决于他是否充分拥有公司内外的知识和信息，另一方面取决于在他决议中是否具备决策的方法或能力。而这些公司内外的知识与信息、决议的方法多数在公司档案知识与信息中。如果我们按照知识资源的管理方法，实时地把有关的知识信息配置在决议的各个环节，让决议者很快、很实时地获得它们，那么决议的质量就能够保障，决议效率也有了保障。（2）知识资源管理将提高职工学习效率、工作效率，降低人力资源成本权衡职工的学习效率，主要看他是否迅速的进入工作角色，并保证工作质量。做到这一点，最主要的学习是对岗位经验(过去的工作记录，过去的工作成就，过去的工作资料)的学习，而这些岗位经验在哪里？肯定大多都在档案中。职工工作效率也同样主要靠的是岗位经验技术知识对他的支持。所以，搞好知识资源管理，把岗位经验技术知识正确地配置在工作岗位上，那么职工的学习效率、工作效率就会提高。这种提高，实际上意味着