第六章 报表创建

第六章报表的创建和使用信息学院要点6.1

报表简介6.2

报表的建立

6.3

报表的编辑和布局6.4

创建高级报表6.1报表简介报表与窗体都属于用户界面，可以通过在设计视图中添加控件、修改控件属性等方法设计。都可以设置数据源，数据源可以是表、查询或SQL语句。窗体最终显示在屏幕上，而报表还可以打印在纸上。窗体可以与用户进行信息交互，报表没有交互功能。6.1报表概述1．报表的作用（1）打印格式化的数据，报表的格式能够按照用户的需要定制。（2）输出数据库中的原始数据，以及经过组合或汇总的数据，并能对输出的结果进行分组和排序。（3）将数据库中的数据以清单、标签或图表等形式输出。（4）可以转换为PDF、XPS或其他格式的文件。如：2．报表的类型（1）纵栏式报表：一行显示一个字段，字段标题显示在字段的左侧。报表概述（续）2．报表的类型（2）表格式报表：以行、列形式显示记录，一条记录占一行，字段标题显示在每一列的上方。报表概述（续）2．报表的类型（3）图表报表：以图表形式输出记录报表概述（续）2．报表的类型（4）标签报表：是—种特殊类型的报表，可以打印在标签上。报表概述（续）3.报表数据源数据库中的表和查询。罗斯文数据库中的报表、教务管理数据库中的表和查询

报表概述（续）4．报表的视图（1）设计视图：（2）布局视图（3）报表视图（4）打印预览视图报表概述（续）4．报表的视图（1）设计视图：报表的设计视图用于报表的创建和修改，显示的是各种控件的布局。另外，还可以绑定数据源，但并不显示数据源数据。在设计视图中创建报表后，可在报表视图和打印预览视图中查看。报表概述（续）4．报表的视图（2）布局视图在布局视图可以在预览方式下对报表中的元素进行修饰，利用报表布局工具方便快捷地在设计、格式、排列等方面做出调整，以创建符合用户需要的报表形式。报表概述（续）4．报表的视图（3）报表视图：报表视图的最大的特色在于可以对报表中的记录进行筛选、查找，也可以非常方便地对格式进行相关的设置。报表概述（续）4．报表的视图（4)打印预览视图：可以进行报表的页面设置，同时还提供了以不同的显示比例、单页和多页的方式来显示报表；最后还可以将报表以TXT、XLS、PDF、XPS等格式进行输出。报表概述（续）5．报表的组成

默认情况下创建的报表包含有页面页眉、主体、页面页脚3个节，此外还包括有报表页眉、组页眉、组页脚、报表页脚4个节。2.报表中各节的作用报表页眉：常用于显示报表的标题、日期、标志图案等信息。只在第一页的开头打印一次。页面页眉：显示报表中各列数据的标题。每页开头打印一次。组页眉：显示分组信息。每组开头打印一次。主体：显示表或查询中的记录，是报表显示数据的主要区域。每条记录打印一次。组页脚：常用于显示分组的小计信息。每组末尾打印一次页面页脚：常用于显示页码等信息。每页末尾打印一次报表页脚：常用于显示日期或整份报表的总计信息。每份报表末尾打印一次。

6.2报表的创建三种方法：自动创建报表使用空报表使用向导使用设计视图创建图表报表创建标签报表6.2.1自动创建报表基于一个表或查询的报表，可以显示所有的字段和记录。简单，但占用空间太多。例6-1：在“教务管理数据库”利用此方法建立“学生基本情况报表”打开数据表或运行查询【创建】--【报表】组中单击【报表】保存6.2.2使用空报表

使用“空报表“命令可以以所见即所得的方式创建报表。默认情况下使用“空报表”命令时，会自动切换至布局视图，在这种视图模式下比较方便进行格式、排列等方面的设置。例6-2：在“教务管理数据库”利用此方法建立“新学生基本情况报表”【创建】--【报表】组中单击【空报表】选择数据表或查询中的字段并拖至布局视图保存6.2.3使用向导创建报表

当使用“报表向导”创建报表时，会自动提示相关的数据源、选用字段、是否分组、设置排序和报表版式等，根据向导提示可以完成报表设计的大部分基本操作，加快了创建报表的过程。例6-3：在“教务管理数据库”利用此方法建立“学生成绩报表”。【创建】--【报表】组中单击【报表向导】选择数据表或查询选择所需字段设置分组标志和排序标志选择报表布局确定报表名称6.2.4使用设计视图创建报表

使用报表设计视图同样可以创建报表。在报表视图中，可以依照设计者的需求和习惯设计包含的数据源及报表的布局、样式等。例6-4：在“教务管理数据库”利用此方法使用“学生”表、“成绩”表和“课程”表，创建“学生成绩统计报表”【创建】--【报表】组中单击【报表设计】为报表指定记录源添加页眉和页脚添加控件添加分组布局报表保存6.2.5创建图表报表图表报表是一种特殊格式的报表，通过图表的形式反映数据源中数据的关系，使数据浏览更直观、更形象。例6-5：在“教务管理数据库”使用“学生”表创建“学生基本情况统计图表报表”。【创建】--【报表】组中单击【报表设计】单击“图表”按钮，并在报表的“主体”节中放置控件选择数据源和字段选择图形类型图形布局保存6.2.6创建标签报表

通过已有的数据源，利用标签报表的独特性，可以方便地创建大量标签式的信息报表。例6-6：在“教务管理数据库”利用此方法使用“学生”表创建“学生证标签”报表。选择数据表或查询【创建】--【报表】组中单击【标签】设置标签的尺寸设置标签中文本的格式选择标签所用字段

布局标签确定标签名称并保存6.3报表的编辑和布局

一般情况下，可以采用报表向导的方式创建报表，但这样的报表在某种程度上不能完全满足用户的需求，这时可以使用报表设计视图进行修改，使其尽善尽美。编辑报表的主要操作有：设置报表格式、添加背景图案、页码及时间日期等。6.3.1设置报表格式

报表创建完成后，可以根据所选内容，进行关于字体、显示格式、背景、控件格式等方面进行设置。选择要编辑的报表打开设计视图选择要编辑的对象设置格式保存6.3.2添加背景图案

添加背景图案可以增加报表的美观效果。例6-7：在“教务管理数据库”给“学生证标签”报表增加背景图案并以“新学生证标签”命名报表。选择要编辑的报表打开设计视图报表属性设置另存为6.3.3使用分页符强制分页

在报表中，可以在某一节中使用分页控制符来标志要另起一页的位置。例6-8：在“教务管理数据库”中复制“学生成绩统计报表”为“分页打印学生成绩统计报表”报表并设计。选择要编辑的报表另存为打开设计视图【设计】--【控件】组中单击【插入分页符】按钮。选择报表中需要设置分页符的位置然后单击。6.3.4

添加页码例6-9：在“教务管理数据库”中给“分页打印学生成绩统计报表”的报表，添加页码。选择要编辑的报表打开设计视图【设计】--【页眉/页脚】组中单击【页码】按钮。设置页码格式和位置以及对齐方式保存6.3.5

添加日期和时间例6-10：在“教务管理数据库”中给“分页打印学生成绩统计报表”的报表，添加报表打印日期为系统日期。选择要编辑的报表打开设计视图【设计】--【页眉/页脚】组中单击【日期和时间】按钮。设置日期和时间格式保存6.3.6

使用节

报表中的内容是以节划分的。每一个节都有其特定的作用，而且按照一定的顺序输出在页面及报表上。在设计视图中，节代表各个不同的带区，每一节只能被指定一次。在打印报表中，某些节可以指定多次，可通过放置控件来确定在节中显示内容的位置。

在Access中，使用报表设计视图同样可以创建报表和修改已有的报表。在报表设计视图中，可以按照设计者的需求和习惯设计包含的数据源及报表的布局、样式和增加计算统计结果。6.3.6

使用节例6-11：在“教务管理数据库”中给“分页打印学生成绩统计报表”的报表，添加所有学生的平均成绩。选择要编辑的报表打开设计视图单击工具箱中文本框。如果要计算一组记录的值，将文本框加到组页眉/脚，如果是对所有记录的计算，则加到报表的页面/页脚。在文本框中输入要使用的函数。6.4创建高级报表多列报表子报表报表中的统计6.4.1多列报表

由于单列报表信息量太少，不需要太宽的纸张，为了降低浪费，可以在一个页面中打印多列，这类报表就是多列报表。

例6-12：在“教务管理数据库”中使用“学生”表，创建两列报表“学生基本情况”。利用各种方法建立单列报表打开设计视图单击“报表设计工具/页面设置”组中的“页面设置”按钮。根据需要设置相应的列数。如果设计不能满足要求，则在设计视图中调整报表的主体节的控件。6.4.2子报表的创建与链接

子报表是建立在其他报表中的报表，此时将其他报表称为主报表。在主报表中创建的报表称为子报表。主报表与子报表之间往往存在链接关系。子报表的数据可以是表、查询、窗体、报表等数据库对象。

例6-13：在“教务管理数据库”中创建一个“学生基本信息”报表，包含“学生”表中的“学号”、“姓名”、“性别”、“院系”字段，插入子报表，内容为“成绩”表的“课程号”和“成绩”。6.4.2子报表的创建与链接利用各种方法建立单列报表打开设计视图【设计】--【控件】组中单击【子报表】按钮，添加控件至主体节。单击“属性表”按钮，在“属性表”面板的“数据”选项卡下将“源对象”设置为“表.成绩”保存6.4.3报表中的统计运算

例6-14：在“教务管理数据库”中，创建一个“学生统计分组报表”报表，要求将学生信息按照姓氏、出生年份进行分组，并统计出各姓氏各年龄段人数和总人数。使用各种方法为数据表创建报表。选择“分组和排序”命令，打开“分组、排序和汇总”面板。进行设置和汇总。在组页眉中添加文本框控件，设置“控件来源”属性。再选择“分组和排序”命令，打开“分组、排序和汇总”面板。再设置和汇总。再在组页眉中添加文本框控件，设置“控件来源”属性。组页脚中添加文本框控件，设置“控件来源”属性。再在组页脚中添加标签。单击“打印预览”按钮，观察设计效果。将位置进行适当的调整。保存6.4.3报表中的统计运算6.4.3报表中的统计运算

例6-15：在“教务管理数据库”中，创建一个“学生成绩统计分组报表”报表，要求统计出各院系的总人数和每个学生的平均成绩。使用各种方法为查询创建报表选择“分组和排序”命令，打开“分组、排序和汇总”面板。进行设置和汇总。在组页眉和页脚中添加文本框控件，设置“控件来源”属性。使用各种方法为数据表创建一个报表。选择“分组和排序”命令，