别让猴子跳回你背上

別讓猴子跳回你背上管理者的時間管理老闆佔用的時間組織佔用的時間自己佔用的時間部屬佔用的時間自己可支配的時間外界佔用的時間兩難的困境服從：老闆佔用的時間一致性：組織佔用的時間創新：自己可支配的時間因應之道：減少部屬佔用的時間,增加自己可支配時間2023/2/41講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上猴子與馴猴師猴子：雙方談話結束後的下一個步驟。不是問題、專案或計畫,而是解決問題、進行專案或計畫的下一個步驟、下一個措施、下一個行動猴子只是問題、專案、計畫中的一部份,且是最接近現在的那一部份整個問題、專案或計畫不能只屬於部屬,但猴子卻應該儘可能交給部屬誰有猴子：每隻猴子都應該有人負責解決或執行,另外也要有人負責監督,負責解決或執行的人就是擁有猴子的人往上爬升的猴子會產生部屬佔用的時間2023/2/42講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上安肯自由量表(5)獨立行動,例行性報告(最高層級)(4)行動,但須立即請示(意味著報告頻率超過例行程度)(3)提出建議,按照裁示的結果行動(2)請示要做什麼(1)等待指示(最低層級)協助部屬往更高層級提升,是管理者的責任,同時也能使管理者、部屬及組織三贏2023/2/43講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上猴子向上爬升的例子情境一：讓我想一下部屬告訴你：『我們遇到了問題』,出於那些原因你會聽他訴說並且想一想,以設法為他解決問題？此一情境會有那些可能的發展及結果？在這過程中,猴子最初在誰身上？結果又跑到誰身上了？當猴子爬到你身上時,你也同時成了你部屬的部屬當你為提高效率或設法為部屬解決問題,而讓猴子跳到自己身上時,你變成了執行者,部屬變成監督者,因為部屬會詢問你事情進行得如何了？有了決定沒？形成一種「逆向管理」的情境情境二：給我一份會議記錄部屬用電子郵件或書面方式給了你一份報告或會議記錄,接下來會有那些可能的情況出現？各種情況下猴子如何跳動？2023/2/44講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上猴子向上爬升的例子情境三：讓我知道我可以幫上什麼忙出於對部屬的關懷,你主動表示要幫些忙,有那些情況會發生？各種情況下猴子如何跳動？還有那些捕捉猴子的工具、地點、情境？誰是猴子的主人你所領導的單位中,誰有權說：『我們』有了問題？到底是誰的問題應由誰來舉證？誰來判定？把原不屬於自己的猴子放回原主人身上,其過程通常很痛苦當部屬帶著問題來找你,你們討論的結論是由你回去想想時,猴子已跳到你身上了。2023/2/45講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上誰是猴子的主人讓部屬知道問題是他的,要他回去想好可行的下一步行動,定個時間來向你報告,猴子就還留在部屬身上讓部屬思考下一步可能的行動,可提升部屬至安肯自由量表第三層級猴子的增加假設你有四個部屬,每人每天讓三隻猴子從他們身上跳到你背上,每隻花你半小時餵食,你得花6個小時處理部屬的問題你用『時間管理』原則,將猴子排定優先順序,但你被老闆、組織、外界佔用了許多時間,所以當天你剩下6隻猴子沒餵食回到家老婆及小孩讓你只能再處理3隻猴子,因此每天你會有3隻猴無法餵食2023/2/46講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上猴子的增加日積月累你會疲於奔命且無法照顧家庭除了把猴子丟回部屬背上,還有那些方法可以解決眼前的困境？在背滿猴子的管理者的組織中,會有那些情況發生？你所待的單位或你所管理的單位是否有類似情形發生？專業馴猴師當你發現你比你的部屬還忙時,千萬不要覺得自己對公司是多麼重要或有多大貢獻,因為你是在幫你的部屬工作,而他們卻正在享受(及依賴)你的幫助部屬每次帶著問題來找你都能得到解決時,只會強化他們的依賴心理2023/2/47講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上專業馴猴師好的管理者必須將部屬佔用的時間設法轉變成自己可支配的時間管理者可支配時間越多,完成具創意的想法與策略性的規劃也越多,這才是公司設置管理人的目的讓猴子回到主人背上當你發現你比你的部屬還忙時,千萬不要覺得自己對公司是多麼重要或有多大貢獻,因為你是在幫你的部屬工作,而他們卻正在享受(及依賴)你的幫助部屬每次帶著問題來找你都能得到解決時,只會強化他們的依賴心理已經跳到你背上的猴子要再放回原主身上是很痛苦的過程,其原因為何？2023/2/48講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上讓猴子回到主人背上假設有隻猴子現在已經在你背上了,但你無法立刻處理,最好的方法是將那隻猴子放到部屬的背上,告訴他們你很忙,請他們代為監管。若第二天你的部屬想將猴子還給你,你應請他再代為照管一下。這樣的互動一直持續下去,在你有空去處理前,很可能你的部屬已不耐這種沒有結論的互動而想出了解決的方法現在誰有任務在身？誰要控制工作進度與內容？這是專業管理者訓練屬的方法對部屬而言,也許這是一隻全新的猴子,他需要有人幫他餵食,通常他來找你求救時,不是在找一個解決方案而找一個問題解決者你可以跟他一起討論,但下一個步驟一定是他負責,亦即猴子紿終在他背上,在下次見面時,仍由他照顧猴子2023/2/49講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上讓猴子回到主人背上每次餵食猴子(與部屬見子聽取他們的進度報告),你可以提供建議或想法,但結束時要約定下次餵食時間,並確認猴子是由部屬帶走當大部份猴子都分配出去後,你有時間優先處理老闆、組織、必要的外界任務,還有剩餘可支配時間,思考屬於你該做的『創新』及『改善』的工作,最後才是看看在部屬身上有沒有需要協助照顧的猴子若過去很多猴子都在你身上,現在你將猴子還給了部屬,會引起他們的不滿,覺得工作過量,覺得主管在混日子推卸工作、獨裁等當猴子都在你身上而部屬們沒什麼事可做,或都在等待你的決定或指示時,他們的感覺是挫折,覺得你無能2023/2/410講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上讓猴子回到主人背上工作過量與工作挫折,獨裁與無能,你選擇何者？事實上你有空創新與改善,有空給予部屬必要的方向指引與指導時,部門內各項工作進展順利,部屬不會在意你是否太輕鬆,很多的工作(只要不超過負荷的極限)反而更能增加部屬的成就感80%以上的員工離職是因為挫折感,因個人因素(求學、結婚等)及外在誘因(挖角等)佔15%以上,不到5%是因工作過量而離職2023/2/411講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上猴子+自由=授權管理者職責之一,讓部屬往安肯自由量表的更高層級發展,如此部屬也越能滿足馬斯洛需求理論中『自我實現』的需求在組織中,我們需要的是能獨當一面,而非事事依賴上司的員工主管肩負二大目標：藉由直接報告,禁止採用第一與第二自由層級,讓部屬無選擇機會,培養其擬定與推銷想法和建議的技巧部屬離開你的辦公室前,雙方對於自由程度、下次會面時間及地點要達到共識禁止第一層級要求部屬作工作內容報告詢問工作進展2023/2/412講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上猴子+自由=授權禁止第二層級每項工作都要設定在層級三、四或五依你在乎的程度、你對部屬能成功完成任務的信心水準來決定所設定的層級每次要求部屬提出至少一項建議自由層級第四及第五層是員工自己爭取來的,非天生的權利成功的推銷自己的想法和建議,並累積成功達成任務的績效,才可能從層級三提升到層級四及層級五協助部屬完成工作與幫他完成工作是不同的。透過問問題的方式,讓部屬學會自己解決問題

2023/2/413講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上餵養猴子的六大規則規則一：確定你的猴子不會活活餓死規則二：決定最大猴群數量當猴子太多而無法全部得到定期餵食,依輕重緩急,只留下你及你的部屬精力能夠照顧的數量,剩下的都射殺掉,而不要讓牠們餓死(餓死代表何種意義？)寧可多殺(何故？)與部屬共同決定下次餵食的時間及餵食的頻率下次餵食時間與餵食頻率決定部屬對猴子重要程度的認知2023/2/414講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上餵養猴子的六大規則規則三：餵養猴子的責任必須落在部屬身上按照餵食進度表上的時間和地點餵食猴子是部屬的責任,主管不必再沿途追逐即將餓死的猴子,胡亂的餵食業餘管理者的走動式管理：走到那管到那業餘管理者餵食猴子：配合走動管理,親自追蹤親自餵食專業管理者的走動式管理：發現問題不立刻分派猴子給責任者,而是將猴子交給直接對你負責的該責任者的主管,並且將問題範圍放大一些,例如原問題是進料區有不良品多日未處理,而你送出的猴子則是『改善進料檢驗區的管理』在餵食時間確認你的直接部屬提出的改善報告是否包含了你要他們改善的項目,若無,告訴他你不滿意,再擇時提改善告2023/2/415講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上餵養猴子的六大規則規則四：毫無進展不能做為重新安排餵食時間的藉口如果有衝突發生,預定餵食猴子的時間可在任何一方的提議下,做出更動,但不被視為延誤;事情毫無進展不能做為重新安排餵食時間的藉口衝突指餵食猴子的代價超過對公司的貢獻時,例如客戶來訪,餵食時間自然應更改沒有進展,仍需依預定時間餵食：(1)請部屬解釋,若有進度，現在會是什麼狀況；(2)現在的情況是什麼?(3)用(1)減去(2)的差異是什麼沒進度也要報告能對部屬造成一定的壓力,下次他會設法多少有些進度不隨便更改餵食時間才能讓部屬保持有進展的習慣職責總是以時間為優先,而非準備就緒2023/2/416講師：韓慶仁別讓猴子跳回你背上餵養猴子的六大規則規則五：避免遭到誤解儘可能以面對面的方式來餵食猴子,否則應透過電話,但儘可能不要用書面文件。備忘錄、電子郵件、傳真和報告可用於餵食過程,但無法取代面對面的對話不應該說：『給我一份會議記錄』或『給我一份報告』,而應該說：『把記錄(或報告)拿來給我看當你在讀報告時,猴子在你身上,但部屬拿著報告來見你時,你可以有機會讓面談結束時,猴子仍在他身上並不是說你不該先看報告,你可以先看報告,但同時約好他帶報告來見你的時間,讓猴子始終背在他身上。如果他的報