自考会议运营管理总复习资料

第一章绪论会议的定义：会议是指三人以上的群体为了探讨问题,沟通信息,获得知识,统一思想等目的中的一个或者数个而在特定的时间聚集在特定的地点,围绕肯定的主题,依据肯定的规则所进行的演讲,发言,讲解,探讨,协商,沟通等行为从而集思广益,达成肯定结论的活动。会议的特征一个可以称作为会议的活动必需具备下列特征：有明确的目的有明确的主题和各种议题有肯定的结果人数不少于三人有主持人遵循肯定的规则是一种短暂性的行为会议的本质属性1，会议的信息性会议的最本质的属性就是信息传递,信息沟通与信息创建功能。2，会议的社会性会议是一种社会活动会议的社会性正是电视会议,会议,网络会议等无法取代一般会议的根本缘由所在。3，会议的积聚性会议会带来人流,信息流,物流和资金流的积聚。ICCA统计国际会议的标准固定性会议至少3个国家轮番实行与会人数至少50人UIA统计国际会议的标准与会人数至少300人。国外人士占与会人数40%以上。与会者来自至少5个国家会期至少3天中国国际会议推展社团组织为国际会议确定的标准：参与会议的国家（含主办国）至少在两国以上与会人数需达50人以上外国与会人数需占与会人数20%以上以年会,展览或嘉奖旅游形式均可。我国的国际会议标准按我国有关文件的规定，国际会议是指来自3个或3个以上的国家和地区（不含港澳台地区）的代表参与,以沟通为主要目的研讨会,报告会,沟通会,论坛以及国际组织的行政会议，而对参与会议的国外代表人数和时间长短没有具体的要求，这就可以认为是我国衡量国际会议的标准。凡参与国家或地区数或来自国外的与会者人数占出席会议总人数的比例达不到国际会议标准的会议均称国内会议。按会议的主办者来划分会议可分为：社团会议企业会议政府会议教化会议会议的作用会议可以传递,沟通并创建信息会议所带来和创建的信息（知识,观念,思想等）首先使会议目的地受益。会议经所在城市或国家的会议产业带来直接收益。会议中心或会议宾馆和会议主办者及直接为会议服务的PCO首先获得直接收益。会议为所在城市或国家的旅游业,商业服务业带来间接收益。会议可能提升会议目的地的知名度。会议可以促进会议目的地的建设和经济发展。会议是社会民主的重要手段。会议可以扶植人们消退隔阂,促进和平。会议可以促进会议目的地社会文明程度的提高。第二章会议市场会议市场：所谓会议市场，是对会议服务企业而言的，指那些主办会议的机构和参与会议的人们所组成的消费群体。依据会议的主办者可以对会议市场进行如下细分：社团会议市场企业会议市场政府会议市场工会会议市场教化会议市场宗教会议市场社团会议市场社团是指具有共同爱好,爱好或目标的人群所组成,为实现成员的共同目标,依据其章程开展活动的非营利性社会团体组织。世界上国际性的社团数不胜数，仅列入UIA出版物《国际组织年鉴》（yearbookofinternationalorganizations）的国际性的社团就达4.9万个。据统计，中国科协系统所属的各个机构每年组织的国内会议就有上万个。对于各种社团来说，会议极其重要，因为会议是其重要的收入来源。社团会议的类型1，年会年会是几乎每个社团不可或缺的会议，它是社团存在的象征，它是会员聚集的方式。典型的年会包括全体会员都可以参与的大会和一些小型会议。很多年会都会与相关的会议附设展览一起实行。展位费是年会收入的重要组成部分。2，地区年会一个全国性的社团在各个地区的分会也会实行年会，只是规模较小，会期较短。3，理事会和委员会会议社团理事会和委员会成员往往定期召开会议，人数视社团大小从10人至200人不等。这种会议不肯定在社团总部所在城市召开，常常在有吸引力的地方（如风景旅游城市,度假胜地,历史文化名城）实行，以激励理事会成员参与。4，专业性会议和专题探讨会这种会议往往须要一个大的会议室和若干个小会议室。5，专题（学术）研讨会议，研修会6，培训课程其他会议社团会议的特点会议举办频率有规律大会筹备时间长会员自愿参与与会者常常带有陪伴人员会议节目内容和社会活动很重要会议主办者事先并不很清晰与会者的具体状况会议地点常常变换会议人数确定得比较晚会议组织者通常不直接与会议供应商接触。社团会议的平均会期社团会议的平均会期最常见的是3天，其次是4天，再次是2天，第四是5天，平均会期1天和超过5天的就很少见了。不管对何种会议，会议室的数量,大小,质量，食品服务质量，可协商的餐饮与房间价格都是社团会议策划者在选择会议中心或宾馆时所考虑的最重要的三大因素。如何找到社团及其会议国际性的社团可以从UIA的出版物或网站中找寻，当然也可以借助Yahoo,Google和百度等搜寻引擎找寻。UIA出版物《国际组织年鉴》（YEAROFINTERNATIONALORGANIZATIONS）是找寻国际性社团的志向去处。中国全国性的社团,跨省（自治区,直辖市）社团以及涉外（港澳台）社团可以从民政部的社团登记处查找。地区性的社团可以通过各地民政部门的社团登记处找寻。也可以通过各类搜寻引擎搜寻。UIA的出版物《国际会议日历》（InternationalCongressCalendar）是找寻国际会议尤其是社团国际会议的重要途径。企业会议的类型新产品推介会这是企业很重要的会议，它直接关系到企业生意的好坏。销售会议企业召开销售会议的目的主要是总结销售工作的阅历教训，鼓舞销售人员的士气，或者为即将实行的新产品发布会作打算。管理睬议培训课程培训会议的人数大多在35人左右，10-20人也较多，一般不超过50人，持续时间1-3天。专业/技术大会股东会议学术的研讨会嘉奖旅行嘉奖会议对会议的地点有着特殊的要求。企业会议的特点会议实行频率多无规律除了年度股东大会,年度销售会议和嘉奖旅游会议的频率较有规律（一般是一年一次）外，其他类型的企业会议基本没有什么规律，主要依据企业须要而定。会议筹备时间较短有关员工心须参与会议会议人数确定早不须要通过促销吸引人们参与没有各种委员会会议组织者事先就了解与会者的具体状况会议资金由企业全额支付。企业会议的会期较多的企业会议（如管理睬议,股东会议）1天就开好了。少数企业会议（如嘉奖旅游会议）可能持续5天甚至更多，但多数企业会议的会期是3天。企业会议策划者在选择会议中心或宾馆时所考虑的最重要的三大因素是：食品服务质量会议室的数量,大小,质量可协商的餐饮与房间价格，与社团会议策划者基本相同，只是前两个因素调换了次序。嘉奖旅游会议策划者在选择会议中心或宾馆时所考虑的最重要的三大因素是：休闲消遣设施当地气候观光景点和文化资源等吸引物，与社团会议策划者和企业其他会议策划者完全不同。如何找到到企业会议查黄页号薄，然后一家一家企业打或上门推销，这或许会找到一些企业会议，但效率太低。最好的方法是让开会的企业来找你。可以在大企业喜爱看的媒体或会展专业媒体上刊登广告或作宣扬。社团会议市场与企业会议市场的比较社团会议和企业会议是会议市场中最重要的两市场。从会议数量来说，企业会议所占的市场份额比社团会议大得多，从会议总人数比较，参与企业会议的总人数也比参与社团会议总人数要多得多。从会议的总花费上来说，社团会议所占的市场份额要比企业会议大得多，前者是后者的一倍还要多，出现这种现象的缘由通常是社团会议的举办时间比较长，会议期间支配的各种活动也比较多。由此可见，对会展公司和会议宾馆来说，争取到一个社团会议比争取到好几个企业会议的收益都要大。教化/探讨机构会议市场通常各个国家的教化机构和探讨机构是紧密相关的，因此不管是二者中的哪一方举办会议，往往都会有另一方的人参与。这个会议市场的消费实力虽然不是很强，但其实行会议的时间却很好，很多是在夏季，正是会议市场的淡季，正好可以补充会议客源。政府会议市场政府会议的类型：代表大会全体大会培训会议询问会政府会议的参与对象政府官员政治活动家官方和半官方组织成员超国家组织（如联合国,世界卫生组织等）政治党派党员工会组织专家,学者政府会议的特点会议筹备时间短会议筹备过程政治色调深厚（如会议地点的选择,会议服务等）会议的目的往往是磋商问题,作决策或传达,贯彻上级指示一般不须要社交节目公款支付会议的费用会议特殊讲究规格宗教会议市场宗教会议市场是一个很好的市场，因为它一般不与社团会议,企业会议或政府会议在时间上发生冲突，由于与会者大多是自费参与，宗教团体对价格很在意，会议策划者往往选择会议淡季或平季,每周中会议中心或宾馆接待会议较少的日子（如周末）召开会议。会议市场的统计分析国际社团联盟对进入其国际大会日历（INTERNATIONALCONGRESSCALENDAR）的与会者涉及180个国家的9400个会议活动进行了统计分析，得出很多有用的数据：统计显示，超过63%的会议之人数在500人以下，这说明那些比较小的会议目的地有很大的机会获得举办的机会。会议的平均会期所统计会议的平均会期是3.8天。会议活动的旺季是9月份,10月份,5月份和6月份，这4个月的会议活动占了全年会议活动总数的50%强。淡季是1月份,2月份和12月份。但12月份和1月份却是中国企业会议的高峰期。人们举办会议的目的树立,提高自己的学术地位促进行业内的信息沟通，跟上不断前进的现代技术保持正确的销售目标培育团队精神激励和嘉奖优秀员工开发人力资源，提高员工素养营利贯彻精神与统一思想沟通,管理和决策10沟通思想，商讨,解决问题，寻求合作。11，公关关系须要12,传播教义13，扩大城市的知名度，树立城市的形象不同类型的会议举办者具有不同的目的，有时，人们召开会议的目的可能同时具有以上两个或数个。人们参与会议的目的了解人们参与会议的目的，对于从事会议工作的人特别重要。因为会议服务与管理工作的主要目标就是扶植与会者实现参与会议的目的。正式目的：进行信息沟通，启迪才智,开拓思路，满足决策须要，谋求集体利益，接受接着教化。非正式目的：显示身份,地位,名望，促进事业发展，寻求职业机会，获得同行承认，与人交往,旅游。第三章会议产品要素会议产品就是指参与者从会议所得到的信息,服务,物质等方面的东西。它属于服务性的产品，与一般的物质性产品有很大的不同。会议主题与议题会议议题是围绕会议主题而设立的一个拟探讨的问题，它是会议主题的具体化。一般来说，一个会议只有一个主题，但议题可以有若干个。大型的会议还可以把议题分为主议题几子议题。选好会议的主题是会议胜利的重要因素，因为会议中全部节目,活动都是紧紧围绕会议主题支配的。拟好会议的议题也很重要，它可以扶植人们更好地探讨问题。会议演讲人会议演讲人是指在会议上演讲,发言,做报告讲话的人。演讲人是会议的的最重要的卖点之一会议的举办者应尽量邀请高级别的会议演讲人到会。主也因为这个缘由，主要或重要的会议演讲人参与会议的注册费应当免除，有些会议也将其参与会议的交通费,住宿费,餐饮费等各种费用都由会议主办者支付。会议演讲人的选择会议演讲人一般由会议主办者选择，大型会议由会议程序委员会选择。选择的途径主要有：选择相关行业和专业方面的专家,权威做会议演讲人。从应征论文中择优选定一些人作为会议演讲人。会议演讲人留意事项：讲话时口与话筒保持30公分的距离不要说得太快支配好发言的内容，遵守会议规定的时间熟识投影仪等会议基本设施,设备提前到达会议场所，作好演讲打算。会议通知假如是国际组织的大型国际会议，筹备时间长达6-8年，一般可发4至5轮公告，目前我国多数会议仅发放两轮通知，在电子商务广泛运用的一些专业，例如计算机和自动化专业，仅仅只发一轮通知。为削减邮寄费用，会议组织者常常利用上一届会议的开会时间，将会议的预通知带到会上散发，即为会议第一轮通知。会议发出的第二轮通知为征文通知书。会议发出的第三轮通知一般为注册通知书。筹备时间仅为两年左右的中小型国际会议一般只发放两轮通知，征文通知即为第一轮通知，注册通知则为第二轮通知。第一轮通知至少应包括以下内容：会议的目的,主题与议题会议的日期会议的地点会议联系途径，如会议秘书处通讯地址,,,E-mail等假如会议只发两轮通知，则，第一轮通知要包含征文公告。第二轮通知假如会议有三轮以上的通知，则，第二轮通知主要是关于论文征集的，所以也叫论文征集通知。论文征集通知书的主要内容有：大会主席的邀请信会议组织机构会议主题与议题征文要求会议初步日程初步旅游线路会议秘书处联系方法重要日期论文摘要表反馈表第三轮通知注册通知书的主要内容有：邀请信组织机构会议主题和学术题目一般信息，如举办城市的介绍,护照和签证,保险,货币,交通会议专业活动会议的核心内容就是进行沟通，因此会议专业活动主要是围围着各种演讲进行的，演讲主要包括三种形式，即大会演讲,分组演讲和张贴演讲。另外，会议专业活动还包括专业参观。大会演讲目前只有借举办国际社团的国际会议时，才最有可能将这些学科带头人邀请到我国来。特邀的大会演讲时间通常定为25分钟，2分钟的回答问题时间。一小时可支配2个演讲。主持人一般应由该学科领域中最有威望的前辈学者担当，也要在最终日程上写明每个大会演讲的主持人的姓名,单位,职务。分组会演讲分组演讲会的报告时间一般为10-15分钟，提问5分钟，一个小时支配3到4位报告人。与会者并不是始终固定在某一个会场。张贴演讲张贴演讲是指会议演讲人把论文张贴在会议现场供与会者观看的演讲形式。确定张贴演讲的原则主要是依据论文作者本人的要求。张贴演讲的时间支配有两种，一种是在张贴演讲数量较少时，可从会议开始到会议闭幕，整个会议期间始终张贴。另一种是在张贴演讲比较多时，可支配几个单元时间，报告作者只能在指定时间,指定地点去张贴自己的论文，到时要自行撤换。不管采纳哪种形式，会议都要支配特地的时间，组织与会人员阅读张贴演讲，届时论文作者要在自己的论文旁，与与会者沟通。专业参观专业参观的目标场所应在会议策划时就选择确定好。选择时肯定要留意与会议的目标和主题亲密相关，并具有较强的代表性。会议场地与会议室会议场地包括：主会场与其他各种大小会议室休息处大厅注册台办公室展览场地存储区会议室的布置会议室布置的基本模式：剧场（礼堂）形这种会议室布置形式就像剧场那样，最前面是主席台，主席台有若干个座位。中空圆（正方,多边）形这种布置模式通常用于会议人数不是很多,规格较高,与会者身份都重要的探讨会，尤其是国际性的探讨会，体现出与会各方同等的身份与地位。其中圆形布置适用于不具有谈判性质的会议，正方形和多边形适用于具有多边会谈或多边谈判性质的会议。中空椭圆（长方）形这种布置形式虽然主席台与与会者桌子紧紧相连，但体现出主次之分，不像中空圆（正方,多边）形那样体现出与会者或与会各方完全同等。董事会长方（椭圆）桌形这种布置形式使与会者之间的距离比较近，可用于召开董事会,管理等类似形式的会议。U形与马蹄形主席台与与会者距离很近，感觉更随意些。主席台在U形或马蹄形开口处上方。同时配有投影屏幕，用于讲解。叠层U形（马蹄形）它可以比单层U形布置形式支配更多的与会者。7，E教室形与U形布置类似，但可以支配更多的与会者。T形与U形布置形式类似，当与会者人数很少时可以实行这种形式。教室形10，宴会形这种布置形式很像实行宴会时的布置形式，很便利进行分组探讨，也显得比较随意，有利于调动与会者参与的主动性。这种布置形式多用于与酒会,饮食结合在一起的会议。11，混合形当上述十种布置形式不能满足会议需求时，可以采纳把不同的布置形式混合在一起的方式来解决这个问题。目前，计算机投影仪已成为了会议运用的主要设备。会务会议印刷品包括：会议内容摘要会议资料汇编最终程序手册和程序指南其他会议印刷品制作和运用会议名卡时留意事项名卡上的字要足够大，使会议平安人员或其他工作人员从很远处就可以看清晰。名卡应选用统一印刷的纸片，厚度应以能在镭射打印机上打印为准。不同类型的人员的名卡最好不用不同的颜色区分。办理住宿预订会议注册费中一般不包含住宿费，与会者住宿需另外付费。与会者住房表大型会议，需打算两种与会者住房表。一种是把全部与会者的名单按肯定的依次（如字母A,B…Z依次）排列，在名字后面写上房间号。另一种是按房间号码依次（101,102……201）排列的住房表，在每个房间后面写上与会者的姓名。目前由于通讯手段的改善，也由于人们留意了个人的隐私，大多数会议不公布与会者提住房表。总账户和个人账户会议组织者在住宿的宾馆可以开设两种账户，一种是总账户，一种是个人账户。餐饮活动餐饮种类早餐茶歇/咖歇会议午餐款待宴会,酒会服务式晚餐自助式晚餐主题宴会会议餐饮活动支配须知餐饮活动与会议预算的关系一般状况下，餐饮活动总是在预算的严格限制下进行的，不能超出预算。明确负责餐饮的人员餐饮活动既然在整个会议中具有重要的作用，会议组织方和会议餐饮服务方都应当指定特地人员负责。餐饮活动预订事项内容应当包括下列内容：日期时间场地形式价格菜单菜单设计留意事项男女有别饮食禁忌饮食养分与健康酒水，预订酒水首先要确定酒水的种类，第二是酒水的付款方式。付款方式通常采纳两种，一种是按实际消费付费，另一种是按餐饮活动价格的比例付费，酒水费用占整个餐费的1/3是常用的比例。预订人数主桌音响设备付款方式签字负责人，餐饮预订单要经过双方负责人的签字，并对双方都具有约束力。社会活动会议的社会活动包括：会议开幕式欢迎款待会欢迎款待会的食品以凉菜为甜品为主，因此有时也称为冷餐款待会。茶歇/咖歇鸡尾酒会体育,休闲活动参观,巡游活动欢送/闭幕宴会会议附设展览支配会议附设展览的作用对会议主办者的好处增加会议收入可以增加预先筹款增加会议产品的价值有助于会议产品的促销，增加参会人数对与会者的好处市场导向，直接接触目标市场可以在短时间内与潜在的顾客进行信息沟通获得向潜在的顾客进行产品展示的机会，从而获得商机可以通过得到的会争论文了解本专业领域内世界上最新技术和将来发展动向参展商还可以了解到同领域竞争者的产品性能和销售方式，以便及时调整自己企业的生产和销售策略。会展附设展览会与商业性展览会的不同观众面不同组织观众所花工夫不同展览主办者收入来源不同商业性展览会主办者的展览收入有来自参展商的展位费和向参观者收取门票费。会议附设展览主办者的展览收入只有来自参展商的展位费，观众参观通常是免费的，主办者没有门票收入。支配会议附设展览项目留意点会议附设展览主题要与会议主题保持一样，与会议的主题亲密相关，并符合会议的总目标。最好交由PEO(PROFESSIONALEXHIBITIONORGANIZATION,专业展览组织者)支配操作。第四章会议供应机构专业会议组织者定义:专业会议组织者英文全称是ProfessionalConferenceOrganization，缩写为PCO，是指通过客户组织,经办会议而攻取收入的专业的会议组织机构。PCO的工作PCO应能为会议供应全方位的服务。这样的好处是会议主办者可将会议只托付给PCO一家来完成，既可简化了机构之间的相互关系，也极大地便利了参与会议的代表。概括起来，PCO在扶植社团组织,企业等机构支配,组织会议时，主要做以下工作：会议的促销宣扬,新闻报道工作各种印刷品的制作支配会议地点和会议地所的选择会议住宿（宾馆）的支配会议餐饮的支配会议预先注册和现场注册工作会议财务管理工作，包括会议预算,会议资金筹措,会议成本限制,会议现金管理等。会议临时员工的聘请和培训,管理工作会议翻译（口译和笔译）人员的支配10，会议技术设备和人员的支配11会议社会活动,学术访问活动的支配12，会议旅行,巡游等活动的支配13，会议附设展览活动的支配14，扶植会议主办机构进行国际会议的审批和申办。15，按我国外事规定帮助参与国际会议的国外代表办理入境签证事宜。16，协调,处理与当地政府机构包括公安,消防和海关等部门的关系。PCO的收费方式：包价式基本费+参会者人头费参会者人头费按小时收费PCO除了依据上述四种方式中的某一种收取会议费用外，还可以从有关会议供应机构那里获得肯定的佣金作为正常收入的补充。会议中心会议中心是一个特地为会议客户供应会议场地,会议设施,设备和会议服务而获得收入的企业。基本会议地场地,设施和服务一个会议中心必需具备下列基本的会议场地,设施和服务：具有固定座位和技术设备的剧场,礼堂式大会会议厅。有各种大小的隔音性强的中小型会议室会议厅,室具有照明,空调等基础设施,设备会议厅,主要会议室拥有话筒,音响,放映设备,投影银幕等必需的会议技术设备。假如是国际会议中心，还须拥有同声翻译设备。拥有大堂和其他公共区域。具有适当的餐饮场地,设施设备和服务实力。有可供会议组织者办公运用的办公室有可以供应水,电,互联网接口的展厅在存放展品的贮存室10有展品装卸场地和设备11，有贵宾休息室12，有足够的停车场其他方面的要求会议组织者对会议中心还有其他方面的要求：良好的可进出性有效的导向系统训练有素的专业会议服务与管理人员四周和旁边有足够的住宿和餐饮场所配套服务设施齐全配有符合标准的平安,消防设施,设备，会议其间有足够的平安保卫人员。会议管理结构会议组织者最盼望宾馆有一个人能帮他协调宾馆的各个部门，为会议供应及时的服务，这个人我们称之为会议经理。这须要会议宾馆在接待会议期间要临时改变管理结构，把平常垂直管理结构变为跨越部门界限,全力协作共同为会议供应高效服务的管理结构。供应会议客户须要的信息会议组织者在选择会议宾馆时须要了解下列状况：每个会议室的面积每个展览场地的平面图会议室的布置形式和相应可以支配的与会人数可以运用的技术设施,设备全部会议场所,设施,设备和服务的价目表专业会议服务员工数量及其服务经验旅行社会议组织者一般都要支配与会者到会议举办地或其旁边参观,巡游风景名胜，这个活动往往是找寻合适的旅行社来合作支配。会议组织者和旅行社谈好会议旅游活动的内容以后，肯定要签订合作协约，明确双方的责任,义务与权利，对双方也是一种约束，以免出现变故影响会议旅游活动的正常进行。交通运输商大型的会议，尤其是大型的国际会议，往往要选择交通运输商作为会议的指定交通运输商。这种做法对会议组织者和指定交通运输商双方都是可以带来收益的，双方可以通过谈判,合作达到双赢的结果。对指定交通运输商的好处会议给其带来大量的客源，提高其交通工具的利率。其名字被放入会议的各种宣扬促销资料中，会议组织者帮其作了免费广告，提高其知名度，树立其在社会公众中的良好形象运用其交通工具的会议参与者都可以列入其客户档案，成为其将来促销对象。对会议组织者的好处可以从指定交通运输商那里获得肯定数量的免费或折扣交通工具运用权。可以通过指定交通运输商的销售网络或交通工具作促销宣扬。翻译公司国际会议所须要的翻译人员有两类四种：第一类是书面翻译人员。第二类是口头翻译人员。口头翻译人员分三种，分别是段落性口头翻译人员，公共同声传译人员和一对一同声传译人员。一般来说书面翻译人员最简单找，一对一同声翻译人员和段落性口译人员也不难找，公共同声传译人员魏难找。兼职翻译人员的来源主要有以下几个：高校中外语专业老师。可以胜任主题比较大众化的国际会议翻译工作，会议主题比较专业时也会感到力不从心。高校其他专业中精通外语的老师。几个专业都有自己的专业词汇和术语，专业外的人很难翻译精确。科研机构中精通外语的科研人员和企事业单位中精通外语的专业人员。科研机构和企事业单位中不乏既精通专业又精通外语的人才。会议局1895年成立的底特律会议局（CB,CONVENTIONBUREAU）是美国第一个会议局，也是世界上第一个会议局。目前我国还没有一个明确的会议开发管理机构。会议局是一个非营利性的组织机构。会议局可以是一个政府机构，也可以是一个非官方机构或半官方机构。会议局的特点：非营利性中立性以会议客户为中心会议局的工作对所在城市或国家的会议业进行行业管理代表所在城市或国家政府参与相关的国际会议组织，加强与各国会议组织机构如国际大会协会的联系。规划,投资和管理所在城市或国家的会议基础设施，塑造会议目的地良好的整体环境。制作所在城市或国家会议业的整体促销宣扬资料，为所在城市或国家的会议业进行整体宣扬促销，展示会议目的地的美妙形象。支持所在城市或国家的会议企业或会议主办者针对潜在的会议参与者的宣扬促销活动。为所在城市或国家争取会议在那里实行。把争取到会议客户介绍给所在城市或国家的PCO,会议中心或其他会议供应商。为外地,国会议客户或PCO供应会议方面的音询问，供应所在城市或国家政府有关规定和流程。扶植外地,国会议客户或PCO预选所在城市或国家的会议场所和会议供应商。10，邀请,组织,扶植外地,国会议客户或PCO到所在城市或国家进行会议地点考察，使其了解当地举办会议的各种状况。11，支持所在城市或国家有关部门或机构进行会议的申办工作。政府政府应当从财政,政策,规定,效率等多方面为会议业的发展供应有力的支持。政府对会议企业进行财政支持的方法：在税收上赐予会议企业以优惠给在本城市,国家召开的会议本身以补助。给带来会议的机构或个人表彰和嘉奖第五章会议的申办活动申办国际社团会议的审批在我国举办国际社团会议和在其他国家举办国际会议有很大的不同，其中最大的区分是对举办国际社团会议的审批。在我举办任何规模的国际社团会议都属于外事活动，必需经有关政府主管部门批准方可进行申办和筹备活动。我国审批国际社团会议的基本要求与程序举办国际社团会议必需办理报批手续举办国际性社团组织会议的机构必需具备肯定的资质。申请举办国际社团会议的程序。举办国际社团会议的申请不得通过多重渠道上报。国际社团会议审批的权限中小型国际社团会议，可由各省,自治区,直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委审批。省,部级以下部门无权批准举办国际会议。国际社团会议审批的时限由省,部级审批的国际会议，一般应提前8至12个月申请审批。需上报国务院批准的国际会议，应提前12个月提出申请报批。需国家财政经费支持，申请报告应在会议举办前一年的3月份以前提出，以便纳入年度支配和预算。国际社团会议的报批程序一，报批前的打算工作向有关政府主管部门办理睬议的报批手续前，要先明确下列打算工作是否完成或条件是否具备：会议的申办者与承办者会议的申办者通常应是会议的主办单位，它应当具备前述举办国际社团会议的资质。会议可以同时由几个单位联合申办，但应由一个单位提交报告，明确其他各个单位所担当的义务和享受的权利，并应有书面的材料备案。会议承办单位是指接受主办单位的托付，负责国际会议某方面具体工作的单位，承办单位可为一个或多个。国际上会议承办单位通常是PCO。我国的专业水平我国的综合国力会议经费平衡国际社团要求会议的承办国能够做到收支平衡。通常国际社团不会为会议供应任何形式的经费，有些国际社团甚至还要求承办国在会议结束后上缴一部分会议的收入。举办城市选择的城市要能满足会议的各种要求，特殊是应有条件优良的会议场所和配套宾馆。举办时间和会期国际社团系列性国际会议的时间一般都固定在每年的5-10月。我国举办国际会议要留意避开“五一”“十一”两个旅游高峰和党代表大会。会议的会期视会议的规模大小而定，一般在4至6天，最好不要超过6天。二，探讨国际社团的有关文件通常有两个文件是最主要的，一是该国际社团的章程，二是举办该社团会议时对东道国的要求。三，办理报批手续国际社团会议申办的打算建立申办机构会议的申办机构应当挂靠主办单位。申办机构通常包括组织委员会,程序委员会和秘书处，还有PCO.2,制定申办支配3，编制申办预算以下是申办会议的主要支出部分：申办文件制作费用出国费用活动费用接待费用其他费用，如人工费用，办公费用和其他一些材料的费用。筹措申办经费申办资金属于风险投资。通常认为会议产业是一个投资回报率很高的产业，但高利润总是伴随着高风险。假如申办活动失败，前期的投资将可能血本无归。因此申办国际社团会议的先期投资就完全属于风险投资，由于投资的高风险性，致使筹集申办会议的资金并不是很简单。另外由于大型国际社团会议的举办规律所致，申办的会议都要等到几年之后才能举办，也就是说几年之后才有可能收回投资。因此筹集申办资金远比会议申办胜利后筹集会议的筹备资金要困难得多。申办活动要有足够的经费申办经费的主要渠道，主要有下面几种：A,行政事业费。目前我国很多机构申办国际会议的费用主要来自事业费。随着我国改革的不断深化，事业单位的转轨改制，事业经费的削减，将会影响我国国际会议的申办活动。B,PCO。会议组织者常常在申办阶段就寻求和PCO的合作，要求他们供应一部分申办资金，承诺会议申办胜利，该PCO为唯一的会议承办单位。PCO会依据阅历来推断会议申办胜利的可能性，确定是否供应这笔风险投资。C,旅游机构国际社团会议的申办报告申办报告的主要内容：邀请信学术内容中国的介绍主办城市的介绍大会会址的具体介绍宾馆的介绍旅游景点,参观,购物点的介绍交通和通讯初步预算除国际社团有特殊的要求，会议预算中的货币一般都选择美元。预算仍由三部分组成：A,会议的收入。会议的收入还应包括会议附设展览会的收入,企业赞助和广告收入三部分。B,会议支出C,预算结果10，组织机构申办报告的制作和提交申办报告的制作参考国际社团组织的修改意见再定稿进行彩色印刷。申办报告的提交确定一个国际社团会议在哪个国家举办通常采纳两种表决方式：第一种是仅由国际社团的理事会表决。另一种方式是先由理事会会初选，然后再由全体代表大会表决。国际社团会议的现场申办现场申办人员的组成通常国际社团对现场申办人员的人数有肯定的规定。申办人员应包括专业人员,会议管理机构的成员,会议中心和宾馆的销售人员以及航空公司的代表。现场申办人员的条件来自各个机构的申办人员都应当特别熟识本行业的工作，特殊是对于理事会关切的一些细微环节问题也都了如指掌。申办人员应当具有较高的英文水平，特殊强调的是应有娴熟的听说实力。申办人员最好参与过类似的申办活动或者在国内经常常有机会参与外事活动。现场申办人员的出国经费现场申办人员的出国经费通常由各个机构自己来担当。现场申办活动一，公关活动探望宴请私下交谈二，参与理事会通常国际社团会议的主办权都是通过国际社团理事会的表决来确定的。理事会的日程比较简单，首先由几个申办国的代表向理事会成员作陈述报告。不同的国际社团采纳不同的方式，有的采纳的是全部申办国都在申办现场，大家面对面地作陈述报告。有的采纳其他申办国都不在理事会现场，只有作陈述报告的那个申办国在场这种背靠背的方式，不管采纳哪种方式，陈述报告作得是否胜利都是特别关键的。陈述报告大多数国际社团规定每个申办国只允许一位代表上台作陈述报告。回答问题在申办报告结束之后，通常要支配5-10分钟的时间，由申办国的代表回答理事会成员提出的各种问题。表决表决的方式或是无记名投票，或是举手表决。企业会议的竞办举办企业会议的程序举办企业会议可以分为五个阶段：即立项,调研,策划,实施和评估阶段。企业会议的竞办过程招标投标开标评标定标中标第六章会议筹备管理会议初期筹备会议组织机构的建立在我国举办重大会议时，由于涉及面广，有时还需中央和地方各部门出面协调和调动各方面的人力,物力和财力，有必要由主办单位牵头协商有关单位和上级主管部门，成立会议的对内领导小组。一般性的会议不用设立对内领导小组。国际组织的国际会议通常按自己的惯例设置各种会议机构。常见的有国际指导委员会,国际询问委员会,国际组织委员会等，通常这些组织都是荣誉性的，不负责具体的会议筹备工作。组织委员会和程序委员会则是大多数会议都应设有的机构。而真正负责会议日常筹备工作的是会议秘书处。秘书处下可设立很多不同的工作小组。制定会议工作支配会议的阶段划分不同的会议组织对各个阶段的叫法也不统一，习惯上把它分为初期筹备阶段,征集论文阶段,代表注册阶段,会议实行阶段和会议善后阶段等五个阶段。论文征集阶段的主要工作（案例题）从市场推广的角度来看，征集论文的活动实质是会议的销售活动，它确定了将来会议的数量和质量。将来此次会议学术水平的凹凸和会议规模的大小，很大程度上取决于论文的征集工作是否胜利。这个阶段经验的时间最长，大型会议一般须要1-2年，中小型会议一般须要半年左右，全部工作主要就是围绕征集会争论文绽开的。代表预先注册阶段的主要工作是围绕编辑和制作会议注册通知书进行的。会议实行期间的组织工作会议实行期间的组织工作主要是组织实施会议的各项专业和社会活动。会议结束后的后续工作会议的后续工作可以从会议的闭幕式结束后开始，始终到会议的全部工作结束为止，这个阶段有时可持续到会议结束后的几个月的时间。开始征集论文的时间大型会议一般应在会议召开的前20个月左右开始启动，中小型会议一般应在会议召开前的1到半年左右开始启动。论文投稿的截止时间大型会议通常是将这个时间定在举办会议的前一年。假如是上半年举办的会议，投稿截止时间可定在前一年的10月份。若是在下半年举办的会议，可放到前一年的年底或当年的年初。论文录用通知书发出的时间一般应在注册通知发放之前或同时发出。注册通知的发放时间寄出的时间最好是在会前6个月以上。预先注册的截止时间为了使会议组织者能够尽早驾驭参与会议的代表人数，每个会议都会设立一个预先注册的截止时间，在这个时间前注册的会议代表的注册费要适当地低一些。预先注册截止日的时间设立应当按会议规模的大小而不同，大型会议的时间可以提前一些，可以订在会前3到4个月。宾馆和旅游预订的截止时间规模在上千人的会议要求截止时间在会前的3到4个月。几百人的会议在会前2个月左右就可以。会争论文征集大型会议一般是在举办前20个月,中小型会议一般应在会议召开前的一到半年左右开始进行论文征集工作。会争论文征集阶段的主要工作包括：一，确定会议的专业内容确定会议主题和相关的议题确定会议的初步日程确定征文的形式。会议的征文有三种形式，第一种是向会议代表征集论文全文。第二种是先向会议代表征集论文摘要，程序委员会依据摘要的内容和质量，确定是否通知论文作者供应论文全文。第三种是只向会议代表征集只有几百字的论文摘要。二，编辑印刷征文通知书封面内容至少要包括以下6项：即会名的全称,会名的缩写,会议举办时间（要有明确的日期范围）,会议地点,会徽和征文字样。征文通知书主页应包含以下内容：大会主席的邀请信,组织机构,学术题目,征文要求,会议初步日程,初步旅游线路,联系方法,重要日期。征文通知书的印刷目前绝大数会议还要将征文通知书制作成文字材料，向潜在的参会人员邮寄。三，征文通知书的发放征文通知书的发放方式包括：邮寄,在国内外同类会议上散发,将征文通知书的重要内容在国内外刊物上登广告,将会议的网页与国内外的相关的网页链接,通过电子邮件发放。四，论文和表格的接收目前常用的论文接受的方式有三种：网上接收,电子信息,邮寄。五，论文的评审和录用论文评审的标准。包括：内容要切题,篇幅按规定，格式符合标准，语言。论文评审的方式确定各类论文的接收比例国际会议还要考虑国外代表与国内代表演讲数量比例和国别之间的比例。发放论文录用通知书论文录通知书通常应包括下列主要内容：被录用文章的题目，所录用的论文在会上是大会演讲还是分组演讲,是口头演讲还是张贴论文，论文演讲或张贴的日期和具体时间。六，编辑出版论文集论文集的形式三种不同的征文形式确定了会争论文文集的三种不同的形式。第一种形式是出版论文全集。第二种形式是会前先出版论文摘要集。第三种形式是只出版论文摘要集。会议预先注册专业内容要求基本落实在全部打算工作中最重要的是会议专业内容的落实。注册通知书的制作为节约邮寄费用，会议注册通知书一般采纳32开本。注册通知书的发放假如时间支配得当，注册通知书最好和论文录用通知书一起发出，既可以降低邮费，也可以削减秘书处的工作。预先注册预先注册接收会议代表收到注册通知书后，按会议的要求办理有关的会议注册手续和交纳相关的费用。接收注册的方法：网上注册邮寄或注册表进行注册收取会议代表的费用收取会议代表的费用会议采纳四种方法收取会议代表的费用：信用卡方式银行汇款方式汇票托收方式邮局汇款方式现场注册打算的内容包括：制定注册程序现场注册材料的打算。会前5-10天，开始为代表打算现场注册材料。第七章会议现场管理会议现场管理的主要内容有：会议现场注册,会议专业活动支配,会议社会活动支配,会议餐饮活动支配。注册台的要求注册台应选择在举办会议的会议中心或宾馆的大堂，因为这个地点对会议代表最便利。同时注册台的四周要有足够的空间。注册台的搭建在有条件的会议中心，注册台最好实行用标准展板搭建的方式。注册分工：通常注册分为六个部分的工作：预先注册现场注册现场注册常常出现的问题是会议代表在会前寄过注册表并付过注册费，但会议组织者并没收到所付费用。旅游和票证服务领取会议文件会议专业服务会议管理组注册时间会前从哪天开始注册每天从什么时间开始注册注册是否也有“午休”注册结束时间依据注册数据会会议活动的调整以下是几个常常出现并要及时调整的活动内容：会议程序会议会务旅游会议现场注册是整个会议活动中最重要的一环，业内人士常常说现场注册结束了，会务工作就完成一半了，由此可见现场注册工作举足轻重的地位。会议社会活动支配开幕式地点开幕式地点取决于会议代表的人数。会议代表席的布置会议代表席的布置采纳如下两种方式：工作会议通常选用课堂式。而一般的大型会议选用剧院式。代表席又可以分成三个部分：贵宾席,代表席和记者席。会议专业活动支配会议报告支配的内容包括：会议最终日程会议演讲人索引供应会议室索引供应日程的变动和演讲的调整会议室和设备支配会议室支配特邀大会演讲专题演讲会支配张贴论文的场地支配会议餐饮活动支配欢迎款待会（宴会）的支配的内容：时间的选择地点的选择形式餐单现场人数的修正欢迎款待会的入场欢迎款待会的过程限制结算欢送（闭幕）宴会的支配内容：时间的选择地点的选择闭幕宴会的形式闭幕宴会的菜单人数的预定闭幕宴会的程序茶歇的支配茶歇每天可以支配两次，上，下各一次。会议实行到一个半小时或两个小时开始进行。会间休息的持续时间限制在15至30分钟。第八章会议财务管理会议财务管理概述会议财务管理的本质就是对会议资金的管理，其主要内容是探讨会议动作时资金活动的过程及其规律。会议的财务目标会议财务管理的首要任务也是制定财务目标，会议财务目标分为营利性和非营利性两种。目前我国举办的大多数会议都不是纯粹的商业活动，财务目标都是非营利性的。会议财务活动的特点会议财务活动的实质就是会议资金的活动。会议举办过程中的财务活动大致可以分为五个阶段：第一阶段发生在会议筹备初期，资金活动的主要表现形式就是筹措资金。第二阶段的资金活动主要表现为会议启动资金的消耗，筹备期间要购置少量的固定资产,支付会议各种活动的费用以及其他必要的支出，形成了会议的筹备成本。第三阶段的资金活动是会议的收入，会议实行前的几个月是会议收入的高峰期，通过注册费和企业赞助费的收入，形成会议的主要资金收入。第四阶段的资金活动是会议实行期间的资金支出，短短的几天将会议的全部收入支出了70%-80%，从而保证了会议能够顺当进行。第五阶段也是最终一个阶段的资金活动是会议结束后剩余资金的安排，即会议结束后假如有少量的剩余资金，如何安排这些资金。会议财务管理的内容会议财务管理的内容包括会议财务支配管理,会议日常财务管理和会议财务分析三部分主要内容。会议的经费管理会议经费通常贯彻以下几条原则：首先要确定一位会议领导人负责会议全部支出，实行“一支笔”签字的原则。二是不能轻易改变财务管理的授权人和其权限范围，也不能轻易改变授权人的财务确定，以免引起混乱。会议财务预料会议财务预料工作按下列工作程序进行：确定预料目标和制订工作方案。搜集和整理资料选择预料的方法进行预料分析预料的结果，提出预料报告。会议财务预料的主要内容最重要最基本的会议财务预料内容如下：会议规模的预料2会议固定支出的预料会议保本人数的预料举办会议最基本的财务目标是保证会议不能出现亏损。会议收入主要取决于注册费的凹凸和参与会议的人数。保本人数=会议固定支出/（注册费-每位代表的可变支出）会议收入的预料经济环境的预料会议预算编制编制会议预算的上目的在会议财务预料的基础上，编制会议预算能够供应一个定量的会议财务支配，既反映出会议固定支出和可变可能是多少，也估算了会议收入是多少，预算总结反映了最终会议的盈亏。预算的结果收入应当大于支出，否则就要努力找寻其他会议经费，以保证会议最终不出现财务亏损。预算对于会议财务管理至关重要的另一个缘由是会议很多支出都发生在会议获得收入前，通过预算可以清晰地了解会议启动资金须要的金额，避开出现由于启动资金不足而影响了会议的正常筹备。会议预算的组成会议预算主要由会议收入和支出两部分组成，支出部分分为固定支出和可变支出两大部分。编制会议预算的程序编制预算的先后依次依次为编制会议的固定支出,可变支出,会议的收入和预算总结。会议固定支出包括：申办费用公关宣扬费用办公费用人工费用付给PCO的服务费会议机构的会务费用考察活动费用特邀演讲人的参会费用会议领导的参会费用10，场和设备租金会议可变支出会议的可变支出是指随着会议代表的数量变化而改变的支出项目。包括：餐饮费餐饮费是会议可变支出中比例最大的一笔费用，一般能占到注册费收入的65%左右。宴会。宴会是会议全部单项支出中最多的，支出价格的范围也是最大的。款待会茶/咖歇会议午餐会议资料印刷费邮寄费代表用品费用同声传译接收器。同声传译设备的租金相当昂贵。付给PCO的服务费。假如是按注册的人数来支付PCO的服务费，这笔费用可计算在可变支出中。会议收入会议要自筹会议经费，其中经费的主要来源是会议代表交纳的注册费。会议的次要来源包括赞助,指定宾馆住房佣金,旅游,展览和其他诸如广告,出版物,纪念品,光盘的零星收入。注册费的计算公式：R=Fc+Vc+C/DD为参与会议的代表人数，C为不可预见费。不可预见费也用下列公式计算：C=Vc/(Fc+Vc)*Vc固定支出：会议申办费用会议地点选择考察费用会议室及会议设施费用视听设备费用特邀演讲人的参会费用办公设备费用公关宣扬费用临时翻译工作人员人工费用付给PCO的服务费（一次性支付的条件下属Fc）可变支出：同声传译接收器租金餐饮费用印刷费用邮寄费用代表用品费用最终确定注册费的标准时还要考虑下列各个因素：若是系列会议，要参考前几届的标准参照国际,国内同类专业,同类型会议的收费标准。假如计算出来的注册费比较高，就要将一些在支出中比重比较大的项目如宴会,会议旅游等不包含在注册费里。会议的诸项收入中只有注册费是会议实实在在能够收到的费用，而其他几项，由于各种缘由，会议可能得不到这些收入，因此作预算时可以只用注册费一项的收入，用以会议的全部支出。预算调整预算调整的缘由由于预算中的金额是依据预料和估算的数据编制的，与实际发生的金额总会有一些差距，须要不断地调整。由于预算主要是以预料的人数为基础进行编制，当人数发生变化时，也要调整预算。当然会议举办地的一些价格发生重大变化并对预算产生影响时，也要对预算进行调整。预算调整的时机在整个会议筹备期间，对预料的会议人数是否精确有两次检验的时机，第一次是论文征集结束后的时机。第二次是代表预先注册基本结束后的时机。第二次的检验更为重要。会议成本费用限制会议成本会议是由很多活动组成的，例如筹备期间主要是围绕征集论文和代表注册两项活动进行，而会议实行期间更各种不同活动的组合，包括开幕式,款待会和宴会等会务活动以及邀请演讲会和分组探讨会等学术活动。为这些活动所支付的费用就是会议成本。在整个会议成本中，餐饮活动的支出是最主要的费用，通常占到全部会议成本的50%甚至更多。会议成本费用的限制方法成本费用限制是会议实现成本管理的重要步骤之一。内容包括：制定会议成本费用标准为了做好会议成本费用的限制工作，首先要制定会议成本费用标准。制定成本费用标准的方法主要有分解法,定额法和预算法。通常运用定额法。成本费用限制的方法：建立成本费用限制信息系统实行责任成本费用制成本费用限制的监督和检查会议成本费用限制的实际应用举办一个会议可以简单地分为两大阶段，前半段是会议的筹备阶段，后半段是会议的实行阶段，在这两个阶段中对成本限制的内容也不完全相同。会议筹备期间的成本限制筹备期间发生的成本主要就是会议的固定支出，因而这一期间的成本限制也主要表现在对固定支出的限制。二，会议实行期间的成本限制会议实行期间的资金支出比重最大，占到会议总资金支出的70%左右，由于各种缘由，在会议期间举办各种活动，人数变化大多数的规律是实际参与活动的人数总是会比预订的人数削减一些，会议财务管理人员要有剧烈的责任心和预见性，依据以往的会议运作的实际阅历，对参与活动的人数变化及时作出反应，这是实行成本限制的最好的途径。以下是最有可能调整的几个项目：餐饮费会场和设备会议赞助与广告收入会议的主收入来自会议代表所缴纳的注册费，当注册费不能全部担当会议的支出时，会议组织者只能实行两个措施：其一是降低会议一些活动的档次。假如不降低会议活动档次，另一个有效的方法是寻求赞助来保证会议财务的收支平衡。会议各种赞助中，企业赞助是