第5章 采购与付款业务循环控制

第五章采购与付款内部控制

章前案例：利达公司致命玩偶案例2007年8月2日，美国最大玩具商美泰公司(Mattel.Inc.)向美国消费者安全委员会提出召回佛山利达生产的96.7万件塑胶玩具，理由是“回收的这批玩具表漆含铅量超标，对儿童的脑部发展会造成很大影响，美国环保组织塞拉俱乐部认为危及儿童安全。进而，致命玩偶成为一时谈论的热点。事发前，佛山利达的产量已居佛山玩具制造业第二。一夜之间，这家拥有十多年良好生产记录的合资企业成为众矢之的。在美国舆论的不断声讨下，玩具厂商及其上下游供应、检验链上的疏忽被一一曝光和放大。最终，佛山利达被出入境检验检疫部门要求整改，中国国家质量监督管理总局宣布暂停其产品的出口。利达被迫停产，2500名工人几乎无事可做，利达公司合伙人张树鸿承受重大压力，最终一死了之。张树鸿死后3日，美泰第二次宣布，召回的中国产玩具数量增加到1820万件。内部控制分析1、朋友——中国式供应关系造成这次事件最大的问题在于玩具所使用的有毒油漆的采购上。此次向利达公司提供不达标油漆的企业，是与利达公司仅有一墙之隔的东兴公司，该公司老板恰恰是张树鸿多年的好友梁仪彬。梁仪彬是东兴新能源公司法人代表，“东兴”的前身为南海市平洲东兴印刷包装实业有限公司，2001年投产，经营范围：塑料制品制造、包装装潢印刷品印刷，销售塑料、油墨丝印材料。2002年，增加了油墨、涂料和丝印材料产销。2004年12月28日，增加了新能源节能产品生产、加工、安装、销售，并更名为南海区东兴新能源有限公司。自从“东兴”增加了油墨、涂料和丝印材料产销之后，就成为“利达”的油漆主要供应商。梁仪彬也成为张树鸿最好的朋友之一。2、验收——一次疏忽还是习惯性遗忘利达属于来样加工型企业，即为美泰公司生产并供应玩具。为了保证玩具质量，美泰公司给利达提出两种选择油漆供应商的办法：一是由美泰自行指定，二是由美泰提供质量标准后，由利达自行决定。利达选择了后者，于是，东兴成了他的油漆供应商。合作数年来，一直没有问题，但8月2日，美泰公司的下属费雪公司紧急宣布，回收“利达”生产的96.7万件塑料制学龄前儿童玩具，原因是含铅量超标，如果被儿童吞下，可能发生铅中毒。而利达向佛山市出入境检验检疫局汇报称，这次含铅超标色粉的使用，是东兴为了尽快给利达公司供货，就省略了检测的环节。但没料到这批色粉含铅量超标，众鑫提供的认证资料都是假的。2007年4月初，东兴生产油漆的黄色色粉短缺，为尽快采购，东兴在网上查找到东莞众鑫色粉厂。该厂向东兴提供了无铅色粉证书、认证资料、相关执照等，“东兴”便于4月10日进货。按规定，采购的色粉要到检测机构认定，但佛山没有相关的检测机构，只有到广州检验，并需要5－10个工作日才能做出检测结果。东兴为了尽快给利达公司供货，就省略了检测的环节。但没料到的正是这批色粉含铅量超标，众鑫当初提供的无铅色粉证书、认证资料等都是假的。然而，从利达员工的描述是，为方便合作，利达和东兴两家企业选择相邻建厂。合作4年多，两家工厂就如同一家，使用的油漆都是通过两家企业的内部通道运入利达公司，根本不用走工厂大门，都没出现过问题。让人们不能理解的是，一般都是提前几天就进货的，真的缺货这么严重吗？买到也不化验吗？利达用了三个月的含铅量超标的色粉，为什么一直不检验呢？东兴从网上找到“众鑫”，又是人家送货，所以东兴连这个企业是怎样的都不知道，第一次拿货为什么就那么信任别人呢？主要问题：供应商的选择与评价采购的验收环节一、材料采购成本在企业经营中占很大比重，且在很多行业有上升趋势。◆极端例子：①石油精炼业，原材料成本占销售价格的80%；②制药业，原材料成本还不到30%。采购控制的意义二、降低原材料成本是增加利润的基本途径。如：某企业今年的销售额为1亿元，其中物料成本占60%，人工成本占15%，税前利润为10%。该企业希望明年的税前利润能增加1百万，即从现有的1千万增加到1千1百万。有以下三种途径：基本途径现状改变幅度1、增加销售额1千万2、人工成本降低1百万3、物料成本降低1百万1千万/1亿=10%1百万/1千5百万=7%1百万/6千万=2%8采购与收款循环内部控制1、采购循环常见弊端2、采购循环的威胁、风险与控制程序3、采购循环内部控制关键点101、采购循环常见弊端1）盲目采购，导致物品超储积压或供应脱节2）不相容职务未予分离3）收受回扣、中饱私囊4）虚报损耗、中途转移5）混淆采购成本6）验收不严、以少报多、以次充好7）违规结算、资金流失8）采购与付款业务凭证流转不畅，存在随意性9）往来结算账户记录不全、账目不清2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序1)缺货生产延滞丧失销售机会生产设备闲置订购成本增加存货控制系統采用永续盘存制建立供应商供货与绩效报告分析重估安全存量2)采购不需要的

货品或采购过

多存货成本增加积压现金，无

法有效利用存货净变现价值降低评估实际存货核准购买需求且设置预先编号请购单分析购货內容及销售

成本组合2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序3)以过高价格购买货品成本过高预算控制建立询价机制及进货合约利用商品期货避险4)进货品质不良造成生产延误成本超支或滞

销较难生产高附加价值的商品检查购货单据对供货厂商做绩效分析加强货品的检验2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序5)向不合格供应商订购品质与价格不确定性退货与售后服务不确定性无法建立长久合作关系订购单先经批准限制供应商名单须有经正式授权，如有变动须经批准加强采购部门内控6)收取回扣可能买到次品高价购入商品影响公司利益采购人员轮岗、定期休假请购、订购、出纳人员充分分工明文禁止收取回扣2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序7)收到未订购的货品增加存货成本验收部门在接收产品时，要亲自点算检查数量订购部门以订单副本

知会验收部门8)清点进货时发生错误存货记录不正确所收货品与订购量不符缺货成本或持

有成本增加订购单副本交给验收部门加强对货品验收的控

制仓储部门的再复核与盘点2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序9)存货失窃存货财产损失记录错误无法如期出货定期盘点存货加强保全、投保财产险做好内部控制、职能

分工10)进货发票错误记录不正确付款金额不正确账务处理成本增加付款时，要与订购单

及验收单进行确认2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序11)对未收到货品支付货款现金损失核对发票及验收单的数量确定货物收到再付款12)未及时取得进货折扣造成多付款，

成本增加编制付款期限分析表付款方式采用净额法作现金流量预算2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序13)重复付款造成现金损失高估采购成本做好审核与审查工

作定期核对发票金额和

订单与验收单，并做

付款备注14)采购及付款记录与过账发生错误财务报表不正确存货成本计算错误错误决策适当的资料与程序控制定期核对总账与应付账款明细账2、采购循环的威胁、风险与控制程序威胁风险控制程序15)付款给虚假供应商及票据被篡改资产损失现金减少信用不佳所有购货以支票给付

、支票编号、存取控制设零用金制度独立的银行调节表定期盘点财产16)电子转账现金遭窃资金被盗机密外泄严格登录控制(经常变更使用者账号与密码)加强内控资料传输加密3、采购与付款循环内部控制关键点（1）采购与付款循环的职责分工（2）采购与付款循环的授权批准（3）请购与审批控制（4）采购与验收控制（5）退货和折让的控制（6）付款控制（7）监督检查一采购与付款业务循环的职责分工1、主要的不相容岗位请购与审批；询价、供应商选择与审批；采购合同的拟定、审核与审批；采购、验收与相关记录；付款的申请、审批与执行；往来款项的核算与付款执行。2、岗位轮换应根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受贿赂，损害企业利益。XY公司的采购控制XY公司是医药制品公司，对生产所需的原材料除考虑价格因素外，还要注重对原材料的质量要求。XY公司原材料采购主要是通过招投标方式进行。采购部门首先从建立的供应商档案中确定参加招投标会议的供应商，通过比较产品性价比确定几家供应商，由XY公司的检验部门对待选供应商的原材料样本进行检验，经检验后，采购部门从中确定质优价廉的供应商。然后采购部门与供应商签订购买合同；购买的原材料到达后再经检验部门进行抽检，出具检验单；仓库保管部门对数量品种进行检验并出具入库单；财务部门审核及核对检验单、入库单、购货发票后等级明细账。问题：XY公司的采购预付款内部控制是否有漏洞？二授权审批1、建立严格地授权批准制度，明确审批人的授权批准方式、权限、程序责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围与工作要求。2、审批人应根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。3、经办人在自己的职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务，未经审批的采购与付款业务不得办理。4、经办人有权拒绝办理审批人超越授权范围审批的业务。5、对于重要和技术性较强的采购业务，应组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。案例：某机械厂的采购控制某机械厂供应部设立两个小组，第一组负责决定请购、审批、询价并确定供应商，第二组负责采购、验收；财务部负责付款并进行会计处理。企业发生如下情况：由于长期的业务关系，第一组收到关系户(此时出现产品库存超标，因此要求机械厂采购)的采购邀请，考虑到平时关系不错，因此第一组决定采购100吨钢材。第二组采购员发现第一组人员可能获得个人私利，因此心里不平衡，在采购途中将购人的20吨钢材私自低价转卖2吨。获利3000元,并以其他地方钢材便宜为由从其他供应商购人30吨，采购过程中有一供销商宣称,可以向机械厂提供特殊材料合金，50吨钢材的价钱可以购人该合金40吨,而40吨合金可以充当80吨钢材使用。采购员信以为真，就用准备购买50吨钢材的款项购入40吨合金,然后办理正常验收入库手续。后来在使用中发现，该合金根本只能相当于45吨钢材的用途。要求：说明机械厂在采购控制中存在的问题，以及正确的做法。案例：某机械厂的采购控制某机械厂供应部设立两个小组，第一组负责决定请购、审批、询价并确定供应商，第二组负责采购、验收；财务部负责付款并进行会计处理。企业发生如下情况：由于长期的业务关系，第一组收到关系户(此时出现产品库存超标，因此要求机械厂采购)的采购邀请，考虑到平时关系不错，因此第一组决定采购100吨钢材。第二组采购员发现第一组人员可能获得个人私利，因此心里不平衡，在采购途中将购人的20吨钢材私自低价转卖2吨。获利3000元,并以其他地方钢材便宜为由从其他供应商购人30吨，采购过程中有一供销商宣称,可以向机械厂提供特殊材料合金，50吨钢材的价钱可以购人该合金40吨,而40吨合金可以充当80吨钢材使用。采购员信以为真，就用准备购买50吨钢材的款项购入40吨合金,然后办理正常验收入库手续。后来在使用中发现，该合金根本只能相当于45吨钢材的用途。要求：说明机械厂在采购控制中存在的问题，以及正确的做法。三请购与审批控制（一）制度建立1、采购申请制度明确归口管理部门，授予相应的请购权，明确职责权限及请购程序2、采购预算管理制度根据全面预算管理要求进行采购业务，对于超预算和预算外采购，履行预算调整程序3、采购审批制度三请购与审批控制（二）请购控制（1）原材料或零配件的请购（主要物品或劳务）。要依据生产经营与业务活动是否均衡区别对待。（2）临时性物品的采购由使用者提出，使用者的部门主管审批同意，资金预算负责人同意签字。（3）特殊服务项目的采购由专门指定的人员负责提出需求，企业最高负责人审批，如保险、广告、法律和审计服务项目等。三请购与审批控制（三）请购审批1、采购审批人员检查该项采购是否在执行后又被重新提出，以及是否存在其他不合理的请购品种和价格，并对采购资金进行估算。

注意：企业要根据请购物品的类别和金额大小，分别确定不同类别和不同管理层次的主管核准。2、经采购审批人员同意的请购单交资金预算人员进行审批。

注意：临时性物品的采购需要通常由使用者提出而不是经过仓储部门，由于这种需要很难列入计划中去，因此，请购单要详细说明采购的目的和用途，请购单须经使用者的部门主管审批同意并经预算负责人签字同意。四采购与验收控制（一）采购供应商评价、采购方式与采购价格的确定。供应商评价——由采购部门、请购部门、生产部门、财务部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价。1、选择供应商一般要考虑的条件：商品的质量、价格交货及时性付款条件供应商资质供应商经营状况四采购与验收控制2、采购方式一般物品或劳务——订单采购或合同订货小额零星物品或劳务——直接采购3、采购价格大宗商品或劳务采购采用招投标方式其它商品或劳务根据市场行情制定最高采购限价四采购与验收控制（二）订货控制流程1、审查每份请购单的请购数量；2、检查使用物品或劳务的部门主管是否在请购单上签字；3、对每份购货订单进行编号；4、在购货订单向供应商发出前，审查购货订单的有效性——订单是否有授权人的签字、是否有请购部门主管批准的请购单作为支持凭证；5、由独立人员复查购货订单的编制过程和内容。四采购与验收控制（三）验收流程审核凭证检查数量检验质量

1、验收工作须由独立于请购、采购和财务部门的人员担任；2、验收部门的控制责任主要是货物的数量和质量。应根据购货订单的质量和数量要求独立地检验收到的货物（商品的品名、说明、数量、到货时间以及商品有无损坏等）；3、验收部门对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，货品送交仓库或其他请购部门时，要求对方在验收单上签字，并将其中一联送交财务部门。

案例：国际酒店的水晶灯2007年10月1日，国际酒店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式对外营业了。这是一家集团公司投资成立的涉外星级酒店，该酒店不仅拥有装潢豪华、设施一流的套房和标准客房，下设的老宁波餐厅更是特色经营传统宁波菜和海派家常菜肴，为中外客商提供各式专业和体贴的服务。由于集团公司资金雄厚实力强大，因此在开业当天，不仅社会各界知名人士到场剪彩庆祝，更吸引了大批新闻媒体竞相采访报道。一时之间，国际酒店门前是人头攒动，星光熠熠。

最让国际人感到骄傲和荣耀的是酒店大堂里天花板上如天宇星际一般的灯光装饰，和一个圆圆的、超级真实的月亮水晶灯，使得整个酒店绚丽夺目、熠熠生光。这些天花板上装饰所用的材料以及星球灯饰均是由水晶材料雕琢而成，是公司王副总经理亲自组织货源，最终从瑞士某珠宝公司高价购买的，货款总价高达150万美元。这样的超级豪华水晶灯饰不仅是在全国罕见，即使是国外，也只有在少数几家五星级酒店里能见到。开业当天，来往宾客无不对这个豪华的水晶天花板灯饰赞不绝口，称羡不已。尤其是经过媒体报道，更成为当天的头条新闻，国际酒店在这一天也像那盏水晶灯饰一样，一举成名，当天客房入住率就达到了80%以上。

案例：国际酒店的水晶灯王副总经理也因此受到了公司领导的高度赞扬，一连几天，王总的脸上都洋溢着快乐而满足的笑容。然而，好景不长。两个月后，这些高规格高价值的水晶灯饰就出了状况。首先是失去了原来的光泽，变得灰蒙蒙的，即使用清洁布使劲擦拭都不复往日光彩。其次，部分连接的金属灯杆出现了锈斑，还有一些灯珠破裂甚至脱落。人们看到这破了相的水晶灯，议论纷纷，这就是破费百万美元买来的高档水晶灯吗？鉴于情况严重，公司领导责令王副总经理限期内对此事做出合理解释，并停止了他的一切职务。这个时候，王副总经理是再也笑不出来了。事件真相很快就水落石出，原来这盏价值百万元人民币的水晶灯根本不是从瑞士某珠宝公司购得的，而是通过南方某地的奥尔公司代理购入的赝品水晶灯。王副总经理在交易过程中贪污受贿，中饱私囊。

案例：国际酒店的水晶灯经查实，国际酒店在未经过公开招标的情况下，即与南方奥尔公司签订了价值为150万美元的代购合同。依照合同规定，南方奥尔公司必须提供瑞士某著名珠宝公司出产的水晶灯，并由奥尔公司向国际酒店出具该公司的验证证明书，其中200万元人民币为支付给奥尔公司的代理费。然而，交易发生后，奥尔公司并未向国际酒店出具有关水晶灯的任何品质鉴定资料，国际酒店也始终没有同奥尔公司办理必要的查验手续。这笔交易都是由王副总经理一人操纵的，从签订合同到验收入库再到支付货款都是由他一个人说了算，而他之所以会这样做，正是因为收受了奥尔公司的巨额好处费。虽然出事之后，王副总经理不无例外地得到了法律的严惩，然而国际酒店不仅因此遭受了数千万元的巨额损失，更为严重的是酒店名誉蒙受重创，成为同行的笑柄。这对于一个新开业的公司而言，不啻是个致命的打击。问题：该酒店的采购业务内部控制存在哪些缺陷？

五退货和折让的控制制度

由于退货和折让要求的提出和由此产生的调整大多属于非常规的、各具特点和偶然发生的事件，因此很难制定出适合于各种退货和折让业务的控制办法。为了弥补这方面的不足，可以设置专人定期向企业中各方面的人员进行调查以审查有关退货或折让发生后，各项记录的合理性。

数量问题供应商予以补足质量问题供应商给予适当折扣退货

六付款控制（1）财务部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、验收证明等进行严格审核。（2）防止未核准的款项被支付审查支付款项是否具备与该款项有关并已取得审核认可的验收报告单；对现金支付的交易，付款部门在付款前，必须检查供应商的发票是否盖有“款已收讫”的戳记，防止已经支付的款项被二次支付；对应付账款，付款人应检查付款凭证和是否经授权人批准，任何付款都必须经财务经理签字批准。

（3）所有已确认的负债都应及时支付，以获得现金折扣的好处，同时加强同供应商的良好关系并维持企业的信用。财务部门应定期检查应付账款的明细账和有关文件，以防止失去可能的现金折扣。（4）正确的付款和记录。付款前复核供应商发票上的数量、价格、合计数以及折扣条件。应付账款的控制（1）应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的职员来进行，以保证采购环节中的控制得到有效的实施，防止错误和欺诈行为的发生；（2）应付账款的入账还必须取得和审核各种必要的凭证之后才能进行，这些凭证主要是供应商的发票，以及为核对发票的正确性的其他凭证；（3）必须分别设置应付账款的总账户和明细账；（4）对于享有折扣的交易，应将发票金额扣除折扣的金额后登记应付账款，防止日后付款时有人贪污折扣；（5）每月月末来自供应商的对账单必须同应付账款明细账余额核对，这项工作应由财务经理或由其授权的、独立于应付账款明细账的职员来办理。案例：一国企高官贪污840万元据2001年10月5日的《新闻晨报》报道，1998年2月至10月，沈某在担任北京市第六市政工程公司水电工程处期间，利用职务之便，向他人索要空白合同及空白商业销售发票，伪造了工程产品的购销合同，虚构了水电工程处从某厂购买382.6万元电缆的业务，并指令保管员填写虚假的入库验收单，又用两张空白发票平账，在此期间，沈某还分别将其所在单位共358万元的两张转账支票转入其女友刘某的账户。七监督检查监督主体：监事会、审计部门、财务部门等。监督检查内容：1、采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况；2、采购与付款业务授权批准制度的执行情况；3、采购管理情况；4、付款管理情况；5、采购退回的管理情况；6、账实、账账相符情况。案例：采购与付款内部控制某公司材料采购业务内部控制制度可表述如下：

（1）先由仓库根据库存和生产需要提出材料采购业务申请，填写一份“请购单”。“请购单”交供销科批复。

（2）供销科根据以前制定的采购计划，对“请购单”进行审批。如符合计划，便组织采购；否则请示公司总经理批准。

（3）决定采购的材料，由供销科填写一式二联的“订购单”，其中一联供销科留存；另一联由采购员交供货单位。采购员凭“订购单”与供货单位签订供货合同。

（4）供货合同的正本留供销科并与“订购单”核对；供货合同的副本分别转交仓库和财务科，以备查。

（5）采购来的材料运抵仓库，由仓库保管员验收入库。验收时，将运抵的材料与采购合同副本，供货单位发来的“发运单”相互核对。然后填写一式三份的“验收单”一联仓库留存，作为登记材料明细帐的依据；一联转送供销科；一联转送财务科。

案例：采购与付款内部控制（6）供销科收到“验收单”后，将验收单与采购合同的副本、供货单位发来的发票，其他银行结算凭证相核对，若相符或不符，以确定此采购业务的完成情况。

（7）财务科接到验收单后，由主管材料核算的会计，将验收单与采购合同副本，供货单位发来的发票，其他银行结算凭证相核对。以符或不符作为是否支付货款的依据。

（8）应支付款的，由会计开出付款凭证，交出纳员办理付款手续。

（9）出纳员付款后，在进货发票盖章“付讫”章。再转交会计记帐。

（10）财务科的材料明细帐，定期与仓库的材料明细帐核对。

要求：针对该公司材料采购业务的内部控制制度进行评审，指出控制的缺点，并提出改进措施。

案例：齐齐哈尔制药公司案件2006年,齐齐哈尔制药有限公司(以下简称齐二药)假药案曾轰动一时,因使用假原料生产“亮菌甲素注射液”，造成多人严重不良反应，其中4人死亡。事件的起因是齐二药厂采购员为图便宜,在从江苏省中国地质矿业公司泰兴化工总厂购入丙二醇时，既没有索取资质证明，也没有到厂查看，致使购入假冒丙二醇共计2吨之多，并最终作为辅料用于了“亮菌甲素注射液”的生产，从而酿成多人死伤的惨剧。据齐齐哈尔食品药品监督管理局局长曹永文介绍，这家企业的采购员工作时间已经很长了，是位老采购员，理应了解采购的规范和要求，但却为了利益放弃了这些原则。“以前，他买的都是进口的丙二醇，价格在1．7万元左右，而江苏产的价格仅为6000多元。”问题：该公司的采购业务内控存在哪些问题？阅读资料：破除暗箱比价采购

2000年10月的《财经新闻》报道：2000年8月3日，在山东莱州金仓矿业有限公司会议室中，正在举行钢球招标采购回，经过数轮投标，价格下降了37%，共节约资金15万元。金仓公司通过招标比价采购，使物资采购下降了10%—12%，仅2000年上半年就节支350万元。莱州市工业企业特别是国有企业，把加强采购管理作为提高企业竞争力的突破口，全面推行比价采购和招标采购制度。按照规定：所有采购计划由供应部门汇总，生产、审计、供应部门审核，分管领导审批，供应部门根据批准的计划填报采购物资价格申报表，申报表中包括物资名称、规格型号、数量单价及比价情况，审计企管部门根据市场动态，对申报表进行审核，为制定采购价格提供依据，经经理（厂长）办公室同意后方可实施，对购进的物资，必须有质检部门进行严格的检查，达不到要求的，作为退货或折价处理，所有采购物资的支付款项，未盖审计专用章的，财务部门一律拒绝支付。莱州的很多企业充分利用多种信息渠道，广泛收集物资的质量、价格等信息，进行比质比价采购，做到同样产品比质量，同样质量比价格，同样价格比信誉，择优选择供货方实行比质比价招标采购以来，金仓矿业有限公司采购价格下降了40%—50%，中策啤酒有限公司对大麦实行比价采购，一举节约90余万元。从抽样调查来看，51%的物资品种降低了采购成本，不仅如此，比价采购制的实施，还将原先集中的权利分散化，隐蔽的