日常公文写作培训

苏州XXXX有限公司日常公文写作培训主讲人：XXXX目录一、公文的含义二、公文的分类三、公文的写作格式和外观形式四、公文类文体的特点五、公文类文体的写作要求六、公文写作注意要点一、公文的含义

公文是公务文书的简称，一般指党政机关、社会团体、企事业单位用以处理公务的，具有特定格式的书面文字材料。二、公文的分类公文通常分专用公文和通用公文两大类。（一）专用公文：外友部门使用的：国书、照会、备忘录等。司法机关使用的：起诉书、公诉书、判决书等。（二）通用公文：根据1987年2月18日国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》中规定，有下列十类十五种属于通用公文：命令（令）、指令；决定、决议；指示；布告、公告、通告；通知；通报；报告、请示；批复；函；会议纪要。

（三）随着经济不断发展和繁荣，经济领域和社会中各类公务活动和对外联络交往更加频繁，因此经济活动中的公文处理又出现了新的情况和新的需求，形成新的文体：1、企业机关常用公文简报、调查报告、工作提纲、会议方案、开幕词、闭幕词、会议报告、典型经验总结、会议记录、工作计划、工作总结。2、企业管理应用文章程、规定、办法、意见、规划和规程、制度、公约和守则等。3、企业生产经营实用文

生产报表、生产经营计划、财务预决算报告、经济信息汇总、市场调研报告、可行性报告、市场预测分析、营销决策和方案、经济活动分析报告、经济合同。合作意向书等。

4、企业科技实用文

技术任务书、技术设计说明书、科技报告、实验和试验报告、经济论文、经济工作研究书、技术鉴定书、发明申报书等。

5、经济新闻宣传文

经济消息报道、经济通讯、经济专访、经济特写、企业动态、经济广告、演讲稿等。6、社交礼仪实用文

欢迎词、欢送词、答谢词、祝词、祝酒词、贺电、贺信、慰问电、慰问信、公开信、请柬、聘书。7、企业史传实用文

企业大事记、年谱、厂史、传记、人物志、回忆录等。8、企业日常实用文

申请书、志愿书、决议书、保证书、挑战书和应战书、建议书、提议案、倡议书、检讨书、表扬信、感谢信、工作日记、读书笔记等。9、企业实用法律文书

诉状、控告书、上诉书、申诉状、答辩状、授权委托书、申请执行书等。（四）公文分类多样（根据不同角度来分）从来源来分收文、发文从行文方向上分上行文、下行文、平行文从内容和机密程度分绝密、机密、秘密和普通公文从性质和用途分指挥类、告知类、报请类、会议材料类、礼仪公关类、调查报告类、计划总结类、大事记、规范类等等。三、公文写作格式和外观形式

公文有特定的结构和层次，有严格的写作格式和具体的写作要求，通常由三部分组成：问头部分（用红横线与正文部分隔开）正文（主体）文尾部分（附件部分）

外观形式一般用16开纸，（A4）长260mm、宽184mm，左侧装订。四、公文类文体的特点

日常公文类文体相对其他应用体要正规、严肃一些，但也有其鲜明个性：

公文类文体的特点特殊的规定性明显的实用性和特效性表达的简明准确性内容的针对性公认的权威性

五、公文类文体的写作要求

1、要有高度的准确性和真实性2、严谨庄重、主题鲜明、内容简明扼要3、准备要迅速、及时

六、写作指导

（一）公函、便函（平行文）公函，用来商洽工作，联系业务，询问和答复有关具体实际问题。便函，用来商洽、询问、介绍、联系和答复某些事物性事项。1、两者都是平行文2、包括：四大部分：标题、行文对象、正文、落款标题有两种写法。一是公文规范标题，即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成；二是标题由事由和文种组成。正文是发函的内容和事项，即发函因由、发函事项及结语。行文要叙述简明清楚、直接了当、态度鲜明，要求的口气应谦和，不能违法。落款。包括发函单位的名称和主要负责人的签名及日期。（二）决定、决议（下行文）1、决定：对问题或重大行动作出安排的文件叫决定。决定使用范围很广：可以处理重大全局性问题，也可以处理重要的具体问题，就其内容和作用可分为三类：（1）奖惩决定（2）部属重大行动或处理重大问题（3）安排具体事项的决定决定就其书写格式可分为布告式决定和一般文件决定。2、决议。决议一定得是会议通过的，是经过会议通过，要求贯彻执行的事项，个人无权修改，如需修改仍应经过同样的会议通过。

和决定一样，决议用途也很广，大体可分为三类：（1）决断性决议（2）决议性决议（事项性决议）（3）纪要性决议（列入会议纪要类）（三）通知（下行文）

在现代经济活动中，通知用来传达上级机关指示，要求下级需要办理或者要知道的事项，批转下级机关公文、转发上级、同级或不相隶属单位公文的一种文体。使用频率最高、范围最广的一种文体。

就其内容可分为：指示性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知。写作格式和要求：分为标题、受文单位、正文、落款四部分。正文部分要写清发文缘由、通知事项、执行要求。标题有两种写法：A.单位加事由加文种。B.单位加通知。（四）批复（下行文）

批复是上级机关对下级机关的请示事项作出肯定或否定的答复公文，属下行文。主要特点：单一性、权威性，具有重要约束力和法规性。写作格式及要求：1、标题。标题有二种：（1）单介词结构事由的标题。

《XXX关于XXXX的批复》

（2）双结构事由标题。

《XXX关于XXXX给XXX的批复》文种事由发文机关标题2、正文。批复引语批复内容批复结语（五）会议记录（下行文）

会议记录是当场记载的反映会议情况的材料，它是存档备查和传达、贯彻会议精神的重要依据。重要的会议记录，保存下来，作为档案。

会议名称

标题文种会议记录正文（记录会议的内容和情况）

落款会议记录一般分为两部分：1、会议情况（基本）会议名称开会单位事由会议日期（包括年、月、日、时）会议地点主持人出席人缺席人（写明缺席原因）列席人记录人2、会议内容（1）详细记录，必要时录音（2）摘要记录，选重点。不论何种方法，以下内容都要重点详记：（1）传达重要文件精神、重要事件。（2）交流重要经验。（3）对重要问题的各种意见。（4）对议项表决情况。（5）重要的会议记录，主持人和记录人都需在记录末尾右下方签名。

（六）会议纪要（下行文）

会议纪要是根据会议记录、会议文件及有关活动的材料用准确而精炼的语言综合反映的基本情况，阐述会议的主要精神的书面材料。

会议纪要一旦被权力机关批转或转发就同权力机关签发的其他正式文件一样具有指令作用。写作格式：会议纪要结构由三部分组成。版头：由会议名称和文种组成。如“厂长办公会议纪要”；正文：正文一般由（1）会议概况（包括会议时间、召开地点、主持人、参加人员、出席领导、会议议题等）；（2）会议精神（如会议主要情况，需要解决的问题及解决办法，讨论的结果及今后的任务）；（3）会议的决定事项和结语。

可采用概述法、归纳分类法、发言顺序法来写作。落款：包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章，一般会议纪要不署名，只写成文时间，加盖公章。写作要求：1真实准确2突出重点，纪是纲纪，要是要点3已决定的问题先写，重要的尚待解决问题后写4分歧性的意见不写5会上没涉及的内容不能写6根据会议的不同内容，正确地交替使用“会议认为”、“会议提议”、“会议强调”、“会议决定”等惯用衔接用语。（七）通报（下行文）

通报是一种知照性公文，通常是上级机关对下级机关或下级发送的文件，用于传达重要情况、指导工作、表扬好人好事、推广先进经验、告知重大问题、批评工作的缺点、错误和不良倾向。

特点：不像通知那样具有一定的强制性和约束力。通知的事项一般要求下级照办，而通报是起到引导、启发、告诫、规范和沟通信息的作用。分类：就其内容和性质而言传达性通报表彰性通报批评性通报就其形式而言直述性通报转述性通报

写作格式及要求：结构与通知大体相同，分为标题、正文、落款三部分。传达性通报主要是为了帮助下级或有关方面沟通信息、了解重要情况或重要动向，以期引起重视。一般是根据事情发展过程，抓住本质，直述。可采用分类叙述和分段叙述。表彰性通报和批评性通报写作上比较讲究。正文一般包括四个部分：（1）通报事由；（2）通报事项；（3）分析评价；（4）处理决定和要求。（八）、请示、报告（上行文）

请示是下级机关向主管上级或业务主管部门对某工作或问题请求指示，要求给予答复或审核批准以及请求帮助解决工作困难时所使用的一种公文。

一般有下列情况需要进行请示：1.根据主管部门明确规定，必须经过请示批准才能办好的事项，按规定请示。2.对现行方针、政策、法令、法规、规章制度、规定不甚了解，求上级明确答复的。3.工作中发生新情况，过去没有明确规定，无章可依，要上级部门作出明确指示。4.因情况特殊，对政策、规定、要求变通的请示。5.虽有章可循，有法可依，但事情重大，为防失误，需请示。6.因领导班子意见分歧，无法统一，难以开展工作，需上级裁决，方可办理，请求裁决的请示。7.按上级规定，完成一项任务后，需报上级审核的有关事项，请求审核的请示。分类：1、事项性请示——某具体一事请示；2、报告性请示——涉及各项规定、法令很广，不是企业职权范围能决定的。

主报单位（或人）

结构

正文

落款、日期

形式：请示；关于XXXX的请示；请示报告。（九）报告

报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况的使用文种。种类较多：专题报告、综合报告、总结报告、请示报告、日报、月报、季报、年报等。

通常情况下，下级机关应主动向上级机关写报告，反映情况。有时上级机关专门要求下级机关上报各种专题报告，以便了解情况，掌握动态、发现问题、总结经验。七、公文写作的要点

1、领会领导意图是搞好公文撰写的重要条件；2、领会领导意图注意联系实际（理论联系实际）；3、领会领导意图要与认真学习党和国家方针、政策、法律、法令，以及所在企业规章制度结合起来，要协调一致；4、认真进行调查研究、尽量多占有第一手材料；5、善于积累资料，要通过学习，占有充分可靠的材料；6、公文的观点必须正确，坚持实事求是；7、公文撰写要讲逻辑和词章，要求文字简练；1958年毛泽东主席在《工作方法六十条》中指示：文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。8、公文中引文、数字、人名、地名、机关单位名、事务名、标点符号等必须准确；9、公文中的时间表述要科学准确；10、公文条款、段落要规范；11、好文章是改出来的。要注意的几个问题：1、文种不分，如：请示和报告不分，工作情况报告和调查报告不分，会议情况报告与会议纪要不分；