项目1任务2采购组织机构与管理制度

项目2采购组织机构与管理制度任务导读：1.采购组织结构的基本类型有哪些？2.采购组织结构设计的原则？3.采购人员应具备哪些素质与技能？4.采购管理制度对于企业而言有哪些作用？重点难点采购组织结构类型影响采购组织结构设计因素采购部门与人员职责及要求采购组织结构组建采购人员应具备素质采购管理制定内容一、采购组织结构设计

1、企业采购管理组织采购采购管理组织为了完成企业的采购任务，实现保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则，组建的一种采购团队。采购管理组织在市场经济条件下，市场需求的不确定性和多变性导致现代企业的采购工作非常复杂，特别是一些大中型企业，采购的商品品种繁多、数量大，采购工作往往不是由一个人来完成，而是由一部分人组成的采购队伍来进行的。一、采购组织结构设计

1、企业采购管理组织凝聚功能协调功能制约功能激励功能采购管理组织功能明确采购目标及任务良好的人际关系与群体意识采购组织中领导的导向作用一是组织内部的纵向、横向关系的协调，使之密切协作，和谐一致二是依据采购环境的变化，调整采购策略，以提高对市场环境变化的适应能力和应变能力。采购组织是由一定的采购人员构成的，每一成员承担的职能，有相应的权利、义务和责任，通过这种权利、义务、责任组成的结构系统，对组织的每一成员的行为都有制约作用。采购组织的激励功能是指在一个有效的采购组织中，应该创造一种良好的环境，充分激励每一个采购人员的积极性、创造性和主动性。组织结构设计原则高效原则统一指挥原则责、权、利结合原则精简原则目标可行原则一、采购组织结构设计

2、采购组织的设计一、采购组织结构设计

2、采购组织的设计1、目标可行原则组织目标应具备如下特征：①社会性；②共同性；③清晰性；④层次性；⑤参与性。2．高效原则采购工作要高效开展，必须有一套高效运转的组织机构，在建立采购管理组织时，应合理确定管理的层次及每一层次的人员安排。3、统一指挥的原则统一的原则基本上包括三个方面内容：⑴目标统一⑵命令要统一⑶规章制度要统一——采购管理组织机构的设计原则——一、采购组织结构设计

2、采购组织的设计4、责、权、利相结合的原则责、权、利相结合，才能充分调动采购队伍的积极性，发挥他们的聪明才智。5、精简的原则精兵简政最早是在解放区的政府建设中提出的，在企业采购管理组织设计中同样有效，这个“精”指人员精干；“简”是机构简化，只有人员精干机构才能简化；如果人员素质差而过分强调简化机构，应该开展的工作开展不起来，应该完成的工作完成不了，同样是不可取的。——采购管理组织机构的设计原则——企业规模经营范围市场供应状况——供应点分布、市场供求态势123信息传递形式与速度45采购人员素质企业内部各部门的配合程度67国家政策、运输条件、通信水平、自然条件组织结构设计影响因素一、采购组织结构设计

2、采购组织的设计一、采购组织结构设计

3、采购部门在企业地位采购部门隶属于生产部副总经理总经理行政副总经理生产副总经理业务副总经理产品管理制造采购生产管制仓储一、采购组织结构设计

3、采购部门在企业地位采购部门隶属于行政部副总经理总经理行政副总经理业务副总经理生产副总经理采购财务人事生产管制制造品管仓储一、采购组织结构设计

3、采购部门在企业地位采购部门直接隶属于总经理总经理人事副总经理业务副总经理生产副总经理行政副总经理采购副总经理一、采购组织结构设计

3、采购部门在企业地位采购部门隶属于资材部总经理资料部副总经理业务副总经理生产副总经理生产副总经理采购部长一、采购组织结构设计

4、采购组织结构形式直线制的采购组织结构加强管理控制的力度；实现有效沟通，使管理符合实际；实现个性化管理。优势直线制是由一个上级主管直接管理多个下级的一种组织结构形式，例如，由一个采购经理直接管理多个采购员。直线制这种结构适合于中小型企业的采购管理。一、采购组织结构设计

4、采购组织结构形式直线职能制的采购组织结构直线职能制这种组织形式是在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。职能部门对采购部门没有直接管理权，采购部门接受采购经理的直接管理。一、采购组织结构设计

4、采购组织结构形式采购事业部制的采购组织结构采购事业部制事业部制又称分权结构或部门化结构，首创于美国通用汽车公司，由通用汽车公司副总裁斯隆研究设计。事业部一般按“地区”或“产品类别”，对公司赋予的任务负全面责任。采购事业部组织结构适用于采购规模大及多品种、需求复杂、市场多变的企业采购。一、采购组织结构设计

4、采购组织结构形式矩阵制的采购组织结构矩阵制制特点：矩阵制是为了完成指定任务（项目）由各个方面的人员组成临时的一个组织机构。当任务完成后，人员各自回原单位工作。这种组织结构突破了一名采购人员只受一个主管领导的管理原则，而是同时接受两个部门的领导。适合于：生产工序复杂的企业，由于新产品多，需要采购多种物料优点：采购的目的性强，组织具有柔性化的特点，能够提高企业的采购效率，降低采购成本。缺点：双重领导容易导致职能部门之间意见的不一致，影响业务活动的正常进行。一、采购组织结构设计

5、采购部门组建（1）采购部门的建立方式业务过程混合式组织采购地区物品类别物品价值建立方式采购部门一、采购组织结构设计

5、采购部门组建（1）采购部门的建立方式按物品类别划分采购部门金属材料非金属材料机电产品标准件按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组，每一小组承担某一物品采购的计划制定、询价、招标、比价、签订合同、货款结算等一系列采购业务，这种采购部门的建立方式，可使采购人员对其经办的项目非常专业，比较能够发挥“熟能生巧”以及“触类旁通”的效果，也是最常用的采购部门建立方式，适合于采购物品品种繁杂的企业采用。一、采购组织结构设计

5、采购部门组建（1）采购部门的建立方式按业务过程划分采购部门采采购计划组询价招标组议价签约组提货验收组货款结算组按照采购业务过程，将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。这种组织形式要求部门内各成员密切配合，适合采购量大、采购物品品种较少、作业过程复杂，交货期长以及采购人员众多的企业采用。一、采购组织结构设计

5、采购部门组建（1）采购部门的建立方式按采购地区划分采购部门国外国内亚洲欧洲本地外地按照采购地区的不同，分别设立部门。此种分工方式，主要是基于国内、国外采购的手续及交易对象有显著的差异，因而对于采购人员的工作条件亦有不同要求。由于国内、国外采购作业方式的不同，因此分别设立采购部门有利于管理。同时上级主管部门必须就所购买的物品比较国内、国外采购的忧劣，判定采购事务应交给哪个部门承办，才能事半功倍。一、采购组织结构设计

5、采购部门组建（1）采购部门的建立方式按采购物品的价值划分为加强对物品的管理，一般将采购的对象按其价值和品种分为A、B、C三类，A类物品采购次数少、物品价值高，属重要物品，其采购质量如何将直接影响到企业经营的风险和成本，一般应由采购部门主管负责。而将采购次数繁多，但价值不高的B、C类物品，交给基层采购人员负责。C类物品价值A类B类一、采购组织结构设计

5、采购部门组建（1）采购部门的建立方式按混合式组织形式机器零件采购部门外购科原料科标准件主要零件助剂染料包装材料塑料制品机器仪器五金及其他以物品、地区、价值、业务等为基础来建立采购部门的内部组织，可以形成不同的混合式组织形式。先以地区划分为外购科及内购科，分设科长掌管。然后再按物品类别，交由不同采购人员承办。同时，也以价值为基础，另外设立原料科，由副总经理兼任科长来掌管。因主要原料约占整个部门采购金额的70％，故由采购经理直接洽商决定，交由原料科人员办理有关交易的手续。一、采购组织结构设计

5、采购部门组建（2）采购部门组织方式优劣比较连贯作业的组织形式优点缺点一位采购人员可以综合管理全部采购过程，权责明确，以防出现扯皮现象。符合规模经济的原则。采购人员应与供应商建立良好的合作关系，以便于今后开展工作。由于对供应商有取舍的权利，因此可以增强及时交货及改善品质的管理效能。采购人员负责采购全过程的各项作业，工作复杂，无法做到非常专业，影响工作效率。全部采购过程由一人承担，若没有良好的监督系统，会使采购人员权力过大。一、采购组织结构设计

5、采购部门组建（2）采购部门组织方式优劣比较分段作业的组织形式优点缺点每位采购人员只负责采购过程中的一部分，分工更细，便于熟能生巧，提高工作效率，减少失误。一项采购任务由几个人共同完成，起互相监督、互相牵制的作用，使采购工作更合理，使采购的价格、质量等有保证。采购过程每一阶段均由专业人员负责，可以大大提升采购作业的品质。采购过程由不同人员分段处理，收发转接手续较多，延误时效；分工太细，对内部人员的配合度要求更高，同时还会造成人员之间相互扯皮，影响采购工作。各自为政，无人负责，而且采购与使用之间接手人员太多，会大量增加联系上的困难。一、采购组织结构设计

5、采购部门组建（3）建立采购组织的步骤设定岗位设计管理作业流程确定采购管理组织机构考虑采购管理组织的任务量1明确采购组织的职能为每个岗位配备合适的人员26453二、采购队伍建设

1、采购人员工作职责工程师计划人员采购员质监人员管理人员采购人员职位副董事长采购经理总裁二、采购队伍建设

1、采购人员工作职责保证生产用料供应的不间断指导产品生产和工艺的改进编报企业物资需求计划123采购人员工作职责二、采购队伍建设

1、采购人员工作职责采购人员职责采购主管采购主管助理采购工程师采购文员新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作；对新供应商品质量体系状况的评估及认证；与供应商比价、议价谈判工作；及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况；采购计划编排，物料订购及交期控制，部门员工的管理培训工作等。协助主管进行材料采购渠道的搜集；采购计划的制定；市场行情的调查分析与统计分析；供应商评估数据的统计与分析；采购有关文件的编写工作主要原材料的估价；供应商提供的材料样板的品质初步确认；采购部门有关技术、质量文件的拟制与技术、质量部门有关的技术、质量问题的沟通与协调；与供应商有关技术、质量问题的沟通与协调等各种采购单据与报表的收集、整理与统计；采购品质量记录的保管与维护；采购事务的传达等二、采购队伍建设

2、采购人员应具备素质思想品德素质觉悟高品行端正爱岗敬业知识素质政策、法律知识市场学知识业务基础知识社会心理知识能力素质分析能力协作能力表达能力成本分析能力价值分析能力预测能力基本素质二、采购队伍建设

3、现代采购人员应具备观念采购观念战略观念服务观念经济观念创新观念竞争观念市场观念二、采购队伍建设

3、现代采购人员应具备观念即在采购过程中讲究经济核算，提高购进环节的经济效益，尽量组织本地产品购进，货比三家，择优而购，精打细算，节省开支。竞争观念即从企业大局出发，把握企业发展战略目标，使采购工作符合企业整体发展要求。市场观念即在采购过程中讲究经济核算，提高购进环节的经济效益，尽量组织本地产品购进，货比三家，择优而购，精打细算，节省开支。经济观念即从企业大局出发，把握企业发展战略目标，使采购工作符合企业整体发展要求。战略观念采购过程实际上是一个服务过程。一方面采购要为本企业经营服务。另一方面，在采购过程中应着眼于长远利益，为供应商提供力所能及的服务，如：提供信息、协助推销、介绍新客户等。服务观念二、采购队伍建设

4、采购人员招聘内部征召内部提升职位转换外部招聘刊登广告顾客推荐校园招聘就业机构猎头机构招聘渠道高素质和多样性的原则效率优先的原则公平竞争，择优录取的原则内部优先的原则招聘原则二、采购队伍建设

4、采购人员招聘来源优点

缺点内部征召花费少，有利于提高员工士气，申请者了解企业情况供给有限刊登广告覆盖面广，有利于提高企业的知名度会吸引很多不合格的申请者，对应聘者了解少，招聘压力大员工推荐对应聘者较了解，成功率大，应聘者就职后稳定容易掺杂人情关系，录用后难以辞退顾客推荐应聘者对工作了解，就职后比较稳定覆盖面窄大学校园招聘针对性强，能够吸引大量的应聘者应聘者缺乏实际操作能力，可能有比较高的流失率就业机构花费比较合理，有时还能免费成功率低，难以招到优秀人才猎头公司对招聘高级和临时人才特别有效费用高，容易上当受骗二、采购队伍建设

4、采购人员招聘选拔标准良好气质性格能力二、采购队伍建设

4、采购人员招聘选拔方法调查背景心理测试情景模拟笔试面试测试法观察法推荐法企业内部选拔员工推荐顾客推荐自我推荐二、采购队伍建设

5、采购人员培训在职培训现场培训专门培训培训方法三、采购管理制度

1、采购管理制度认知概念采购管理制度是指企业的采购工作管理，管理方式的确定，表现为企业以文字的形式对采购组织工作与采购具体活动的行为准则、业务规范等做出的具体规定。作用明确各岗位、各环节的责、权及相互关系；明确采购人员的业务操作要求，从而有利于加强考核；有利于在采购部门贯彻按劳分配制度，有利于激发职工的责任感与事业心。特点严肃性可行性相对稳定性协调性文字化三、采购管理制度

2、采购管理制度内容采购管理制度内容采购领导集中制、分散制、混合制经济责任制度岗位责任制、采购费用承包制、奖惩制监督制度民主管理制度三、采购管理制度

2、采购管理制度内容集中制采购的决策权集中于总公司，其他分公司或分厂无权采购。集中采购可使采购数量增加，提高与卖方的谈判力度，享受数量折扣，降低进价并易获得良好服务。只有一个采购部门，使得采购方针与作业规则较易统一实施集中采购功能，精简人力，便于培训与专业化分工，可节约大量人力、物力、财力。建立各部门共同物料标准，可简化种类，互通有无，节省检验工作时间。统筹安排，避免各自为政。各部门多余存货及过剩物资，亦可相互转让。优点采购流程长，延误时间，难以适应零星采购、地域性采购及紧急状况。对非共同性物料集中采购，亦无法享受数量折扣。采购与需求单位分离，降低采购绩效。如增加规模确认，物品装运等环节，费事耗时。缺点三、采购管理制度

2、采购管理制度内容集中制——适用的情况企业产销规模不大，采购量值均匀，全公司一个采购单位即可满足各部门的供货需求企业各部门及工厂集中一处，采购工作并无因地制宜的必要采购部门与需求单位非同处一地，但距离不远，加之通信便捷，集中办理采购，不至影响需求时效企业虽有数个生产机构，但产品种类大同小异，集中采购足以达到“以量制价”的效果三、采购管理制度

2、采购管理制度内容集中采购方式优点：1.各部门、各单位不负责采购，可专心致力于生产。2.可发挥集中议价功能。3.价格形象一致。4.利益控制较佳。5.活动易于规划。6.易掌握供应来源总部采购优点：1.可避免随意引入物料，减低库存2.采购能较公正，非优良品也不会被导人。3.可以求得较优惠的进价。4.采购相关单位参与决策，较能同心协力。5.属于计划性采购采购委员会采购缺点：1.弹性低，各部门、各单位需求较难满足。2.作业与采购人员容易对立特点：采购权集中在总部，各部门只负责物料需求的提出、使用、库存管理的工作，无采购决定权，但有建议权缺点：1.意见易分歧，担任委员应避免私人请托。2.较无机动性。3.采购耗时特点：成员从各单位中选出，目的在综合各单位的意见来决策采购问题董事会（总部）总经理副总经理研发部事业部人事部财务部采购部A厂B厂C厂仓库1仓库2三、采购管理制度

2、采购管理制度内容总部采购集中采购方式三、采购管理制度

2、采购管理制度内容采购委员会采购委员（物控主管）委员（仓库主管）委员（财务主管）委员（质量主管）委员（生产主管）主任委员采购部副主任委员原料采购半成品采购委员（生产部经理）集中采购方式三、采购管理制度

2、采购管理制度内容分散制决策权分散于各个分公司或分厂，通常适用于企业规模较大，且分公司分散在各地，所需的物资差异较大的情况。对利润中心直接负责对于内部用户更强的顾客导向较少的官僚采购程序更少需要内部协调与供应商直接沟通优点分散的采购能力，缺乏规模经济。缺乏对供应商统一的态度。分散的市场调查。在采购和物料方面形成专业技能的可能性有限。对不同的经营单位可能存在不同的商业采购条件缺点三、采购管理制度

2、采购管理制度内容分散制公司总部采购部经理华中分公司（武汉）华中分公司（广州）华中分公司（上海）采购处采购处采购处采购A组(化学)采购B组(五金）采购A组(化学）采购B组(五金）采购A组(化学）