公文中主题词标引存在的问题及解决措施

公文中主题词标引存在的问题及解决措施［摘要］公文主题词是公文版记要素之一。正确标引便于揭示公文的内容和形式，便于归档和查询，也便于办公自动化和公文处理的规范化。在实际使用中，却存在着对标注不重视、标准不统一、标引不规范等很多问题。本文通过对应用现状的分析，并针对存在的问题及原因提出了相应的解决措施。［关键词］公文主题词；标引规范；应用现状；应对措施公文主题词又叫关键词，也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组［1］。是公文中代表其内容和形式特征的、最能说明问题的、起关键作用的词和词组。目前，作为办公现代化产物的公文主题词，在实际标引中，却存在这样那样不尽如人意的地方，使得公文执行效率降低，处理成本提高，同时还影响到对公文的归档、管理和检索查询，影响公文的实效性和交互性，也不利于公文处理规范化和办公自动化的进程。一、正确使用公文主题词的必要性和意义公文具有严肃性、规范性、程序性和工具性等特点，它是各部门在进行党政管理过程中形成的具有制度效力和规范体式的文书。正确使用公文主题词便于揭示公文主要内容，便于公文归档管理、检索查询，便于办公自动化和公文处理的规范化。三、当前存在的主要问题遵照国标，相关行业和部门也编制了内部主题词表，但由于主题词表的使用从上至下没有实施细则，加之主题词的应用、制作又在不断完善、规范的过程之中，因此在各级公文主题词应用和制作中出现很多问题，结合工作实际，笔者归纳为3个方面：1.不标注公文主题词。主要表现在下行文时，出于标注者主观上的原因，不进行标引。2.标注不规范。主要表现一是随意将标题字面进行简单组配，二是使用表外词，三是类别词、类属词顺序混乱不清，四是词目过多等。例一，××市人事局、财政局、纪检委、监察局2004年文件“关于调整纪检监察办案人员补贴标准的补充通知”，其主题词随意标注为“调整”、“办案补贴”、“通知”；例二，××学院2006年文件“关于印发《××学院实行安全稳定责任制与事故责任追究制的规定》的通知”，其主题词标注为“学院”、“安全稳定”、“责任制”、“责任追究制”、“规定”，也是没有分析公文主题内容，从标题中自左到右随意抽出几个词进行组配而成。3.标注不准确。主要表现为对公文分析把握不到位，转换不全面，抽象出的主题词不能准确揭示主题的内容和形式。例三，“××市人民政府、××军分区关于做好2004年冬季征兵工作的通知”一文的主题词是“军事”、“征兵工作”、“通知”。根据国标规定，抽象出的类别词标注为“军事”是不准确的，它只能作为类属词。显然标注者对规范缺乏了解。正确的应是“国防”、“军事”、“征兵”、“通知”。例四，“××市人民政府关于公布第四批取消和第二批调整的市级政法部门行政审批事项的通知”的主题词是“行政许可”、“取消”、“调整”、“通知”，抽象出的主题词是不准确的，其作为类别词的“行政许可”在主题词表中找不到，正确的应该是“行政事务”、“审批”、“取消”、“调整”、“通知”。例五，××省教育厅2005年文件“省教育厅关于举办××省第二届大学生艺术节艺术教育科学论文报告会暨2005年××高校艺术教育论坛的通知”的主题词为“高校”、“大学生”、“艺术”、“活动”、“通知”，正确的标注应该是“高校”、“艺术教育”、“科研成果”、“通知”，错误的原因除随意标题字面组配外，对整个文件的主要内容是没有全面把握的，文件核心内容主要是强调“艺术教育的科研成果”，“艺术”一词不存在于主题词表中，也不能完全代替文件内容的“艺术教育”，“科研成果”这个类别词没有抽象出来，简单的一个“活动”不能说明文件内容，而且“大学生”从属于高校。标注无疑是不准确的。四、原因分析(一)不标注的原因1.由于主体是公文的主要组成部分，占据版心的大部分位置，主体对公文质量的好坏起着决定性的作用，因此许多人过分强调公文主体的完整性、规范性和用词的准确性，认为一份公文只要具备公文标题、主送机关、公文正文、附件、发文印章和附注等7个要素，就是完整合格的公文。出于这个观念，很多人不能清醒地认识公文主题词在公文制作和档案管理中的重要作用，忽略了主题词存在的必要性和重要性，认为主题词和公文的关系不大，标与不标、标对标错无关紧要。恰恰相反，缺少了眉首和版记，无论七要素如何完整，行文如何准确流畅，它首先是不完整的公文，就不可能合格和规范［6］。2.觉得按照主题词表来标引过于麻烦，或者为图省事，使得制发的公文只有主体部分，没有主题词，或者上行文不得已使用主题词，下行文时主题词长期不用或完全消失。（二）标注不规范的原因1.标注的主题词不是在相关的公文主题词表中选定的，而是根据标注者的意愿，随便在文件中抽出几个词汇来标注。这种情况比较普遍，如例一。2.也有很多人依据公文的标题，从前向后依次标引。这是产生不规范的主要原因。如例二错误的原因是没有掌握公文的主题内容和主题词的体系结构，不清楚主题词的作用和意义，随意而盲目地把标题完整地搬到后面作为主题词来标引。很显然，作为一个学院的下行文也好，上行文也好，“学院”是不能作为主题词标注的。3.在实际的标注中，还不同程度地存在标注词目过多和位置放置错误等情况存在，这也属于标注的不规范。4.各行业使用各自的主题词表，在为标引者提供便利的同时，又会因为主题词表种类多，使标引者不知如何选择，也是形成标注不统一、不规范的原因［5］34。（三）标注不准确的原因1.标注者对文件理解不深，抽象出的主题概念不准。2.实际工作经验不足，对主题词的标注规则缺乏了解，造成标注的主题词缺乏准确性和一致性，这是造成标注不准确的关键原因。如例一，根据国务院公文主题词表明确规定标引顺序是“先标类别词，再标类属词，在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词”的规定，“调整”肯定不能作为类别词，“办案补贴”作为类属词也不完整，正确的类别词应为“财政”，类属词中作为文件内容的为“办案补贴”、作为文件形式的应该是“调整”，最后标注作为文种的“通知”。例三、四、五均是标注不准确的典型例子。五、解决问题的措施及要求（一）高度重视对主题词的正确标引随着信息社会的飞速发展，各单位对内对外事务的加大，信息量的增加，数据量的增大，公文使用频率的增强和管理规范化、现代化的要求，各级各单位领导，特别是主管公文制发的部门和工作人员，应高度重视公文主题词标注工作。1.主管公文制发部门的领导把主题词标注水平作为衡量公文制作质量的一条重要标准，并以此评判公文制作者的工作能力［7］127，杜绝标注的随意性，保证标注的准确性和一致性。2.制定统一的内部公文主题词表和标注规则。各单位除参照国务院公文主题词表和本行业试用的公文主题词表外，应该根据自身的特色和需要，制定内部通用的公文主题词，并根据发展和需要，及时增补和删减词目，便于单位内部各部门遵照使用。目前一些行业如教育部门等已制定了属于自己的公文主题词表。3.建立先进的内网公文检索体系。标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件，应由各单位办公室公文制发部门和档案管理部门联合，按规范的公文主题词建立一致、先进的公文检索体系，有利于在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件，辅助领导同志决策，便于各部门工作人员查询使用。主题词检索方法可以弥补分类检索方法的不足，使检索更自由，查找跨度更大。4.加强对文秘人员的培训。为提高公文主题词标引的质量和公文的整体水平，各部门应每年定期对各级文秘人员和档案管理人员开展公文处理业务培训，使其掌握正确的标注方法，熟悉相关规则和要求，准确规范标注主题词。如本文例二，掌握该公文的主要内容并参照《国务院公文主题词表》和《教育部公文主题词表》（试行）正确的应为“学校管理”、“综合治理”、“安全事故”、“责任追究”、“规定”。其中“安全事故”、“责任追究”在主题词表中找不出来，规范的还应在这两个词下面加上“△”，并把它加到本单位制定的公文主题词表中。针对多文种情况，如例二“规定”要标注，否则只标第二个文种“通知”即可。5.保证文秘和档案人员的相对稳定性，以保证公文处理的连续性，也是保障公文主题词标引规范化的有效途径。（二）具体工作人员要加强学习，加强责任心，熟练掌握正确标引规范和方法，提高标注水平1.提高对公文主题词严肃性的认识。对于公文制作者而言，主题词标注之前，首先应理解公文的主题，即主要内容，不能图省事随便从标题中选取几个词完事，也不能随意从文中抽出几个词来随意组合，要在先把握公文主要内容的基础上参照规范再行标注。一旦标注完成后不要随意改变。2.增强公文工作的责任感，提高对主题词重要性和必要性的认识，各单位公文制作者要把公文主题词标注工作当作责无旁贷的分内事，把主题词当作公文的完整要素规范标注，不断提高标注工作水平［7］128。3.熟练掌握标引规范，分工负责。公文制作者要熟练掌握国务院、本行业和单位内部的标引规范和要求，严格遵照规范要求，认真标注。标引的每个主题词，必须从公文主题词表中选用最专指、最恰当的词或词组，一般不得采用主题词表以外的词或词组；负责计算机技术的文秘人员应根据主题词建立文件主题检索系统，并及时上传内部网；而档案管理人员应严格按照主题词对文件进行分类管理。4.加强学习和积累，不断提高标注业务水平和工作质量。主题词标注工作是个系统、繁琐，又在不断发生变化的工作，因此，具体的工作人员除了要懂公文制作基础知识，学习标注规范外，还要不断加强政治理论、行业管理及相关知识的学