秘书工作的历史发展

第一章秘书工作的历史发展第一节

我国古代的秘书工作一、秘书活动产生的条件秘书是一个古老的职业和工作门类，是人类摆脱了原始形态而逐步地走向文明的时候的必然产物，是行政管理活动的重要组成部分。其产生必须具备以下两个基本条件：第一，前提条件；社会组织和领导集团的出现。第二，必要条件：文字和公文的出现。二.我国秘书工作起源时间从广义范围来说，我国的秘书工作起源于部落联盟的昌盛时期，即黄帝尧舜时期，约距今四千五百至四千一百年之间；从狭义的范围而论，起源于黄帝时期，即距今四千五百年之四千四百年之间的龙山文化晚期，最迟也应当起源于尧舜时期。

在部落联盟形成前，每个部落的规模已相当大，部落领导机构或首领的管理活动绝非通过直接交谈能实现的，部落酋长必须有人为其管理活动提供服务性服务，因此，从理论上说在部落管理活动中就有了秘书工作。他的时间应该在黄帝之前的五百年以上。

从传说中黄帝时期的秘书工作的记载看，黄帝有史官多人，且有分工，这决不是原始的秘书工作，而是经过一定发展阶段的比较成熟的秘书工作。

至此，我们可以得出以下结论：在原始社会后期，当若干氏族联合组成规模较大的部落时，就产生了为部落联盟领导集团提供辅助管理的秘书工作，其时间至少有五千年左右；而到了四五千年之前的黄帝时期，我国的秘书工作已经发展到一定水平了；伴随着文字（甲骨文）的出现，殷商后期我国古代秘书工作获得了极大的发展。三.我国秘书工作的阶段划分1、原始社会后期至于秦统一六国之前，是第一阶段。——萌芽阶段a.原始社会只有以神职为主而以记事辅政等为辅的巫祝类的秘书。b.夏商周三代则主要是以地区编年为主而以传达王命，撰拟诏制为辅的史官类秘书。c.春秋战国时期虽有士之奔走游说，出谋划策，也有了丞相、宰相等等的类似秘书的人物和相应的官署，秘书官员多以刻、记事、记言、主政等到各种杂合的身份出现。著名的有：毛遂、冯援、苏秦等2、秦汉至于1911年辛亥革命之前，是为中国秘书史第二阶段——发展成熟的阶段。秘书人员的选用，考核也日益规范，与秘书工作紧密相关的公文与公文制度，档案管理及使用，驿站邮传等等一系列规章制度都逐步地建立起来。3、1911年辛亥革命之后到1949年国民党的统治在大陆崩溃，是为中国秘书史的第三个阶段，这是秘书从古代走向现代化的承前启后的阶段。4、1949年中华人民共和国建立以后，为中国秘书史的第四个阶段，秘书工作从制度到理论进行全面建设的新阶段。四、古代秘书机构和秘书名称演变(一)先秦到秦统一先秦的秘书工作主要由史官担任，因而史官的官署被看成是最初的秘书机构。

商——太史寮,是最早的秘书性机构西周——太史寮加以发展，使之成型,负责宗教祭祀及文书册命等事务，下设“五史”，各司其职，其长官称太史

专设“天府”作为收藏保管文书档案的机构战国——自传说中的黄帝时期到西周，史官一直是各代主要的秘书官职，其社会地位一直很高。到战国,各诸侯国另设秘书官职,秦国的尚书，魏国的主书，齐国的掌书，楚国的左徒等。史官从此成了以保管国家档案文献为主要职掌的职务，不再是主要的秘书官职(二)秦汉秦——设“三公”：丞相、太尉、御史大夫。丞相主政务，太尉掌管军事，御史大夫辅佐丞相并主管秘书工作，兼行监察职能。汉——到了汉初仿照秦制,汉成帝以后,尚书台发展为皇帝的机要秘书处,尚书令成为皇帝身边的高级秘书到东汉桓帝时，设置“秘书监”主要负责国家典籍的修撰和刊行，这是我国历史上最早以“秘书”命名的官职。

(三)魏晋南北朝魏晋南北朝——曹操时,把“秘书监”改为秘书令,到曹丕后,改为中书监、中书令,公署统称中书省东晋末年政府下令公文统一用纸张为载体(四)隋唐宋元隋唐——设中书、门下、尚书三省

。三省长官同为宰相，实行集体参议辅政体制。中书出令,决策权,门下审议,封驳权、尚书执行唐初设立的翰林院,到唐德宗以后,翰林院的翰林学士出谋划策于内廷，以分割外相之权，实质上成了皇帝的近身机要秘书武则天当政时，为打击政敌，巩固其统治地位，在中书省新设了一个机构叫“匦使院”，其相当于现在的信访部门。匦使院是我国古代最早的信访机构宋——仍为三省六部制。实行军政分离。行政大权集中于中书省，军机大权则由枢密院执掌，中书省和枢密院并称为“二府”。

翰林学士院仍是皇帝的近身机要秘书处元——仿宋体制，建立一套比较完整的秘书机构。以中书省为政务中枢，中书令一般由皇太子领，在全国设十一个行中书省作为派出机构代中央行事。

(五)明清时期明——明初仍仿元制，设中书省为中央政务中枢，置左右丞相总理六部事务。后废丞相，建内阁，中央秘书机构进行了一系列重大变革。通政司清——经历了内三院、内阁、南书房、军机处的演进过程。特别是军机处的设立，是清王朝对中央行政机构的一次重大变革，标志着封建君主专制发展到了颠峰。

五、我国古代的秘书活动的基本特点（一）

秘书活动历史悠久（二）

秘书机构变动频繁（三）

秘书人员选拔较严（四）

秘书制度比较完备

从我国古代秘书机构的设置及其职掌的变化来看，说明各朝统治者都很重视秘书工作。尽管机构设置、官职名称频繁变更，但中央秘书机构一直紧紧地掌握在皇帝的手中，成为各朝皇帝进行专制统治的喉舌和助手。秘书机构及其官员只能处于辅佐的地位。一旦僭越或对皇权造成威胁，皇帝就要设法变动他们，或削弱其职权，或撤换其官员，或解散其机构，或另立新的官署取而代之。六、古代秘书工作主要制度（一）

文书工作制度1、

一文一事制度（宋）2、

贴黄、引黄制度（唐）贴黄、引黄是古代文书撰写与处理所形成的一项制度。在唐代，敕书是用黄纸写的，如有需要改正的地方，就用黄纸贴上，然后改正，称为“贴黄”。对一些篇幅较长的文书将其内容要点引出，书写于文书封面或文首称为“引黄”。这些制度的形成便于分清文书的轻重缓急，从而提高文书的处理效率。

3、

票拟制度（明）4、

印刷、磨勘制度（元）5、

公文稽察制度（唐）6．副本制度。著作、书籍或文件的正本以外的复制本称副本。文书的副本制度是从西周建立起来的。7．文书驿传制度。我国春秋战国时期即有邮驿通信，邮驿即古代传递文书所设的馆舍。唐代驿传制度已相当完备，每隔三十里设一驿站，用于传送文书。到了清代，每十五里设急递铺一所，公文到铺，立即登记，不能延误。历代驿传制度的建立和逐步完善，保障了公务文书的畅达和政令的推行。（二）

档案工作制度1、

一案一卷制度（唐）2、

档案集中制度（宋）3、

档案整理制度（唐宋）4、

档案鉴定、销毁制度（唐宋）5、

档案查阅制度（唐宋）（三）

保密工作制度

如《唐律》；清《惩治漏泄军事机密章程》（四）

信访工作制度（五）

印章管理制度印章是信用与权力的标记，印章的使用始于商周，时称“玺”。秦律还规定，对盗用官印者依伪造罪惩办，严防未加印玺的或假印玺的文书出现。

（六）

工作报告制度（七）

办事制度（八）

参谋言谏制度七、古代社会对秘书的素质要求第二节

我国近现代的秘书活动一、近代秘书机构和秘书名称演变（一）清代末年秘书机构及演变1861年，设立总理各国事务衙门，军机处保留1901年，总理各国事务衙门改为外务局，后设秘书股“预备立宪”后各省又设咨议局，内设秘书长（二）辛亥革命时期的秘书机构及其演变1911年建立中华民国，建立大总统府，效法资本主义国家的政体，成立国务院，并设立了秘书厅、厅下设秘书长、秘书。这是我国行政建制史上秘书厅设置的由来。南京临时政府为了适应其资产阶级政权的需要，对延习已久的封建王朝的秘书工作制度进行了全面改革，主要表现为：简化文书种类，划一公文程式；革除封建称谓，使用公元纪年；规定办公程序，提高行政效率。

(三)北洋军阀时期的秘书工作。这一时期的秘书工作基本上继承了南京临时政府时期的秘书工作，但这一时期政局极不稳定，制度混乱多变

二、我国近代的秘书活动的基本特点（一）

近代秘书活动的半封建半殖民地特性（二）

改革是近代秘书活动发展的主流（三）

近代秘书活动是过渡时期的必然产物三、国民党政府时期的秘书工作国民政府成立后，内部机构有秘书处、副官、参事处等。秘书处受主席或常委指导，管理秘书事务。

进行了改革：第一是健全了秘书机构第二是规定了各级秘书机构的职责范围与秘书人员的任职条件。第三是改革文书工作四.建国前党领导下的秘书工作1．建党初期和第一次国内革命战争时期的秘书工作。这一时期建立了中央秘书处，毛泽东同志担任中央工作的第一任秘书。同时党内设置了中央秘书长一职，首任秘书长是王若飞，在大革命时期先后担任这一职务的还有邓小平、周恩来、李维汉等人。2．第二次国内革命战争时期的秘书工作。中央秘书处对文件的制作、阅览、传递和保管都设有专门地点，采取极端秘密的方式进行工作。长征中，只保留机要科，到达陕北后，1937年又恢复了中央秘书处。

3．抗日战争时期的秘书工作。抗日战争时期，从中央到各边区政府都恢复、建立、和加强了秘书工作，1937年秘书处重建以后，下设机要、文书、材料和会计等科。4．解放战争时期的秘书工作。这一时期成立了中央办公厅，下设秘书处、机要处等机构，杨尚昆任办公厅主任，曾三任秘书处长。回顾党中央秘书机构设置的情况：

1926年成立中央秘书处，1933年在白区撤销，1937年在陕北重建秘书处，1947年因疏散、转移它的职能事实上消失了，1948年在西柏坡恢复和重建，直到1949年中央机关进入北京。

五、新中国成立后的秘书活动秘书工作历经四个阶段：第一阶段：1949年10月至1966年5月处在发展与上升期1951年4月召开了全国秘书长会议，这次会议的主要任务是规范行政机关的秘书机构和秘书工作，这标志着新中国的秘书工作开始走上了法制化、制度化的轨道。

第二阶段：1966年5月至1976年10月处在下降、停滞期

如公文文风极不正规，公文中甚至出现“万岁”等字眼。

第三阶段：1978年12月党的十一届三中全会以来，秘书工作出现新局面,国务院连发文件和各项指示，对公文的处理办法，公文的起草，各项文书档案工作都做了制度化规定，大大提高了秘书部门的办事效率，促进了秘书工作的迅速发展。此外,对秘书工作的重视，以及各种企事业单位的极大需求，秘书逐渐成为一项职业，各高等院校开始开设秘书专业课程，先后培养了一大批专业秘书人才，满足了社会主义现代化建设的对各种秘书人才的需求。加上办公自动化的迅速发展，现代化的办公设备进入一般单位办公室，以及互联网的普及，使得秘书人员的办事效率大大提高，秘书工作步入了一个前所未有的新时期。第四阶段:加入WTO后的秘书工作

1．科技性知识

现代化办公技术的运用2．复合性知识

一专多能：既能撰写文稿又能处理文书、档案，既会使用电脑又懂外语，既能管理好内部事务又能胜任公关、洽谈业务。3．外向性知识

拓宽知识领域，增强对外沟通能力4．实务性知识

注重实务性知识的积累5．艺术性知识

企业对秘书独创能力的要求会愈来愈高：要求秘书在判断企业的发展方向和目标以及为企业领导提供超前服务时，必须发挥思维创造力。我国现行的秘书考证制度1.国家秘书资格鉴定

由劳动和社会保障部推出，分为初中高三个级别，考核内容包括职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务等四个基本内容。涉外秘书增加外语考核部分，秘书职业资格二级增加业绩评估部分。

评价：全国统一鉴定，普及面广，知名度高，全国统一试卷，统一时间、统一地点举行考试，是权威的国家级考试，证书国家认可。

2.剑桥办公管理国际证书考试

由教育部考试中心从剑桥大学考试委员会引进，一年开考两次，设初、中、高三级，核心课程包括文字处理、沟通和项目管理、办公室管理三门。

评价：通过该考试培训，可以在理论上和实践上受到系统的教育与训练，达到世界公认的秘书职业能力和行为标准。

3.lccieb（伦敦工商会考试局）秘书证书考试

在英国本土最高有四级，国内目前只开考二级和三级。考试形式为笔试，全球统一命题、统一考试，中国考生也需要采用英文试卷。该项目一年考四次，分别在3月、4月、6月和11月举行。根据英方和教育部考试中心签署的协议，考务方面由教育部和各地教育行政部门组织。

评价：有“工作绿卡”之称，在英联邦国家和东南亚影响很大，与商界尤其是外企联系较多。另外，其证书在赴英留学移民方面也可作为申请条件之一。

4.iaap（国际职业秘书协会）秘书资格考试

目前国内在北京和上海等大城市已经设立了培训点和考点。考试科目包括企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。考试连续进行12小时。合格者获“特许职业秘书”资格。

【思考与练习】1、我国秘书活动产生的条件与标志是什么？2、我国古代秘书活动的基本特点和主要制度有哪些？

第三节国外秘书概况一.美国的秘书与秘书工作(一)美国对秘书的定义:美国和加拿大联合发起的国际职业秘书协会给秘书下的定义：“秘书应是主管人员的一位特殊助手，他掌握办公室工作技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示其主动性和正确的判断力，并在所给予的权力范围内做出决定。”(二)美国秘书的分类美国行政管理协会（TheAdministrativeManagementSociety）把秘书分成A级秘书、B级秘书、行政秘书或行政助理和法律秘书四个等级1.美国A级秘书A级秘书为中级管理人员，主要负责起草或抄录内容较复杂的保密信件。这种秘书对公司的政策、办理手续的程序比较了解，并熟练地掌握了一般秘书的管理技能。2.美国B级秘书其主要任务是为公司经理服务。主要是迅速准确地从笔记和录音机中转抄和听写录音；迎来送往和安排约会；安排上司旅行事宜；处理日常往来书信；文件归档等。3.美国行政秘书又称管理秘书或行政助理。行政秘书为高级行政参谋成员，全面负责秘书和行政工作；负责处理工程方面的事宜，并对这些工程按期完成负责；减轻经理日常管理方面的琐事。这个职务要求对公司的惯例、结构有深刻的了解，并要求具有高度熟练的秘书技能。4.美国法律秘书他们在工商业组织的法律部门供职或任政法机构法官、律师的助手。法律秘书必须遵守法律秘书准则，掌握法律专门术语、法院法律事务所程序、联邦及州法院条例，熟练使用规范的法律字典[如《布莱克氏法律字典》（Black’sLawDictionary）]，还要熟悉法律文书形式，起草法律文件，掌握打字、速记、录音等技术。美国政府秘书包括：（1）在美国首都华盛顿从事秘书工作的联邦政府雇员；（2）在州政府、市政府和当地县级以下政府的秘书；（3）驻外使馆和领事馆、军事基地等地工作的秘书。人数远远超过任何工商部门的私人秘书。秘书等级的划分和任命根据考试成绩优劣而定。大学毕业生如打算从事秘书工作，必须取得会打字会速记的证书，并参加表现秘书能力的口试、笔试。被录取后，第一年为试用期，三年后改为固定职业，并可以申请担任联邦政府任何机构的秘书工作。如果离开联邦政府，并在三年内回来继续供职，仍保留其累计的可以请病假的天数而不扣发工资。

美国教育秘书指大城市教育系统中高级官员的秘书或当地小规模的学校办公室秘书。前者的职责与商业和工业秘书相同。后者的职责范围却很广：誊写、保管文件、定购办公用品、管理见习生，还要接待来访者，与学生、教师和学生家长都保持密切的联系。这类秘书的全国性组织是全国教育办公室工作人员协会（TheNationalAssociationofEducationalOfficePersonal）。

(三)美国秘书的考试1.秘书报考条件严格“国际职业秘书协会”每年举办“特许职业秘书考试”，于世界设250个考场同时进行，报考条件很严，高中生要有6年秘书工龄，大学生要有共６年的大学学龄和秘书工龄才能报考。有学士学位的人须完成一年经过证明的工作经验亦能报考。

2.秘书考试科目很多考试科目为：企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。考试连续进行12小时。

3.获得“特许职业秘书”资格（简称CPS）

在美国，所有秘书都期望获此资格，以求个人有所发迹。(四)秘书任职资格要求在美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个条件：1、像心理学家一样善于观察和理解他人；2、像政治家一样有灵敏的头脑；3、像外交家一样有潇洒的风度；4、有调查各种棘手问题的丰富经验；5、有良好的速记能力以及文字功夫；6、熟读各种商业往来中的法律关系；7、能熟练地使用各种办公自动化机器；8、具备相当的金融和税务方面的知识；9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类(五)设有全国秘书协会INTERNATIONALASSOCIATIONOFADMINISTRATIVEPROFESSIONALS缩写IAAP，即"国际行政管理者协会"，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心和汇集互通信息的阵地。其前身为"国际职业秘书协会"（PROFESSIONALSECRETARIESINTERNATIONAL），是当今世界有名的跨国性的职业组织。该组织成立于1942年，原名美国全国秘书协会，其总部设于美国密苏里州堪萨斯城。会员4万多人，700家分支机构，除美国的在职秘书外，包括欧、亚、拉美各洲30多个国家和地区。其宗旨是：作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益；通过连续教育，提高秘书人员的素质和水平；介绍最新技术，增强业务技能，提高秘书的职业地位。

国际行政管理者协会"提供给会员的刊物有：

《秘书》杂志:为国际秘书领域主要刊物，交流介绍秘书工作方面的新思想、新观念、新动态、新技术

《秘书工作范例》:为国际职业秘书协会同各分支机构中企业经理代表人物合作创办的一种多方面综合论述刊物，适用于各种办公室环境，反映秘书职责的共同特性

《职业秘书道德准则》:建立和传播职业行为标准，体现秘书的职业道德观念。

国际行政管理者协会还于每年7月举行国际秘书会议，世界各地会员随意参加。会议程序有名人演讲、专题报告、专题讨论、专家讨论以及与办公室贡献成果相结合的非正式讨论会等等。

“国际职业秘书协会”还将每年4月最后一工作周的星期三定为秘书节日举行庆祝，这对企业、工业、各行各业、各团体以及政府部门的秘书给予很大鼓舞，使秘书工作受到很大支持和重视。1989年的秘书节，美国总统布什发贺信表示祝贺。

国际秘书节的由来1952年两位美国芝加哥资深秘书向美国商务部部长提议建立秘书周计划，很快提出批准，并且于2号到7号设立秘书周。但是正式“秘书节”的提出是在1955年，将秘书周定在每年4月份最后一个完整的星期，而这周的星期三为秘书日二.日本的秘书与秘书工作(一)日本对秘书的定义1.指“帮助上司处理各种事务的工作人员”，即能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。2.指政府机关和社会团体中日常事务的负责人(二)日本秘书的分类1.见习秘书从事服务性工作2.初级秘书2-3年秘书工作的实践经验3.中级秘书4-5年秘书工作的实践经验,主要为领导安排日常活动日程4.高级秘书相当于秘书长,负责秘书部门的领导组织工作从所属领域来看公务秘书是指在国会、政党或内阁各级组织及地方公共机关工作的公务员性质的秘书。这些秘书必须了解国会、政党及内阁情况，并要求精通制定法律的手续和程序。

日本的企业和政府机关中，秘书及从事秘书工作的人员，可分为专职秘书和以女性为主的处理日常杂务工作人员两类。

外事秘书，一般指在大使馆或外资企业中从事秘书工作的人员，在日本设立大使馆的有100多个国家，外资企业在日本设立分支机构的也日益增多，皆聘用日本人充当秘书，但必须精通外语为先决条件。在日本，为了和外国人的秘书一起进行工作，要求外事秘书能将领导和上级的讲话当场速记下来，然后再打印出来，这就需要打字和懂得速记法。此外，还用优美准确的日本话进行口译，还能准确无误地写出书信文件，能为外客当向导，陪同观看歌舞等娱乐表演，还得一定程度懂得茶道、花道及日本其它文化历史。

(三)日本的秘书技能考试

1.日本实务技能审定协会为检验秘书水平而举办的定期测试。自1973年开始实行的考试。每年春、秋二季举行，考场设于全国的都道府县。根据日本文部省通过的“秘书技能审查基准”，考试范围包括秘书理论（秘书素质、业务知识、一般知识），秘书实务（接待、仪表、技能）两部分。报考者不受学历、年龄、性别、实际经验的限制，并可根据自己的水平选择三级测试（其中第三级为初级、第二级为中级、第一级为高级）中的一种。考试均为笔试，一级测试合格者要参加面试。考试成绩在60分以上者为合格。2.日本CBS考试

被证明会使用两种语言秘书的考试。是日本秘书协会单独制定审查标准的考试。以懂日语和英语、有实际工作经验的年轻女秘书为对象，从1979年开始实行。考试内容：

（1）秘书所需要的正确的日语和基础英语的知识和应用能力；

（2）秘书的适应性、人际关系、经营道理；

（3）秘书业务和秘书技能；

（4）日、英两国语言面试。

三.英国的秘书与秘书工作(一)英国秘书的含义秘书一词在英国的概念，按英国牛津字典解释：一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，其任务是处理通信，整理记录，安排约