煤炭采购部管理制度

．2．1第1阶段燃煤采购1）职能：通常在业务公司应有负责燃煤采购的购煤组，根据业务公司的组织结构的不同，它可以是供应或资源部下的或其他适当的部门属下的一个分组，由商务副总经理负责，在特殊情况下，也可以由总经理直接分管。购煤组在燃煤采购阶段的活动或职能主要是：•电厂购煤地区煤炭供应市场及趋势的调查了解、信息收集和分析；•调查、发现和评估电厂所有潜在煤炭供应来源；•编写和评价合格的供煤商名单；•编写满足业务公司年度预算要求的年度购煤计划，该计划应获得总经理的批准；•组织招标，确保按照成本、质量、到货、可靠性做出最佳选择，并与各潜在供煤商保持良好联系，熟悉他们的情况及变动；•谈判和签订购煤合同（合同范本见附录1），合同应由业务公司负责采购的商务副总经理和财务副总经理(或财务主管)审核，最终由总经理批准。任何购煤合同的签订都必须按董事会授予的权限范围进行,须报总部批准的,应按程序报送,获得相应批复后方可签订合同。业务公司应制订本企业的购煤合同签订及会审程序。•购煤合同执行过程管理，应就每一个购煤合同落实执行负责人，并按业务公司的有关规定，认真履行结算手续，明确结算重量、热量、单价和总价,以及发票和含税情况,等等。•根据由总经理批准的月度供煤计划安排合适的入厂煤详细计划；•入厂煤的付款手续必须应由财务副总经理（或财务主管）审核，并由总经理批准。任何购煤合同的付款都必须按董事会授予的权限范围进行，并按XX公司的授权体系提出申请，以获得批准。付款批准后，协调向供煤公司支付煤款。•与供煤商协调解决出现的问题和/或争议；•其他有关的问题2）文件和分析：已经签订的购煤合同原件应在总经理指定的部门存档，一份副本(或复印件,下同)应在购煤组存档，一份副本在财务部存档，所有这些存档工作应在此购煤合同签订后5日内完成。建议就不同的煤种签订单独的购煤合同，即使它们来自同一供煤商。购煤组还应保存收到的报价和评价结果，这样确保甄选供煤厂家进而签订购煤合同的依据可在将来查到。购煤组还应为各供煤厂家建档，包括通信往来，实地考察报告，合同执行记录和文件，照片和月度入厂煤报告，和其他有关记录。这些将帮助建立形成供煤厂家数据库和评级系统。3）人员鉴于此阶段工作的重要性和敏感性，负责采购和生产的副总经理和人事经理应特别注重对此购煤阶段员工的考察和监督，保持有数量合适、且能胜任此岗位工作的员工用于替换。在这里，合适的员工不仅应具备上岗的技术能力，还应具备“软能力”，如正直、对企业的忠诚和自律性上都满足此岗位要求。XX公司的原则是，所有与这个职能直接有关的人员应该在每2至3年左右轮换到其他的岗位，除非有董事会特别同意的除外。3．2．2第2阶段入厂煤检斤、检质当燃煤运至电厂时，一般要求称重（确认数量）和化验（确认质量），此类活动称为入厂煤的检斤、检质、煤化验。1）称重和外观检质煤场组在购煤组的见证和监督下进行称重，过磅单应由购煤组和煤场组共同签字方为效。两个组都有责任检查来煤质量存在的明显的不足，例如：煤里过高的水分、石头和杂物过高等等。若煤场组和购煤组的见证人认为入厂煤在外观上不符合购煤合同的要求，他们均有权利和责任拒绝称重和在过磅单上签字。在此情况下，购煤组应拒绝称重，并由供货商将煤拉走并不得存入煤场。2）检质取样和化验在此步骤的活动主要包括取样、制样和化验。技术方面，所有这些工作应遵守相关的规定、标准和方法。各业务公司应根据其具体情况和设备条件等，制定具体的入厂煤采样、制样和化验规程和方法。建议取样由煤场组负责执行，购煤组监督，如有要求还应在供煤商的目击见证下进行。煤样应认真加以标识，正确封装后发送到煤化验组。制样和化验应由煤化验组以专业、规范的方式完成，收到的各样品应保留适当数量以备日后校核。3）文件和分析：结合本阶段各项活动的特点,各业务公司要制定其文件和统计分析的详细实施办法,保证数据产生、收集和汇报过程的真实准确性。过磅单和煤化验单应分别为一式五份,且应由值班的高级人员签字。五联中，煤场组和购煤组各留存一联；如有要求还应提供给供煤商一联。其它两联应在同一天或每两天（固定时间，如17:00点）交至：•财务部；•业务公司的企划部或管理部，或总经理指定的部门本阶段的结果是证实入厂煤的量（数量和质量）。每批入厂煤应按其重量和热值及其它质量计量指标，按合同约定逐一结算；还应按天、按月计量入厂煤总重量和平均发热量及折合标煤量。不得在每个报告月的月底，购煤组、煤场组和财务部应共同完成并签署月度入厂煤报告，该报告应就本月入厂煤情况给出客观记录，但至少应说明：1）当月按标煤（吨）和普通煤（重量和平均热值）表示的入厂煤情况（称重、减卡后），2）当月入厂煤明细表，应按购煤合同分别列明当月入厂煤统计，包括供煤商名称，3）任何与入厂煤接收和化验有关的特殊事宜或问题。此月度入厂煤报告应由购煤组、煤场组和财务部的负责人共同签字，由总经理批准签字，且此月度入厂煤报告应在下列部门存档：•购煤组•煤场组•财务部•业务公司的企划部或管理部，或总经理指定的部门。3．2．3第3阶段-煤场管理1）职能煤场管理是指紧跟在上述入厂煤检斤、检质和化验后的在煤场发生的所有活动，一般在称重和取样后，从卸煤开始直到上煤至锅炉。煤场组是由生产副总负责的某一部门管理，负责煤场管理，主要活动或职能如下：•按照有关制度和标准，和/或适宜的经验来管理煤场和储煤；•精心保管好煤场的存煤，并确保煤的质量和数量最小的损失。•采用合适的方法，如配煤等改进效率；•完成煤置换目标（按天数制定）；•按照有关规定和标准，会同生产部门（锅炉车间）、财务部一起完成报告月盘煤任务（月度盘煤），盘煤结果形成月度盘煤报告，月度盘煤是电厂一项重要基础工作，它一方面要反映作为“煤实物”管理责任单位的煤场组,在燃煤入厂（入库）、入炉（出库）和库存三个环节上煤在质（热值）和量（重量）上的变化关系和原因；另一方面它也要反映出作为“煤成本”管理责任单位的财务部门,在成本账面上燃煤在入库、出库和库存煤成本方面的变化及关系，明确了解差异情况和分析原因。•保证输煤设备维持在最佳和最可靠的运行条件。•确保煤场管理以环保的方式进行，煤尘和雨水溢流不会污染环境。2）文件和分析：业务公司要规范本阶段的基础文件和数据分析要求，确保有关数据、台帐准确、全面、真实，为燃煤能量分析做好基础工作。月度盘煤报告是一个非常重要的文件，它全面地放映了电厂当月入厂煤，入炉煤和期初和期末存煤量的动态变化。报告必须包含如下数据：项目原煤标煤费用金额备注总重平均热值单位吨Kcal/kg吨元煤场月初存煤*煤场当月入厂煤（入库煤）煤场当月入炉煤（出库煤）**煤场盘亏(盘盈)煤场月末存煤财务月初库存煤财务当月入库煤财务当月出库煤财务当月计提库(盈)损煤财务月末库存煤煤场月末存煤量与财务月末库存量的差异及分析注：月初存煤量应与上月的月末存煤量一致。注：当月耗煤量指向锅炉上煤的输煤皮带上的计量值或其他等同数据。月度盘煤报告还应对以上数据及实际情况进行分析研究，并提出建议等。此月度盘煤报告应由生产部（锅炉车间）、财务部、煤场组的负责人会签。月度盘煤报告应在如下部门存档：•购煤组•煤场组•生产部（锅炉车间）•财务部•业务公司的企划部或管理部，或总经理指定的部门内部争议解决假如在生产部（锅炉车间）、煤场组和财务部之间就有关月度煤的消耗存在争议，首先各方应提供有关的事实和证据进行商议，如果还是不能够达成一致意见，那么，总经理就有责任进行确认并召集有关的部门/人员达成相互一致的结果，完成月度盘煤报告。3．2．4第4阶段–入炉煤计量入炉煤的称重以入炉煤皮带称的计量数(重量)为准.入炉煤的称重可由煤场组负责、锅炉车间负责监督，或由锅炉车间负责、煤场组负责监督。入炉煤的取样应由锅炉车间负责,煤场组负责监督,化验应由电厂煤化验组负责执行。电厂入炉煤的取样、制样和化验必须严格按照中国的国家标准要求进行，并由业务企业制订具体实施规程和细则。在该阶段，业务公司也应建立和执行相应的文件和统计管理制度和要求,明确档案，资料管理、数据分析的机制。3．2．5第5阶段-制样和化验通常电厂在生产部门下的化水车间或其他机构或某一独立部门（如总经理办公室等）下设有中心化验室，负责全厂的各类化验及相应管理工作。煤化验通常是该中心化验室的一项常规但重要的化验工作，煤化验组应负责全厂煤的制样和化验工作。煤制样和煤化验必须严格按照有关的国家标准和规定要求进行。业务公司应制订具体方法和制度。化验室的校验应由公司外部的适当和有资质单位通过定期校验和经常性的随机抽检来完成校验，化验室职员的浮动工资和奖金严格取决于他们工作的精确性。对化验室的进入权应加以严格控制。未经授权，不得入内。此外总经理应注意化验室工作人员不得与购煤组或煤场组有亲属关系或其他不适宜的关系。3．2．6第6阶段-购煤付款控制财务部负责审查和检查对所购煤的付款，主要活动或职能如下：•监控已签订的购煤合同，发现问题和存在风险时及时提醒总经理和财务总监；•负责购煤付款控制程序（如下）的实施，保证严格按程序付款；•加强和完善燃煤成本分析•实施有效的文档和记录系统，确保与购煤有关的文件得以清晰和妥善记录和保管。购煤付款控制包括三个主要步骤：第1步煤炭采购部提出购煤付款申请根据各购煤合同的条款，煤过磅单，煤化验单，以及其它与购煤付款有关的证明文件，购煤组应编写购煤付款申请，一般按报告月或周填写。申请的付款应明确说明相应的购煤合同依据，并随申请附所有相关凭证。这一购煤付款申请应包括按购煤合同分列的汇总表，清楚表明入厂煤情况（按普通煤和标煤），及折吨、折卡或折价情况及依据，当期申请付款煤的总计情况（按普通煤和标煤）。假如煤的品质虽然低于煤炭采购合同的规格要求、但是可接受的，则需要对煤炭的重量和/或价格进行修正，这需要在购煤付款申请中详细说明。对不可接受的来煤，煤炭采购部应拒绝安排付款。第2步煤场组审查同意购煤组应随后将购煤付款申请报告交给煤场组审查验收（不是批准）。如果煤场组同意报告所述入厂煤情况和申请的付款金额，其负责人应在报告上签字，并转到第3步处理。如果煤场组不同意购煤付款申请报告的内容或部分，购煤组和煤场组应在事实和证据的基础上相互协商以取得一致意见。若在此水平上未能达成一致，则报到上一级管理层，最终至总经理。第3步财务部审核当由煤场组签字的购煤付款申请送达财务部，财务部应负责核实该申请和其凭证，包括仔细检查已交给财务部的每一签订的购煤合同、入厂煤检斤、检质的凭证，以及其他相关文件和凭证。如果财务部认为申请的付款不符合签订的购煤合同和/或其它文件及凭证，财务部有权拒绝全部或部分购煤付款申请，要求购煤组重新核查并提出申请。在这种情况下，购煤组应重新申请，再次进行如上两个步骤。在财务部核实并同意购煤付款申请后，无论全部或部分同意付款，财务部应负责按照适用的《太平洋XX业务公司支出权限规定》履行相应审批手续，需报总部审批的，须报总部审批；只有在付款申请得到批复后再安排付款。建议购煤组负责联系供煤厂家，取得财务部验证金额的增值税发票，最后由总经理批准付款。当款付出后，财务部应编写一个书面通知，内容包括每次付款数额、日期及相对应购煤合同，收款单位等信息。此燃煤付款通知单应发送至如下部门存档：•购煤组•煤场组•生产部•业务公司的企划部或管理部，或总经理指定的部门•总经理4．审计对于任何重要事宜，审计都是必不可少的一个环节，目的是为了保护业务公司和所有有关人员的利益。煤炭采购无疑是一个至关重要的事宜。4．1业务公司的内部审计4．1．1应在业务公司内部建立并执行一套恰当的燃煤采购审计系统，覆盖整个燃煤采购流程。审核的目的是确保已制订的燃煤采购和煤场管理体系得到全面执行，了解目前的执行情况，和为改善和增强与购煤有关的各种活动的效果和效率提供建议。4．1．2由于总经理最终负责燃煤采购和煤场管理体系的功能和实施，鼓励总经理与太平洋XX公司业务管理部共同商讨，但总经理应负责制定业务公司的燃煤管理审计系统并保证其全面实施。4．1．3总经理应在业务公司内部确定3到5个来自不同部门的合格且独立的人员组成审计小组，审计组应定期进行审计并发布审计报告，此报告应提交总经理、生产副总经理、商务副总经理、财务副总经理和XX公司业务管理部及财务部。报告至少要阐明如下问题：•燃煤管理的整个流程系统要求和日常运作；•文件的详细审查是否所有文件都按要求记录和存档；•仔细核查能量平衡（按季或月）的开展情况，发现入厂煤和入炉煤的差异情况；•分析各购煤合同及供煤商的执行记录，如某供煤商经常违约，则应将其从供煤商清单中删除；•对被审计的燃煤采购和煤场管理体系及实施执行情况，提出问题、意见、建议等。4．2XX投资公司的审计XX投资公司业务管理部将建立一套审计系统，此系统将应用于XX投资在中国投资管理的各电厂。4．2．1本审计系统的基本要求如下：完全独立的审计，由XX投资公司自己的人员和/或外聘顾问进行；此审计必须至少每年进行一次；每次审核应由审计组编写审计报告，此报告应提交至XX投资管理层和业务公司的总经理。4.2.2业务公司燃煤采购和煤场管理体系的建立根据燃煤采购的性质，要求按照如下方法在各业务公司建立各自的燃煤采购和煤场管理体系。第1步：总经理应成立本业务公司的专门工作小组，按照本指南的要求和指导原则，在全面了解和研究本业务公司现有体系和流程的基础上，建立本业务公司的燃煤采购和煤场管理体系（讨论稿），此讨论稿（电子版）应提交给XX投资公司业务管理部。第2步：XX投资公司业务管理部将就该讨论稿提出意见、修正，并同总经理协商讨论，并最终由业务公司制定出一个燃煤采购和煤场管理体系实施稿。为达到有效的沟通与理解，可能会安排面对面的会谈。在此过程中，建议并鼓励XX投资公司业务管理部和总经理及其团队进行有效沟通。应认识到如上步骤仅仅是为改善各业务公司购煤情况的一种努力。而改进总是一个连续的过程，需要我们大家在XX投资公司的四个核心价值观的指引下精诚合作，努力追求卓越。审计的核心是旨在积极促进燃煤采购和煤场管理体系的不断改进。四、<燃煤采购和煤场管理指南>－补充规定一颁布日期：2006年12月18日生效时期：2007年01月01日关于燃煤管理有关概念及其定义和储煤损耗的计提及分析方法的管理规定总则本规定是XX公司２００５年４月颁布的‘燃煤采购和煤场管理指南“的补充文件，本文件应和‘燃煤采购和煤场管理指南“一同使用。本文件为太平洋XX投资有限公司的内部管理规定，仅供内部执行和使用，注意保密。为明确燃煤采购、煤场管理及相关财务管理中有关煤和储煤损耗的各类定义、统计、计提方法、分析方法及管理要求，特制定本补充规定。本补充规定提供了太平洋XX燃煤采购和煤场管理系统中与煤、储煤损耗有关的名词术语的定义、解释，以及对储煤损耗的计提进行分类、分级管理的要求，明确了需报总部审批的事项和方法，同时要求业务公司内部采取行动，按本补充规定中的原则和方法完善内部管理和分析工作，不断提升工作质量和效果。一、定义及说明1.入厂煤（入库煤）通过厂内燃料计量点（地磅、轨道衡等）进入厂内的煤，其数量、质量、价格经电厂审核认可后作为燃煤结算的依据。除与供煤方有特殊合同约定，入厂煤均以实际收到的数量（地磅计量值）、质量（化验值）为参照基础、根据合同条款进行调整，入厂煤的数量、质量和价格最终作为结算依据计算燃煤成本。2.耗用煤（出库煤）为进行热电生产，进入锅炉燃烧的、符合细度要求的煤。以入炉煤皮带秤计量重量、皮带上取样化验测得热值、水分等。2.2非生产出库为满足非生产需要，从煤场领用的燃煤。在多数情况下，并不存在。不计入“燃煤成本”和电厂发电、供电、供热的煤耗统计。2.3储煤损耗（简称“储损”）受外界环境和煤自身特性的影响，煤场客观存在储煤损失。为达到即能客观反映煤场实际的储煤损失又避免各月间储煤损失的大幅度波动，需要在适当的时候计提一定数量、热量、金额的储煤损耗。本管理规定中将计提储煤损耗分为三类：定额计提储损、临时计提储损、年末盘煤储损：2.3.1定额计提储损每月固定计提的储损，业务公司应按当月日均存煤量的5‰计提；2.3.2临时计提储损R由业务公司根据当月煤场库存统计中的月末账面库存与当月盘煤结果的差异程度对储煤损失确定合理、适宜的计提数量、热量、金额。为此，业务公司应向总部业务管理部门提出专项申请，说明拟在定额计提储损的基础上提取的临时计提储损的具体数量、热值和金额等具体情况和依据，在得到批准后方可将此储损计提到次月出库量中；2.3.3年末盘煤储损为便于煤场清库盘点，特规定煤场考核年度（可不同于日历年度）为当年的５月至次年的４月。即在每一年的４月，业务公司应对煤场进行彻底清库盘点。当业务公司进行该年度煤场平衡盘点时，应将实际盘点库存量的结果作为“期（月）末账面库存”，并据此反推出“当月应提取的储煤损耗”――我们特将这个月（４月）的“当月应提取的储煤损耗”称为“年末盘煤储损”；也就是说在４月，业务公司不应提取“定额计提储损”，也不应提取“临时计提储损”，仅提取“年末盘煤储损”。业务公司应将拟提取的““年末盘煤储损”建议连同年度煤场盘煤结果、考核年度内储煤损耗分析形成专项报告上报总部业务管理部门，待批准后，才能办理计提出库手续。特别注意：本部分所说的储煤损耗，通常情况下是损耗（统计时用正数表示），但个别时候也可能时盘盈，也就是说“临时计提储损”和“年末盘煤储损”有盘盈的可能（统计时用负数表示）。各种储煤损耗的计提方法和要求参见第2部分。3.煤场账面库存指煤场在统计期初或期末煤场结存的数量期末账面库存量＝期初账面库存量＋本期入库量－本期出库量（含生产出库、非生产出库、计提各种储损总量）4.煤场库存盘点指在一定时点对煤场进行实际测量盘点获得的燃煤库存。测量的项目包括体积、堆积密度、热值，具体按业务公司煤场盘点管理办法执行。4.1月度盘点每月结账日进行。盘点结果作为（下月）提出临时计提储损提取数量等建议的依据。4.2年度煤场平衡盘点在煤场考核年度末（4月的某一时点），对煤场存煤进行精细的整理和测量，盘点结果作为年末盘煤储损计提的依据，也是下个月煤场期初账面库存的依据。5.年度储损煤场考核年度内各月计提的各种储损（含定额计提储损、临时计提储损、年末盘煤储损）的总和。年度储煤损耗＝定额计提储损＋临时计提储损＋年末盘煤储损该指标应是考核和评价业务公司燃煤采购管理、入厂煤管理和煤场管理工作的重要指标。6.日均存煤量统计期间每天的存煤量的平均值，通常以月为统计期。为简便起见，日均存煤量按下式计算：日均存煤量＝(月初帐面库存煤量+月末帐面库存煤量)/2燃煤数量、质量、成本费用指标：7.原煤煤矿生产出的未经任何加工处理的毛煤，挑出规定粒度的矸石和铁杂质后的煤。本规定中为满足锅炉燃烧而采购和燃用的矸石、煤泥、煤渣等视同原煤。8.原煤量原煤以各种测量手段（地磅、电子皮带称等）、或在此基础上简单加减计算得到的重量，未经任何热值换算。9.原煤热值：即原煤的（恒容）低位发热量，由化验室测得，通常以表示。10.标煤即标准煤，又称煤当量。凡能产生29.27MJ/kg低位发热量的任何能源均可折算为1kg煤当量值，即标煤的热值为29.27MJ/kg，或7000kcal/kg。11.标煤量将原煤量按煤当量，也就是按标煤热值折算后的数量。标煤量＝原煤量X原煤热值/标煤热值12.原煤单价含运费（含税）单位原煤的费用。13.原煤单价含运费（不含税）14.标煤单价含运费（含税）将原煤单价（含税）折算为标煤单价：标煤单价＝原煤单价/原煤热值×标煤热值15.标煤单价含运费（不含税）将原煤单价（不含税）折算为标煤单价：标煤单价＝原煤单价/原煤热值×标煤热值16.采购燃煤成本（费用）指采购燃煤发生的所有费用，按分类可分为某一结算批次或某一采购合同或某一定时间段（日、月、年）的采购燃煤（指入厂煤，含运费、各种杂费等（如果有））发生的总费用。按含税与否，可又分为含税、不含税两种。采购燃煤成本（含税）＝原煤量ｘ原煤单价含运费（含税）＝标煤量ｘ标煤单价含运费（含税）采购燃煤成本（不含税）＝原煤量ｘ原煤单价含运费（不含税）＝标煤量ｘ标煤单价含运费（不含税）17.耗用燃煤成本（费用）指耗用煤发生的所有费用，按分类，可以分为某一定时间段（班、值、日、月、年）、或入炉煤和/或储煤损耗耗用燃煤的总费用。按含税与否，可又分为含税、不含税两种。耗用燃煤成本（含税）＝原煤量ｘ原煤单价含运费（含税）＝标煤量ｘ标煤单价含运费（含税）耗用燃煤成本（不含税）＝原煤量ｘ原煤单价含运费（不含税）＝标煤量ｘ标煤单价含运费（不含税）特别注意：就燃煤采购和耗用而言，燃煤的数量、质量和成本费用（费用又分含税，不含税）必须明确清晰，总量和单位数量应相互一致；从基础数据到汇总数据，应有明确的业务流程和内部审计流程；二、储煤损耗的计提方法为避免出现账面存煤量和实际存煤量在短期内出现较大差异，需要将储煤损耗按发生的实际情况尽可能均匀地计入各个运营期间(月)，具体由计提以下三种储损实现：1.定额计提储损每月根据当月日均存煤量的5‰计提定额计提储损，计入当月燃煤成本，计提热值、单价与当月入炉煤一致。2.临时计提储损当某月计提了定额计提储损后，如月末账面库存和盘煤结果仍可能有较大差异，则业务公司也允许在计提