档案整理跟我学

档案整理跟我学

学校档案的收集

收集范围:凡是学校在建设、管理、教育、教学活动中形成的有保存价值的文件均需归档，基本按照本学校制定的《归档范围和保管期限表》执行。

注意点：1、不要仅限于《归档范围和保管期限表》中所列类目和材料类型，本校在实际工作中所形成的，但未列入表中的材料同样需要收集归档；2、表中有列但学校确未形成的材料无需再补，并不是每年每个类别一定要有相应的材料归档；3、收集工作尽可能齐全完整：（1）不限时间，自学校成立时起一直到现在形成的所有文件材料，凡有保存价值的都要收集归档。（2）不限对象，如涉及到学校撤并，则合并进来学校的档案资料也要收集归档，在整理时作为一个独立的单位对待。

学校档案的类别文书类（党群类、行政类、教育教学类）基建类声像类｛照片、特殊载体（录音录像带、光盘）｝会计类（报表、帐簿、凭证、其他）设备类实物类（奖牌、奖杯、锦旗、证书、其他）人事档案类（教职工档案、名人全宗）文书档案整理的基本步骤对所收集的文件材料按年度分开，党群类和行政类的文件材料按正常的行政年度分，教育教学类按教学年度分开（教学年度以每年的九月至次年的八月划分）。对已分开年度的文件材料按学校文书档案的三个类别分开（党群类、行政类、教育教学类）。对已分开的各年度的三个类别的文件材料确定保管期限。文书档案整理的具体步骤1、件的确定2、文件的修整3、装订4分类排列5、编制归档号6、编目7、装盒8、入库排架

﹡文件正本与定稿为一件；——定稿不易装订的也可单独作为一件。*正文与附件为一件；——如附件数量较多也可各为一件。

*原件与复制件为一件——对制成材料（热敏传真纸）或字迹材料（圆珠笔、铅笔书写）不利于长期保管的．以及破损的文件，要复制后与原件一起归档。

*转发文与被转发文为一件。第一步件的确定件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但实践中文件的情况很多，要用以下标准来确定件。文书档案的整理

﹡会议记录整本作为一件，每年分开记录；介绍信存根不能整本作为一件，一张介绍信作为一件。文书档案的整理

*最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理。

*重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；——重要文件须保留历次修改稿的．正文与历次稿各为一件。

*成套的会议材料各为一件——一个会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档。文书档案的整理

﹡计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的．将正文与发文稿纸为一件；——用计算机打印的定稿，打印底稿可不归档，栏目填写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸与正本一并归档。﹡正文与文件处理单为一件；——文件处理单能体现文件处理的轨迹，不要处理掉，应与文件一起归档。﹡来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；——这样是为整理此类文件节约了工作量但在此后的编目中文件题名应写批复的题名，在后面要注明附（请示、报告、函）。文书档案的整理

﹡经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；——这样处理能将办文复杂的来文复文更好地处理．便于检索。﹡报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；——充分尊重和利用原来的基础。文书档案的整理

﹡未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件；——表格数量多的要编制二级目录。特别提示：这里指的“一件”，是指在实体上装订在一起．编目时也只是体现为一条目。文书档案的整理整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸张折。

修裱：对破损纸张进行修补或托裱。复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。

第二步文件的修整文书档案的整理

大纸张折：归档文件盒尺寸是按照A4规格设计的．所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。文书档案的整理

装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左上角或左侧装订。较厚的文件采用三孔一线的装订方式。第三步装订文书档案的整理

归档文件经修整后要按件装订。装订时，纸张要对齐装订的一边，订在左上角的，将文件左侧和上边对齐，订在左侧的，将文件左侧和下边对齐。一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。文书档案的整理

装订时注意件内文件的排列顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。文书档案的整理第四步：分类排列

将同一全宗内需归入文书档案的文件材料，按文件生成年度为单位进行分类整理。严格按照国家档案局颁发的机关文书档案保管期限表而制订的本单位文书档案保管期限表，按永久、30年、10年区分保管期限。件的排序主要按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，事由之间，按事由办结时间的先后顺序排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

文书档案的整理

注意点：一份文件在分年度时，一般来说应以文件签发日期（即文件落款日期）为准。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。文书档案的整理

归档文件经分类、排列等系统整理后就要逐件给予编制归档号。在文件的正上方居中空白处加盖红色归档章，如居中处有批注等文字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的档号。第五步编制归档号

归档章用红色印泥加盖，档号填写用黑色或蓝黑墨水笔填写。文书档案的整理

①全宗号：填写档案行政管理部门给立档单位编制的代号，学校一般不用填写。②年度：填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元年，如“2006”。如在2006年整理的是2005年应归档文件，应填写“2005”。③室编件号：从“1”开始流水标注，一个类别中，一个年度一个保管期限内的归档文件编制一个流水号。④此格空白，不填任何数字和文字。

文书档案的整理①全宗号②年度

③室编件号

④⑤机构（问题）

⑥保管期限

⑦馆编件号

⑧总页数归档章由档案局档案用品服务部统一按标准制作，归档章的填写内容与要求。

⑤机构（问题）,填写学校文书档案的三大类。⑥保管期限：填写归档文件实际的保管期限。如“永久”、“30年”、“10年”。⑦档案馆编件号：移交进档案馆时经鉴定后重新编制的流水号，学校一般不用填写。

⑧总页数：填写该归档文件中有图文内容页面的总数。

特别提醒：一个类一个流水号，如采用“保管期限——年度”分类方法，永久、30年、10年分别自1开始编流水号（件号），第二年仍然分别从1开始编号。文书档案的整理

编目是指根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，是对归档文件以件为单位进行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需。

归档文件目录有统一的格式，运用文档一体化管理软件的单位，归档文件目录的相关数据会自动生成。第六步编目文书档案的整理

归档文件目录一式两份，一份装在档案盒内，一份应装订成册并编制封面。一般可按保管期限装订成三本，归档文件目录用纸封面尺寸采用国际标准A4型。文书档案的整理

在背脊上贴标签，注明全宗号、年度、目录流水号，放入目录橱柜中。

①全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

②年度：文件形成年度。（注意不是整理年度）

③保管期限：对应归档文件的价值，填写永久、30年、10年。

④机构（问题）：根据分类方案，填写对应归档文件的类目。

⑤归档文件目录装订成册，外封面可用档案服务部统一制作的硬封面。

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内装盒按归档的件号顺序装入，不耍求将同一事由的归档文件装入一盒，同一盒内的归档文件仅是按件号顺序装在一起，档案盒仅是装具，不是”一卷”的概念。

盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完备。第七步装盒文书档案的整理

①封面应标明全宗名称。统一采用黑色字体。②档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）选择项。格式要求用三号仿宋字体印章，用黑色或蓝黑墨水加盖或书写。③起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接。④盒号即档案盒的排列序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。档案室可根据需要用铅笔编制。不进馆的单位可用耐久字迹直接填写。特别提醒：纸张中的酸性对档案有很大危害，酸会使纸张变硬发脆，严重的会导致纸张成粉沫。确保档案安全最重要。所以长期保存的档案必须要采用无酸纸书写，装具也耍用无酸档案盒。要求使用档案局监制的无酸纸盒。

文书档案的整理

脊背字体适中，用黑色或蓝黑墨水书写或盖章，字迹要端正。

⑤备考表正常情况下不填写内容。出现文件收集不完整、破损，文件签署不完整等情况时才要在此处进行说明，归档文件是复制件要说明原件在何处。档案保管中出现移出、增补、修改、销毁等情况时也要在备考表中说明。

⑥填写负责整理本盒归档文件的档案人员姓名。⑦填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。一般由档案室负责人、办公室负责人、业务部门负责人或项目负责人审核后填写。可直接签署，也可盖章。⑧填写该盒归档文件整理完毕的日期。

文书档案的整理盒内文件整理情况整理人：

检查人:

年

月

日

归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位文书档案分类方案一致，一般采用“保管期限——年度”的方法上架排列。排架遵循从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。

第八步入库排架文书档案的整理基建档案的整理基建档案材料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸等文件材料。基建档案的整理

将基建文件材料按项目、按工程分开。

第一步分项目

组卷是基建档案整理中最关键的步骤，要以单项工程为单位，按照基建程序，保持一项工程形成文件材料的成套性，使组成的案卷能反映全过程。第二步组卷科技档案的整理

全卷均是文字材料的，应按工程阶段、时间的先后顺序排列。一般是按依据性文件（可行性研究、立项、审批）—基础性文件（征迁、招投标）—设计文件—施工文件—监理文件—竣工验收文件、评奖创优文件、使用维修、改建扩建文件进行排列。全卷均是图纸的，应按图号的顺序排列。

第三步卷内文件排序基建档案的整理基建档案的整理

基建文件材料数量多、规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，也就是说文字性的文件材料可以用科档软封皮装订成册，一册为一卷；图纸不需装订，可以在每张图纸上加盖档号章，将图纸装入档案盒内，一盒为一卷。

归档的基建文件材料中有金属物装订的要拆除，用线装订。归档文件材料的规格大小采用A4(297mm*210mm）。如果图纸尺寸大于标准规定，要采用“手风琴”式折叠成标准规格，做到大小统一，图表外露。成册的基建材料小于A4的保持原规格，不用加工。第四步去订、折叠、编号基建档案的整理★图纸边要裁剪★按A4高度向内折（做一块A4标准的硬质纸板或铁皮板作为折叠标准板）★折成A4规格，左边留出装订边★影响装订部分向上折角

★右下角露出标题栏★如风琴一样折展自如

基建档案的整理一、装订成卷的基建文件材料有书写内容的页面均要编写页号。1、单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。2、成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。3、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

基建档案的整理二、不装订的图纸应在每份图纸右上角用红色印泥加盖档号章。

填写方法：①序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料的顺序。②档号：档号应填写分类号与案卷号。

特别提示：加盖档号章的目的：一是固定整理成果，二是在单独抽出借阅此件后能准确归还到盒内。

基建档案的整理基建档案档号示例：档号中各号之间用“-”号，占半格如：JJ-2-1-3该楼房的第3卷档案该房屋在该类中的顺序号类别顺序号大类代号(基建档案)1综合楼2办公教学楼3宿舍楼4附房5其他类同一个工程项目（同一幢楼房）的基建档案的案卷号是相连的，不同工程项目（不同楼房）的基建档案相互之间案卷号是不相连的，卷号的顺序排列以文字材料在前，图纸在后。

编制卷内目录是将组卷文件的内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需。卷内目录排列在卷内文件之前。

①序号用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的顺序。②文件编号应填写文件材料的文号或图纸的图号、设备代号、项目代号等。③责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。④文件材料题名应填写文件材料的全称。⑤日期应填写文件材料的形成日期，要求以8位阿拉伯数字标注年月日，不要省略，如2002.09.09。⑥页号应填写每件文件材料首页上标注的页号，最后一件文件写起止页号。不装订的案卷此项填写该件的页数。

第五步编制内目、备考表基建档案的整理编制备考表是将归档过程中需要说明的内容写在表内，并由立卷人、检查人签字，以确认卷内文件内容的正确与齐全。

①说明：包括案卷内文件材料的件数、页数以及组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，一般可不填写。②立卷人应由责任立卷人签名，一般是档案整理者。③立卷日期应填写完成立卷的日期。④检查人应由案卷质量审核者签名，一般是工程项目的负责人或档案室主任、鉴定小组组长。⑤检查日期应填写审核的日期。

基建档案的整理

采用装订方式的，用档案局统一监制的软卷皮，将卷内目录、归档文件材抖和备考表一起装订成册，装订方式用三孔一线。装订成册后再装入科技档案盒内保存。第六步装订装盒基建档案的整理

案卷题名是该案卷内全部文件材料的总标题，包括以下“三要素”内容：项目名称＋文件材料的内容特征＋文件名称（即文种）。拟定题名要注意以下几点：1、题名要简明、准确揭示内容，但不能过于概括笼统。2、内容表达要通畅、精炼，结构词使用要合理。比如不要滥用“关于”、“有关”。3、不要使用序数词。

第七步编制封面基建档案的整理基建档案的整理①案卷封面印制在卷盒或软卷皮的正面。②案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。③立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门，一般小单位可写立档单位名称。④起止日期应填写案卷内文件材料形成的起止日期。⑤依据有关规定划定填写组卷时的保管期限。⑥密级应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。

⑦档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号是分类号+案卷号。案卷号是指基建档案按一定顺序排列后的流水号。特别提示：采用软卷皮装订后装盒的，编制软卷皮的封面，不贴标签即可，外面的盒不编制封面；采用不装订方式的，也就是装图纸的档案盒要编制盒的封面。、基建档案的整理①第一格：全宗号（没有全宗号的基层单位可不填）。②第二格：目录号③第三格：分类号。④第四格：类内案卷流水号。分类号由立档单位在编制档案整体分类方案时加予确定。

基建档案的整理

档号：书写在四格标签上，贴在背脊相应位置上，标签分三种颜色，红色代表永久，黄色代表长期，蓝色代表短期，基建档案一般保管期限都为永久，贴红色标签，标签宽度要与卷盒的厚度相同，要将宽的标签两边修整齐后贴上。

标签与题名书写用黑色或蓝黑墨水，字迹要工整、清晰。永久长期短期基建档案的整理

案卷目录是案卷的名册，是著录案卷内容成分并固定档案的分类体系和案卷排列顺序的一览表册，是档案检索和统计管理的必备工具。

基建档案案卷目录登录是以工程项目为单位，也是以档案分类中最低一级的类（一个小流水号）进行登录的，如：基建档案是以一个工程为单位登录，换一项目就要另起一页开始登录。（一般用科技档案分类目录作为案卷目录）

案卷目录的内容与案卷封面上对应相一致，题名栏如果一格不够，可以一卷占两格。案卷目录填写完毕后，应按大类分别加上案卷目录封面、封底装订成册，并填写案卷目录封面的各个栏目。

第八步编制案卷目录基建档案的整理第九步入库上架

因一个项目的基建档案不是一次完成的，是个不断积累的过程，所以入库上架时换个小类就要另起排列，或每个类后面都要空出相应空间，以便存放新增加的档案。

一个项目档案的排列。排列顺序从上到下，从左到右。基建档案的整理设备档案的整理设备档案是指每一种型号的设备所共有的、通用的、标准的文件材料。它主要包括随机的材料（如：各种说明书、图册、装箱单等）。这类档案材料要求档案部门一种型号保存一套，分类一般采用类型—型号分类法，就是将全部设备的档案先按设备的类型分开，再以各个型号的设备为分类单元划分类别的方法。设备档案的整理。第一步分类目

1、将设备按主要类目名称分开。。

2、根据类目名称的设定，将设备档案归类整理。

按设备的台（套）等为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一卷案卷均由卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。第二步组卷设备档案的整理

设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。第三步卷内文件排序设备档案的整理一、设备档案一般是不装订的，不装订的案卷应在每份文件材料的右上角用红色印泥加盖档号章。

①序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料的顺序。②档号：档号应填写分类号+案卷号。具体要求详见后。设备档案的整理第四步编号二、装盒的设备材料有书写内容的页面均要编写页号。1、单面书写的设备材料在其右上角编写页号；双面书写的设备材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。2、整本的较厚的设备材料可不重新编写页号，可整本作为一页与其他材料续编页号。

设备档案的分类一般采用类型—型号分类法。就是将全部设备、仪器的档案先按设备、仪器的类型或使用性质分开，再以各个型号的设备、仪器为分类单元划分类别的办法。

SB·1·1—2该型号的第2卷档案型号类别顺序号类别代号（设备档案）类别代号可用汉语拼音字母或用阿拉伯数字代表档案大类的划分。1电脑2空调3汽车4打印机5投影仪

编制卷内目录是将组卷文件的内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需。卷内目录排列在卷内文件之前。

①序号用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料的顺序。②文件编号应填写文件材料的文号或图纸的图号、设备代号、项目代号等。③责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。④文件材料题名应填写文件材料的全称。⑤日期应填写文件材料的形成日期，要求以8位阿拉伯数字标注年月日，不要省略，如2002.09.09。⑥页号应填写每件文件材料首页上标注的页号，最后一件文件写起止页号。第五步编制内目、备考表设备档案的整理采用不装订方式的，可将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入设备档案盒内保存。

第六步装订装盒设备档案的整理

案卷题名是该案卷内全部文件材料的总标题，包括以下“三要素”内容：主，设备名称＋文件材料的内容特征＋文件名称（即文种）。拟定题名要注意以下几点：1、题名要简明、准确揭示内容，但不能过于概括笼统。2、内容表达要通畅、精炼，结构词使用要合理。比如不要滥用“关于”、“有关”。3、不要使用序数词

第七步编制封面设备档案的整理①第一格：全宗号（没有全宗号的基层单位可不填）。②第二格：目录号（小单位暂未编目号的也可不填）。③第三格：分类号。④第四格：类内案卷流水号。分类号由立档单位在编制档案整体分类方案时加予确定。设备档案的保管期限一般为长期，贴蓝色标签。

案卷题名：可根据各单位具体情况自行填写，内容与封面的题名相同，案卷脊背标签宜采用白色书写纸制作好后贴上去，亦可在竖式的长标签上书写好后贴上背脊。案卷背脊标签与卷盒上的长度和厚度相同。设备档案的整理

案卷目录是案卷的名册，是著录案卷内容成分并固定档案的分类体系和案卷排列顺序的一览表册，是档案检索和统计管理的必备工具。一般用科技档案分类目录作为案卷目录）

案卷目录的内容与案卷封面上对应相一致，题名栏如果一格不够，可以一卷占两格。案卷目录填写完毕后，应按大类分别加上案卷目录封面、封底装订成册，并填写案卷目录封面的各个栏目。第八步编制案卷目录设备档案的整理第九步入库上架设备档案不是一次完成的，是个不断积累的过程，所以入库上架时换个小类就要另起排列，或每个类后面都要空出相应空间，以便存放新增加的档案。

一个设备档案的排列。排列顺序从上到下，从左到右。设备档案的整理

会计档案的整理

会计档案的归档范围是会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、银行对账单等。本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财务政策等管理性文件材料，纳入文书档案范围，不纳入会计档案归档范围。第一步区分年度

会计档案整理首先按年度为单位区分成不同的集合体。不同年度不得混在一起整理。会计档案的整理第二步案卷整理

会计档案可分为：1、会计凭证类；2、会计账簿类；3、财务报表类；4、其他类（主要包括银行存款余额调节表、银行对账单，以及其他应当保存的会计核算专业材料），不同的会计材料采用不同的方法整理成案卷。会计核算材料按规定由会计部门充分利用原来的组合基础稍加整理而成。会计档案的整理

一、会计凭证的整理。凭证按月、按记帐分类和编号顺序进行整理。要求折叠整齐，加具凭证封面，装订成卷（每卷厚度不超过2.5厘米为宜）。材料少的可一个月一卷，或几个月一卷，材料多的一个月多卷。

1、填写好封面栏目；2、做好凭证的包角；会计档案的整理①②③④⑤

3、填好相关的栏目；会计档案的整理⑥4、贴好包角签（梯形标签）；5、盖好立卷人骑缝章；梯形标签的黑线与凭证底边对齐，形成包角。会计档案的整理

6、装盒。选用档案行政部门监制的凭证盒，会计凭证的封面项目包括立档单位、时间、本月共××册，本盒是第×册，凭证自×号至×号共×张、保管期限、财会主管、立卷人、全宗号、目录号、案卷号。会计档案的整理

二、会计账簿整理。按照账薄种类整理立卷。各单位账簿有多种形式，不同形式给予不同的加工方法：1、固定账簿在原装订本正面贴上“会计账簿封面”，也就是会计方标签。会计档案的整理

2、活页或卡片账页，先去掉空白页，并依次编制页号，再用账簿卷皮装订成册并填将帐册封面赶写完整。

会计档案的整理

三、财务报表的整理。对财务报表的整理，应分不同保管期限立卷。年度决算、年度报表为永久，其他报表为定期。1、编页码，在财务报表有内容的页面右上角上依次编页码。2、填写卷内目录，写明卷内每件材料的名称、时间、页号等。

卷内目录的填写内容和要求参考文书、科技档案的填写要求和方法。会计档案的整理3、填写备考表，填写要求参照文书档案的要求。5、用原先的老文书档案卷皮作为会计档案报表卷皮用。

会计档案的整理4、装订，用三孔一线法装订。第三步排卷按会计档案不同的类别，按保管期限分别排列。一般情况下，同一年度的凭证按月顺序排列；同一年度的帐簿按帐簿种类（依次为总帐、分类帐、明细帐、日记帐、其他帐等）进行排列，报表按年度进行排列。会计档案的整理第四步装盒

会计档案中，要将已编制完卷号的会计帐册和会计报表装入老的文书档案盒，并将档案盒的封面和脊背填写完整。会计档案的整理第五步编制案卷目录

案卷目录是案卷的名册，是著录案卷内容成分并固定档案的分类体系和案卷排列顺序的一览表册，是档案检索和统计管理的必备工具。

会计档案案卷目录要求一年一登录，第二年另起一页登录。案卷目录中每个条目的内容要与相对应的案卷封面上的内容一致，题名栏如一格不够，可以一卷占两格。具体要求可参照文书、科技档案案卷目录的要求。

案卷目录填写完毕后，加上案卷目录封面装订成册。在每个年度第一页的案卷目录页上用口取纸标出年度。会计档案的整理

会计档案案卷目录的格式与文书、科技档案的不同，不要用错。第六步入库上架

会计档案排架。常用方法是按每类会计档案的案卷顺序号依次上架，第二年的会计档案紧接着排。并要为以后几年预留出足够的空间。

会计档案的整理实物档案的整理第一步区分载体我们所指的实物档案是指除纸质档案以外承载有表彰、授权、字画、资质、纪念等特殊内容的物体，形式上主要有证书、奖牌、奖杯、锦旗、奖章、纪念品等。

整理时要根据单位内实物档案的具体数量决定分类，常用的方法是按载体种类分为证书、奖牌、奖杯、锦旗、其他，或证书、奖牌、其他。实物档案的整理第二步清洁修整

实物档案由于载体特殊，容易受损或受污，整理时就要进行清洁修整。奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁、抛光、保养，尽量恢复原状，其他可根据不同的要求进行修复。第三步分类排序

实物档案按证书、奖牌、锦旗、奖杯、其他等各类，并给予1、2、3、4……的代码（在整体分类方案中标明），同一类的实物档案按时间顺序排列，时间相同的可根据其内容按重要程度排序，一个单位的排序方法要相对统一。实物档案的整理第四步贴标签

实物档案标签采用红色标签。第一格填写全宗号，第二格填写大类号，第三格填写分类号，如奖牌填写“2”，第四格填写类内流水号，如证书类第十件填“10”。标签的贴法采用贴在实物档案的背面右上方固定位置，较大的礼品档案标签可贴在底座上。①全宗号：地方档案行政管理部门给予档案进馆单位的代号，没有全宗号的单位可空着。

②目录号：实物档案在档案室中的代码。

③类号：填写分类方案中实物档案的属类号。如SW.1、SW.2……

④流水号：填写属类中实物档案的顺序号。

（证书标签贴在背脊上容易脱落，奖牌标签贴在正面，会破坏奖牌效果，所以要求贴在背面）。

实物档案的整理第五步编制目录

实物档案目录内容有：档号、类型、数量、荣誉称号、授奖机关、授奖时间、全文标识、备注。

①类型：填写实物档案的类型：证书、奖牌、奖杯等。

②荣誉称号：填写所获荣誉的全称。实物档案的整理第六步入库上架

实物档案在档案室总体分类方案中列最后，排架时也宜排在档案架的最后部分。

实物档案排架，按种类分别排放，存放的方式有两种：竖放和平放。照片档案的整理照片档案是指国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案的收藏范围主要包括以下几个方面：的整理反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案；领导人和著名人物参加本单位、本地区有关的重大公务活动的照片档案；本单位组织或参加的重要外事活动的照片；记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案；反映本地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案；与其他载体档案有密切联系的照片档案；其他具有保存价值的照片档案。JVTH档案的整理实物档案的整理第一步分类排列

应在全宗内按保管期限-年度-问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限-问题-年度进行分类。在分类方案的最低一级类目中，按问题结合时间、重要程序等进行排列。

照片档案的整理

照片档案的整理应遵循有利于保存照片档案的有机联系，有利于保管，有利于提供利用的原则。分类方案应前后一致，不可随意变动；照片排列时，将同一密级照片放在一起。第二步说明填写

说明应采用横写格式，分段书写，格式如下：1、照片号/底片号：2、参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。3、文字说明：照片的内容4、拍摄时间5、摄影者：一般填写个人。。照片档案的整理第三步照片的编号

照片档案的整理照片号是指案卷内照片的顺序号。每一卷的照片编号都从1开始，编在每张照片的反面。

x---x---x

目录号卷号张号第四步入册放置相片册一般由297MM*210MM大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以页左右为宜，有活页式和定页式两种。照片入册时，按照片号/底片号顺序插入芯页；对照片册放不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。照片档案的整理无底片的相册有底片的相册大幅照片大幅照片标签号与存放照片的专用档案盒编号相符。第五步编制内目、备考表

照片册需编制册内照片目录。其组成项目是照片号、题名、时间、页号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。

编制备考表是将需要说明的内容写在表内，并由立卷人、检查人签字，确认卷内照片的齐全完整。照片档案的整理第六步编制封面

照片册的封面应印制“照片档案”字样。

照片册册脊的项目包括：全宗号、目录号、年度、分类号、案卷号、立档单位。

照片档案的整理第七步入库上架

照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。

照片档案的整理特别提示：大照片如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5CM。以竖直放置为宜。数码照片的整理：实行“双套制”保存。冲印具有代表性的数码照片