2012化工工厂sap项目-yz cut-over approach石化ERP试点化纤

简 技术环境就 仪征SAP系统技术平台及网络架 仪征SAP策 数据库及数据备份策 生产用户及权限设置就 数据转换工 数据转换目 数据转换的时间及范 数据转换时 数据转换范 数据转换内 主数据内 未结交易数据内 数据转换策 数据转换方 关键时间点和转档工作计 签收要 部门职 业务操作就 SAP上线后，相关规章的制订和............................................主数据 现有系统操作切换注意事 系统切换期间新数据的录 单据流转操作注意事 业务应急方 系统切换阶段人员安 系统切换阶段风险分 技术准备就绪方 数据转换方 业务操作准备方 人员支持方 管理方 简系统切换阶段是仪征化纤ERP项目上线的最终冲刺阶段，其成功与否将直接标志着系统是否能够成功上线，并且平稳运行。系统切换的成果是：仪征的各业务部门能够在10月份顺利的从现有的业务操作移到以SAP平台为基础的业务操作（新的业务流程和方式）。该阶段的主要工作包括：技术 转换工作。同时，我们也应该考虑在这个过存在的风险。本文件从整体上介绍了中国仪征化纤ERP目组（下简称项目组）在系统切换阶段的目标、根据公司的统一安排，系统切换工作于9月10正式启动，将一直持续到系统上线后。目前，到9月25日。技术环境就技术环境就绪是指在进行系统切换前，仪征生产服务器、SAP境、数据库、数据备份以及系统权限设置完成，能够支持数据转换和SAP新系统的运行。仪征SAP系统技术平台及网络架 ERP试点项目的整体安排，SAP系统的开发服务器和测试服务器设置于总部，而生产仪征SAP产服务器就绪仪征到总部的广域网络畅通 息中心到各个实施点（仪化总部及二级单位的最终用户操作点）局域网络畅通各实施点的PC备就绪（包括SAPGUI安装各实施点的等外部设备安装就绪仪征SAP策在SAP不同服务器上，将设置不同的SAP，用于不同的目的，包括正式生产、开发以及 等。具体策略如下：SAP系统总 策略开发服务器 布局及说测试服务器分布及说测测试服务测试服务器位总部，其中Master200是测试服务器的源配置环境，于同步开发服务器的系统配置，提供测试务器 更新的初始环Test400是集成测试环境，用于对各系配置和ABAP报表，系统接口和客户化程按业务流程作集成应用测500是关键用户培训环境，用于中化项目关键用户的SAP技能培训和最终用的培训数据准600是数据转换试验环境，用于数转换程序和工具的开发和测生生产服务生产服务器位于仪化数据中心，其中产服务器内更新的初始环境800是系统上线后生产运行环SAP系统修改技术控制流在确认对于现有SAP统的设置进行修改或进行新的ABAP发后，具体的修改过程必须通过一系列的系统改变控制流程，以确保最终在生产环境的系统设置改变和新ABAP程序的正确性。注：上述流程将进一步 总部进行确数据库及数据备份策SAP统中的数据是企业宝贵的信息资源，同时直接关系到企业的正常经营运作。使用SUNL9带机和LTO带执行SAP统日常备份操作，磁带容量使用SAP份工具DB13义备份频率和执行时使用SAP份恢复工具SAPDBA行系统故障恢备份频每天凌晨3：00开始执行数据 全备份和数据库归档日志文件备份，备份数据保留星每天下午18：00开始执行数据库归档日志文件二次备份，备份数据保留4星每月第一个周末执行系统离线全备份，备份数据保留12个生产用户及权限设置就SAP统中用户权限设置的工作是一项持续的工作，但是在上线前，需要对于必要的权限设置进行根据各功能需求，将仪征要求的所有通用角色以及本地化角色配置在系统在用户接受测试中将完成对于本地化角色的测完成客户化开发 参数文件配完成各业务岗位同SAP角色的配完成仪征SAP系统最终用户的创为最终用户分配本地化角统的平稳上线，使最终用户能够顺利的在SAP系统中进行相应的业务交易。数据转换工数据转换目确保将仪征各业务领域的现有主数据（收集截至到915，此后的新增数据将个别录入）准确的导入SAP系统。确保将仪征各业务部门20029月结时的未结交易数据完整、准确的导入SAP统确保将仪征20029盘点后的物料（原、辅料，产成品，备品备件等）库存余额正确导入SAP系统。确保将仪征20029月结后的科目余额正确导入SAP统数据转换的时间及范数据转换时基于8月份仪征数据试转换的经验，仪征正式数据转换工作于9月16日开始，分为静态数据转（916至930）和动态数据（101至1014）转换两个阶段具体时间安排参见《数据转换详细工作计划》（附件数据转换范本次上线转档的数据包括仪征化纤各二级单位的主数据、未结交易数据。详细情况如下表所示公司代仪征化成本控制范控制范业务部化工事业工厂代涤纶1涤纶2涤纶3瓶片事业涤纶5仪征化工热电给排水动力物资装备公公产品技术开发中公司机关事务中销售组仪征化纤长丝事业瓶片事业仪 公数据转换内整个数据转换将以9份数据为依据。转入SAP式系统的数据内容包括主数据（静态）和未结主数据内址、交币、联系人、付款条件等。SAP系统转档时，所有相关主数据必须先于未结交易数据导入系统。所有需导入的主数据需要由相关部门提供，并经数据（各业务部门）准。原则上，该类主数据的收集工作截至到实际开始上传前一天，明确为915。在上传到系统中后，需要数据进行确认。财务管利润中心主数成本中心主数资产主数据（在建工程、以前年度固定资产、本年度固定资产、无形资产财务客户主数据（一般客户、投资客户财务供应商主数员工主数内部订单主数据（项目内部订单、投资内部订单生产成本订销售分产品主数价格主数客户主数客户信用额度主数物装采购和库存管物料主数据（物装供应商主数代储代销物料的采购信息记设备维设备分类特设备分工作中功能位设备(含设备分类设备技术参任备品配件生产计作业类型、作业价格（Activity工作中品物料主数产品工艺路未结交易数据内未结交易数据指在实际工作中不断更新的动态业务数据。以9月末盘点和9月份月结数据截止至9月月结后的应收账款帐户余额截止至9月月结后的其他应收账款余额截止至9月月结后的应付账款余额截止至9月月结后的其他应付账款截止至9月月结后的固定资产余截止至9月月结后的总帐科目余截止至9月月结后的损益帐户余截止至930的库存初值（产品截止至9月月结后的产成品初始价截止至930的库存初值（物装截止至9月月结后的库存初始价格（物装截止至9月30日的未结采购单（未完成收货或收到截止至930的未结销售单（已开始处理但尚未开票的*注：是在科目层次层次上，而非交易层次上数据转换策主数据转换策主数据的收集工作截至到实际开始上传的前一天，确定为9月15日。考虑到从截止日到实上线日可能新增的主数据量较大。因此，从916至月结日新增主数据将在数据转换的范围财务/成本（FI/CO）模财务客户主数据月底结帐后发现有应收余额的客户主数据在先前的财务客户主数据 财务供应商月底结帐后发现的有应付余额的供应商主数据在先前的财务供应商主数据和物装供应商主数据中都没有，仪征财务部必须根据供应商主数据模板收集，固定资产、在建工程此期间新增固定资产及在建工程项目必须根据原有相应的数据销售分销（SD）模客户主数据9月15日起由中心根据客户主数据收集模板对新增客户数据逐个物料/采购（MM/MRO）模供应商主数据915起采购部门人员根据现有供应商主数据收集模对新增供应商进行数据。信息记录915起物装部门人员根据现有信息记录收集模板填写新增代储代销物料的采购容(新应商-现有物料、现有供应商-新物料、新供应商-新物料、现有供应商-现有物料)并在月结日交送项目小组。设备（PM）模设备9月15日起设备动力部协调各相关厂的人员根据现有设备主数据收集模板对 到SAP系统动态数据转换策财务模组总帐科当月结帐完成后，财务部和各二级单位财务人员需要按照SAP的会计科目表整理各明细科目的期末余额。由于系统上线后系统只 二级单位的19套帐套合并为一个帐套。同时，对于需要连成本中心或利润中心的部分科目（如成本、费用和收入等），按成本中心或利润中心拆分余额。应收、应付、预收和预结帐前尽量结清应收和应付。结帐后，整理所有有余额的客户和供应商，检查这些客户和供应商是否已经在SAP统建立了主数据。如果存在SAP补建主数据。对于所有应收、应付其明项目照指格式整理成Excel件。 ，本月购入商品要尽量获得供应商 ，如果仍然 的，单独整理，记录采购单号、供应商、料号、品名、数量、金额等基本信息，以方便上线后使用。同时未收货的供应商不入帐。固定资资产完成折旧计算，才能往SAP系统导入固定资产主数据；初步估计仪化固定资产数量近50000；2）所有的设备主信息也需要在固定资产主数据进入系统后，更新相应的固定资产号；而仪化设备数量则近100000。为了确保系统能够照计划按时上线，建议提前5天完成固定资产余额的结帐工作。物料初始价SAP统所有物料采用移动平均价格，因而需要在数据转换前照实际盘点数量及具体参见《有关物料初始价格计算的说明》（附件销售/分销（SD）产成品库按照公司盘点要求填写盘点报表。产品的盘点信息应满足SAP统产品数据需求，包必须要提供客户代销库存（ConsignmentOut）信息，包括产成品代码、数量和客户信尽量避免在途货物，在途一律算作外库的库存未结销售订 部牵头，包括长丝、瓶片事业部、公司，负责收集所有未结销售订单的信息，在转档期间，逐个地在SAP系统中手工创建销售订单。未结销售订单包括截至到月结日（930）所有的未结销售订单结日到系统正式上线日期间新增的销售订单（该部分新增订单必须在旧有的台帐系统中完成信要求所有销售出货必须完成开票（在已有的销售开票系统中完成），并结入财务帐不存在部分发货的销售订单表1：不同销售订单状态的处理方订单状处理方备1)9月结日前接单但无出货的SO*补入SAP，未来实际出货时在系统中预付款，归入财务初始余SO:销售订2)9月结日至上线期间所接SO做为未结销售单，在上线后补入 *注：建议部尽量避免这种情况的出月结日至系统正式上线期间SO的任何交该期间的业务交易可以在现有系统中完成。在初始库存导入SAP统后且下一个物料期间打开后，由部在SAP中补做所有的销售交易。具体的录入方法参见后一章节：4.3系统切换期间新数据的录入物资供应管理采购申请(采购计划定的，ERP项目小组建议所有的采购计划不进入系统。要求在系统上线前所有的采购计划完成所有的，做为未结采购合同导入系统，尽量避免进行到一半的采购计划单，如确有，仍旧完成旧的线外工作，系统上线后，手工直接输入采购合未结采购合 采购部门需要通知供应商对于月结日前所有合格收货分别开 未结采购合同包括截至到月结日（模拟转换为831、正式转换为930）所有的未结采购订单（按下表中的情况1－4处理）＋月结日到系统正式上线日期间（模拟转换为从8月31日到9月10日之间）新增的完成的采购合同表1：针对不同采购合同状态的处理办采购合同状对应措备1)截止到月结日已开立但货、、预付款收集整理后按照SAP求输入2)截止到月结日开立的收采购合同状对应措备财务计入GRIR暂估3)截止到月结日开立的收货和不匹配的一律不结已收货部分按情况2）处理，需提供单独的交4)截止到月结日开立的有料(GR=IR)如：A料订货100，已30购单建为A70库存余实物仓库存余额为9末的库存数据、整理后导入SAP统。由于SAP统采用新的盘点时必须按工厂、库存位置，记录每个物料号码（新的SAP料号）、数量以及每个物料最近一次的消耗记录。对于有些物料找不到对应的新的SAP料代码，要区别对待。首先需确认是否属于不需进SAP理的物料（如低值易耗物料），该部分物料需要单独开列，及时补充新的物料代码。报废的物料（即无帐面价值）不需要盘点月结日至系统正式上线期间PO的收到了哪些货物。所有的SAP统采购订单的操作必须在初始库存导入SAP统后且下一个物料期间打开后，由各单位在SAP中补做。具体的录入方法参见后一章节：4.3生产计划（PP）盘点时所有半成品物料做为原料处理。未结的生产调度计划不入系统设备（PM）模未结的工厂单不进SAP系统，因为领用的备品备件已经完成财务帐的处理外委服务费用通过财务直接做为费用处理数据转换方数据转换流程示意 据上 统环 备传数据上传针对于不同的SAP数据对象和上传数量，将采用不同的数据上传方式。具体列表如下主数利润中心主数批处成本中心主数批处创建物料组（物装批处分类特批处分批处资产主数批处财务客户主数批处财务供应商主数批处员工主数批处产品主数批处物料主数据（物装批处供应商主数批处工作中批处功能位批处客户主数批处工作类型（Activity批处工作中批处品物料主数批处产品批处工艺路批处内部订单主数批处设备(含设备分类批处价格主数批处技术参批处测量批处任批处备品配件批处代储代销物料的采购信息记批处动态数应收账款余批处其他应收账款余批处应付账款余批处其他应付账批处固定资产余批处总帐科目余批处损益帐户余批处库存初值（产品批处产成品初始价批处库存初值（物装批处库存初始价格（物装批处未结采购批处未结销售手工输维修工0尽量结清，不作导生产工0尽量结清，不作导关键时间点和转档工作计09-15-数据提供静态数据，并由数据签字确09-16-项目小组开始静态数据转09-30-所有业务部门截止9月份的业务操作，该点之后的所有业务做为结数据收09-30-库存盘点，财务同时开始月10-02-相关部门完成盘点数据的整理工作，并将确认后的结果交至财务项目小用户完成盘点报表的周期310-06-财务完成库存余额的计算，并计算所有物料初始价10-08-财务部结帐完财务部结帐周期为8用户完成所有截止到盘点前未结订单的收集和整理工作，由数据责人签字确认后交至项目小相关部门完成未结交易数收集和整理的周期为810-12-财务部完成所有的AR、AP、固定资产及按SAP科目收集结帐的帐明细科目余额，ERP小10-12-完成所有动态数据的上10-13-确认上传数10-13-确认试转换成注：上述表格内容将根据数据试转换的结果，进一步更新签收要对于数据转换，需要各业务部门相应的员对于数据的转换质量进行确认，主要包括两部分：所有的数据（静态和动态数据）必须由相关部门的签收确认后才能导入SAP系统。所有的数据上传到SAP系统后，需要仪 相关关键用户确认，并由部门完成最终的签字确认利润中心主数成本中心主数在建工程主数固定资产（以前年度）主数固定资产（本年度）主数无形资产，待摊费用，长期待摊资一般财务客户主数投资财务客户主数财务供应商主数员工主数项目内部订单主数投资内部订单主数生产成本订工作类型（Activity客户主数价格主数客户信用额度主数产品主数据物料主数据供应商主数代储代销物料的采购信息记分类特分分类层工作中心功能位设备(含设备分类技术参任备品配件工作中心与生产相关的物料主数产品工艺路动态数据的确应收账款余额（应收账款余额（外币一般其他应收账款余额(一般其他应收账款余额(外币投资相关的其他应收账款余应付账款余额（应付账款余额（外币其他应付账款（其他应付账款（外币员工预付帐固定资产余在建工程余固定资产（以前年度）总帐科目余固定资产（本年度）总帐科目余无形资产，待摊费用总帐科目余项目投资内部订单余SAP物料总帐科目余SAP料总帐科目余未清项管理总帐科目余现金帐户总帐科目余应付暂估（GRIR）总帐科目余其他总帐科本年度累积折旧余本年度累积收入余本年度累积支出余库存初值（产品库存初值（物装黄玉泉、产成品初始价宗建华、、库存初始价格（物装黄玉泉、、未结采购未结销售部门职以下是针对提供数据转换所需业务数据的部门要求仪化总部财务准时结帐出财务报确立现有帐套同SAP帐套的对应表及科目匹配策略和方确定物料初始价格制定策协助库存盘按照项目小组要求收集并 务月结数各二级单位财务尽可能清理往来，减少应收帐准时结帐出本单位财务报根据财务部帐套合并的策略，对比本帐套，完成科目余额转入SAP准备工按照项目小组要求收集并 务月结数配合各厂库存盘部确保截止至月结日所有的发货均开通知外库管理人员截止至月结日所有在途产成品均计为外库库标识所有在产成品仓库的已售未提产成品，盘点时不计入库盘点产成品仓库，按模板要求准备盘点报根据模板整理截止到月结日的未结销售订将整理后的未结销售订单导入SAP系在旧有系统标识月结日后所有的新增销售订单和发货，在系统上线后输SAP物装公盘点所有物装所属仓库，提供当月底库存记录，按模板要求准备盘点报提供截止到月结日所有货到 未到的物料给财根据模板整理截止到月结日的未结采购订将整理后的未结采购订单导入SAP系完成新增物料的编码、数据收集和整理工生产盘点生产仓库，按模板要求准备盘点报设备动力在备品备件的清理过如发现遗漏的物料编码要及时通知物装公司进行编业务操作就SAP上线后，相关规章的制订和仪征ERP系统上线后，出现一些新的业务操作。在系统上线前，必须制订和 度，以便在SAP正式运行后，企业及时和有效的利用系统解决实际业务中的问题。主数据的在系统上线后，对于业务中新增的主数据的，必须到具体的 有关的业务操作流程。关于下列主数据的具体办法，各个部门在本部门的具体系统切换和运行方案中作了详细的要求。对于跨部门的数据收集，尤其需要将有关职责到具体的科室和具体的员，并要确定线外填写的表格、具体申请和的流程。财务主数据财务供应商/客内部订财务客户主文客户信用额部新增的产品物料主文件由部统一牵头，信息，然后由其统一录入SAP系统。对于客户主文件由部统一管理。如果财提供创建材料，交部。由部检查是物装主数据供应商主文采购核销项目信息主文物装产等信息，然后由其统一录入SAP系统。设备备件设备动力生产计划工艺路产品物料作业类型单位计划系统修改需求处ERP点项目一期在10份上线后，各业务部门应该按照确认的未来业务流程，结合SAP统，进行系统操作。在使用的过各业务部门可能提出对于系统的设置进行修改请求。不涉及基本业务流程和系统功能改变的请求：根据实际情况首先由本业务部门的签字确认，再提交到信息中心，集中分析和处理。由于ERP项目采用集中开发和测试的策略，即四个 用户帐户的管 用户共用一个帐户的现象。如何在系统上线后，有效的管理SAP用户帐户，需要由信息中心制订现有系统操作切换注意事目前，仪征部分业务部门或二级厂利用相对独立的信息系统管理业务*。在SAP系统上线后，一些系统将被SAP代替；而另外一些系统将继续使用，或至少还要并行一段时间。有关部门需要*注：此处涉及的系统不包括控制系统，如称重系统、DCSSAP财务财务信息系 作效率领域SAP系统同 件3）部系统（简称系整体上，SAP取代营-系统将同SAP并行SAP系统中输入销售订SAP生成的提货单号 作。同时，在SAP系统中并行完成提货、开等业务流行到年底的原因主要是保证在系统中存在一年完整的持现有的业务操作，同SAP的接口将由中石待上线后单独考计划计划统计系仍然将独立使能够从SAP统间接获于统计部门对于数据定义口径同财务部门不同，SAP按照统进行支物装物装MIS同SAP统并行到今于现有MIS要涉及采购计成。同SAP并行的具体方案由物装公司研究决物资电子商务系继续使用，同SAP接口将由总部统一协调开三成品库库存管理系（MIS分SAP行到年SAP同称重系统通过重系统的数据同时输入SAP库继续数据五统（MIS部分）SAP行到年SAP同称重系统通过重系统的数据同时输入SAP-系统将从称重系统的数库继续数系统切换期间新数据的录系统期间，数据转换工作的截至日期是9月份月结时的数据。而在整个的转换期间（09/30至系统上线日），各业务部门都将产生新的业务数据，需要在系统上线后，需要指定专人补充录入SAP目的补充录入从月结日（09／30）至数据转换结束日（10／13，目前的计划日期）的各种新增主数据和交易数据；在上线后第一个星期使最终用户能够利用SAP系统顺利处理当时发生的交易数据利用这个机会，进一步帮助骨干最终用户熟悉系统操作，了解系统的集方法建议采用集中关键用户和最终用户，携带各业务部门相应的业务单据，在信息中心培训进行集中的数据录入工作。埃森哲顾问和关键用户将提供现场的支持工作。集中时间目前计划为09／1409／17。具体的开始时间将视数据转换的实际完成情况而定。根据交易需要的人员原则上，各单位功能小组的录入人员（建议为接受了SAP正式培训，并且表现较好的人员），需要全职参加。具体的人员，应该根据实际的情况，请各单位负责确认；各单位具体负责的科长需要视本单位的情况在现场指导本单位的具体业务操作各单位负责分管联系畅通，能够在出现需要决策的时候解决问题仪征ERP项目组各模块关键用户和埃森哲功能模块顾问全职提供支持工作信息中心负责网络，SAP限设置、SAP础支持的人员全职提供支持（此部分的支持可注意事项人员的组织和保证，建议到每一个人头上信息中心培训的后勤保证（建议利用现有的3个主教室在财务所需的PC机上安装财务系统根据业务部门的需要，配备激光和针式单据流转操作注意事在SAP系统上线后，新的业务操作流程将同现有的做法存在一定的变化，其中一个重要的体现是单据流转，建议由主要负责部门牵头，相关部门参加的研究处理。埃森哲顾问将参与上述会业务应急方SAP线后，各业务单位将利用系统处理日常的业务操作。为了保证在系统万一瘫痪的情况下，各业SAP业务应急方案。具体内容参见的详细切换方案。系统切换阶段人员安每一个小组的具体人员参见附件4、5、6、7总体协调组制订整体切换工作计划/周计划检查切换阶段工作进展和重要时间点完成情况部门员具体负责协调和在系统切换阶段，本领域的工作衔接（新、旧系分析和解决跨业务部门/功能模块的共性问题向项目汇报工作情况业务功能组SAP功能和技术支持。其中具体的职责包括：关键用户指导和协助数据转换组用户整理收集的数据对于上传后的系统数据进行确认协助ABAP开发组完成功能需求的确认指导和支持系统切换阶段新系统数据的补充录入指导和支持系统上线后的一线支持工作同总体协调组配合，就本领域同其他业务领域的集成问题提出建议按照总体协调组工作安排，具体协调和安排最终用户在系统切换阶段的工作最终用户本业务领域数据的收集和整理工作补充录入在系统切换期间新增数据在系统上线后，提供第一线的功能支持埃森哲顾问在系统切换阶段提供功能支持协助数据转换组，指导和支持业务数据的收集和整