业务外包内部控制实施细则及相关制度

业务外包内部控制实施细则及相关制度1业务外包管理目标1．1业务外包业务目标业务外包业务目标是指企业通过外包提高经营效率、使企业的优质资源集中于核心经营活动、摆脱现有条件的限制，增加企业运作的灵活性。具体内容如图1所示。目标1目标1减少由于忽视非核心业务而发生的重大错误目标2提高生产和经营效率，使优质资产集中于核心经营业务目标3摆脱既有专业知识和技能的限制，使企业运作更加灵活图1业务外包的业务目标1．2业务外包财务目标业务外包的财务目标是指企业通过外包降低生产和经营成本、减少可变的一般管理费用，并在外包实施过程中建立科学合理的业务外包会计处理方法和程序。具体内容如图2所示。目标1目标1降低非核心业务的财产占用规模，减少企业的生产和经营成本目标2减少可变的一般管理费用，节约办公空间和设备供应目标3建立和完善科学合理的业务外包会计处理方法和程序目标4减少人工费用成本图2业务外包的财务目标2业务外包业务风险2．1业务外包经营风险业务外包信息保护措施不当，可能导致企业商业秘密泄露内容业务外包信息保护措施不当，可能导致企业商业秘密泄露内容内容内容4业务外包未经适当审核或越权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失内容内容内容1业务外包策略不科学、承包方选择不合理，可能导致企业核心资产遭受损失2业务外包流程未恰当履行或监控不当，可能导致企业外包战略失败或经营效率低下内容内容内容3图3业务外包经营风险2．2业务外包财务风险业务外包财务风险是指企业在业务外包的会计信息处理过程中可能面临的风险。具体内容如图4所示。业务外包会计处理不当，可能导致财务报告信息失真的风险业务外包会计处理不当，可能导致财务报告信息失真的风险内容内容内容1业务外包过程中，由于企业没有建立明确的防火、防盗、防未经授权接触和未经批准转移等政策，导致承包方没有相关的约束而造成资产损失的风险2图4业务外包财务风险3业务外包流程3．1承包方选择流程承包方选择流程业务流程序号责任部门/人配合/支持部门不相容职责监督检查方法相关制度1．确定归口1．确定归口管理部门2．确定承包方资质标准及遴选方法3．编制《招标公告》4．接收投标报名并预审其资质5．制定标底6．组织开标7．评标、讨论定标8．发放《中标通知书》9．签订《业务外包合同》1董事会审计委员会审核审核所确定的归口管理部门是否具有相关专业能力《业务外包流程管理办法》2归口管理部门财务部、生产部审核审批审核企业所制定的遴选方法是否可行《承包方资质审核遴选制度》3归口管理部门财务部、生产部审核审批审核归口管理部门编制的《招标公告》内容是否科学合理《业务外包流程管理办法》、《承包方资质审核遴选制度》4归口管理部门财务部、生产部、资产部审核审查承包方资质时是否按照相关规定进行《承包方资质审核遴选制度》5归口管理部门财务部、生产部审核审批审查标底编制的合理性、准确性《承包方资质审核遴选制度》6归口管理部门财务部审核审批审查开标方式是否合理《承包方资质审核遴选制度》7归口管理部门财务部、生产部审核审批检查评标依据是否合理、客观《业务外包流程管理办法》8归口管理部门检查《中标通知书》是否及时发放《业务外包流程管理办法》9归口管理部门审计部门、法律顾问审核审批审核《业务外包合同》是否符合相关法律法规的规定《业务外包流程管理办法》3．2外包协议管理流程外包协议管理流程业务流程序号责任部门/人配合/支持部门不相容职责监督检查方法相关制度1．拟定《业务外包合同》及相关协议1．拟定《业务外包合同》及相关协议2．董事会审批《业务外包合同》及相关协议3．签订《业务外包合同》4．对所签订的《业务外包合同》进行编号5．合同专用章管理人员对签署合同用印的程序审核无误后加盖公章6．合同及协议盖章后交由归口管理部门保管7．业务外包合同履行完毕后交由企业档案管理部门保管1归口管理部门生产部、法律顾问审批审核所拟定的《业务外包合同》及相关协议是否符合国家法律法规《外包合同协议管理规定》2董事会归口管理部门、生产部、法律顾问检查董事会是否及时审批《业务外包合同》及其相关协议《外包合同协议管理规定》3归口管理部门董事会审批检查签订《业务外包合同》的程序是否正确，是否存在越权行为《外包合同协议管理规定》4印章管理部门签订合同检查业务外包合同及相关协议编号是否连续和准确《外包合同协议管理规定》5印章管理部门归口管理部门通过抽检外包合同的方式检查合同用章管理人员的用章程序是否符合企业相关规定《外包合同协议管理规定》6归口管理部门印章管理部门核查盖章后的《业务外包合同》是否及时交由归口管理部门保管《外包合同协议管理规定》7档案管理部门检查档案管理部门是否将《业务外包合同》及其相关协议和附件分类保存《外包合同协议管理规定》、《档案管理规定》4业务外包流程相关细则、办法、规定、制度4．1承包方资质审核遴选制度第1条为顺利实现业务外包目标，确保引入合格的外包合作伙伴，提高公司的核心竞争力，根据公司的实际情况及国家相关法律法规特制定本制度。第2条本制度适用于公司及所属公司，包括公司总部、各分公司及全资子公司、控股子公司。第3条归口管理部门确定承包方资质标准及遴选办法并上报总经理审核。第4条总经理对承包方资质标准及遴选办法审核批准后，归口管理部门发布《招标公告》。第5条参与竞标的候选承包商在指定期限内提交《投标书》及相关材料，主要内容包括项目解决方案、实施计划、资源配置、报价等。第6条归口管理部门对承包方进行资质预审，评估承包方的综合能力。评估因素主要包括以下5个方面。1．承包方类似项目的经验、服务能力、资格认证和信誉。2．承包方是否与本公司存在直接或潜在的竞争关系。3．承包方在知识产权保护方面的力度和效果。4．承包方的性价比是否合适。5．其他因素。第7条归口管理部门组织公司其他职能部门进行开标、评标、定标。归口管理部门对候选承包方的综合竞争力进行排名。1．公司应根据实际情况确定开标方式，开标方式主要有3种形式。（1）在有投标单位自愿参加的情况下，公开开标，但当场不宣布中标结果。（2）在有投标单位自愿参加的情况下，公开开标，当场确定预选中标人。（3）在公证员的监督下开标，确定预选中标户。2．开标应当在招标文件规定的投标文件提交截止时间以前公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。3．评标由公司归口管理部门依法组建的评标委员会负责。（1）公司应当采取必要的措施，保证评标在严格保密的情况下进行，任何单位和个人不得非法干预、影响评标的过程和结果。（2）评标委员会由公司相关部门的人员以及外聘有关技术等方面的专家组成，成员人数为5人以上单数，其中技术等方面的专家不得少于成员总数的2/3。（3）评标委员会应当按照《招标公告》确定的评标标准和方法对《投标书》进行评审和比较；设有标底的，应当参考标底。（4）评标委员会完成评标后，应当向公司提出书面《评标报告》，并推荐合格的中标候选人。中标人的投标应当符合下列条件之一：①能够最大限度地满足公司《招标公告》中规定的各项综合评价标准。②能够满足《招标公告》的实质性要求，并且经评审的投标价格最低，但是投标价格低于成本的除外。第8条归口管理部门同相关管理层及其他职能部门负责人分别与合规候选承包方建立联系，并把相关候选名单提交总经理、董事长审定，最后选出业务外包承包商。第9条归口管理部门和承包方就《外包项目合同》的主要条款进行谈判，达成共识后由合同双方代表签署《外包项目合同》。第10条本制度自总经理审批之日起实施，修改时亦同。第11条本制度由总经理办公室制定，解释权、修改权归属总经理办公室。4．2企业外包合同协议管理规定第1章总则第1条目的为加强对本公司业务外包合同的管理，规范和约束公司的经营行为，减少和避免因外包合同协议管理不当而造成的损失，维护公司的合法权益，结合自身情况特制定本规定。第2条适用范围本规定适用于公司所签订的一切业务外包合同协议。第3条订立外包合同的原则1．凡与本公司签订的外包合同协议必须遵守国家法律、法规，且合同内容有利于保证公司业务外包的顺利完成。2．订立外包合同时，应遵循自愿平等、互利有偿和诚实信用的原则，不得损害公司的利益和形象。3．业务外包合同内容涉及国家安全或重大利益需要保密的，应按相关规定办法办理，并与承包方签订《外包项目保密协议书》。第2章业务外包合同的拟定、审批及签订第4条拟定的合同文本要规范，根据业务外包的性质，按公司规定的格式填写，内容要详实，必要时要补充保密协议书附件、技术协议书附件、外包项目咨询合同协议书附件。第5条外包合同签订前需要填写《业务外包审批表》，按公司的相关规定填写合同、办理审批表盖章，并满足下列要求。1．合同金额在300万元以内的外包协议，由总经理审批，且需总经理签章。2．合同金额在300万～3000万元的外包协议，由董事长审批，且需董事长签章。3．合同金额在3000万元以上的外包协议，提交董事会或股东（大）会审批，且需加盖公章。第6条公司应当在业务外包合同协议中具体约定下列事项。1．对于涉及本公司机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务。除合同协议约定的保密事项外，公司应当根据业务外包项目的实施情况和外界环境的变化不断更新、修正保密条款，必要时可与承包方补签保密协议。2．承包方有责任按照合同协议规定的方式和时间将外包实施的进度和现状告知公司，并就存在的问题进行有效沟通。3．公司有权获得和评估业务外包项目的实施情况和效果，获得具体的数据和信息，督促承包方改进服务流程和方法。第3章业务外包合同经费管理第7条外包合同经费根据项目进展情况按合同规定分阶段外拨，如需全额拨出则要提出充分、正当的理由。经费外拨时，归口管理部门应填写《外包合同经费拨转申请表》。第8条合同生效后，归口管理部门应指定专人对业务外包进行定期或阶段性检查，检查内容包括经费的使用情况、业务进度情况及存在的问题。第9条对于问