办公室培训技巧讲义

办公室暨卫生宣传工

作培训讲义局办公室第一专题：办公室建设与管理

第二专题：公文写作基本规则

第三专题：常用公文起草要领

第四专题：卫生宣传新闻信息第一专题加强办公室建设与管理一、办公室人员岗位认知与基本职责二、加强办公室建设三、办公室办会工作基本规范四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带，联结各职能部门的纽带。

窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

（一）办公室的地位与职能

重要地位：中心、枢纽、窗口职能定位：行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。（二）办公室工作内容与特点

工作内容：按性质分：程序性工作；智囊性工作；临时性工作。按内容分：办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。（三)办公室人员角色定位：办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求

一要讲事业心和责任感；二要认真细致；三要讲究程序(不要打乱仗)；四要讲工作效率。1、思想素养：热爱本职。干一行，爱一行，专一行。政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。踏实肯干。舍得为工作投入。2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。

较强的应变能力。

3、心理素养心理素养指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力.

调控力(控制情绪的能力)。意志力。

4、角色意识做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识全局意识责任意识创新意识奉献意识信息意识程序意识学习意识二、加强办公室建设（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象良好的电话形象良好的文字形象良好的语言形象（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。三、办公室办会工作基本规范（一）会议服务的基本内容会前准备工作

——设立会议承办部门和服务机构；协助领导确定会议目标和议题（确定会议目标、拟订会议议题、拟订会议财务预算和会议方案；确定会议的议程、日程和程序；分工撰写会议文件；确定与会人员名单以及会议编组方案；会场的布置工作（营造会议气氛、会场格局与座次、主席台的布置、悬挂会标、设施准备）；食宿、交通、医疗、保健等准备。会中服务工作

——报到与接待工作；会议签到；会场服务与管理（会前检查会场、引导座位、维护秩序，做好会场事务工作、会后检查会场）；做好会议记录；编写会议简报；安全保密工作。会议善后工作

——做好相关文字工作（整理会议记录、编写会议纪要、简报、会议文件制发、文件整理与保管）；认真做好会议总结；做好会议的宣传报道工作；会议决定事项的催办工作；会议收尾工作。（二）做好会议服务工作的技巧

其一：领会“一个精神”

领会“一个精神”指的是领导对于举办会议的指示精神。办会人员要主动、全面了解领导的指示意见、思想意图，了解得越透彻、越准确、越详细越好，切实做到全局在胸。其二：构思“一个方案”

指的是筹办会议的方案，是筹办会议的具体依据。方案要思路清楚，详细周到，简洁明快，科学可行。（整体性原则、动态性原则、超前性原则）

其三：拟定“一个程序”

是指把握整个会议进程，确保会议环环相扣，合理有序，开得紧凑，开出气氛。要把握好三个环节（把握重点程序、把握会场布置、把握会议细节）。

其四：准备“一套文件”是指准备好会议文件，这是筹办工作的重要内容,也是会议成功召开的主要标志，应尽早准备。其五：保证“一支队伍”

有一支素质高、业务精、作风好、善合作的队伍。（三）会议服务与管理要求服务要求

——准备工作要细致充分；组织工作要严密协调；服务工作要周到热情；善后工作要及时稳妥管理要求

——要精简可开可不开的会议；要提高会议效益与效率；要努力改变会议作风；要努力降低会议成本四、加强办公室的日常管理（一）严格按照领导意图办事

领导意图的含义领导意图：领导在布置工作、下达任务、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。获取领导意图的途径从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合。明确领导对于办公室人员的期待（二）处理与领导关系的原则、方法与艺术处理与领导关系的原则：办公室人员既要为领导者服务，也要为领导集体服务。他们与领导者形成了一种特定的人际关系。要为领导提供满意的服务，就必须善于处理与领导关系。要讲究的方法与要领：了解上级领导适应上级领导尊重上级领导支持上级领导（三）加强机要管理，保证安全运转

（四）加强时间管理，实现双效合一第二专题公文写作基本规则一、认识公文写作的特点二、遵循公文格式规范依据国家机关公文格式标准（GB/T9704-1999)

三、公文写作基本步骤与方法四、公文写作的基本要求五、把握公文写作的基本规律

一、认识公文写作的特点

公文写作的根本特点：规范性强

----受领导之命，代机关立言。“以文辅政”目的：为处理公务服务，排斥个性化写作。内容：真实地反映事实，排斥文学手法。

格式：具有规范体式，符合公文格式标准。

表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。

时限：在领导规定的时间内完成任务。二、遵循公文格式规范依据国家机关公文格式标准（GB/T9704-1999)

（针对正式文件，科级以上才有发文权限）三、公文写作基本步骤与方法（一）做好准备工作思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行文目的？主题？文种？公文重点？材料准备：围绕主题收集材料。方案准备：总体构思，确定篇章形式与表达方式，拟制提纲，确定各部分的基本框架。（二）正式起草阶段（操作要领）

拟写规范标题；设计好开头和结尾；安排主体结构；确定表达方式。注意事项：（1）接受任务后抓紧办理。（2）根据提纲有条理地写作。（3）联合发文做好协商工作。（4）处理好材料和观点的关系。（5）遵循公文格式规范。（6）符合文字表达规范。（三）加工修改阶段作用：保障文稿更加准确、鲜明、简练。范围：整文

审读内容：主题、观点、材料、数据等。

推敲文字：字、词、句、段的讹、夺、衍、倒

方法：拟稿人读改法；请人代改法；集体讨论法；冷处理法。四、公文写作的基本要求（一）目的明确，行文有据，主旨单一。

1、明确“为了……”；

2、明确“根据……”；

3、明确“干什么”。如：请示何事？通知何事？（二）内容合法、务实、符合领导意图。

1、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章，这是制定决策和发文的根据。

2、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。

3、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）（三）文字表达准确、鲜明、简练、得体。准确（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范）鲜明（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要）简练（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明）得体（文体要求、书面语言、术语规范）（四）合理组织语言。

表意清晰；合乎事理；搭配合理；成分完整；语序得当。

五、把握公文写作的基本规律（一）提高逻辑思维水平。

常用思维方法如下：

模式化思维（从不同文种角度思考）

对象化思维（从收文机关角度思考）

辩证思维（全面、发展、变化地思考）

散点思维（多角度地思考）

求同存异思维（思维与领导趋同）（二）找好角色定位与行文角度

总原则：受领导之命，代机关立言。

代拟文稿：要认准领导身份和职位特征；

对外发文：要考虑收发文机关的地位特征；

区别文稿应用范围，内外、上下有别。（三）符合行文的逻辑（严谨性）要求题文相符，首尾呼应，前后贯通

横向（并列）结构没有严格的顺序要求，重要内容前排。纵向（递进）结构务虚到务实或务实到务虚提出问题——分析问题——解决问题为什么——干什么——怎样干纵横结合结构（总结、领导讲话稿）因果结构（查清问题的调查报告）总分结构（外在的表达形式）（四）认真处理好三种关系

作人和作文的关系

先作人，后作文。文如其人，人如其文。

有定法和无定法的关系文有定法：符合公文法规与约定俗成的规则。文无定法：具体问题具体分析，在实践中学习运用和掌握规则。文中无我和文中有我的关系

代表机关发言，不能有“我”的看法。反映个人修养，有时要突出体现“我”的看法。第三专题：常用公文起草规范

请示的起草（一）应用范围1、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、指示与认可。

2、请求审批或批转本机关制定的重要文件。

3、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预算以及对人员或事故的处理。

4、请求协调解决本机关无法解决的问题。

5、根据规定必须履行审批手续的事项。（二）请示的分类

1.请求指示：解决“我们请求该怎样做”的问题。

2.请求批准：解决“请求批准我们这样做”的问题。

3.请求批转：解决“我们请求有关单位这样做”的问题。（三）请示正文的写作方法（1）开头：说明请示的根据、目的，需要时明确交代请示事项的背景或理由。（2）主体：明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。（3）结尾：恰当使用结语。

“以上请示妥否，请指示。”“以上请示如无不妥，请批准。”“以上请示如无不妥，请批转××执行。”（四）起草请示的注意事项1、行文之前要与主管领导充分沟通；2、请示理由要充分，要求和建议要具体；3、严格执行一文一事制度；4、按照隶属关系逐级行文；5、请示与报告不能混用。报告的起草（一）报告的用途用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。注意：报告与请示的联系与区别。（二）报告的分类按照内容划分：综合报告；专题报告。按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；建议报告；检讨报告。（三）工作报告正文的写作方法开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。主体重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语特此报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。（四）注意事项

采用记叙为主的表达方式。按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。

重点突出，点面结合。

突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。

实事求是，如实报告成绩和不足。节俭篇幅。

报告中不能写请示事项。

通知的起草

（一）用途用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（二）特点

1.内容单纯，行文灵活简便。

2.表述具体，可操作性强。

3.时效性强，需要及时周知或执行。（三）分类指示性通知，规定性通知，知照性通知，事务性通知，批转、转发、公布性通知，任免性通知（四）事务性通知（会议通知）

篇段合一式：用于小规模、临时性、内部会议要素：时间、地点、参加人、会议名称等。分层表达式：用于规格较高、人数较多、较重要会议。导语部分：会议目的、根据、名称等。主体部分：分项说明时间、地点、参加人、内容、注意事项、联系方式等。

结尾部分：提出准时到会的要求，或用结语“特此通知”。（五）指示性通知（分层表达式）导语部分：说明指示事项产生的背景、强调发文目的、依据；或说明问题的现状、严重性与危害性。

注意：针对性、表述政策与法规依据。

主体部分：围绕主题，分项说明要求收文机关领会、知晓、执行、承办的事项。通常包括：基本原则、指导思想、工作任务、政策措施、方法步骤、注意事项等内容。结尾部分：

1.意尽言止。

2.请认真贯彻执行。

3.围绕主题发出号召。

4.说明注意事项。（六）撰写通知的注意事项

1.事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。讲究政策法规依据，增强发文的权威性。

2.指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。

3.讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。

4.注重发文时限。怎样编写计划

（一）计划与管理职能密不可分管理有四大基本职能：计划、组织、领导、控制。计划是管理职能中的首要职能。计划的制定与执行的好坏，决定一项工作的成败得失，决定着事业的兴衰存亡。（二）计划的重要功能1、指明努力方向，协调行动步调。2、预测未来变化，减少不利因素影响。3、减少浪费现象，避免利益损失。4、加强行为控制，避免无序状态。（三）计划的编写方法

1、标题：单位名称、适用期限、内容事项、文种例如：××乡卫生院2012年公共卫生服务工作计划

2、正文写法做什么？为何做？何时做？何地做？谁去做？如何做？开头：阐明计划的依据（指导思想；现状分析；计划的总任务；做好工作的意义）。主体：制定计划的“三要素”目标（做什么：具体工作内容）

措施（怎么做：工作方式方法）

步骤（何时做：工作时间安排）结尾：说明注意事项或检查落实方法。

描绘前景，鼓舞士气。（四）如何增强计划的操作性内容方面：制定科学合理的目标和指标。总目标明确、具体、合法、方向正确。任务的数量和质量要求要合理；任务的指标要能够考核和控制；任务指标要相对稳定，可以衡量；任务指标要符合实际，可以实现；任务指标要有明确的时间限制。

形式方面：要做到表达简要、条理清晰、要素完整

程序方面：坚持民主集中制原则，自下而上，自上而下相结合，要发挥上下两方面的积极性；善于听取专家意见。

注意制定预案，以防不测。

怎样起草总结

（一）含义、目的与实质含义：总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的事务性文件。目的：摸索事物发展规律，做好今后工作。实质：对人类社会实践的再认识。（二）功能1.认识事物发展规律，制定切实的方针政策。2.有助于推广先进经验，提高管理水平。3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导。（三）总结写作要领做好写前准备：1.调查研究，占有资料；2.归纳整理，筛选材料；3.学习理论，掌握政策；4.总体构思，拟制提纲。总结正文的起草要领

前言：概括工作的基本情况，交代总结针对的背景、时间、工作事项、点明中心思想。主体内容

◆回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩；◆提炼工作中的经验体会；◆指出存在的不足之处；◆今后的努力方向。结尾：简要说明今后工作的意见。（四）如何发挥总结的指导作用

1、避免为了总结而总结的做法。

2、明确重点，即工作中的成功做法与体会，取得成绩的主观因素。这是总结的重点。

3、在反映新思想、新做法、新材料上下功夫。

4、领导机关的总结应当少写干了什么工作，多写工作中的理性思考。

5、加强总结交流工作。

6、从群众中来，到群众中去，资源信息共享。

7、注重经验的传播，不能以归档为目的。（五）写好总结的注意事项

1、真正重视总结工作。克服“例行公事”思想，自下而上与自上而下相结合。只有上级认真读，才有下级认真写。

2、运用辩证分析的方法。坚持两点论，反对绝对化，实事求是地总结机关工作。

3、努力做好材料工作，做到观点和材料的统一。既要有丰富材料，又要发现工作中的闪光点，掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。

4、注重理性分析。抓住重点问题，注意提炼规律性认识。

领导讲话稿的起草

（一）起草讲话稿的几个重点问题

1、准确把握领导意图是关键

领导意图是秘书思维的原点和立意根据。把握领导意图，主要包括几个方面的内容：（1）领导的整体工作思路及基本的思想观点和意见。（2）讲话所要达到的基本目的。（3）领导者对行文的具体要求。

2、做好资料收集工作是基础

收集资料应注意的几点：

（1）勤于收集（2）善于收集（重点突出、分门别类）（3）及时整理

收集整理资料范围包括以下几个方面：

（1）国内外、本行业本地区经济社会发展情况。（2）有关领导人的重要讲话。（3）有关会议重要信息和相关网络信息。（4）图书报刊上的重要理论文章及其有关资料。收集资料要力争“全”，包括以下七点要求：（1）客观与主观材料相结合（2）感性与理性材料相结合（3）正面与反面材料相结合（4）内部与外部材料相结合（5）直接与间接材料相结合（6）全局与局部材料相结合（7）纵向与横向材料相结合3、加强个人修养是必要条件（1）注重理论学习和政策学习。（2）既要博览群书，又要针对工作需要，突出学习重点，不断开拓视野，作到厚积薄发、运用自如。（3）注重广泛涉猎各种知识。（4）注重积累工作阅历。（二）写作要求与技巧

1、全面正确地把握领导意图，明确讲话的背景，务必求得与领导意图的一致性。

2、主动丰富和完善领导意图，体现参谋助手价值。

3、认真构思和锤炼提纲，征询领导意见。

4、努力增强措施和要求的可操作性，突出体现现行效用。

5、站在领导角度考虑问题，主动换位思考。如何站在领导角度考虑问题从现实的角度看问题。（当前存在的主要问题）从全局的角度看问题。（与其他单位的差距）从未来的角度看问题。（今后发展的独到见解）从实践的角度看问题。（目前可以立即解决的问题，怎样解决问题）从上下结合的角度看问题。（与上级要求相衔接，明确主要差距）（三）讲话稿的格式规范与文体特征

五大要素

1、讲话标题

2、讲话日期

3、讲话人姓名

4、称谓

5、正文（前言、主体、结尾）符合讲话稿的文体特征明显的口语化特征饱满的感情化特征多彩的艺术化特征符合不同场合讲话需要第四专题：卫生宣传新闻信息一、信息员怎么样写新闻二、信息员写什么样的新闻三、信息员怎么样获取新闻四、信息员写作要注意的问题五、提高写作能力的几点建议什么是新闻？西方：新闻是一个故事。可以引起一批人感兴趣，成为他们热门话题，所以“狗咬人不是新闻，人咬狗才是新闻”中国：——“新闻是新近发生的事实的报道”

——“新闻就是广大群众欲知、应知而未知的重要事实”新闻是公众关注的最新事实信息的报道

新闻报道目的让公众接受所传播的信息，引导社会舆论。卫生新闻宣传的作用

一是卫生新闻宣传工作是塑造卫生系统外部形象的主要渠道。二是卫生新闻宣传工作是创造良好发展环境的主要手段。三是卫生新闻宣传工作是培育卫生文化的主要方式。一、信息员怎么样写新闻？首先必须学会写消息。消息是新闻的主角，熟练地写好消息，就掌握了打开新闻写作大门的一把“金钥匙”。消息定义：以简明的文字迅速及时地报道新闻事实的一种新闻的最基本体裁，其它新闻体裁都是作为消息的补充、延伸而发展起来的。消息格式：标题+消息头（“本报讯”或“电头”）+导语+主体+结尾标题:概括消息的主要内容。导语:

导语是开头的一段话，要求用极简明的话概括消息的最基本内容。主体:主体是消息的主要部分，要求具体清楚，内容翔实，层次分明。结尾:是对消息内容的小结。有些消息可无结尾。

名词解释：倒金字塔结构

也称“倒三角”结构，是消息写作中最常用的一种结构方式。它以事实的重要性程度或受众关心程度依次递减的次序，先主后次地安排消息中各项事实内容，犹如倒置的金字塔或倒置的三角形，因而得名。它多用于事件性新闻。倒金字塔结构起源于美国南北战争时电报的运用。在战争期间，电报业务刚开始投入使用，记者的稿件通过电报传送，但由于电报技术上的不成熟和军事临时征用的原因，稿件有时不能完全传送，时常中断，后来，记者们想出一种新的发稿方法：把战况的结果写在最前面，然后按事实的重要性依次写下去，最重要的写在最前面，这种应急措施产生了新的文体——倒金字塔结构。消息写作的关键：写好导语导语：消息开头的第一段文字。有的短消息不分段，那么导语便是开头的第一句话。导语写作的要求：

——以简要的文句，突出最重要、最新鲜或最有特点的事实，揭示新闻要旨，吸引读者。

导语写作的任务：

——千方百计把重要的新闻事实及其意义表现出来；

——想方设法吸引启发读者来阅读全文。消息写作基本要求1、要素必须准确无误

事件人物地点时间原因结果(如何)2、引用的资料必须准确无误3、不能杜撰人物心理、思想，合理想象也不可以。

二、信息员写什么样的新闻？

▲读者（部门、社会）想知道，但没有办法知道的▲读者不知道，但想让读者知道的▲提高单位知名度和美誉度，让社会了解、理解、关心、支持，甚至参与的▲让干部职工更加热爱自己的工作，更努力工作的

多数信息员一个共有的困惑是感觉没有什么东西可写。其实，大家处于卫生工作第一线，是卫生工作的