人本轴承新学员公文写作培训

人本轴承新学员公文写作培训TIMEWAYNECONSULTING文书沟通—文字沟通分析

三个问题一、文字沟通的类型？二、有效文字沟通的特点？三、文字沟通首要重点？信涵、备忘录、报告、提议、记录、和约、指示、议程、通知、规章、笔记、计划、讨论文件A。传达必要的，精确的信息。B。文字的表述对特定的情况应是恰如其分的。第二页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING文书沟通—文字沟通分析明确目的------我想利用这份文书做什么？传递信息下达指示解释事情事后补遗制定语气和修辞策略第三页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING写作过程写完后重读修改文书，大胆删减一口气写完整理写作思路，考虑文书内容检查细节，确认无误，要与不要目的要明确信息要全面行文要简短使用短句强调最重要的段落分明总结和结论尽量生动随意开始写写停停被动句双重否定长句无关信息错别字过长文书沟通—文字沟通分析第四页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为……刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您会面。此致敬礼比尔盖茨

2002年10月1日

练习目标：判别两封信的高下，并说明原因（5分钟）形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（5分钟）文书沟通—文字沟通分析第五页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING文书沟通—文字沟通分析亲爱的先生/女士：我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为……刘云端先生，您好：这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。期待您的回音，并期望很快能和您会面。此致敬礼比尔盖茨

2002年10月1日写信者不原费神查明联系人语意含糊语法错误与错别字无关信息文书过长说明写信原因暗示下一步应采取的行动知道此信发给谁表明积极的态度只写了一页表达不清，内容缺乏全面考虑，错别字和标点错误，废话连篇。内容清晰，态度乐观，简明扼要，切中要害，。判别两封信的高下，并说明原因第六页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING文书沟通—技法概要写完后重读修改文书，大胆删减一口气写完整理写作思路，考虑文书内容检查细节，确认无误重温写作过程准备准备再准备目标:who,what,why提纲：结构、策略整理：信息、需求写作检查

肯定、否定、指示删减:无关信息、大幅度注意错误：语法、拼写、描述细节：标点、日期、称谓第七页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING文书沟通—技法概要1．

写作准备阶段：

思考：写给谁？写什么？为什么？提纲：主要点，使用索引卡整理：按逻辑排列各要点的位置，去掉无关信息。3．检查①是否表述准确。②是否有不适当的描述。③有否文法、文字上的错误。关的和重复的内容2．写作过程文字沟通有三种主要类型：①

肯定型直接给出好的消息解释好消息用好的祝愿结束②

否定型用"缓冲"式的自然叙述开头在给出坏消息之前加以解释告诉坏消息如果可能，建议某些可能的选择用好的祝愿结尾③

指示型以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始表述建议或要求，及可能的利益清楚地指示受信者应如何去做鼓励克服困难，尽早完成工作。

第八页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—介绍信介绍信：介绍信是把自方的同事或业务关系介绍给对方，进行联系和沟通的常用信函。格式：

１.称谓。２.正文：被介绍人姓名及身份简况；说明事由；后常用"望接洽为盼"等。３.署名、时间。练习：您代表公司前往**公司办理回款事宜，请拟定一份介绍信。第九页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—介绍信例：介绍信ＸＸ公司：兹介绍我司ＸＸＸ等贰位同志前来你处办理销售回款等事宜，望接洽为盼！此致敬礼

ＸＸ公司（盖章）

Ｘ年Ｘ月Ｘ日第十页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—贺信1、标题——通常由文件名构成，例如第一行正中写“贺信”2、称谓——定格写被贺单位或个人的名称和姓名，个人需要增加礼仪名称，例如“先生、小姐、女士等”，加冒号；3、正文——贺信的正文要交待清楚以下几项内容：

3.1结合当前的形势状况，说明对方取得成绩的大背景，或者某个重要会议召开的历史条件。3.2概括说明对方都在哪些方面取得了成绩分析其成功的主观客观原因贺寿的贺信，要概括说明对方的贡献及他的宝贵品质。总之这一部分是贺信的中心部分，一定要交待清祝贺的原因。

3.3表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真诚的慰问和祝福。要写些鼓励的话，提出希望和共同理想。

3.4结尾——结尾要写上祝愿的话。如“此致——敬礼”等。

3.5落款——写明发文的单位或个人的姓名、名称，并署上成文的时间。第十一页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—贺信例：贺信曼谷泰王国总理他信·西那瓦阁下:

在阁下就任泰王国总理之际，我谨向阁下表示热烈的祝贺。

近年来，在我们两国政府和人民的共同努力下，中泰友谊不断加强，各领域的合作继续深化。中泰友好关系符合两国人民的利益，有助于地区和平、稳定与繁荣。我相信，在阁下任期内，在两国二十一世纪合作计划《联合声明》的指引下，中泰睦邻互信的全方位友好合作关系必将取得更大发展。祝泰王国国家昌盛，人民幸福。中华人民共和国国务院总理朱镕基二○○一年二月九日于北京练习：浙江**电机有限公司专业生产高端工业电机，与人本集团合作已有16年历史，今年该公司成立30周年，请拟定一份贺信。第十二页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—邀请函邀请函：邀请信是为了增进友谊，发展业务，邀请客人参加庆典、会议及各种活动的信函。其一般格式为：1、称谓。2、开头：向被邀请人简单问候。3、交待时间、地点和活动内容、邀请原因等。4、参加活动的细节安排。5、联系人、电话、地址、落款、日期。第十三页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—邀请函例：邀请函尊敬的_________________：衷心感谢您长久以来的支持和信赖！值此春意盎然之日，第十二届上海国际汽车工业展览会（AutoShanghai2013）在申城隆重举办。作为向世界汽车及零部件企业提供最广泛汽车轴承解决方案的C&U，也实时参加为增进与您的相互了解，特邀请贵公司前来参观C&U展位。现将相关信息敬告如下：展览地点：上海新国际博览中心（上海浦东龙阳路2345号）展览时间：2013年4月22日－4月28日展览时段：9：00～18：00C&U展位：上海新国际博览中心E3馆C010请您在4月10日之前填写回执传真给我们，以便我们做好接待安排。人本集团上海轴承有限公司年月日回执单

姓名性别职务到达时间第十四页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—邀请函练习：浙江**变速箱有限公司专业生产汽车变速箱，并与国内各大汽车主机厂配套，客户开发2年一直未有明显进展，为了加快推进业务开发进度，特邀请该公司技术部王部长参考、考察上海泰耐工厂，请拟定邀请函。第十五页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—感谢信1、标题1.1单独由发文文种名称组成，如《感谢信》。

1.2由送达方和发文方构成，如《致XXX客户单位的感谢信》。2、称呼——感谢信的称呼应放在开头顶格写清楚感谢机关、单位、团体的名称，或个人的姓名。

3、正文——感谢信的正文通常由感谢事由，意义和感谢语构成。

3.1感谢事由。按照叙述要素，叙述所感谢事件的前因后果。

3.2意义评点：在叙事的基础上特别要指出受文者的关心、支持、帮助对整个事件成功

的重要性以及他们所体现的可贵的精神，所产生的深远影响。

3.3诚恳表示向对方致谢、向对方学习等愿望。最后用上“此致敬礼”结束用语。

3.4落款：感谢信的落款署上发文单位或个人的姓名，及成文日期。第十六页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—感谢信例：感谢信尊敬的李经理：

感谢在访问贵单位时，您腾出宝贵的时间给予接待。

那次确实是获益匪浅且令人愉快的协商。希望在今后的合作事业能够取得成功。再次对您的协助表示谢意，恳请今后能继续给予支持。

期待再次与您见面。

此致敬礼！

人本集团：张三

2013年8月1日练习：浙江**变速箱有限公司专业生产汽车变速箱，并与国内各大汽车主机厂配套，客户开发2年一直未有明显进展，经过努力8月3日邀请了对方技术部王部长对我司上海园区泰耐工厂进行了参观和审核，整体达到了供应商要求，也提出了一些需要改善的项目，针对这次考察请拟定一感谢信。第十七页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—催款函

催款信可以通过邮寄或传真发送，目的是为了追回过期未付的款项。写催款信要讲究技巧，既要有分量，又要和客户保持友好的业务关系。一封好的催款信不会冒犯对方，却又能使他们感受到你的坚决态度。催款信的语气应该坚决、有说服力，却又亲切、公正有理、不失礼貌；绝不能让人觉得你咄咄逼人、粗鲁无礼，也不要使用嘲讽或带侮辱性的语言。

催款函要注意的几个细节：

1、客户所欠金额；

2、拖欠的时间；

3、客户应采取的行动；

4、鼓励对方迅速回复，与你取得联系；

第十八页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—催款函例：催款函尊敬的

客户：非常感谢贵公司给我公司的支持与帮助！截止

年

月份，贵公司所欠货款

元，大写

，我公司至今仍未收到。由于欠款时间已达1年以上，按我们双方的协定现已严重超出了付款期限，财务不能结账。或许贵司领导由于工作繁忙，一时耽搁未付，请贵公司接到此通知后及时支付货款。诚信是基石，双赢是动力，望贵公司收到此函后能及时将所欠货款汇至我公司账户。收款单位：人本集团上海轴承有限公司帐户：账号：顺祝商褀！人本集团上海轴承有限公司2013年8月1日第十九页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—催款函练习：浙江**纺织机械有限公司合同约定交货后第二月付款，但已连续5月未要货和付款，5月为年度审计月，截止2013年4月，已累计欠款30万元，你作为业务员针对该情况拟定一封催款函。第二十页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—报价函

1、报价函的概念：报价，是指卖方向买方提供商品的有关交易条件的信函。

2、报价函的结构及写作方法。

报价应包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等内容。报价不同于国际贸易中的报价。报价起通知买方价格的作用，对卖方没有约束力可更改。第二十一页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—报价函第二十二页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—通知函

1、通知缘由：说明发通知的原因、目的或根据，不必写的很详细，一般以简明扼要的文字写发该通知的原因、必要性，然后用承启用语“特作如下通知”“现将有关事项通知如下”等转入通知事项部分。

2、通知事项：主要是部署工作任务，阐述工作意见、措施、办法及需要注意的问题。一般以分段式或分条列项写，要求写得具体明确、条理清楚，以便通知对象或下级贯彻执行。

3、执行要求：是正文的尾。一般以“以上通知，望认真执行”。第二十三页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—通知函第二十四页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—客户参观相关表单第二十五页，共27页。TIMEWAYNECONSULTING办公文书—欢迎词

欢迎词是在接待迎送宾客开始时对其光临表示欢迎的致词。格式：

１.称谓。２.向出席者表示欢迎、感谢和问候