EXCEL基础使用培训

EXCEL基础使用培训2009-8-42EXCEL单元格格式EXCEL单元格格式-数值数值：可以选择单元格内输入的数值的格式我们日常工作中输入长数据时经常遇到显示不全的情况，那是因为在Excel默认情况下，当单元格中输入的数字位数超过11位（不含11位）时，系统将以“科学记数”格式显示输入的数字；当输入的数字位数超过15位（不含15位）时，系统将15位以后的数字全部显示为“0”。这样一来，如果我们要输入身份证号码（15位或18位），身份证号码就不能正确显示出来了。此时，我们就需要将单元格设置成“文本”才能整齐显示。

注意：一旦选择了“文本”，那么你输入什么就会显示什么，在“文本”格式下单元格是不能使用公式的。EXCEL单元格格式-数值EXCEL单元格格式-数值小技巧：如果要输入的一组数据的前几位都是一样的，比如身份证号码的前6位，是省、市、区（县）的代号（如“420104”等），如果持证人是同一区（县）的，输入这样的的身份证号码，可以让“数字”标签帮你减轻输入的工作量：选中需要输入身份证号码的单元格（区域），打开“单元格格式”对话框，进入“数字”标签，在“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右侧“类型”下面的方框中输入：“420104"@，确定退出。以后输入身份证号码7位及以后的数字（如“）后，系统会自动在前面加上相应的代码，形成完整的身份证号码（如“）。EXCEL单元格格式-对齐选中“缩小字体填充”后，当单元格中容纳不下数据时，系统会自动将数据缩小排列选中“自动换行”后，当单元格中的文本一行容纳不下时，系统会自动将文本转行排列选中“合并单元格”后，可以将选中的多个单元格合并成一个单元格快速输入一批相同的数据1.选中区域2.输入数据3.按ctrl+enter制定窗格（单元格）所在的行或列进行冻结后，用户可以任意查看工作表的其他部分而不移动表头所在的行或列，这样较方便用户查看表格末尾的数据。也就是冻结线以上或是冻结线以左的数据在进行滚动的时候位置不发生变化。拆分窗口可以把EXCEL拆开成为四个（或两个）窗口显示，以方便同时更改前面或后面的内容。因为在制作比较大的表格时，能看到前面的内容时但看不到后边内容，能看到上边内容时看不到下边内容，有了窗口拆分就可以方便地解决了这个问题。冻结和拆分窗格EXCEL功能运用-排序在排序之前，要选择排序的区域，通常情况下，要选择所有的列一起排序，那就选择一整行。所以通常情况下要选择n行。选择好区域以后，选择“排序”，在排序条件中，指定某一列，这样排序的结果就是一整行都跟着一起上下移动。1.一般排序（对表格中某一列进行排序）升序（按字母顺序，数字由小到大，日期由前到后排序）降序（按反向字母排序，数据由大到小，日期由后到前）2.菜单排序（选中整个表格，选择主要关键字和次要关键字进行排序）主要关键字：优先选择排序的选项次要关键字：在前一选项得出结果相同的情况下选出次要选项数据--排序（Alt+D)3.自定义排序如果想按“职位”来排序，如先后顺序是“经理、主管、店长、导购员”，用以上两种方法都不能实现，这时需要用到自定义排序1.选中“职位”所在列，选择“数据”--“排序”2.在弹出的排序窗口中，在次序选择“自定义序列”数据--排序（Alt+D)EXCEL功能运用-筛选筛选是查找和处理区域中数据子集的快捷方法。筛选区域仅显示满足条件的行，该条件由用户针对某列指定。MicrosoftExcel提供了两种筛选区域的命令：自动筛选，包括按选定内容筛选，它适用于简单条件。高级筛选，适用于复杂条件，与排序不同，筛选并不重排区域。筛选只是暂时隐藏不必显示的行。Excel筛选行时，您可对区域子集进行编辑、设置格式、制作图表和打印，而不必重新排列或移动。自动筛选使用“自动筛选”命令时，自动筛选箭头显示于筛选区域中列标签的右侧。您可以使用自定义自动筛选，以显示含有一个值或另一个值的行。您也可以使用自定义自动筛选以显示某个列满足多个条件的行，例如，显示值在指定范围内的行。高级筛选“高级筛选”命令可像“自动筛选”命令一样筛选区域，但不显示列的下拉列表，而是在区域上方单独的条件区域中键入筛选条件。条件区域允许根据复杂的条件进行筛选。EXCEL功能运用-数据透视表“数据透视表”功能能够将筛选、排序和分类汇总等操作依次完成，并生成汇总表格，是Excel强大数据处理能力的具体体现。第一步：点击“数据”，选择“数据透视表和数据透视图”，点击“下一步”EXCEL功能运用-数据透视表第二步：选择数据源区域，有鼠标拖曳即可，点击“下一步”EXCEL功能运用-数据透视表第三步：选择数据透视表显示位置，新建工作表或在现有工作表上显示，然后点击“布局”EXCEL功能运用-数据透视表第四步：将右边的栏目拖曳到行或列的位置，将需要计数或求和的栏目拖曳到数据位置。请注意：如果想要求和项，那么源数据那一栏不能有空白的地方，空白的地方一律输入0，否则数据透视表会默认为计数项。EXCEL功能运用-数据透视表第五步：点击“确定”，然后点击“完成”，数据透视表即完成了。如果此时数据透视表还想变换格式，还可以继续将需要的项目拖曳至你想要的位置（在红色框内的项目中拖曳）。EXCEL公式运用-SUMIFSUMIF根据指定条件对若干单元格求和。语法SUMIF(range,criteria,sum_range)Range为用于条件判断的单元格区域。Criteria为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为32、“32”、“>32”或“apples”。Sum_range是需要求和的实际单元格。说明:只有在区域中相应的单元格符合条件的情况下，sum_range中的单元格才求和。如果忽略了sum_range，则对区域中的单元格求和。MicrosoftExcel还提供了其他一些函数，它们可根据条件来分析数据。例如，如果要计算单元格区域内某个文本字符串或数字出现的次数，则可使用COUNTIF函数。如果要让公式根据某一条件返回两个数值中的某一值则可使用IF函数。EXCEL公式运用-IFIF函数是Excel逻辑函数的中最常用的，语法形式为IF（logical_test,value_if_true,value_if_false)If函数的作用是根据logical_test逻辑计算的真假值，返回不同的结果。IF函数最多可以嵌套7层。举例：将对B2单元格输入的百分制成绩在B3单元格中转化成通过和不通过两级计分，则选择“插入|函数”中的If函数，在其对话框中输入对应的有关值。也可以在编辑栏中输入函数表达式（这种方式对于多条件判断即IF的嵌套使用时更为方便）=IF（B2＞＝60，"通过","不通过")。嵌套使用举例：单元格中百分制转化成优，良，中，及格五个等级，存放在B3中，在单元格B3的编辑栏中输入=if（B2>=90,"优"if(B2>=80，"良",if(B2>=70,"中"，If（B2>=60,"及格"，"不及格"））））对其他表格中的相同转换可以利用自动填充功能即可完成。EXCEL公式运用-VLOOKUP在表格数组的首列查找指定的值，并由此返回表格数组当前行中其他列的值。

VLOOKUP中的V参数表示垂直方向。当比较值位于需要查找的数据左边的一列时，可以使用VLOOKUP。Lookup_value

为需要在表格数组

（数组：用于建立可生成多个结果或可对在行和列中排列的一组参数进行运算的单个公式。数组区域共用一个公式；数组常量是用作参数的一组常量。）第一列中查找的数值。Lookup_value可以为数值或引用。若lookup_value小于table_array第一列中的最小值，VLOOKUP将返回错误值#N/A。Table_array

为两列或多列数据。请使用对区域的引用或区域名称。table_array第一列中的值是由lookup_value搜索的值。这些值可以是文本、数字或逻辑值。不区分大小写。为table_array中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num为1时，返回table_array第一列中的数值；col_index_num为2，返回table_array