第3章机关行政

第六章机关行政1、

行政办公室管理

2、公室管理的主要内容

3、

行政机关后勤事务管理4、行政工艺设计及计算机运用

一、

行政办公室管理（一）办公室管理的含义办公室管理是指作为机关单位综合办事机构的办公室，对本机关单位综合性的日常事务、规章制度、工作秩序等所做的管理。任何行政机关，都设有办公厅或办公室，它们作为行政机关总枢的辅助部分，是整个机关不可缺少的重要组成部分。（二）办公室管理的特征和任务

1、办公室管理的特征办公室除与行政机关其他部门一样具有服务、辅助、执行、管理等特征外，还有自己鲜明的独有的特征，这就是它的政策性、综合性、辅助性和服务性。（1）政策性/（2）综合性/（3）辅助性/（4）服务性

1、办公室管理的任务作为行政机关总枢的辅助部分的办公室管理，承担着“参与政务、处理事务、搞好服务”这三大任务。（1）参与政务，即协助领导进行决策和指挥。具体说，就是在领导决策过程中，提供准确的信息、资料，拟制方案等供领导者参考，在执行决策过程中，利用自身的枢纽地位，收集反馈信息，根据情况变化，及时提出调整、补充性意见，为领导者灵活指挥和及时控制工作进程提供依据，在决策贯彻落实后，组织好工作总结，为领导者提供总结经验和完善化措施。

（2）处理事务，即处理大量的、例行的日常事务以及种种临时性、突击性的事务，诸如文电起草印发、上下级公文处理、公务接待、会务组织、来信来访、督促检查、外事活动等诸方面事务。（3）搞好服务，这具体体现在为机关行政领导工作服务、为本单位各项工作提供条件与服务、为机关全体工作人员的生活福利服务等方面。

3、办公室管理的作用办公室管理由于承担了上述任务，被公认为是综合性的枢纽管理，在整个机关行政中具有重要作用，因而也就发挥着参谋、助手、耳目等作用。（1）辅助领导决策和处理问题的参谋作用（2）协助领导管理信息的耳目作用（3）协助领导者管理日常工作的助手作用

二、

办公室管理的主要内容

如前所述，办公室管理的任务可以用“参与政务、处理事务、搞好服务”这三句话来作总体上的概括，如果细分下来，这些任务又可具体分为日常性工作、综合协调工作、辅助决策工作和领导者临时交办的工作四大类。（一）日常性工作办公室的日常性工作，也称为程序化工作，它主要有如下九大项：1、会议工作/2、信息处理/3、机关事务管理/4、公文处理/5、文书档案工作/6、信访工作/7、公关工作/8、印章管理/9、机要保密工作

（二）综合协调工作

办公室的综合协调工作，从内容上看，有计划、制度、信息、事务等多种协调工作之分；从总体上看，是有内外或上下左右协调之别。为方便起见，下面主要谈工作任务的协调、管理事务的协调和领导机构的协调三个方面。就其特点而论，前者主要是工作组织性质的，而后两者则往往表现为关系的调整、疏通以及信息的交流、沟通。

1、工作任务性的协调2、管理事务的协调3、协调领导机构内部的关系（三）辅助决策工作这是办公室的一项重要工作，也是办公室工作人员充当领导参谋助手的首要任务。办公室工作人员辅助领导机关或领导者决策，包含四个方面的主要内容。1、在领导机关或领导者决策之前，协助他们进行调查研究，了解情况，掌握、收集有关信息，为决策做好准备工作。2、在掌握情况、收集信息后，提出或协同有关职能部门提出一个或几个决策方案，供领导机关、领导者决策时参考、选择。3、承担决策事务。在领导机关或领导者的决策确定以后，办公室应履行自己的职责，迅速地将领导的指示或决定记录、理整，并通过发布文件或召开会议等方式把决策公布。4、协助领导机关实施决策和检查决策的执行情况。

（四）领导者临时交办的工作这类工作，虽不是办公室及其工作人员的主要任务，但也是一种经常性的工作。这类工作，不分昼夜，也不论节日假日，领导者随时都可能交下来，带有很大的突然性，事先很难估计到，没有什么规律可言。说办公室工作被动，指的多是这种工作。例如，上级机关发来电报或挂来电话，要求在几天之内综合某方面的工作情况上报，办公室就要立即组织人力，收集材料，分工整理，送领导审批后按时上报。由于这些工作大多是事务性，比较琐碎，又对时间要求较高，因而容易滋生抱怨，这需要办公室工作人员提高思想认识，以满腔的工作热情、主动、积极地报领导者临时交办的事做好，让领导者可以腾出更多的时间，集中更多的精力，去总揽全局，考虑本单位的大政方针。

三、机关后勤事务管理及其改革

一、机关后勤事务管理的意义和原则机关后勤事务管理是指对本单位的物资和日常生活事务的管理，任务是为保障机关正常运转提供良好的工作和生活条件。（一）后勤事务管理的意义1、后勤工作是所在机关、单位其他部门工作的基本条件。2、后勤管理是其他一切管理工作的重要保证3、后勤管理是组织关心群众的纽带（二）后勤事务管理的基本原则后勤管理的基本原则，最主要的是热心服务、方便群众和勤俭节约三条。1、热心服务原则/2、方便群众原则/3、勤俭节约原则

二、机关后勤事务管理的主要内容后勤事务管理涉及的范围十分广泛，包括公用设施、生活福利、美化保洁的规划建设、组织、供应、分配、维修、保养等等，一般说来，较大的机关单位的后勤事务管理，大致有五大类。（一）物资管理物资类的管理，主要有四个方面：1、日常管理/2、使用与维护保养管理/3、检查与检修管理/4、物资设备的改造与更新

（二）财务管理财务管理就是对行政事业经费进行领拨、使用、管理和监督的一系列活动。财务管理的目的，在于合理分配和使用资金。行政机关、事业单位的财务管理，包括财务计划、会计核算、财务管理（收入、支出等）、财务监督和审计等五个方面的内容。

（三）生活后勤管理生活后勤管理，主要有房产管理、饭堂管理和环境管理。

1、房产管理/2、食堂管理/3、环境管理/4、服务后勤管理（服务后勤管理，主要包括车辆管理、水电管理、医疗保健管理和托幼管理）/5、协助接待工作

三、机关后勤事务管理的改革（一）改革开放以来机关后勤事务管理的改革及其成效改革开放20年来，我国的政府后勤事务管理部门不断解放思想，锐意进取，对机关后勤事务管理进行了改革，推动了机关后勤事务管理的发展。我国的政府后勤事务管理的改革取得了显著的成效。这表现在：一是确立了后勤是一门科学，后勤服务劳动是商品、后勤工作也是经济工作、后勤也需要人才等观念。二是后勤改革不断深入，体制转轨逐步到位。三是服务矛盾得到缓解，保障能力不断增强。四是队伍建设得到加强，精神文明迈上新的台阶。

（二）机关后勤体制改革面临的困难和矛盾从目前的情况看，机关后勤体制改革也面临着一系列的困难，一些矛盾是无法避免的。这表现为：一是市场机制的渗透与思想观念滞后的矛盾/二是机关行政经费的不足与干部职工服务要求更高的矛盾。/三是工作任务的加重与队伍素质偏低的矛盾。/四是后勤体制的转轨与制约因素过多的矛盾。

（三）机关后勤事务管理改革的方向为适应建立社会主义市场经济体制和机构改革的总体要求，1998年12月30日，经国务院同意，国务院办公厅转发了国务院机关事务管理局，中央机构编制委员会办公室共同制定的《关于深化国务院各部门机关后勤体制改革的意见》。这次深化改革的总体目标是：以邓小平理论和党的十五大精神为指导，加强机关后勤管理规范化、制度化建设，转换服务机制，促进服务联合，逐步建立和完善与社会主义市场经济体制相适应的机关后勤保障机制。

改革的基本原则是，按照精简、统一、效能和权责一致的原则，规范机关后勤管理职能，坚持为机关服务的宗旨，不断提高后勤保障能力的水平，正确处理改革、发展和稳定的关系，与国家有关改革政策相衔接，积极稳妥地进行。因此，机关后勤事务管理改革的方向可以概括为：一是推动机关后勤管理科学化。/二是推动机关后勤服务中心经营企业化。/三是推动机关后勤服务社会化，促进后勤服务联合。

（四）我国当前深化机关后勤体制改革应着重做好的几项工作当前，我国的各项改革已进入攻坚阶段，作为政府机关工作有机组成部分的机关后勤工作，要随着政府职能的转变，深化机关后勤体制改革，着重做好以下几项工作：第一、要进一步规范后勤行政管理职能。/第二、要推动机关服务中心转换机制。/第三、要打破部门界限，推动服务联合。

四、行政工艺设计及计算机在机关管理中的应用

一、行政工艺设计的意义

所谓行政工艺，是指在行政体系的行政流程中，运用自然科学和社会科学的新成就，改进行政管理的技术手段和技术条件，以实现行政体系和行政人员的最佳状态和行政高效化的目的。行政工艺最主要、最基本的内容可以概括为：研究提高行政能量的技术手段和技术条件。因而，行政工艺设计的重要意义体现为：第一，有助于行政效率的提高。/第二，有助于行政机构的改革，克服官僚主义弊端。/第三，有助于保障行政人员的生理和心理健康。二、行政工艺设计的内容行政工艺设计主要包括以下几个方面：（1）行政自动化，包括行政中的人——机系统的设计、特点、功能、运用、局限等。（2）行政氛围，指行政人员的生理因素、行政体系中的社会心理因素、物理环境因素等对行政效率的影响。（3）行政工艺应用，以会议和办公室的设计为例，包括行政文书、档案的设计与管理，会议程序的科学化、合理化，会场、办公室的布置，办公设备的配备等等。

三、计算机在机关行政管理中的运用计算机是行政人——机系统中的一个重要组成部分，其最大优点在于它是一种逻辑的机器，能够精确地按照程序工作，并且做到快速、准确。计算机在机关行政管理中的运用，主要体现在实现办公室自动化和方便行政人员的行政活动这两方面。

1、计算机在实现办公室自动化方面的运用办公室自动化是提高行政机构工作效率的必要前提。由机器代替人力，电脑辅助人脑；历办公室中引入文字住处处理机、高速多功能复印机、电子传真机等先进电子技术设备，并利用电脑来进行全面控制。这样，公文的拟制、传送，文件、档案、资料的储存与检索，信息情报的接收、处理、输出和反馈都可以通过电脑控制的机器群来完成，从而实现办公室自动化，大大提高办公室的工作效率。

就中国的办公室现状而言，要实现办公室自动化，第一步是将计算机引入办公室，实现档案、文件、报表的计算机处理。办公用计算机一般有三大部分的功能：（1）用数据库语言实现的报表查询和汇总处理；（2）用扩充实现的彩色真放图分布、分布率统计；（3）文件的收发登记处理，以及文件的索引和检索、查询。

2、计算机在行政活动中的应用计算机信息系统具有极大的信息存贮容量和处理能力（包括实时处理、分时处理等），同时具有巨大的通讯能力和运用各种模型与分析运算的能力。计算机在对大量信息进行复杂加工的基础上，能够及时地指出发展趋势并分析其原因，它的这种能力运用于行政人员的行政活动中，主要发挥三方面作用：