第9章办公自动化系统

办公自动化系统第9章情景导入OAS厂商走了之后，张总把李主任留了下来。张总问：“刚才这位老兄把OAS吹了个天花乱坠，你认为OAS真有这样强大的功能吗？”李主任想了想，说：“一个企业往往有许多不同的业务领域，不同的业务领域往往有不同的信息系统，不同业务领域中的信息系统有集成的趋势。”“怎样理解你的话呢？我越听越糊涂了。”张总不解地问道。“在咱们卡尔巴氏公司，有库存业务，有采购业务，有设备管理业务，有销售业务，有财务业务等等，这些都是不同的业务领域。‘李主任解释道。“不错，继续说。”情景导入“最初，信息系统应用在库存业务领域，应用在采购业务领域，应用在销售业务领域，等等，这样就出现了库存管理信息系统、采购管理信息系统、销售管理信息系统，是这样吧。”李主任不紧不慢地说。“继续说。”“当这些业务领域的信息系统集成在一起时，便成了一个成为ERP系统的集成系统。但是，仍然有一些业务没有集成进来。”“哪些业务呢？”张总关切地问。“例如，企业中有许多公文，如何有效地管理这些公文呢？企业中有许多会议，如何有效地管理这些会议呢？企业中有许多文档，这些文档可能需要归档，也可能不需要归档，如何有效地管理这些文档和有效地利用这些文档呢？这些业务没有包括在ERP系统中，只能包括在称为OAS的系统中。”“OAS和ERP以后会集成起来吗？”张总问道。“这是一个难题。现在许多专家都正在思考这个问题。我也不知道如何回答这个问题。”李主任一脸无奈地说。第一节办公自动化概述（一）办公自动化定义办公自动化（OfficeAutomation,简称OA

）是指将计算机技术、通讯技术、信息技术和软科学等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而实现办公活动的科学化、自动化，最大限度提高工作质量、工作效率和改善工作环境。

（二）办公自动化特点办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科办公自动化是一个人机信息系统办公自动化将办公信息实现了一体化处理办公自动化的目标十分明确，是为了提高办公效率和质量5第一节办公自动化概述第一节办公自动化概述（三）办公自动化系统定义办公自动化系统（OfficeAutomationsystem,简称OAS

）是在OA基础上发展形成的可以对日常行政工作的各种数据、音频、视频、图形图像、文档等各种媒体数据进行处理的信息系统，该系统可以对组织中各层次的管理人员的日常沟通、工作协同、行为控制、信息和知识共享提供支持。

OAS的目标是提高组织的管理效率和水平。第一节办公自动化概述（四）办公自动化系统的演变过程

OAS经历了3个显著的阶段，即文档型OAS阶段，流程型OAS阶段、知识型OAS阶段。

文档型OAS阶段。20世纪90年代初之前的OAS基本上都属于这种阶段的类型。从技术上看，这个阶段是由传统的计算机、传真机、复印机等单机应用通过局域网络连接起来进入到办公设备综合运用的阶段，也是计算机技术进入日常办公领域的开始，这时大量的业务工作开始通过计算机完成。从管理上看，管理人员的思维模式和工作方式开始发生了变化，通过局域网连接的计算机开始成为了管理人员的工作手段。这时，许多人认为办公自动化的目的是实现无纸化办公。第一节办公自动化概述（四）办公自动化系统的演变过程流程型OAS阶段。一般地，流程型OAS阶段的时间范围是20世纪90年代初至21世纪初。从技术方面来看，工作流引擎是整个OAS的基础，Internet、多媒体技术、大型协同平台在OAS领域中得到广泛的一个月。从传递信息方面来看，OAS处理的信息已从单纯的业务数据、文档数据向音频、视频、图形、图像等多媒体数据发展。从管理层面来看，OAS关注的目标已经从个体向组织转变，OAS提供的功能已从简单的文档电子化、文档共享向公文流转、流程审批、文档管理、会议管理、制度管理、新闻发布等功能转变。从信息系统角度来看，许多管理领域中的信息系统已经成熟，领域信息系统与OAS之间的分离和集成成为了一个关注热点。第一节办公自动化概述（四）办公自动化系统的演变过程知识型OAS阶段。在这一阶段，OAS以知识管理为指导思想，以协同工作为工作方式，以门户为技术手段，整合组织内的信息和资源，支持员工的创造性工作。从技术层次来看，该阶段重视以信息技术、Internet网络技术为基础的门户技术、协同技术、知识管理技术和数据挖掘技术管理领域的深入应用。从管理层次来看，该阶段更加注重组织的学习功能，更加关注解决诸如如何向专家学习、如何积累获取更多的知识等问题。从本质上来看，只有到了知识型OAS阶段，组织中管理人员的日程沟通、工作协同、行为控制、信息和知识共享等工作才能得到真正的实现，组织中员工也才可以从工作中不断学习和提高，组织的整体素质、创新能力和竞争能力才能有效地实现。第二节OAS的基本功能（一）OAS基本功能架构OAS的功能日常业务功能信息知识功能辅助功能个人办公电邮管理办公助手公文流转会议管理信息系统门户文档管理目录管理信息发布和管理电子刊物知识中心电子论坛学习园地下载中心常用语管理个性化设置热点链接其他功能第二节OAS的基本功能（二）日常业务功能日常业务功能是指组织中非主导的辅助业务，但是也是组织中每天不可缺少的业务。可把日常业务功能分为6大类：个人办公电邮管理办公助手公文流转会议管理信息门户第二节OAS的基本功能（三）信息知识功能OAS中的信息知识功能体现出组织的学习特征、知识特征和文化特征，是组织中的信息和知识资源进行全面管理的手段，也是体现组织核心能力的一个重要因素。文档管理信息发布和管理电子刊物知识中心电子论坛学习园地下载中心服务管理第二节OAS的基本功能（四）辅助功能辅助功能主要是指辅助组织中的工作人员更好地使用OAS和更好地工作的功能，这些功能主要包括：常用语管理个性化设置热点链接其他功能第二节OAS的基本功能（五）办公自动化系统的层次辅助功能主要是指辅助组织中的工作人员更好地使用OAS和更好地工作的功能，这些功能主要包括：常用语管理个性化设置热点链接其他功能第二节OAS的基本功能（五）办公自动化系统的层次按照办公自动化系统的功能将其划分为三个层次：一、事务型办公自动化系统二、管理型办公自动化系统三、决策型办公自动化系统第二节OAS的基本功能一、事务型办公自动化系统

这个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用。它包括基本办公事务处理和机关行政事务处理，主要从事文字处理、个人日程安排、个人文库管理、行文办理、邮件办理、文档资料管理、快速印刷、编辑排版、电子报表等事务。办公事务处理级上我们可以使用多种OA子系统，电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。

事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。第二节OAS的基本功能二、管理型办公自动化系统随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。第二节OAS的基本功能

三、决策型办公自动化系统它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。案例分析

例如:琅琊区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑，申请批准，文件传递到市政府有关机构，市有关领导看到文件后，要去寻找市里有关规划盖楼的文件法规，又需要研究全市的经费预算，以及其它许多参考资料，然后研究决定同意或不同意。并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给区政府。

在以上例子中，信息以文件方式传递、处理；领导查阅、参照的有关法规也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料数据，这是更进一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。

再进一步分析这个例子，如果市政府微机办公系统和市政府法规信息数据库系统、市政府财务管理系统是一个集成化的统一系统，计算机自动从有关系统中寻取机关资料，这种系统就是办公自动化更高层次的集成化。

另外，如果市政府办公系统和区政府办公系统是一个集成的计算机网络系统，可以通过网络传递信息，可以远程处理业务，那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统。

所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统网络协同办公的初始界面系统初始界面,列出今天所有相关的通知、邮件、任务、工作流.即时通讯面板显示所有机构用户，同时显示用户的考勤情况。网络协同办公的内部邮件邮件收件箱，类似Outlook的操作方式。网络协同办公的邮件状态跟踪邮件系统包含状态跟踪功能，收到的邮件可以编写自己的回复信息，修改邮件的状态，同时也可以转发邮件，可以实现简单的邮件工作流。发出的邮件在发件箱中也可以查看到别人的查阅和回复信息。网络协同办公的群发功能邮件/内部消息都支持群发功能，你可以把一封邮件或一条信息一次性快速地发给一个部门或几个部门，甚至是整个集团,消息会自动在计算机右下脚弹出。网络协同办公的消息平台底层拥有强大的消息平台，新邮件/新短信/新通知/新工作流/新工作任务/请假申请等都会在第一时间以消息的形式发送到您的电脑。网络协同办公的多级部门模式支持任意多级的部门，可以满足大集团/分公司模式需要，也支持系统初始化时人员帐号的Excel文件导入。网络协同办公的组织结构图内置的组织结构图,便于领导快速的查询部门和员工的实时状态。网络协同办公的考勤/工作日志记录考勤，工作日志，工时，请假记录等信息。网络协同办公的考勤/工作日志考勤的图表统计网络协同办公的工时统计工时统计模块可以以图形的模式统计一个时间段内各个项目花费的工时情况网络协同办公的工作任务工作任务管理，可以管理和监控员工的工作任务情况和进度。网络协同办公的工作动态工作动态把员工的登录日志，工作日志，工作任务，工作流集中到一个模块查询，方便领导对下属的工作监控。网络协同办公的个人资料库独创网络版本的个人资料管理,可以管理个人的任何资料/文档,有强大的全文搜索功能,同时设置共享区，方便员工之间的资料交流。网络协同办公的网络硬盘网络硬盘，可以上传和下载文件，也可以共享给同事。网络协同办公的文档中心文档中心可以支持任意多级目录，可以设置目录的查看和管理权限。网络协同办公的项目管理项目管理和工作任务紧密结合，高效的管理和监督项目的进展情况。网络协同办公的人事档案管理管理员工的人事档案。网络协同办公的车辆管理车辆管理记录车辆的基本信息、用车申请和审批。网络协同办公的客户管理客户管理支持多级分组，支持Excel导入，支持群发手机短信和邮件功能。网络协同办公的物品管理可以管理办公用品、各种设备、工器具等。网络协同办公工作流图形监控每个工作流内置图形监控功能，可以快速查看到各个流程环节的单据处理情况。网络协同办公工作流的待办工作系统会列出所有要处理的待办工作,双击就可以进行处理工作流的工作处理(Word模式)处理工作流时简单快捷，只要填写工作流定义好的数据项，再提交到下一员工处理。网络协同办公工作流的表单打印工作流的打印所见即所得，无需再开发报表打印模块。网络协同办公工作流的流程定义工作流的流程的定义灵活方便,可以定义固