项目八数据分析与工作表打印输出

项目八数据分析与工作表打印输出项目八数据分析与工作表打印输出项目八数据分析与工作表打印输出项目八

数据分析及工作表的打印输出在日常办公事务中，经常有大量的数据需要处理。例如，职工工资表中数据的计算、汇总和分析，分期付款方案中的数据计算和分析等。除了可以利用公式和函数对数据进行计算和分析外，Excel还提供了数据排序、数据筛选和分类汇总，以及数据透视表和图表等功能，利用这些功能可以方便地管理、分析各类数据。任务一数据排序任务二数据筛选任务三分类汇总任务四透视表及透视图任务五图表任务六查看并打印工作表本项目内容提要任务一数据排序在Excel中，可以对行、列或整个工作表中的数据按文本、数字以及日期和时间顺序进行排序，还可以按自定义序列（如大、中、小）进行排序。二、建立数据清单本任务内容提要三、排序数据一、设置数据有效性一、设置数据有效性在建立工作表的过程中，为了保证输入的数据都在其有效范围内，我们可以使用Excel提供的“有效性”命令为单元格设置条件，以便在出错时得到提醒，从而快速、准确地输入数据。选中要设置数据有效性的单元格区域，然后选择“数据”>“有效性”菜单，打开“数据有效性”对话框，在其中进行设置并确定。

输入有误时的提示对话框二、建立数据清单在Excel中，数据清单是包含一系列数据的工作表行，清单的第一行具有列标签（列标题行），紧随其后的行是数据行，在列标签及数据、数据及数据之间不能有空行，而且同一列数据必须具有同样的类型和含义。利用数据清单可以方便地记录相关的数据，以及对数据进行排序、筛选和汇总等操作。建立数据清单分为两个步骤：（1）在数据清单的列标题行中直接输入各字段名（列标签）。（2）输入各项记录：可以直接在数据清单中输入数据（该方式下当数据清单栏目较多时容易出错）；或使用“记录单”命令，逐条输入数据。三、排序数据排序是对工作表中的数据进行重新组织安排的一种方式。Excel可以对整个工作表或选定的某个单元格区域进行排序。在Excel中，可以对一列或多列中的数据按文本、数字以及日期和时间进行排序，还可以按自定义序列（如大、中和小）进行排序。大多数排序操作都是针对列进行的，但是，也可以针对行进行。1．简单排序简单排序是指对工作表中的单列数据按照Excel默认的升序或降序方式进行排列。升序排序数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序。日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。文本：按照特殊字符、数字（0…9）、小写英文字母（a…z）、大写英文字母（A…Z）、汉字（以拼音排序）进行排序。逻辑值：FALSE排在TRUE之前。错误值：所有错误值（如#NUM!和#REF!）的优先级相同。空白单元格：总是放在最后。降序排序及升序排序的顺序相反。要进行简单排序，可利用“常用”工具栏上的排序按钮进行。

选中要排序的数据所在列中的任一单元格，单击“常用”工具栏中的排序按钮

，所选列即按所设方式进行排序。2．多关键字排序Excel2003最多允许使用三个关键字进行排序，先按“主要关键字”的值排序；当“主要关键字”的值相同时，按“次要关键字”的值排序；当“次要关键字”的值相同时，再按“第三关键字”的值排序。另外，为了获得最佳结果，要排序的单元格区域应包含列标题。将成绩表按总分、性别和数据结构进行降序排序任务二数据筛选利用Excel的数据筛选功能，可以快捷地查询数据，它可以使工作表只显示符合条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来，且隐藏起来的数据不会被打印出来。要进行筛选操作，数据表中必须有列标签。Excel提供了两种不同的筛选方式——自动筛选和高级筛选。自动筛选可以轻松地显示出工作表中满足条件的记录行，高级筛选则能完成比较复杂的多条件查询。二、高级筛选本任务内容提要一、自动筛选数据一、自动筛选数据自动筛选一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。选中要进行筛选操作的单元格区域，若数据清单的标题行位于工作表的第一行，则选择表格中有数据的任意一个单元格即可，无需选择单元格区域

升序排列：将筛选出的数据按升序排序。降序排列：将筛选出的数据按降序排序。（全部）：显示所有数据。（前10个…）：选择该项，将打开“自动筛选前”对话框，在其中可设置筛选后显示项的数目。（自定义…）：自定义筛选条件。其他分类选项：只显示选中的分类。标题行中的每个单元格右侧显示筛选按钮二、高级筛选高级筛选用于根据多个条件来查询数据。要使用高级筛选，应首先在选定工作表中的指定区域创建筛选条件，然后打开“高级筛选”对话框，接下来分别选择要筛选的单元格区域、筛选条件区域和保存筛选结果的目标区域即可。在高级筛选中，筛选条件又可分为多条件筛选和多选一条件筛选两种。1．多条件筛选多条件筛选，即利用高级筛选功能查找出同时满足多个条件的记录。隔空白行或列在同一行中输入筛选条件，然后单击要进行筛选操作的工作表中的任意单元格或选择要进行筛选操作的单元格区域，选择“数据”>”筛选”>”高级筛选”菜单，打开“高级筛选”对话框，在其中进行设置并确定即可。选中“在原有区域显示筛选结果”单选钮，会将筛选结果放置在原数据处，不符合条件的行隐藏。选中“将筛选结果复制到其他位置”单选钮，会将筛选结果复制到工作表的其他位置。选择条件区域选择要放置筛选结果区域的左上角单元格将销售业绩表中“赊销金额”大于等于50且“销售提成”大于200的记录筛选出来2．多选一条件筛选多选一条件筛选，也就是只要满足几个条件当中的一个，记录就会显示出来。隔空白行或列在不同行中输入筛选条件，然后单击要进行筛选操作的工作表中的任意单元格或选择要进行筛选操作的单元格区域，选择“数据”>”筛选”>”高级筛选”菜单，打开“高级筛选”对话框，在其中进行设置并确定即可。将销售业绩表中“数量”大于100，“奖金”为“无”的记录筛选出来任务三分类汇总分类汇总是把数据表中的数据分门别类地统计处理，无须建立公式，Excel将会自动对各类别的数据进行求和、求平均值等多种计算，并且分级显示汇总的结果，增加了工作表的可读性，使用户能更快捷地获得需要的数据并做出判断。对工作表的数据进行分类汇总时，应注意如下事项：因为分类汇总是按字段名进行的，所以要进行分类汇总的数据表的第一行必须有列标签，并且数据区域中没有空行或空列。在分类汇总之前必须先对数据进行排序，将要进行分类汇总的数据信息组合在一起，然后再进行分类汇总操作。进行分类汇总前，应选择数据区域中的任意一个单元格。在“分类汇总”对话框的“分类字段”下拉列表中选择字段时，该字段必须是已经排序的字段，如果选择其他列，则分类汇总结果是不正确的。二、查看并删除分类汇总本任务内容提要一、执行分类汇总一、执行分类汇总对数据进行多关键字排序按“部门”字段，对实发工资进行求平均值分类汇总在“选定汇总项”列表中可以选择一个或多个字段以对不同的数据进行汇总选中“替换当前分类汇总”复选框：表示最后一次的分类汇总会取代以前的分类汇总。选中“汇总结果显示在数据下方”复选框：表示在原工作表数据的下方会显示出汇总计算的结果。选中“每组数据分页”复选框：表示将分页保存各种不同的分类数据，这样更有利于保存和查阅，还可以将其分别打印出来。在“分类汇总”对话框中做设置时，注意在“选定汇总项”列表框中选择的汇总项，要及“汇总方式”下拉列表中选择的汇总方式相符合。例如，文本是不能进行平均值计算的。二、查看并删除分类汇总对工作表中的数据进行分类汇总后，在工作表行号的左侧会显示一些分级显示符号，如

和

，利用这些符号可按照所需的明细程度分级显示汇总结果。在

分级显示符号中，单击所需级别的数字，较低级别的明细数据会隐藏起来。其中数值越大的显示符号表示显示的汇总结果就越详细，单击符号

可隐藏分类汇总结果的所有明细数据。要隐藏工作表中某组明细数据行，可以单击该组行号左侧的

按钮。对工作表进行分类汇总后，如果要将工作表还原到分类汇总前的状态，可以取消工作表中已插入的分类汇总。在进行了分类汇总的数据表中选择任意单元格，选择“数据”→“分类汇总”菜单，打开“分类汇总”对话框，

单击“全部删除”按钮。任务四透视表及透视图数据透视表是一种交互式表格，主要用于快速汇总大量数据。它可以通过对行、列的不同组合来查看对源数据的汇总，也可以通过显示不同的页来筛选数据，还可以根据需要显示区域中明细数据。因此，数据透视表是分析、组织复杂数据的重要工具。而数据透视图则是以图形形式来表示数据透视表中的数据。使用Excel2003的“数据透视表和数据透视图向导”，可以创建数据透视表或数据透视图。二、创建数据透视图本任务内容提要一、创建数据透视表一、创建数据透视表要创建数据透视表，首先要在工作表中创建数据源。为确保数据可用于数据透视表，在创建数据源时需要做到如下几个方面：删除数据区域中的所有空行或空列。删除所有自动小计。确保第一行包含各列的描述性标题，即列标签。确保各列只包含一种类型的数据（例如，一列中是文本，另一列中是数值），而不能是文本及数字的混合。在工作表中选择要创建透视表的单元格区域。若是对整个数据表创建数据透视表，则单击其中的任意单元格，然后选择“数据”>

“数据透视表和数据透视图”菜单，然后在打开的对话框中根据提示一步步进行设置即可。确认选定的数据区域是否正确，然后单击“下一步”按钮。如果默认选择的数据区域不符合要求，应单击右侧的压缩对话框按钮，在工作表中重新选择用于创建数据透视图的数据区域如果选中“现有工作表”单选钮，然后在“现有工作表”下方的编辑框中输入放置数据透视表单元格区域的第一个单元格，可将数据透视表放在现有工作表中对话框的右侧有一些按钮为字段按钮，它们代表数据源中的字段；对话框中的中间部分代表数据透视区域，包括“行”、“列”、“页”和“数据”等区域。除“页”区域之外，每个区域至少要包含一个字段使用鼠标把字段按钮拖放到适当区域，单击“确定”按钮返回数据透视表的显示位置对话框，单击“完成”按钮自动新建一个工作表以放置创建的数据透视表，同时自动显示“数据透视表”工具栏和“数据透视表字段列表”对于创建的数据透视表，用户可以根据需要对其进行编辑操作，如创建月销售报表、创建月商品品牌透视表等。在数据透视表单击“销售日期”字段标签，然后单击“数据透视表”工具栏中

的“数据透视表”按钮，在展开的列表中选择“组及显示明细数据”>“组合”项创建的销售月报表二、创建数据透视图创建数据透视图的操作步骤及创建数据透视表类似，只是在“数据透视表和数据透视图向导--3步骤之1”对话框选中“数据透视图（及数据透视表）”单选钮。另外我们也可将原有的数据透视表转化为数据透视图，方法是右击该数据透视表，在弹出的快捷菜单中选择“数据透视图”项。将原有的销售月报表转换为月商品销售数据透视图任务五图表图表以图形化方式表示工作表中的内容，它可以直观地反映工作表中的数据，让乏味的数据变得生动，从而方便用户进行数据的比较和预测。二、创建独立图表并设置格式本任务内容提要一、快速创建嵌入式图表要创建图表，首先要在工作表中输入用于创建图表的数据，然后使用“图表”工具栏和“图表向导”创建。创建的图表可以放置在一个单独的工作表中，也可以用嵌套方式插入到当前工作表中。选择要创建图表的数据区域，然后单击“图表”工具栏中“图表类型”按钮

右侧的三角按钮，在展开的列表中选择一种图表类型即可。一、快速创建嵌入式图表

Excel2003的常用图表类型主要有如下几种。柱形图

：用于显示一段时间内的数据变化或显示各项之间的比较情况。在柱形图中，通常沿水平轴组织类别，而沿垂直轴组织数值。条形图

：显示各个项目之间的比较情况。折线图

：适用于显示在相等时间间隔下数据的变化趋势。在折线图中，类别数据沿水平轴均匀分布，所有值数据沿垂直轴均匀分布。饼图

：显示一个数据系列中各项的大小及各项总和的比例。XY散点图

：显示若干数据系列中各数值之间的关系，或者将两组数绘制为xy坐标的一个系列。面积图

：强调幅度随时间的变化，也可用于引起人们对总值趋势的注意。圆环图

：显示各个部分及整体之间的关系，但是它可以包含多个数据系列。雷达图

：比较若干数据系列的总和值。曲面图

：显示两组数据之间的最佳组合。气泡图

：气泡图将序列显示为一组符号。不同的值由相应点在图表空间中的位置以及符号的大小表示。类别在图表中以不同的符号形式表示。及XY散点图类似，但是它们对成组的三个数值而非两个数值进行比较。第三个数值确定气泡数据点的大小。股价图

：用来描绘价格走势。圆锥

、圆柱

和棱锥图

：及柱形图和条形图类似。对于大多数图表，如柱形图和条形图，可以将工作表的行或列中排列的数据绘制在图表中，而有些图表类型，如饼图和气泡图，则需要特定的数据排列方式。二、创建独立图表并设置格式若要将创建的图表放置在一个单独的工作表中，可利用图表向导创建。单击工作表中的任意单元格，然后单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮

，或选择“插入”>“图表”菜单，打开图表向导的“图表类型”对话框，然后根据提示一步步进行设置即可。选择图表类型确定数据区域及系列产生位置自定义图表标题及X、Y轴标题选择图表放置位置图表创建好后，用户还可以对其进行编辑，如改变图表的类型、位置和大小、设置图表各元素的格式等，以使图表更符合要求。

任务六查看并打印工作表对于包含大量数据的工作表，为方便查看，我们可以拆分工作表，或冻结工作表中的某些行或列。此外，制作好工作表后，有时候需要将其打印出来，但在打印工作表前，一般还需要设置工作表页面、打印区域、分页符等，最后再按要求将工作表打印出来。二、设置工作表页面和打印区域本任务内容提要一、拆分和冻结窗格四、打印预览和打印三、分页符预览和分页符调整一、拆分和冻结窗格在查看数据行、列较多的工作表时，我们一般采用“滚动”方式来查看数据。但在滚动显示页面数据时，表格标题会移出屏幕，此时只看到内容而看不到标题。利用Excel2003的拆分和冻结窗格功能可以解决该问题，让用户方便地查看和比较工作表中的各部分数据。拆分窗格可以同时查看分隔较远的工作表数据。确定待拆分的行号或列标后，选择“窗口”>“拆分”菜单，窗口即在所选行处水平或垂直一分为二，且两个窗格都拥有独立的行号或列标，可以分别滚动显示两个窗格中的内容。选择“窗口”>“取消拆分”菜单，可取消拆分窗格。冻结窗格可以使用户在滚动显示页面时，保持冻结处的数据处于可见状态，如保持首行或首列可见，或始终保持行标题或列标题可见。选定待冻结的单元格，然后选择“窗口”>“冻结窗格”菜单，可冻结该单元格上方的所有行和左侧的所有列，被冻结的窗口部分以黑线区分，此时上下拖动垂直滚动条或左右拖动水平滚动条，会发现冻结的行和列始终不变。若选择某行或某列后执行“冻结窗格”命令，则所选行上方的所有行，或所选列左方的所有列被冻结，而不是同时冻结行和列。选择“窗口”>“取消冻结窗格”菜单，取消冻结窗格。二、设置工作页面和打印区域工作表制作完毕，一般都会将其打印出来，但在打印前还需进行一系列的设置，如设置页面，设置打印区域等。其中，页面设置包括纸张大小、页边距、打印方向、页眉和页脚等设置。如果工作表有多页，还可设置在每页都打印标题。要进行上述设置，均可在“页面设置”对话框的各个选项卡中进行。在该选项卡可设置纸张方向和纸张大小在该选项卡可设置上下左右页边距，以及表格打印在纸张中的位置在该选项卡可设置工作表的页眉和页脚在该选项卡可设置工作表的打印区域、打印标题，以及其他打印选项要设置打印区域，也可不在“页眉设置”对话框中进行，而是直接在工作表中选择要打印的单元格区域，然后选择“文件”>“打印区域”>“设置打印区域”菜单。要取消打印区域的设置，可选择“文件”>“打印区域”>“取消打印区域”菜单。三、分页预览及分页符调整如果需要打印的工作表内容不止一页，Excel会自动在工作表中插入分页符将工作表分成多页打印。但是这种自动分页有时不是用户所需要的。因此，用户最好在打印前查看分页情况，并对分页符进行调整，或重新插入分页符，从而使分页打印符合要求。选择“视图”>“分页预览”菜单，可以将工作表从“普通”视图切换到“分页预览”视图。在“分页预览”视图中，系统自动插入的分页符显示为蓝色虚线，移动自动分页符将使其变成蓝色实线。自动分页符的位置和数量取决于纸张的大小、页边距和打印比例设置，以及打印区域的设置等。第一次进入分页预览视图时