办文公文定作培训

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Contents公文的特点1公文的作用2公文的种类3公文的格式4行文规则5常用公文写作要求62公文的特点作者的法定性体式的规范性制作的程序性作用的权威性3目录

Contents公文的特点1公文的作用2公文的种类3公文的格式4行文规则5常用公文写作要求64公文的作用领导和指导作用准绳和规范作用联系和沟通作用宣传和教育作用依据和凭证作用5目录

Contents公文的特点1公文的作用2公文的种类3公文的格式4行文规则5常用公文写作要求626公文的种类根据国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文管理办法》的规定，国家行政机关的公文主要有12类13种。（命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要）根据《中国××股份有限公司××分公司公文处理规定》，目前××分公司发文共有15种，其中通用公文文种8种，专用公文文种7种。

一、通用公文1.决定：适用于对重大事项或者重大行动做出安排，适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项

2.请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

3.报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

4.通知：适用于发布内部规章制度，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项。

5.批复：适用于答复下级机关的请示事项。

6.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。7公文的种类

8.函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。二、专用公文1.会议通知：适用于下发会议类通知。

2.会议纪要（决议）：适用于记载、传达会议精神和会议决定的事项。

3.备忘录：适用于记载备查的公司负责人确定的非决策性事项、相关部门共同约定的事项等。

4.签报：适用于部门向公司负责人请示和汇报工作，提出意见和建议。5.工作联系单：适用于内部的公司及公司之间、公司内部各部门之间商洽业务、交接工作。6.工作通报：适用于对重要工作情况进行通报。

7.电子函件：适用于公司内部一般性通知事项和工作布置。

公司部门文件：用于公司的一般性专业事项和部门职责范围内的事项。8目录

Contents公文的特点1公文的作用2公文的种类3公文的格式行文规则5常用公文写作要求624439公文的格式公文一般一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文时间、附注、附件、主题词、抄送单位、拟文部门、会签部门、印发单位和印发日期等部分组成。函可省略主题词、拟文部门、印发单位和印发时间等部分。（公司新的发文规定未要求输入主题词，对政府发文可手动输入主题词）

1.涉及国家、企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。

2.紧急公文应当标明“特急”、“急件”。特急件的确认，应以公司领导签字为准。

3.公司文件、函件的发文单位标识，分别为套红的“中国××股份有限公司××分公司文件”、“中国××股份有限公司××分公司电子函件”。4.发文字号，包括单位代字、年份、序号。发文字号中的序号不编虚位。（1）公司文件发文字号为“中××××[xxxx]xxxx号，其中“中××××”为发文代字，“[xxxx]”为年份，“xxxx”为序号。（以下类推）。（2）××××函件发文字号为“中××××函[xxxx]xxxx号”，其中“中××××函”为发文代字。

5.上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的部门、姓名和电话。10公文的格式6.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文文种。公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外，一般不用标点符号。转发、批转文件，公文标题应避免重复用语和相同文种。7.主送单位指公文的主要受理单位，抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓的其它单位。主送、抄送单位应当使用全称或规范化简称、统称。两个以上的主送单位，可区别情况，按国家行政区划、行政机关的排序排列，或按先大后小、先外后内的原则排列。8.通用公文均应当加盖印章。印章上不压正文、下压成文日期。9.成文日期以负责人签发的日期为准。10.公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号标注。11.拟文部门名称使用规范简称。12.印发日期为打印完成的日期。13.文字从左至右横写、横排。11目录

Contents公文的特点1公文的作用2公文的种类3公文的格式行文规则5常用公文写作要求62443445412行文规则行文应当确有必要，注重效用。语言要求：平实、简明、准确、庄重行文关系根据隶属关系和职权范围确定，向上级单位行上行文，向下级单位行下行文，一般不得越级请示和报告。报送通用公文的文件版头为公司的，其主送单位也应该选择报送上级公司。文件版头为党组的，其主送单位也应该选择报送上级单位的党组。文件版头为工会的，其主送单位也应该选择报送上级单位的工会。公司各部门不得对外直接行文。“请示”事项要明确、具体；应一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其它单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。请示结束语用“妥否，请批示。”最后使用“。”，不能用“!”。“报告”不得夹带请示事项。报告上级单位的事项，上级单位是不负责批复的。报告的结束语用“特此报告。”最后使用“。”，不能用“!”。除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。13行文规则人名、地名、数字、引文要准确。引用公文，先引标题，后引发文字号，前者加书名号，后者加括号。如《关于印发<中国××广东公司重要事项报告制度>的通知》(中××粤[2009]1360号)。时间应写明具体的年、月、日，必要时可具体到更小的时间单位。正文每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。14行文规则（集团、省公司要求）通用公文中的正文、主件只适宜以文字形式表述。PPT文档只适宜作为辅助性、补充性、说明性、背景性的附件材料。市分公司本部各部室（中心）、各县（市、区）分公司向市分公司报送正式公文，正文和附件一律不得使用PPT文档。否则，将一律退回重报。市分公司本部各部室（中心）向省公司报送正式公文，如正文和附件使用了PPT文档的，将一律退回修改。市分公司本部各部室（中心）、各县（市、区）分公司向下发文，正文和主要附件不能使用PPT文档。PPT文档只能作为参考附件下发。各部门、各单位如在下发文件时有涉及到客户的资料附件，必须指定专人进行点对点地发送，不要简单作为文件附件进行打包普发。15行文规则（市公司要求）控制文件规格。凡是可以用部门文件解决的问题，不发公司文件；可以用电子函件解决的问题，不发正式文件。减少文件数量。部门会议通知、日常工作布置和各种征求意见等事务性工作安排，可通过电话、传真、OA邮件、天翼live、宽乐通信等方式办理，原则上一律不发公文。压缩文件篇幅。发文字数一般应控制在3000字以内。提高文件质量。起草文件和讲话稿要注重针对性、指导性和可操作性，突出主题，开门见山，减少关于重要性或意义的一般性论述。

具体可以查阅《关于进一步规范和精简公文的通知》（中××××〔2010〕170号）16目录

Contents公文的特点1公文的作用2公文的种类3公文的格式行文规则5常用公文写作要求62443446435176.1通用公文写作要求—通知标题：由发文机关名称、事由和文种三要素组成，可以省略发文机关名称。如政府机关发文“××市劳动和社会保障局关于××的通知”，公司发文“关于××的通知”。批转、转发通知的标题中的事由是所批转、所转发的公文名称。主送机关：指公文的主要受理机关，应用全称或规范化简称。正文：前言：写明制发通知的理由、目的、依据或情况。主体：写明通知事项。常分条写出，条目分明。结尾：用习惯用语“特此通知”结尾；或事项结束自然结尾；或再次点明主题或做必要说明以引起重视。4.类型：分为批转通知、转发通知、传达通知和任免通知四大类。①批转通知：批转下级机关公文，常见的有以下几种情况：批转带有普遍性的重要事项的解决意见；批转需引起各地重视和执行的重要问题。②转发通知：用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。③传达通知：用于传达下级机关办理或需要有关单位周知或执行的事项。186.1通用公文写作要求—通知主要有印发通知、单项事项通知、会议通知。④任免通知：任命和免去干部职务，在人力资源部门用通知。5.注意事项①不能超越职权，给不相隶属机关发文；

②不能向上级机关发通知；③转发性通知不能照搬照抄。④通知最后不能用“特此通知。”等结束语。19自己给自己下文6.1.1不妥公文分析

主送/抄送单位不正确。“通知”文体是下行文，主送单位应是管理的业务部门或局。计财部及业务支持中心应改为抄送，抄送单位的大客户部/客户服务中心应改为主送。

6.1.2不妥公文分析21错误原因：部室文件“通知”了平行部门。修改建议：应将在大客户部改为抄送单位。大客户部6.1.3不妥公文分析226.1.4不妥公文分析因此文件涉及预算，如从标题看，应该是预算委员会办公室（财务部）发文，但该文件的内容是节能减排，如要下文，则要会签或删除非本部门职责负责的相关文字。关于下达电费成本的通知236.2通用公文写作要求—请示标题：由制发机关名称、事由和文种三要素组成，一般情况下省略制发机关名称。如公司发文“关于××的请示”。“申请”、“要求”、“请求”都不符合规定主送机关：只能有一个正文：请示的原因：直接陈述情况，阐述理由。目的在于为请示事项提供充分的根据。用“为此，特作请示如下”、“为此，请示如下”过渡到下一部分。请示的事项：说明请示什么，明确写明要求指示、批准、解答的是什么事项。结尾语：以简短的文字概括请示的要求，进一步点明目的。目的要肯定，语气要谦和。多用“上述意见，是否妥当，请指示”、“以上要求，请予审批”、“以上请示，请予批复”等语。注意事项一文一事一个主送机关逐级请示246.3通用公文写作要求—报告报告及请示的区别行文的目的不同：报告用于向上级汇报工作，反应情况，不需要批复。请示用于请求上级批示或批准，需上级机关批复。行文的时间不同：报告是在工作之后向上级所作的汇报，请示则是工作开展之前所作的请求。收文处理不同：上级机关收到下级机关的请示后一定要批复，而收到报告后只把它作为上级机关决策或指导工作的依据。写作要点标题：报告是正式公文，标题必须符合公文标题要求。在文种前一般不要加此报告的由来，如“总结”、“调查”等；也不要在文件前加涉及报告内容或写法的字词，如“工作”、“情况”、“综合”、“专题”等。如“关于城镇扶贫工作的报告”，不要写成“关于城镇扶贫工作的情况报告”主送机关：报告是上行文，只能有一个，且不能送给领导个人。正文：报告的正文写法因报告的作用不同而有所不同，多数报告的正文分为事由和事项两部分。事由主要陈述为什么要写这份报告，把情况及前因后果写清楚，必要时可有情况及数据比较事项写工作步骤、措施、效果，也可以写工作意见、建议和应注意的问题。如果同一问题的事项比较多，可以分条分项写出。报告事项的最后，单独成段的结束语可写“特此报告”，“专此报告”。不能写成“以上报告，请批示（指示）”等注意事项叙述事实、情况，要用概叙的表达方式重点突出，中心明确，做到一事一报。报告中不要夹带请示事项，不能向领导机关提出批复、批示要求。25关于新购生产用车的申请

申请不是公文，应改为请示6.3.1不妥公文分析6.3.2不妥公文分析

报告无需批复

报告=请示6.3.3不妥公文分析6.4通用公文写作要求—批复标题：按公文要求由制发机关名称、事由和文种三要素组成。主送机关：只主送请示机关，即谁请示批复给谁，其协办或需知批复内容的机关一律抄报、抄送。正文：由引据和答复两部分组成引据是正文的开头部分，写明是针对何文所作的批复答复：针对请示事项作出答复。对来文不能仅表态同意，同意什么，什么意见，应注意什么，都要写清楚。不同意的批复也要写明理由。结尾部分多用“此复”、“特此批复”结束全文。如果在引据词语后有“批复如下”，则不另写结束语。注意事项收到请示，必须批复。批复要慎重。批复的语气要肯定。296.4.1不妥公文分析6.5通用公文写作要求—函标题：使用机关公文的正式标题，不能以“函”、“复函”来代替标题。主送机关：一般情况下只主送一个单位。如有几个单位联合询问有关事项，则答复也同时主送几个询问的单位。正文：一般有三个层次，开头、主体、结尾。开头说明发函原因，或讲明情况，或叙述问题的由来，或引叙对方来文做引言。主体说明发函所联系、商洽、询问、请求或答复的事情，提出要求或解答对方的询问，指出解决的办法，有的还提出处理意见。结尾根据函的内容，可有可无。有的多用习惯结尾语，如“专此函告”、“特此函达”、“请审核批准”、“特此函询，请复”等。注意事项函是正式公文，必须具备正式的公文格式，不要把函当公务信件、电子函件。316.5.1不妥公文分析6.5.2不妥公文分析6.6.1部分专用公文及通用公文的使用区别签报：1.“签报”的作用其实是及通用公文中的“请示、报告”是一致的，它的区别主要在：（1）签报主要用于本公司内部；请示、报告主要用于本公司外部，向上级单位请示、汇报相关工作。（2）签报报送的主送对象是人（公司负责人）；请示、报告主送对象是单位（上级单位）2.注意事项：（1）一文一事（2）一个主送机关（人）（3）逐级请示34工作联系单：1.“工作联系单”

及通用公文中的“函”的区别主要在：（1）工