信息文书与档案管理-档案的整理、保管与统计

档案的整理、保管与统计第一节档案的整理一、档案整理概述

档案整理是档案管理工作的重要基础环节，经过整理零散无序的档案，使之成为一个系统的整体，档案的鉴定、保管、检索、利用各个工作环节才能顺利开展。档案分为文书档案，科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品档案），会计档案、人事档案、诉讼档案等专门档案以及照片档案、音像档案、电子档案等特殊载体档案。不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则相同，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

（一）档案整理的概念档案整理就是对收集的零散文件材料或需要进一步条理化的档案进行分类、排列、编目，使之系统化，建立档案实体秩序，使档案从杂乱到系统、由无序变有序的过程。（二）档案整理的内容档案整理内容是：区分全宗、全宗内档案分类、归档文件的整理和编目（三）档案的分类整理档案整理的重点是全宗内档案的分类。档案按载体分为纸质档案和特殊载体档案。1．纸质档案，按门类分为文书（党群、行政类）档案、科技档案、专门档案。（1）文书档案是机关档案的主体。（2）专门档案采用专门的分类方法进行分类，如会计档案分为会计综合、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资册等类。

（3）科技档案，按科技文件材料的种类分类：如按工程项目分类，以一个基建工程项目的全部科技文件材料为单位进行分类，适用于基建设计、施工单位的科技文件材料的分类；按型号分类，以一种产品和设备的全部科技文件材料为单位进行分类，主要适用于产品、设备等科技文件材料的分类；按课题分类，以一个科研课题的全部科技文件材料为单位进行分类，主要适用于科学研究、科技文件材料的分类；按时间分类，以记载科技文件材料内容的时间为标准进行分类，一般适用于水文、气象、天文等方面的科技文件材料分类。2．特殊载体档案，分为声像档案、电子档案、实物档案（1）声像档案一般分为照片、录音带、录像带等类。（2）电子档案通常分为一般文件、科技文件、数据文件和命令文件等类。（3）实物档案分为荣誉性实物、失效印章、产品实物等类。荣誉性实物分为可折叠（如奖状、锦旗、证书），不可折叠（如奖杯、奖牌）等类；产品实物档案，按照“产品种类——型号”分类。3．档案分类方案全宗内档案分类方案，是用文字、字母或数字标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，是对全宗内档案实体进行分类整理排列的依据，是归档文件上柜架分类排列放置的依据。一个立档单位的档案是由不同职能部门在各项工作中形成的，由于每个单位的工作职能有所不同，其档案也会有不同门类，如一个乡镇机关在职能活动中会形成文书、基建、设备、会计、声像、国土、司法、乡镇规划与建设、实物等各门类不同载体的档案；一个学校在教学、管理等职能活动中会形成党群、行政、教学、科研、会计、人事、基建、设备仪器、外事、出版、声像及实物等各门类的档案。我们把有共同属性的档案分为一类，以一个全宗为单位编制本单位各门类档案的分类大纲，即分类编号方案。各单位应当结合本单位的档案工作实际，编制全宗内档案分类编号方案。例举不同性质单位设定的档案分类类目如下：（1）管理型单位(机关、管理型企业、社区、村)类目号用英文字母表示：

文书类(类目号：A)；基建类(类目号：B)；设备类(类目号：C)；会计类(类目号：D)；人员类(类目号：F)；声像类(类目号：G)；实物类(类目号：H)。（2）生产型企业和科技事业单位(生产企业、医院)类目号用阿拉伯数字表示：

产品类(类目号：0)；设备仪器类(类目号：1)；基建类(类目号：2)；科研类(类目号：3)；文书类(类目号：4)；声像类(类目号：7)；人员类(类目号：8)；会计类(类目号：9)；实物类(类目号：10)。（3）大学、高职院校、中小学、幼儿园（简称学校）分类类目号用拼音字母表示：

党群DQ；行政XZ；教学工作JX；科学研究KY；产品生产与科技开发CP基本建设JJ

仪器设备SB仪器设备SB

出版CB外事WS

财会CK声像SX

实物SW二、文书档案的整理（一）全宗、立档单位等基本概念1．全宗：指一个独立的机关、组织或个人，在社会活动中形成的档案的有机整体。凡是一个机关、社会组织或著名人物，在工作活动中形成的全部档案称为一个全宗。同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆。【小资料】

全宗初始定义：来源于一个特定机构（包括行政机关、公司、机构、个人等）的所有档案叫做该机构的全宗。现代定义：我国的全宗理论是在借鉴苏联模式的基础上逐步形成的。我国认为：全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体，它的基本涵义有三点，即全宗是一个有机整体，全宗是在一定的历史活动中形成的，全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

形成：全宗一词来源与法国内政部的十四号通令，后来被归纳为“尊重全宗原则”，是来源原则形成的第一步。构成条件：我国学习苏联的经验，提出“立档单位”，并规定了立档单位的三个条件：独立行使职权、设有会计单位或经济核算单位、设有管理人事的机构或人员。主要标准：我国主要以两种角度划分全宗，一是按照全宗形成者区分为机关组织全宗和人物全宗；二是按照全宗的范围和机构方式区分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。联合全宗：两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗的档案构成的全宗。全宗汇集：若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少的具有某些相同特征和联系的档案构成的全宗。2．立档单位：即全宗的构成者，是形成全宗的独立社会组织或著名人物，一个独立的单位和著名人物就是一个立档单位。立档单位的三个条件：独立行使职权、设有会计单位或经济核算单位、设有管理人事的机构或人员。3.归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。4.文件的整理：归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章、编制归档文件目录、装盒，使之有序化的过程。5.案卷：由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。6.立卷：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。7.全宗号：是档案馆给归档单位的代号。

8.档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。9.件号：即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件排列顺序的重要标识。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，按保管期限分别编流水号。件号包括室编件号和馆编件号。(1)室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如

2008年永久件号：1、2、3……82；

2008年30年件号：1、2、3……73；

2008年10年件号：1、2、3……243。(2)馆编件号:单位档案移交给档案馆后由档案馆填写。没移交的不填写。（二）文书档案整理要求

1.立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料必须齐全完整，已破损的文件应予托裱，修复，字迹模糊和易退变的文件应予复制。2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求，归档文件上会生锈的金属物应除去，并用细线或其它对纸张无害的粘合剂重新将文件缝（粘）合。3.凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。（三）、文书档案整理方法文书档案整理方法有两种：1.“立卷”方法，适用于原手工管理档案的方法。案卷是档案基本管理单位，在计算机管理、检索档案已经十分普及的情况下，没有案卷也可以方便查找档案，因此“立卷”整理文书档案逐渐被淘汰。2.按“件”整理方法。2001年开始推广的按“件”整理方法，在整理程序上有较大简化，这里只介绍以“件”为单位整理文书档案的方法。3.文书档案归档整理流程图（图9-1）

档案归档整理流程图

说明：党群类和行政类文件分别各自整理归档，按永久、定期分开。图9-1

收

集

分

类

编

制

页

码

装

订

排

序

盖

档

号

章

电

脑

著

录

装

盒

排

架

打

印

目

录

编制检索工具

收集应归档的文件材料

齐全完整

判断文件是否归档

依照归档范围，慎重决定文件去留

确定归档文件的保管期限

准确客观

年度——机构（问题或文号）——期限

分类方法科学、适用保持相对稳定

只编没有页码的部分

不空号、不漏号

用不锈钢钉或线单“件”装订

便于保管利用

按期限——机构——时间三个层次排列

顺序相对固定

在每一“件”的上方空白处盖档号章

清晰、端正、件号不重、准确

有关的信息录入专用的档案管理软件

录入的内容尽可能详细准确

按件号顺序装盒、上架

不同保管期限，不同机构的不要装入同一盒

归档文件目录一式两份

分保管期限按件号顺序打印归档文件目录

目录封面、背脊上的项目要填写完整

写归档说明、装订成档案目录

确定期限

归档判断

（三）文书档案整理步骤1．收集：收集是归档整理的前提和根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整。收集范围是：（1）会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。（2）综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。2.鉴定：立档单位将收集的文件材料，按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围要求，判断应归档的文件材料必须归档，剔除不归档的文件材料，不归档的文件材料主要有：（1）重份文件：指收文和本单位发文的重份文件。（2）普发性文件：指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需办理的文件材料，任免、奖励非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。（3）未生效文件：如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。3.装订：用不锈钢钉或线将归档文件以“件”为单位装订，便于保管利用。（1）整理单位：以“件”为归档文件的整理单位。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，计算机及其网络环境中形成的正本与发文稿纸为一件；报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件；来文与复文为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。（2）文件的装订：归档文件按“件”装订，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。文件左侧、下侧对齐，用不锈钢订书钉装订，较厚的文件采用“三孔一线”的方法装订。4.分类：归档文件分类可以按年度-机构（问题）-保管期限分类，即首先将归档文件按年度分开，再分机构或者问题，最后分保管期限。适用于机构规模较大，内设机构相对稳定，分工明确，归档文件数量较多的单位；也可以采用年度——保管期限分类，就是将归档文件先按年度分类，再按保管期限分类。适用于内设机构简单、规模较小、归档文件数量不多的单位。同一全宗应保持分类方案的一致性。（1）分年度

①先将文件按其形成的年度分开，一般文件归入文件形成年度，法规性文件归入公布或批准年度，以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。②跨年度的请示与批复归入批复年度；跨年度的规划、计划一般可归入文件内容针对的第一个年度。如2009年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2009年度；跨年度的会议文件，可以归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料应归入结案年度。如某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件材料应归入2008年。③几份文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。来文与复文为一件，以复文日期为准。④会议记录本，以该本最后一次会议记录时间为准。⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。（2）分问题将文件按其内容所反映的问题、事物分类组合。会议文件按届次组合；统计报表、名册等文件按照格式名称组合；单位在管理和业务工作中形成的文件一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件可以按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其他文件材料可按照特殊形式组合。（3）分机构

机构是指本单位内设机构，不是上级发文单位。采用机构分类，有一个机构就设置一个类，哪个机构发文或者承办的文件就归入哪个机构的类别。例一：某公司内设行政部、财务部、人力资源部、服务部、技术开发部、业务综合部、信息整理部等7个机构，行政部每年形成和收到承办的文件就归入行政部一类，人力资源部形成或承办的文件归入人力资源部一类。各类档案按照机构习惯的顺序排列。（4）分保管期限将归档文件按永久、定期（30年、10年）分类。根据《机关文书档案归档范围和保管期限》概括分类如下：①反映单位主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织沿革、机构设置、人员编制等文件材料永久保存。②反映单位行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料永久保存。③反映单位主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）会议记录、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等永久保存。

④反映单位人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心永久保存。⑤上级针对本单位的文件或属于本单位主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本单位机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本单位或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等永久保存。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。⑥本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年。⑦同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。⑧下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。例二：某某单位采用年度-机构-保管期限分类法，2009年产生的文件就应该先按照办公室、人事处、组织部、宣传部、团委、工会等机构分开，各个处的文件再按照永久、30年10年分开。例三：某学校按照年度-问题-保管期限分类，2009年形成的党群类文件就应该按党务综合DQ11、纪检DQ12、组织DQ13、宣传DQ14、统战DQ15、工会DQ16、团委DQ17等各类问题分类，再按保管期限分类。例四：某单位采用年度-保管期限分类法，2009年形成的归档文件直接按照永久、30年10年分为三类。5.排列（1）把同一年度的文件按照永久、30年、10年三个保管期限分开，即三条流水号分开排列，同一保管期限的排在一起，不同保管期限再分别排序，不同年度、不同保管期限的文件不能排在一起。（2）在同一保管期限内，把同一机构或相同问题、有内在联系（同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件排列在一起。排列顺序应相对固定。（3）在同一保管期限、同一机构、相同问题或事由内按成文时间的先后顺序排列。6.编号：归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及查找利用档案的存取提供了条件。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置如图9-2所示：

全宗号

年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号

图9-2

【小实例】：某某学校党群综合类2008年永久的第一份文件盖的归档章：20081DQ11永久说明：（1）全宗号是档案馆给立档单位编制的代号，档案室如没有全宗号可暂时不填。（2）年度是文件形成的年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。（3）室编件号是档案室根据不同的保管期限分别从1开始编制的流水号。（4）机构（问题）文件形成或主办部门的简称或代号，学校按问题分类，填党群DQ或行政XZ的类目号。如DQ11是党群综合。（5）保管期限：填归档文件的保管期限，如永久。（6）没有移交档案馆，不填馆编件号。

7.编目：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录（表9-1）。归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。表9-1归档文件目录

件号

责任者文号题名日期页数备注1某某局某人字【2008】1号关于李某某同志任职的通知

200801052某某局某人字【2008】2号关于王某某同志任职的通知2008010634归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。8.装盒：是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒。装盒要求：

(1)不同年度，不同保管期限、不同机构形成的文件不能装在同一档案盒内。

(2)归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，很难再找到。

(3)档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位作用，因此不要求同一事由的归档文件装入一个盒内，只须按照文件排列顺序依次装盒，一盒装满后再装入下一盒，顺次装盒即可。(4)备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（图9-3）。①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。②整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。④日期：填写归档文件整理完毕的日期。备考表第5件缺第5页。第6件是传真件，字迹模糊，已经复印附后面。整理人：张某某检查人：陈某某

2008年12月1日

图9-3档案盒封面和脊背填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接。9.上架排列同一年按永久、30年、10年顺序上架排列，各期限适当留有空隙，便于插件和移交档案馆。10.编制检索工具

(1)归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作概况、本年度内设机构及机关党政主要领导任职变化情况；本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷等）。

(2)打印归档文件目录（采用标准A4型纸打印）。

(3)装订归档文件目录夹，将归档说明、归档文件目录（永久、30年、10年）合订成册，归档文件目录夹封面（图9-4）、脊背（图9-5）设置全宗名称、年度、保管期限、机构问题等项。《归档文件目录》夹式样归档文件目录全宗名称某某学校年度

2006-2008

保管期限永久30年10年类别党群DQ

图9-4《归档文件目录》夹脊背式样

归档文件目录全宗号年度2006-2008保管期限永久、30、10类别党群DQ图9-5说明：全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2006-2008年保管期限：根据目录中文件的保管期限填写。如：永久、30年、10年。

第二节档案的保管

档案保管是指档案的保存和管理。是保护档案安全、防止档案损坏、延长档案寿命采取的相关措施。档案保管的任务是解决档案易损性与社会长期利用需要的矛盾。只有最大限度地延长档案寿命，才能满足社会长远需要。一、档案保管的物质条件

（一）档案用房1．档案用房要求：档案库房、办公室、阅览室三分开，力求达到布局合理，安全实用。2．档案库房的选址要求：选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通、朝向良好、环境安静的场所。应远离易燃、易爆场所和有污染腐蚀性气体源的下风向、及高压电线下，避开卫生间、水房。档案库房楼面荷载应为5KN／㎡，采用密集架时，不应小于12KN／㎡。库房设于地下时，必须采取防潮、防水措施。库房设于顶层时，必须采取隔热措施。立足长远，留有扩建余地。（二）库房设备要求：配置抽湿机、空调机、吸尘器、灭菌杀虫机、温湿度测量计、灭火器材等防火、防潮、防尘、防光、防高温、防有害生物等设施。（三）档案装具档案装具指存放档案的箱柜和密集架，是保管档案必须具备的物质条件。档案库房装具的存储定额指标：五节档案柜每平方米(使用面积)不得小于2.70m或180卷；密集架每平方米(使用面积)不得小于7.20m或480卷。1、档案柜档案数量不多的单位可以使用档案行政部门负责监制的五节档案柜。能防光、防尘、防火，便于搬动。2、密集架（图9-6）活动式密集架分为手摇式和电支式两种。其容量大、占地少、可以自由组合，防光、防尘、防火。但是体积大、负重大、对库房负载能力要求较高，地面要铺设轨道，费用较高，适用于档案馆和档案数量较多的大型企事业、高校等单位。

图9-6（四）包装材料卷皮、卷盒是包装档案的基本材料，使用卷皮和卷盒能防尘和减少磨损、延长档案的使用寿命。1、卷皮的规格(长X宽)一般为300mmx220mm。280mmX210mm，厚度有lOmm、15mm和20mm三种。2、卷盒的规格(长X宽)一般为300mmX220mm，厚度有30mm、40mm、50mm。二、档案保管技术

（一）档案库房的管理

档案库房管理要有严密的管理制度，贯彻“以防为主、防治结合”的方针，制定《档案库房管理制度》落实档案库房的安全检查措施。主要包括管理人员进出、档案材料进出规定、档案的安全检查、库房“八防”要求、库房卫生管理等。【小案例】：广州市档案局开展档案安全检查工作

3月4日，广州市国家档案馆库房8楼的一台空调出现故障，致使空调机雪种泄漏通过冷气管道造成部分库房出现大量白色烟雾，虽然未造成明显影响，但也给档案馆库和档案安全保管敲响了警钟，为此，广州市国家档案馆专门召开安全工作会议，落实了管库安全整改防范措施。为进一步加强档案安全保管工作，在全市范围内开展档案馆库和档案室安全检查工作提出如下通知：一、充分认识档案安全保管工作的重要性二、认真开展档案安全检查工作三、建立健全档案安全保管工作机制四、确保当按摩信息系统的安全……资料来源:2010-03-09广州市档案局文件穗档【2010】19号【小实例】某某单位档案库房管理制度1、档案库房门锁、箱柜钥匙由专人保管，非档案人员未经许可不得随意进入库房。2、档案库房门窗必须坚固安全，安装防盗设施，并设防光窗帘，坚持每天下班前检查门窗及电源开关，确认关闭后才能离开。3、进入库房内要须换拖鞋，保持干净整洁、通风干爽，档案柜排列合理整齐。定期打扫卫生保持清洁。

4、档案库房不存放易燃易爆物品和杂物，严禁吸烟，禁止使用电炉等用电器，配备有灭火器材，并定期检查更换。5、库房要配备温湿度测量仪、空调、抽湿机。坚持每天观察库房温湿度，做好记录，确保室内温湿度在规定范围内。6、档案入库先进行物理杀虫灭菌和除尘，档案柜内放置杀虫药物，定期检查档案有无虫蛀、霉变、字迹褪色等问题，一经发现及时处理，做好灭虫和档案修复工作。7、节假日前对库房进行一次全面检查，堵塞漏洞、消除隐患，发现问题应及时处理。

（二）档案保护的“八防”措施1．防火严格选用防火、耐火建筑材料；配备必需的消防设施（灭火剂类型：二氧化碳灭火剂、干粉灭火剂、卤代烷灭火剂；灭火装置：全自动灭火）制定并落实消防安全管理制度、防火安全责任制；定期开展安全检查，排除电线、吸烟隐患；根据《档案馆建筑设计规范》要求，一般档案库房建筑的防火要求不低于二级。在库房标识“严禁烟火”警示牌。

保护档案要切实做好防火、防光、防尘、防盗、防潮、防虫、防霉、防有害气体等防范措施。【小案例】：保险公司档案被火烧毁

贵州贵阳一大厦发生大火，保险公司部分档案被火烧毁。随后，记者跟着扑火的消防官兵来到了大楼4楼。4楼是中国平安人寿保险股份有限公司贵州分公司中华北路营销服务部，着火的是公司的一间档案室，里面存放有大量档案，着火的是靠近窗户的几个档案架，其中一部分档案已经被火烧毁。参与扑救的消防官兵正利用水枪等，对着火物品展开扑救。

该公司一工作人员称，当天下午3点左右，员工们突然发现办公室内有呛人的黑烟。值班的保安急忙拎着灭火器四处寻找。最后发现黑烟来自公司的档案室。他们急忙叫人打开档案室的大门，让赶来的消防官兵进屋扑救。一会儿后，他们下楼查看发现，只有1楼一个杂物间和他们档案室发现有明火。火究竟是从哪开始燃起来的呢？他们也不得而知。

到当晚7点30分左右，现场大火被扑灭，无人员伤亡。目前，有关部门正在调查火灾原因。2．防光

光对档案制成材料的破坏，对于纸张而言，光线中的紫外线对档案有强烈的破坏作用，易使纸张发黄、变脆、机械强度降低，字迹退色，尤其对蓝图、底图的破坏作用更为严重；光对照片、磁带、光盘都有不同程度的破坏作用。由于紫外线的能量与主要档案材料的能级范围较为接近，极易被档案材料吸收，因此，在危害档案的各种光中紫外线是最重要的。防紫外线是防光的重点。防光措施：（1）库房窗子要少，东西向不宜有窗，南北向的窗应小而窄，并设庶阳措施。（2）库房的窗玻璃应采取一定的防紫外线措施，如用毛玻璃、花纹玻璃、涂刷紫外线吸收剂（如水杨酸酯类、二苯甲酮类等）。【小知识】：档案库房的照明灯具最好选用40W或60W白炽灯和防紫外线灯，不宜使用普通日光灯管。普通日光灯输出的光谱中含有紫外线，这些紫外线的波长普遍在500nm以下，会引起纺织品、彩色印刷品褪色，加速纸张、塑料、食品等物质的老化，对需要长期保存的档案是有害的。白炽灯采用金属钨拉制的灯丝高温发光，没紫外线。白炽灯

防紫外线灯

3.防尘

灰尘对档案制成材料的破坏作用：如增加纸张的酸度，降低纸张强度，污损档案、传播霉菌，同时还引起档案页面磨擦，使耐酸性较差的字迹（如复写纸等）发生不同程度的褪色。灰尘含有粘土，甚至使档案粘结成档案“砖”如图9-7.

图9-7

4、防有害气体

危害档案有害气体有：二氧化硫(SO2)、硫化氢；二氧化氮(既是一种酸性又是种氧化性气体);臭氧；氯气等。有害气体一般是通过产生酸和氧化作用对档案制成材料产生破坏。

防有害气体与灰尘的措施：（1）正确选择档案库房的地址是防有害气体与灰尘的经济而有效的办法。（2）注意档案的密闭保存，如使架、柜、箱、盒、袋等。（3）绿化植物能过滤有害气体，阻挡和吸附灰尘。（4）库房应选用质地坚硬耐磨、光滑且易清洁的材料作围护结构的表面；（5）库房定期进行清扫。档案入库前要进行除尘处理，进入库房的人员要换工作服着拖鞋等。（6）净化与过滤，配备吸尘设备。使用空调装置过滤灰尘与有害气体一般能收到较好的效果。对有害气体的净化需要用活性碳过滤器。5.防霉危害档案文件耐久性的微生物主要是细菌和霉菌。霉菌对档案制成材料的破坏是：分解纸张，降低机械强度；增加制成材料的酸度；污染档案；增加档案的湿度（吸水和粘连）；分解各种磁带、照片等。如图9-8常见霉菌—根霉图9-8损害档案的微生物的预防措施：（1）严格控制库房温湿度。即控制温度在14℃～24℃，湿度在45％—60％（胶片档案30%-40%）。（2）净化入库房的空气。（3）检查入库的档案。（4）搞好库房的清洁卫生。（5）配备符合标准的档案装具。（6）保持工作人员的清洁卫生。（7）采用安全有效的防霉剂。消毒灭菌的方法很多，但由于档案制成材料本身的特殊性，所以在采用灭菌方法时，必须特别慎重，遵循对纸张、字迹、胶片等物质材料不能有任何损伤，对环境污染小，对人体无害，灭菌效果好的原则。可采用自控式档案杀虫防霉机（图9-9）、真空冲氮消毒机、臭氧消毒杀菌机、文件消毒柜、静电灭菌除尘机等。图9-9自控式档案杀虫防霉机6.防虫在我国，危害档案图书的害虫主要有烟草甲、档案窃蠹、黑皮蠹、德国蜚蠊、书虱、毛衣鱼、药材甲、花斑皮蠹、东方蜚蠊、白蚁等十多种。如档案窃蠹（图9-10）.

图9-10档案窃蠹

【小案例】：四川百万重点档案虫蛀霉变

四川省有100万卷国家级、省级重点档案被虫蛀，出现霉变现象。这些档案有的是中国独一无二的，极有价值。四川省档案局副局长李荣忠说，这100万卷档案，大多记录的是元、明、清至新中国建国前的历史，许多档案在国内外档案界具有重要的影响，如数量达11万卷的清代四川巴县档案是我国唯一全面记载清代地方基层政权和当时社会全貌的档案。此外还有太平天国翼王石达开被杀全过程的档案、太平军在宜宾地区发布的布告等。而数量达3万多卷的盐业档案则是反映我国古代盐业状况的权威档案。被虫蛀的档案

预防档案害虫的措施：预防档案害虫的措施：（1）要搞好清洁卫生，档案库房内不应堆放任何杂物，严格出入库房的制度。（2）入库前的档案和档案库房要严格消毒，定期检查、施放防虫药。（3）采用化学杀虫法：蒸熏杀虫法(环氧乙烷、溴化甲烷、磷化氢等)消灭档案害虫。（4）采用物理杀虫法：高温和低温杀虫，钴60-r射线辐照杀虫，气调杀虫。7.防盗档案馆的外门及首层外窗均应有可靠的安全防护设施。根据《档案馆建设标准》，档案馆建筑应设置门禁、报警、监视监控等安防系统。安全保管库房钥匙。8.防水档案库房内及附近没有水源，库房地势不能过低且远离易发洪水的地方。（三）库房的温湿度控制。

1.库房标准温度为14℃—24℃(±2℃)，标准相对湿度为45%—60％（±5%）。每昼夜波动幅度要求温度不得大于±2℃、相对湿度不得大于±5％。库房温湿度范围采暖期夏季温度14℃～24℃不小于14℃不大于24℃相对湿度45%-60%不小于45％不大于60％档案部门把库房内高于30℃的温度即称为高温。高温的危害纸张、字迹、照片、磁带等都有害处，而且有利于档案有害生物的生长与繁殖，加速各种有害杂质对档案制成材料的破坏；档案保护中把0℃以下的温度称为低温。这个温度下，纸张中的安全水分会结冰造成纸张柔软性的下降，还能使声像档案胶片乳剂层收缩变硬，使其机械强度和柔软度下降；相对湿度高于70％的环境湿度称为高湿。高湿加速纸张纤维素的水解、使字迹发生洇化褪色、照片变形及清晰度下降、有利于档案有害生物的生长繁殖；低于35％的环境称为低湿。低湿会使纸张失去安全水分发干变脆，降低纸张的强度，并使胶片和录音、录像带的带基变形，降低柔韧性，引起乳剂层脱落。【小知识】温度与湿度及其测量

温度是衡量物体冷热程度的物理量，一般用摄氏温标来计量：在一个标准大气压力下，纯水开始结冰时的温度（冰点）为零度，记作0℃，纯水开始沸腾时的温度（沸点）为100度，记作100℃，中间相差100等分，每一等分为摄氏1度即1℃。测量温度的仪器有1、液体温度计：酒精温度计、水银柱温度计2、金属温度计：自记式温度计（分日记和周记）测量原理：将两片不同特性的金属片固定在一起，利用两种金属在相同温度变化下膨胀和收缩的程度不一样而产生推动力，使记录笔与温度的变化成正比地走动，在原来标定的刻度上记录下温度的变化情况。湿度是用来表示空气中含水的多少，即空气潮湿和干燥的程度。绝对湿度：是指单位体积空气中实际含水蒸汽的重量，其单位用克／立方米(g／m3)表示。饱和湿度：指的是某一温度下单位体积空气所能容纳最大限度的水蒸汽的量。饱和湿度在不同的温度下有不同的数值，温度越高，其值越大。相对湿度：就是单位体积空气中实际所含水蒸汽的重量与同温度下饱和状态所含水蒸汽的百分比。相对湿度=绝对湿度/饱和湿度X100%温度、绝对湿度、相对湿度、饱和湿度之间的关系是：不同的温度下有不同的饱和湿度。温度越高，饱和湿度越大。温度不变时，绝对湿度增大，相对湿度也增大。它们是正比的关系。当绝对湿度不变时，温度升高，相对湿度减小；温度降低，相对湿度增大。当相对湿度不变时，温度升高，绝对湿度必然增大；温度降低，绝对湿度将减少。2.温湿度调控手段（1）密闭门窗。如果门窗过大，缝隙过多，可在其边沿嵌以绒布条、毛毡条（铁门、铁窗框可嵌以橡皮条）。其他缝隙可用防潮纸、环氧树脂粘结剂加以密封。还可在库房门口设置过渡间（避风阁），增设门帘，并在库房门的上方安装气幕防潮装置。（2）有计划地通风。作用：通风不仅可以调节库内温湿度，还可以调节库内空气流速、空气洁净度、有害气体的浓度。库内外温差较大(如10℃以上)或梅雨季节、库外温度低于库内露点温度1℃～2℃时，不宜进行通风，以防库内产生结露现象。自然通风在天气晴朗的上午9—11点通风。通风时应注意防虫防鼠。（3）使用技术设备（空调、抽湿机等）降温、降湿。目前较普遍的都是采用空调设备来降温。档案库房降湿既要减少甚至隔绝库外湿气的来源，又要不断地排除已有的库内湿气。普遍采用去湿机和对档案无不良影响的吸潮剂(无水氯化钙、硅胶等)。（四）库房内装具排列编号

库房内装具排列的各部分尺寸是：两行装具间净宽不应小于0.80m，装具端部与墙的间隔不应小于0.60m。装具背面与墙的间隔不小于0.08-0.10m。库房内档案装具布置应成行地垂直于有窗的墙面，外墙采光窗宜与档案装具间的通道相对应，当无窗时应与管道通风孔开口方向相对应。库房档案箱柜排列要编制顺序号，以库房为单位流水编号，从门口起自左向右、（一套档案柜）从上至下，回行时从右到左的次序编号。档案入库时按不同门类档号顺序排列。各库房应有档案柜分布索引图即档案存放位置示意图见9-11。档案柜编号见图9-12。【小实例】：

某某单位库房档案存放位置示意图门北东西南库房档案柜分布索引图

学院党群1-1至1-5学院党群2-1至2-5学院行政3-1至3-5学院行政4-1至4-5过道

教学档案9-1至9-5教学档案8-1至8-5教学档案7-1至7-5科研档案6-1至6-5科研档案5-1至5-5

基建档案10-1至10-5基建档案11-1至11-5基建档案12-1至12-5基建档案13-1至13-5基建档案14-1至14-5

过道

产品开发19-1至19-5学院外事18-1至18-5学院出版17-1至17-5声像档案16-1至16-5仪器设备15-1至15-5

财会档案20-1至20-5财会档案21-1至21-5会计凭证22-1至22-5会计凭证23-1至23-5会计凭证24-1至24-5

过道

会计凭证29-1至29-5会计凭证28-1至28-5会计凭证27-1至27-5会计凭证26-1至26-5会计凭证25-1至25-5

说明：党群类档案放入第一组1-1至1-5、第二组2-1至2-5档案柜中；行政类档案放入第三组、第4组档案柜中；教学档案放入第七组到第九组档案柜中。【小实例】某某单位档案柜编号图9-12.档案柜编号箱号

2-3

全宗号全宗名称类别DQ目录号保管期限年度2008永久案卷号图9-12说明：本箱号表示库房第二组第3节档案柜放置的是2008年文书（党群）档案永久卷。【小资料】：荣昌县档案局民国档案抢救历程

荣昌县档案馆原存民国档案12033卷，形成于1912年--1949年，是荣昌县民国时期形成的反映该时期社会、经济发展的真实历史见证。

1950年，接管后的民国档案很长时间无人保管，又因房屋漏雨，档案被多次淋湿；翻修房屋时又将档案堆放在露天坝，致使民国档案出现了虫蛀、鼠咬、霉烂等情况。1953年，县人民政府秘书邓某某派人烧毁、卖掉民国时期城关区三青团、地方法院档案5000多斤。1961年，由于高温高湿影响和人为原因，发生了民国档案严重霉变和虫害的事件，对401卷档案的抽查统计表明，有255卷生霉，占60.2%，少数霉变严重的已经开始结成块状（其中军法室的档案大部分结砖，根本无法提供使用），长有细密绒毛，并侵入卷内文件，引起字迹模糊褪变；普遍开始生虫，并不断蔓延，一般情况发现有虫伤、虫卵和少许幼虫，严重的已咬成细密蜿蜒的孔道，卷皮被咬成米筛状，部分文字被咬掉。民国档案的载体多属“水纸”，拉力差，加之形成时间早，搬迁次数多，纸张破损量大，字迹褪变比较严重。

随着社会档案意识的不断提高，对民国档案重要性的认识不断增强，其抢救工作也在逐步推进：1964年，抽调10名骨干对全县历史档案进行了摸底调查，清理出民国档案和资料4883卷；1968年，对全县民国档案再次进行清理和整理，共计清整11944卷；1972年，对卷皮破损的档案更换卷皮，分为118、01、120、121、122等5个全宗入库保管，数量增加为12033卷；2001至2003年，结合民国档案案卷级目录的采集和报送工作，县档案局，精心制作工作方案，积极组织了民国档案的清理、鉴定、采集，保存民国档案7263卷、清代档案13件，并对部分破损的纸张进行了裱糊和更换卷皮；2008年正式启动国家重点档案抢救工作以来，荣昌县档案局对国家重点档案的抢救工作进行了系统严格的组织安排，做到重点突出，统筹兼顾，至今已完成民国荣昌县政府、财政科和税务局共计2665卷纸质档案的所有抢救工作，共计裱糊18288页、拟写和录入目录68025条、原文扫描412676页。荣昌县档案局（馆）一直重视档案的安全防护工作，坚持专人保管馆藏档案制度，按照档案“八防”要求，做好库内外温湿度的测记和应急措施的落实；规范馆藏档案及内部清洁卫生制度，库内按档案密度放置相应数量的防虫药，每两年对馆藏档案进行一次消毒杀虫处理；不断完善保管条件，配备了足够的空调和除湿机，确保馆藏档案的安全、完整。经抽查，我馆馆藏民国档案经过抢救、没有再发生虫蛀、鼠咬、霉变、字迹褪变、结砖等情况，保留的7263卷档案得到了妥善保管。

另外，对2001至2003年期间经鉴定没有保存价值的档案（比如军法室已经结成纸砖的档案、所记载内容缺乏可利用性的档案），我局仍然坚决按照“只字片纸不准销毁”的原则纳入专库保留，但这部分档案的存与毁也成了我们面临的一个难题：存吧，又确实没有利用价值，继续保存只是浪费更多的人力、物力和财力；毁吧，国家又规定不能销毁。我们期望上级部门能从实际出发，针对这部分档案制定出切实可行、便于操作的方案、办法，以减少保管压力。第三节档案统计一、档案统计工作概述上世纪八十年代初期，国家就建立起了全国统一的档案统计工作制度，设置了档案事业发展的统计指标体系，制订和下发了全国统一填报的档案工作统计报表样式，并将档案统计工作纳入了国家统计局管理，其获得的统计数据成为制定档案工作经费预算、确定人员编制、馆库建设等的政策依据。对馆藏量的统计可为档案事业的科学决策提供准确依据。

（一）档案统计工作概念档案的统计，是以表格和数字形式揭示档案和档案工作情况的一项基础性工作。（二）档案统计的任务和工作体系档案统计的任务是对档案和档案管理工作发展情况进行统计调查分析，提供统计资料，实行统计监督。目前，我国档案统计工作体系分为四个层次：1、全国档案工作基本情况统计；由国家统计局批准，国家档案局组织实施。现已实行全国档案事业统计年报制度，实行统一上报软盘，计算机汇总。2、专业系统档案工作情况统计；主要由各专业主管机关组织进行。3、地方(包括省、市、地、县各级)档案工作基本情况统计；主要由地方各级档案行政部门组织进行。4、档案馆、档案室档案工作情况统计。主要由各档案馆和档案室组织进行。（三）档案统计工作对象档案统计工作的对象是档案、档案管理和档案事业领域内可进行量化描述与量化研究的范畴。包括档案工作机构、人员数量、工作水平状态；档案设备、库房经费情况；档案利用、发挥社会效益情况等。二、档案统计工作的形式和要求

（一）档案统计的形式1、基本情况统计。主要形式是统计报表。是下级档案行政机关和档案馆（室），按照统一规定格式向上级档案管理机构报送的表格，特点是填报单位要以原始记录为依据，按照规定的格式和规定时间填送报表。2、专门调查统计根据特殊需要，制发专门表格，单独对某一方面工作和情况进行调查统计，是统计报表的补充形式。有普遍调查和抽样调查两种类型。（1）普遍调查是指对调查范围内的所有对象进行的逐一调查，（2）抽样调查则是在调查范围内采用一定方法选择部分对象作为样本所进行的调查。抽样调查选择样本的方法分为随机抽样调查和非随机抽样调查两种类型。上述两种专门调查的类型具有不同的功能，在实际工作中究竟采取哪种方式，应根据统计工作的目的、具体任务以及对象的特点确定。（二）档案统计的要求建立档案统计工作制度，保证档案统计工作的准确性、真实性、客观性，做到统计工作科学化、规范化、体系化、制度化。例如某某单位档案统计制度：1、综合档案室设立归档文件档案目录、案卷目录、年度档案综合管理台账，及时做好档案保管状况的统计。2、做好档案接收、移交和销毁登记工作。3、每年统计一次库存综合档案情况，包括档案总数量、各门类档案数量、库房及设备情况、档案人员变更情况。4、每季度统计一次档案利用情况，包括借阅人次，卷、件数、利用目的以及利用效果。5、平时要做好档案借阅登记和利用效果追踪记录。三、档案统计工作的内容（一）档案构成统计档案构成统计是档案馆（室）全部档案材料现有数量和状况的一种统计。要求将档案馆（室）内的全部档案以其来源性质分组为：建国后档案、革命历史档案、清代以前档案、民国档案等部分，并以此说明现有档案的数量和状况。（二）档案利用统计档案利用统计是档案馆（室）各种类型档案被各单位、各项工作利用的情况的统计。(三）档案工作人员情况统计档案工作人员情况统计对于了解研究档案馆（室）工作人员的数量、性别、年龄、职称的比例及岗位培训情况等，具有重要的作用。（四）档案馆（室）状况统计档案行政管理机关的任务之一是负责档案馆网的规划与筹建，了解档案室建设的情况。档案室是现行机关档案集中保管档案的机构。档案行政管理机构要对档案室的建立情况进行统计。四、档案统计工作的步骤和方法

建立健全各门类档案和综合统计台帐。由专人负责统计档案接收、整理、利用、移出、销毁和库存内各种情况数据，并按档案行政管理部门和上级主管部门的要求及时报送各种报表（一）做好档案登记工作档案工作登记主要涉及档案管理过程中发生的一些重要情况和一些基本的工作行为、事实、数字，其中提供利用是其登记的重点内容。本节重点介绍档案工作登记的主要几种形式：1．档案登记工作内容

(1)档案接收登记①档案收进登记簿档案收进登记簿主要用于档案馆和规模较大的档案室，是档案管理机构记录档案进室(馆)情况的登记形式。它能够反映档案室(馆)接收各种档案的时间、来源、数量和状态，显示各个时期档案的增加情况，以及准确报告档案的接收况见表9-2。表9-2档案收进登记表序号接收日期移交单位文据（名称、日期、号数）全宗名称全宗号档案数量档案状况说明备注卷件米移交人签名：接收人签名：②档案移交清单

档案移交清单用于机关、学校等档案规模不大的单位，内部各部门向档案室移交档案的登记形式（表9-3）。

表9-3档案移交清单序号档案名称件（页）备注1234移交人签名：接收人签名：接收日期：(2)档案借阅登记

档案借阅登记是档案室(馆)提供档案利用时形成的登记形式。它记录了档案借阅、借出利用的情况，同时又是档案室(馆)向利用者提供档案利用时履行的一种交接手续凭据（表9-4）。序号档号档案名称卷、件数借阅人姓名借阅（出）目的借阅日期归还日期表9-4档案借阅登记表(3)档案复制、摘抄登记表档案复制、摘抄登记是利用者到档案室(馆)提出复制、摘抄档案的要求，档案室(馆)向其提供档案复制件、摘抄件过程中形成的一种登记形式。档案复制、摘抄登记的作用是记录利用者复制、摘抄档案的申请，履行批准手续，确认复制、摘抄档案的事实（表9-5）。表9-5档案复制摘抄登记表序号利用者复制摘抄档案审批人日期姓名单位标题档号件页用途意见签名（4）档案利用效果登记档案利用效果登记是档案室(馆)对每次档案提供利用成效进行跟踪调查所形成的登记形式，对档案室(馆)了解用户需求、了解档案发挥的经济效益和社会效益具有重要作用。档案利用效果登记簿（表9-6）表9-6档案利用效果登记薄案卷或文件标题利用人姓名单位日期利用目的利用效果(5)档案销毁登记经过鉴定认为无保存价值的文件材料应当销毁。销毁档案，应由单位分管档案工作的主要领导、办公室主任、档案室主任及档案专业人员组成的档案鉴定小组负责实施，对确实无保存价值的档案，鉴定小组要写出销毁报告，造册登记，经主管领导审核批准后，由鉴定小组指定人员送指定造纸厂化浆销毁和监销。档案销毁后，销毁人和监销人要在销毁清册上签名，以示负责，档案销毁报告和销毁清册一份档案室归档，一份报上级档案局备案。档案销毁清册格式见表9-7。

表9-7档案销毁清册序号案卷或文件题名年份档号或文号件或页数原保管期限销毁原因备注1234（二）建立档案管理台帐档案管理台帐是为档案室年度工作总结、编制综合情况统计表而编制的以下列表：1、档案室库房、设备、装具情况一览表9-8

档案室总面积M2其中库房面积M2办公室面积M2阅览室面积M2档案柜个电脑密码文件柜个资料实物柜个空调机台去湿机台碎纸机台复印机台打印机台计算机台干湿温度计个2、档案利用情况一览表类别年度

表9-9

档案利用情况一览表党群类行政类教学类财会类科研类基建类设备类实物类外事类照片声像类合计卷（件）人次卷（件）人次卷人次卷人次卷人次卷人次卷人次卷人次卷人次张人次盒人次卷人次合计（三）档案统计方法随着办公自动化的发展，计算机管理档案已经普及，档案统计数据可以借助计算机检索，由计算机完成。以国家档案局制定的《档案室基本情况年报》（档基3表）表9-11为例：1、表中一至五项：档案机构、定编、现有全部专职人员情况（其中女性、年龄、文化程度、档案专业程度、档案干部专业技术职务、兼职人员直接填写。2、表中六、七、八项：室存全部档案（永久、长期）、本年接收档案，可以采集计算机管理档案的检索数据，如以“件”为保管单位的档案，在归档文件管理系统中点击检索（图9-13），数据2917就是档案件数。案卷数，在案卷级管理系统中点击检索（图9-14），数据10243条即是案卷数。其中永久保管数据，从案卷级管理系统中保管期限一栏输入“永久”，点击检索，可见4486数据就是永久卷数（图9-15）。2、表中六、七、八项：室存全部档案（永久、长期）、本年接收档案，可以采集计算机管理档案的检索数据，如以“件”为保管单位的档案，在归档文件管理系统中点击检索（图9-13），数据2917就是档案件数。案卷数，在案卷级管理系统中点击检索（图9-14），数据10243条即是案卷数。其中永久保管数据，从案卷级管理系统中保管期限一栏输入“永久”，点击检索，可见4486数据就是永久卷数（图9-15）。图9-13图9-14图9-15图9-163、第九项：本年向档案馆移交档案，依据档案移交登记簿填写。4、第十项：本年销毁档案，依据档案销毁清册填写。5、第十一至十三项：室存档案的历史分期，室存资料、档案编目情况，根据档案管理台帐统计。6、机读目录：案卷级数据，从案卷级管理系统中检索（图9-14），文件级数据=归档文件管理数据+卷内文件管理数据见，分别从归档文件管理系统（图9-13）和卷内文件管理系统（图9-16）中点击检索获取数据。7、第十四至十八项：本年度利用、复制档案、资料人次，根据档案利用登记、档案复制登记簿统计。8、第十九至二十一项：本年编研档案资料、档案室总建筑面积、档案设备，根据档案管理台帐统计。（四）档案统计分析档案统计分析是指对统计的结果进行分析、研究，形成统计结论的工作。其目的是发现具有规律性的情况或问题，探究其中的原因，得出明确、可靠的结论。统计分析的方法包括：对比分析、相关分析与因果分析、静态分析、动态分析、综合分析、系统分析等。统计分析完成后，应写成统计分析报告，作为档案统计工作的最终成果，提交给有关的领导机构和部门，成为领导决策、部署工作、实施管理的依据。【小实例】档案数据统计

2008年宁波市档案工作统计数据