高效能人士的时间管理

高效能人士的时间管理

主讲人：何欣

一、时间管理的目标：本末兼顾茫盲忙

许多的电话在响，许多的事要备忘。许多的门与抽屉，开了又关，关了又开，如此的慌张。我来来往往，我匆匆忙忙，从一个方向到另一个方向。忙忙忙，忙忙忙，忙是为了自己的理想，还是为了不让别人失望？盲盲盲，盲盲盲，盲得已经没有主张，盲得已经失去方向。忙忙忙，盲盲盲，忙得分不清欢喜和忧伤，忙得没有时间痛哭一场！《忙与盲》1.我的生活中有多少事是前一个“忙”，多少是后一个“盲”？2.我来参加时间管理培训的目的是什么？时间管理的终极目标：统合综效身体健康知识教育精神追求社交生活家庭生活事业生涯经济条件人生万花筒健康人生意义与价值事业成就家庭与社会交际平衡生活生活的平衡模型何谓“成功”确立适合自己的人生目标并为此行动在实现目标的过程中，采取正确的方法并行之有效成功效能效率做正确的事正确地做事成功的最大障碍：效率杀手

短片：人的一生

生命之旅

0-2020-4040-6060-801/4

1/41/41/4国人平均寿命：男72女76

黄金

白银关于时间的理论没能专心工作的大部分（时间）全部时间的

80%专心工作（的时间）全部时间的

20%全部业务的

20%80%的时间内完成的工作量=80%一天的利用情况一天的工作量上午8:20，王娟到达办公室。她很高兴自己可以到得这么早，这是完全有必要的，因为她的台面上积压了很多文件。她开始过滤邮件。当她读过第一条后，发现这个问题必须要等到上司来才能处理。她把它放在一边，开始读下一条。这条消息与她上司正在进行的一个项目有关，她得将有关的信息归档。所以她下楼复印，复印件归档在该客户的文档中，原件放在上司的桌上。

当她继续阅读时，发现了一个有关海外留学的广告，这一直是她心中的梦想。她仔细的阅读，好象自己已经在通往美国的飞机上。当她被嘈杂声打断时，发现已将近9点，同事都来上班了。

她把剩下的邮件推向桌角，拿起一份客户报告，她答应上司明天交给他，尽管估计要花两天的时间才可以完成。当她打开文件时，李玲和张丽走过她桌旁，并邀她一起喝杯咖啡。王娟觉得5分钟没什么问题，李玲和张丽激动地谈着昨天晚上看的电影。在不知不觉中，十五分钟过去了，王娟赶紧回到自己桌旁。

当她坐下来时，电话响了，是她的上司刘墙让她出席上午十点的会议，负责记录。这件事很重要，王娟看了一下手表，没时间准备报告了，所以她将文件放在一边，发誓这是午餐后的第一件事。

下午并没有好多少。几个来访者，几个电话，几封信，一天就这样过去了。明天要交的报告没有进展。她看了一下表，6：30了，如果今晚不能和丈夫一起吃晚饭，他会很失望的，因为今天是他们的结婚纪念日，她决定不了是继续工作，还是回家。她不禁奇怪，李玲和张丽怎么有时间晚上去看电影。

王娟的问题是什么？是什么浪费了她的时间？你可以给王娟什么建议？案例：办公室里的故事抓住“效率杀手”在下班回家的路上突然想起今天还有一项工作没有完成？给对方打电话，放下电话后突然意识到该说的事没说？看到记在某张纸上的电话却不知是谁的，然后把电话打过去，听到对方自报姓名后…？认为计划总赶不上变化？给对方递名片时，突然意识到仅剩的两张名片上还记着别人的联系信息？你是否曾－记不清把信息记录在哪里了?别人说你的桌子太乱？想做一件事，比如健身或谈恋爱、与家人聚在一起等，却一直都没开始或找不到时间做？别人答应你一件事，过了期限后你才想起来？忘记了某个约定后，只好以“编故事”来应对（谎称自己生了病或加班）？你是否曾－抓住“效率杀手”回答了几个“是”0个：太棒了！请多多分享你的经验。1-3个：你的时间管理很棒，但还有提高的余地。4-7个：日子过得还不错，但你满足吗？8-10个：恭喜你！你参加培训是来对了。效率杀手技术因素环境因素组织因素自身因素？？缺乏计划性时间观念不强追求完美不愿委托或授权

管理制度不健全沟通不畅文山会海

突发事件多应酬多同事时间观念不强缺乏科学的时间管理方法和有效的时间管理工具战胜效率杀手：时间管理的正确心态目标明确，并且是写下来的心中大概清楚目标，但无条理很少有目标，甚至完全没有目标

碌碌无为自己把握成功。偶尔小成，或看运气顶尖的3％的人10％的人其余的人1、明确的目标目标梦想资源能力目标：由梦想牵引2、说“NO”你活得被动吗？只回答是只回答不

你喜欢别人顺手交给你的无聊任务你要取悦所有人

你要承担很大的压力

你要做无意义的事情你希望有更多时间吗？你希望有自己的生活吗？你希望别人尊重你吗？你希望独立安排做事的先后顺序吗？1你希望有更多时间吗？你希望有自己的生活吗？你希望别人尊重你吗？你希望独立安排做事的先后顺序吗？只回答是只回答不

你喜欢别人顺手交给你的无聊任务你要取悦所有人

你要承担很大的压力

你要做无意义的事情2锯条效应：不会说不的人优雅地说“不”

表示理解

表示感谢

提出建议

作出妥协

拒绝部分请求退一步1.你的朋友要你陪他/她逛街，可你累极了，实在不想去，又不想让朋友失望。情景模拟2.你的部门同事要出差了，部门领导不在，于是这位同事想把他手头的事交给你。你很忙，可你和他关系不错。3.你的一位大客户是位异性，他/她多次约你单独深夜去酒吧。你是一位已婚人士，实在不想因此而破坏了家庭，可又担心因此丢掉一些生意的机会。

二、时间管理的原则：要事第一大石头和小细沙这个游戏说明了什么？先忙琐事，难成大事要事第一，游刃有余大石头和小细沙假设现在是星期一的晚上，你要计划未来

六天的日程，面前是这六天要做的事情

你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡,好友的Party将从13:00开始你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系明晚有一场演唱会将从19:00到23:00你在图书馆借的书明天到期外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交计划书之前把它复印一份明天下午14点到16点有一个会议你欠某人200元钱--他明天也将参加那个会议你明天早上从9点到11点要听一场讲座请先完成下面这个小练习每天上班时间为8点-18点（含往来交通时间，中午有1小时休息）你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗你想好好洗个澡你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时你身上只有5块钱，需要取钱大家明天晚上聚餐18:00开始你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时你收到一个好朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有下个星期二，你要参加一次业务考试优先矩阵重要，非紧急重要，紧急重要程度M1M2M3M4非重要，非紧急非重要，紧急紧急程度高低高低事务四分类重要程度M1M2M3M4紧急程度不速之客某些突发事件某些会议/电话/邮件同事的某些要求人生规划建立人际关系发掘新机会健身、休闲全面能力培养业务压力影响工作的病患快到期的项目危机事件某些电话/邮件浪费时间之事过度的应酬不良嗜好老板来电、通知1、你觉得名片样式太老土了，想重新设计新的名片。2、你刚接到一份会议邀请函。看过议程后，你发现对它没兴趣，而且主题跟工作也不相关。3、你刚收到一封税务局来信。信的内容是，税务局至今未收到你的个人报税单，将开始计算滞纳金。4、你的另一半希望你能抽出时间，陪她（他）去一个你们最喜欢的地方。重要紧急重要紧急重要紧急重要紧急×√√√××√×重要还是紧急？偏重各类事务的结果重要程度M1M2M3M4紧急程度压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局有远见平衡纪律自制少有危机全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生缺乏长远的目标和规划忙而无功效能低下计划管理M1M1M2M3M4

重要紧急：一定要减少(常规)

设定期限（deadline)平时必须首先关注M2M2迟早会变得紧急（救火队员）M1M2M3M4

重要紧急：利用人际关系

委托授权计划管理M3优雅的说“不”M1M2M3M4

重要紧急：尽力去放弃积习难改、有求必应

计划管理M4M1M2M3M4

重要紧急：需要最为重视设定时间表

计划管理M2成功秘诀要事第一自检：事务四分类重要程度M1M2M3M4紧急程度？？？？对我的时间进行梳理重要，非紧急重要，紧急重要程度M1M2M3M4非重要，非紧急非重要，紧急紧急程度尽量避免扩大M1尽量减少M3事情多投资时间在M2尽量避免M4事情优先计划管理总览生活和工作的优先顺序把主要精力和时间花在M2从而减少那些M1把M3合理地委托或授权杜绝M4侵占你宝贵的生命事关重大者不可受制于细枝末节-哥德