商务邮件基础-Penny

商务邮件使用基础PennyAug.2012不紧急、重要(Email)紧急、重要(Email+电话)不紧急、不重要(聊聊)紧急、不重要(电话)紧急不紧急重要不重要Part1:哪种沟通方式？Part2：5个W写出好邮件“我最恨下属给我发个邮件，说一大通也找不着重点在哪里，得来回看好几遍才有眉目；另一种受不了的是把客户邮件原样转发给我，最后还加上个FYI，但凡碰到这两种邮件，我都很抓狂...”一位外企高管的抱怨Who：给什么人发什么邮件DearBoss“我最欣赏的邮件，一定要是让人点开10秒钟就知道它要说什么的那种。首先，它得主题明确，比如<来自某杂志的专题采访邀请>,<海府城项目进程汇报0928>，看题目就知道轻重缓急，可以分门别类地处理。最怕的是无主题邮件，用的还是附件，就写两个字：内详！要不是发件人我认识，立马当成垃圾邮件删掉。等你把附件费劲下载下来打开，发现他就是告诉你，这个项目一切正常...shit！”一位企业市场总监What：快速让对方了解你要说什么When：选对时间，发对信“最讨厌周五下午发邮件来的人，谁周五没有安排节目？”Amy，公关公司“周一我们是最忙的时候，又要开例会，又要盯客户。邮件？只好往后排排了，相对来说，周三周四收到的邮件，会比较有耐心细心回复。”Sisi，银行商务往来邮件一般周三比较合适；会议或客户活动邀请，提前7~10天Why：为什么而写“用公司的邮件系统，最讨厌的就是那些群发邮件，又不是什么重要事，连隔壁部门的一个普通员工休假也要群发给我们，拜托，谁要找他？”Shelly，职员Whatever：细节，但是最重要邮箱公私分开不要用过于花哨的信纸和背景，造成阅读障碍，也留下不成熟的印象休假或是公差期间，用自动回复提供紧急联系人除非是有必需的理由，尽量不要用强制的“要求回执”如果附件文件的格式不常见，请在正文中说明，以免对方以为是病毒......Part3：商务邮件的一般规范Email一般格式附件(Attachment)正文(Body)称呼与问候(Hello)主题(Subject)发送对象(to,cc,bcc)签名(Signature)3.1发送对象（to,cc,bcc）其他收信人不知道你发给了bcc通常不使用只需知道，无回复义务；如有建议，可以回复处理这封邮件所涉及的主要问题；对邮件予以回复响应收件人to抄送cc密送bcc注意Dos收件人排列规则：按部门；按职位从高到低、或从低到高只给需要信息的人发送邮件将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信Don’ts非重要的一般性的沟通，不用抄送给直接/间接经理细节性的讨论，不用发送给高级管理人员不要来回邮件反复讨论同一个主题，并发给全部收件人、抄送人几种常见的邮件发送对象选择工作计划 To:工作计划的下达对象 Cc:直接上级、间接上级项目通报 To:项目小组成员 Cc:项目小组成员的直接上级、项目主要领导寻求跨部门支持 To:寻求支持的对象 Cc:他的直接上级、本部门的直接上级3.2主题（Subject）主题一目了然空白主题最失礼！可适当使用大写唯一主题惜字如金可根据内容修改回复标题3.3称呼与问候（Hello）称呼多个收件人:大家/各位/All对方有职务:经理不清楚职务:先生/女士不熟悉的人不直呼姓名级别高于自己的人不直呼姓名Hello,问候开头:您好！/Hi,结尾:谢谢！/Thanks,礼多人不怪职业性3.4正文（Body）邮件内容里不可缺少的三个部分信息：如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供哪些信息我希望对方采取哪些行动措施我需要对方什么时候给予回复3.4正文（Body）

第一段与最后一段是重点

正文结构

不要写错别字！发送前检查

拼写和检查

便于阅读，控制在一屏字体和字号

可以强调，避免滥用；多用编号

突出和强调具体（日期、时区）

日期和时间

少用:-)、信纸、奇怪的字体...

其它3.4正文（Body）就事论事，避免不必要的感情色彩避免情绪激动时回信（放1-2天）确定是否必须以邮件回复：如果对方的内容中带有情绪，最好面对面回应提意见时，先思考需要哪些相关人知道，避免扩大事态3.5附件（Attachment）提示：如带有附件，应在正文中提示查看说明：多个附件时，正文应对附件内容做简要说明命名：附件应按有意义的名字命名数量：不宜超过4个，较多时压缩成一个文件大小：不宜超过2M，如过大，可分割成几个小文件分别发送打开方式：如附件是特殊格式，应在正文中说明打开方式3.6签名（Signature）每封邮件在结尾都应签名签名信息不宜过多签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行同一个主题多次回复时，只用留姓名即可引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如公司的宣传口号，切记一定要得体签名档文字应选择与正文文字匹配Part4：商务邮件的回复和跟踪4.1商务邮件的回复及时回复紧急邮件2小时；一般邮件24小时；需要复杂处理时，回复预计完成时间；休假时设置自动回复针对性：一次性把问题说清楚保持线索：对有历史线索的邮件，不要新建邮件回复不要盖高楼：避免同一邮件多次回复，细小的事情面谈区分Reply和Replyall：是否需要全部回复？情绪：情绪高涨时避免立即回复邮件；谨慎处理恶意中伤的邮件当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知发件人4.2商务邮件的跟踪勿期盼他人会立即回复你的信件注意时间结点，除特别需要外，要顾及收件人工作的轻重缓急对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方重要会议，会前向与会人员提醒开会时间如果重要邮件发出后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒Part5：Outlook的几个常用功能5.1会议邀请（演示）5.1答复会议邀请提前15分钟自动提醒5.2设置自动回复（1）

12.3.5.2设置自动回复（1’）

3’.5.2设置自动回复（2）

4.5.6.7.5.3邮件备份5.3打开备份邮件5.4