文书档案整理办法

文书档案整理方法第一部分、概述

一、公文处理的环节二、档案的概念、作用二、文书档案的概念第二部分、具体内容一、特点、原则、概念二、归档文件的整理方法（1）整理单位与装订;（4）编号与归档章;

（2）分类;（5）编目;

（3）排列;（6）装盒第一部分：概述一、公文处理的环节规范公文处理工作，提高公文处理的质量和效率。一是抓好登记环节，防止文件“没有户口”。把每天收发文的收（发）文日期、来（发）文机关、文件字号、文件标题、密级、份数等信息逐一登记，按照来文的单位分门别类形成流水号，确保各级各类文件都有“户口”。二是抓好传阅环节，防止文件漏传误传。收到来文登记以后，先交办公室主任签批拟办意见，然后送局长批示，批示后由公文处理人员送有关领导阅办。三是抓好催办环节，防止文件延误漏办。在收到有时限要求的公文或会议通知时，提醒领导及时批示。领导批示后及时转出，由公文处理人员送交相关部门负责人，同时提醒受文部门按照文件要求及时办理。四是抓好归档环节，保证文件齐全完整。注意将局领导阅完的文件及时收回，经常到各部门收集处理完毕的文件，定期跟踪，及时收集归档并熟记文件来龙去脉，确保文件及时归档，多余份数及时销毁。二、档案的概念一、概念、作用

档案：《档案法》第二条规定：是指过去和现在的国家和机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1、形成者的广泛：机构、组织、个人等。

2、来源的广泛：政治、军事、经济、科学技术等。

3、档案是文件材料有条件的转化而来的：（1）办理完毕的（2）有查考价值的（3）按照一定规律集中保存的。（文件是档案的因素，档案是文件的组合）。

4、档案形式多种多样：载体形式：纸质的、磁带等。表达方式：文字、声像、图表等。作用1、档案价值与作用概述：两者既有区别又有联系。档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性，是主体需要和客体属性的统一和结合。档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用。档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。价值具有较高的抽象性，作用则是比较具体的。

2、档案的作用：（1）行政作用，档案是行政工具之一；（2）业务作用，档案记载了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以业务活动的记录和继续开展业务活动的条件；（3）文化作用，档案是人类文明的产物，是民族文化的集中体现，是历史文化的积累，是历史文化传承的手段，是文化创新的基础。（4）法律作用，一方面，在政治斗争、军事斗争、经济斗争、外交斗争，解决领土争端等方面，档案的法律作用表现得十分突出，另一方面，档案在维护国家、集体、个人合法权益方面的法律作用也十分突出；（5）教育作用，档案是一种重要的教育资源，在我国，档案的教育作用大多通过展览的形式发挥出来。

档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、照片档案、音像档案等等，不同门类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

基本要求：

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。国家档案局8号令

三、文书档案的概念文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义确定档案保管期限的主要环节在于归档文件的价值鉴定或价值分析。目前，各级机关确定文书档案保管期限应依据国家档案局8号令。然而，再详细的保管期限表也不能穷尽所有档案文件材料，因此，确定某份文件保管期限必须对文件材料进行价值分析。

分析归档文件的责任者

文件材料保管期限的划分应“以我为主”，即“我”形成的归档文件的保管期限相对较长。这里的“我”，一是指本机关，包括本机关各部门、直属机关等；二是指本系统，指本机关同一系统或同一系统的上级机关，尤其指具有垂直领导关系的机关。三是指与本机关密切相关的机关。

1．分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者。外机关形成的非本机关主管业务的文件材料不归档；外机关形成的属本机关主管业务的文件材料，应在本机关归档，但保管期限短。在相同内容、相同文种的情况下，本机关责任者形成的本专业文件材料比外机关责任者形成的本专业文件材料至少要长一个档次。

2．分析归档文件是本系统责任者还是外系统责任者。外系统形成的非本专业文件材料在本机关不归档；外系统形成的本专业文件材料在本机关可归档，但其文件材料的保管期限较短。在相同内容、相同文种情况下，本系统责任者形成的本专业文件材料比外系统责任者形成的本专业文件材料至少长一个档次。

3．分析归档文件是本级责任者还是上级、下级责任者。本级责任者形成的文件材料，其保管期限相对较长。上级形成的文件材料比下级的要长。发文机关的级别还需考虑是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其他机关等情况。

4．分析归档文件是多个责任者还是单个责任者。划分保管期限时，无论是单个责任者还是多个责任者，只要有本机关责任者其保管期限就相对较长。应注意的是，多个责任者中要区分本机关是主办机关还是协办机关。如本机关是主办机关则视作本机关的单独发文来划分保管期限，如本机关是协办机关，则比本机关单独发文的保管期限稍短一点。

5．分析归档文件在运转过程中的责任者。文件材料在主送、抄报、送阅等运转过程中，可能会出现上级批复、领导签署意见等情况。此时保管期限应从长。如有批复的请示一般保存30年以上；无批复的请示一般仅保存10年。

第二部分、具体内容一、整理原则

1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

2、区分不同价值。

3、便于保管和利用。文书档案整理要求1.归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料必须符合档案保护的要求（1）书写材料：应使用耐久的书写材料，不要使用：铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、印台油等（2）装订材料：使用线或不锈钢订书钉等有利于保护档案的材料作为档案整理的装订材料3.对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。4.文书档案整理应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。

5.文书档案的整理归档工作一般应在下一年度的6月底前完成

文书档案整理的步骤第一步：收集文件第二步：鉴定包括：1、资格的鉴定（就是归档与不归档的区别）。2、生存期的鉴定（就是保管期限的划分；永久、30年、10年）第三步：开始进入具体整理文书档案的环节。件的确定－装订－分类－排列－编号－编目－装盒－排架第一步：收集（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：

1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。第二步：鉴定以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

（二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。

基本概念1、归档文件；即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

国家档案局

第8号

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。

局长

杨冬权

二○○六年十二月十八日

机关文件材料归档范围和文书档案

保管期限规定

第一条

为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》制定本规定

第二条

本规定中的机关文件材料是指机关在其工作过程中形成的各种门类和载体的历史记录

第三条

机关文件材料归档范围是（资格鉴定）

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条

机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条

凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档

第六条

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。（生存期的鉴定）

第七条

永久保管的文书档案主要包括：

(一)本机关制定的法规政策性文件材料(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机

关的批复、批示，重要的报告、总

结、综合统计报表等

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料

(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的

合同协议、资产登记等凭证性文件材

料；

(七)上级机关制发的属于本机关主管业务

的重要文件材料；

(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的

来函、请示与本机关的复函、批复等文件

材料。

第八条

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文

件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一

般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件

材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十条

机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条

机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条

各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

第十三条

在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十四条

本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十五条

本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

附件：《文书档案保管期限表》

附件:

文书档案保管期限表

1

本级党的代表大会、人民代表大会、政治

协商会议，工会、共青团、妇联代表大会

的文件材料

1.1

请示、批复、通知、名单、议程、报告、

领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、

决议、纪要、公报、主席团会议记录等文

件材

永久

1.2

大会发言，人大代表建议和意见、人大议

案及答复，政协委员提案及办理结果，简报

快报

永久

1.3

重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程

中形成的文件，小组会议记录、会议服务机

构的计划、总结等文件材料

30年

1.4

讨论未通过的文件

10年

2.本级党委、人民代表大会、政治协商会议、

纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常

委会、执委会、主席团、全体委员会会议，

政府常务会、办公会议的文件材料

2.1

公报、决议、决定、记录、纪要、议程、

领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名

册永久

2.2

讨论未通过的文件

10年

3.本机关党组（或实行党委制的党委）会议

和行政办公会的纪要、会议记录永久

4.本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

4.1

请示、批复、通知、名单、日程、报告、

讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

4.2

典型材料、代表发言材料、交流材料、简

报

30年

5机关联合召开会议的文件材料

5.1

本机关为主办的

5.1.1

请示、批复、通知、名单、日程、报告

讲话、总结、决议、决定、纪要永久

5.1.2

典型材料、代表发言材料、交流材料、

简报

30年

5.2

本机关为协办的

5.2.1

请示、批复、通知、名单、日程、报告

讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或

副本

30年

5.2.2

典型材料、代表发言材料、交流材料、

简报的复制件或副本

10年

6.本机关承办国际性会议、大型展览会、博览

会的文件材料

6.1

请示、批复、申办和筹办组委会主要活动

安排、议程、名单、主报告（原文及译文）辅

助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、

题词、讲话，会徽设計永久

6.2

代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道

30年

6.3

委员会、分会会议和学术会的讨论记录，

会议代表登记表、接待安排10年

7.

上级机关、上级领导检查、视察本地区、本

机关工作时形成的文件材料

7.1

重要的

永久

7.2

一般的

30年

7.3

本地区、本机关工作汇报材料

30年

8.本机关业务文件材料

8.1

本机关制定的方针政策性、法规性、普发

性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料

永久

8.2

本机关的请示与上级机关的批复、批示

8.2.1

重要业务问题的

永久

8.2.2

一般业务问题的

30年

8.3

同级机关、下级机关的来函、请示与本

机关的复函、批复等文件材料

8.3.1

重要业务问题的

永久

8.3.2

一般业务问题的

30年

8.4

本机关代上级机关起草并被采用的重要法

规性文件、专项业务文件的最后草稿

30年

8.5

机关联合行文的文件材料

8.5.1

本机关为主办的

8.5.1.1

重要业务问题的

永久

8.5.1.2

一般业务问题的

30年

8.5.2

本机关为协办的

8.5.2.1

重要业务问题的

30年

8.5.2.2

一般业务问题的

10年

8.6

本机关编辑、编写的文件材料

8.6.1

大事记、组织沿革等

永久

8.6.2

简报、情况反映、工作信息等10年

8.7

行政管理、执法活动中形成的文件材料

8.7.1

行政管理工作制度、程序、规定等文件

材料永久

8.7.2

执法检查情况汇总、通报，整改通知等

永久

8.7.3

行政管理工作中形成的审批、审查、核

准等文件材料

8.7.3.1

固定资产投资、科技计划等项目的审

批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料

永久

8.7.3.2

不动产、自然资源的所有权、使用权

确认的文件材料

永久

8.7.3.3

20年（含）以上有效或未注明有效期

的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、

管理文件材料永久

8.7.3.4

20年以下有效的许可证、执照、资质

证、资格证等的审批、管理文件材料

30年

8.7.4

行政管理工作中形成的备案文件材料

10年

8.7.5

行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工

作中形成的文件材料

8.7.5.1

重要的

永久

8.7.5.2

一般的

30年

8.8

计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

8.8.1

年度和年度以上的计划、总结、统计材料

永久

8.8.2

年度以下的计划、总结、统计材料

10年

8.8.3

重要职能活动的总结、重要专题的调研

材料

永久

8.8.4

一般活动的总结、一般问题的调研材料

10年

8.9

出国或出境访问考察、参加国际会议，接

待来访等外事活动形成的文件材料

8.9.1

发表的公报，签订的协议、协定、备忘

录，重要的会谈记录、纪要等永久

8.9.2

出国审批手续、执行日程、考察报告、

一般性会谈记录

30年

9本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、

工会、保卫、信访工作文件材料

9.1

机构设置、机构撤并、名称更改、组织简

则、人员编制、印信启用和作废等文件材料

永久

9.2

人事工作制度、规定、办法等文件

30年

9.3

人事任免文件

永久

9.4

先进单位、劳动模范、先进工作者文件材料

9.4.1

受县级（含）以上表彰、奖励的

永久

9.4.2

受县级以下表彰、奖励的

30年

9.5

对本机关有关人员的处分材料

9.5.1

受到警告（不含）以上处分的

永久

9.5.2

受到警告处分的

30年

9.6

职工录用、转正、聘任、调资、定级、停

薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材

料

永久

9.7

人事考核、职称评审工作文件材料

永久

9.8

职工调动工作的行政、工资、党团组织关

系的介绍信及存

永久

9.9

职工名册

永久

9.10

党、团、工会工作活动中形成的文件材料

9.10.1

工作报告、总结，换届选举结果

永久

9.10.2

重要专项活动的报告、总结等

永久

9.10.3

党团员、工会会员名册，批准加入党团

工会组织的文件材料

永久

9.10.4

情况反映、工作简报

10年

9.11

纪检、监察工作中形成的综合性报告、调

查材料

9.11.1

重要的

永久

9.11.2

一般的

30年

9.12

保卫部门的安全检查、调查记录

10年

9.13

本机关处理人民来信来访的文件材料

9.13.1

有领导重要批示和处理结果的

永久

9.13.2

其他有处理结果的

30年

10.本机关事务管理文件材料

10.1

房产、土地所有权和使用权的文件材料

永久

10.2

与有关单位签订的合同、协定、协议、议

定书等文件材料

10.2.1

重要的

永久

10.2.2

一般的

10年

10.3

接待工作的计划、方案

10.3.1

重要的

30年

10.3.2

一般的

10年

10.4

机关财务预算

30年

10.5

机关物资（办公设备及用品、机动车等）

采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件

材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件

材料

30年

10.6

国有资产管理（登记、统计、核查清算、

交接等）文件材料

10.6.1

重要的

永久

10.6.2

一般的

10年

10.7

职工承租、购置本单位住房的合同、协议

和有关手续

永久

10.8

职工住房分配、出售的规定、方案、细则

职工住房情况统计、调查表、职工住房申请

30年

11.上级机关制发的文件材料

11.1

上级机关制发的属于本机关主管业务的文

件材料

11.1.1

重要的

永久

11.1.2

一般的

10年

11.2

上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料

10年

11.3

上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久

12.同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料

10年

13.下级机关报送的文件材料

13.1

重大问题的专题报告

30年

13.2

年度和年度以上的计划、总结、统计材料

10年第三步：具体整理基本步骤：第一步：确定件的概念第二步：排列件前后的顺序第三步：装订第四步：分类第五步：排列件的先后顺序第六步：编写档案室的顺序号第七步：抄写归档文件目录第八步：装入文书档案盒内第九步：排列上架

二、归档文件的整理方法

第一步;件的确定

1、整理单位

件:即归档文件的整理单位，文件正本与

不同稿本；正文与附件；正文与文件

处理单等；原件与复制件；转发文与

被转发文；报表、名册、图册等；来

文与复文.

为一件：指实体装订在一起，编目时也体现为一条条目。件的确定：一般以每份文件为一件几种特殊情况如下：一是有些文种的文件，如正文与附文、转发文与被转发文等，各部分独立性较强，易被分散使用，造成归档不全或归档后查不到，应此作为一件处理二是在实际工作中，有些种类的文件，如正本与其它稿本、原件与复制件等，如果彼此间相互脱离，其中之一在检索上往往没有太大价值，而且会增加不必要的编目工作，因此明确其为一件三是还有一些文件，如单一的请示与批复、报告与批示等，关联性强，利用时需要相互查证，因此也作为一件四是有些文件如会议记录、介绍信存根、式样同一的表格，不便拆散整理，或无每张作为一件归档的必要，可作为一件对上述情况具体的“件”的确认;（1）文件正本与不同稿本（2）正文与附件（3）正文与文件处理单等（4）原件与复制件（5）转发文与被转发文（6）报表、名册、图册（7）来文与复文（8）没装订的式样同一的表格（9）不便拆开整理的会议记录要注意成套的会议材料要各为一件，一个会议的材料不能简单作为一件来处理，要分别以件归档。2.文件的修整主要包括修裱、复制、去除易锈金属物及折叠（1）对破损文件进行修裱（2）对字迹模糊或易退变的文件材料进行复制（3）去除文件上易腐蚀的金属物（4）对过大的文件进行折叠第二步：排列前后顺序

（1）文件正本在前、定稿在后；

（2）正文在前、附件在后；

（3）文件处理单在前、文件在后；

（4）原件在前、复制件在后；

（5）转发文在前、被转发文在后；

（6）汉文在前、少数民族文字在后

（7）复文在前、来文在后第三步：文件的装订装订方式及用品①采用不锈钢钉在左上角或左侧进行装订（推荐）②采用缝纫机在左上角或左侧进行装订③采用“三孔一线”左侧线装方式进行装订（用于装订较厚的文件）装订时纸张要对齐装订的一边

第四步：归档文件的分类

分类是归档文件整理工作的基本步骤，是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机联系的过程它主要包括选择分类层次、制定分类方案、文件的归类等具体内容（1）选择分类层次：按整理规则规定归档文件可以按年度、保管期限、机构或问题来进行分类①按年度分类②按保管期限分类③按机构或问题分类上面三种分类方法，年度和保管期限是必选项，分类层次最多三层，最少二层小单位选择二层大单位选择三层（2）制定分类方案分类方案是在确定分类方法后，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。①确定分类法在机关宜采用年度－－机构（问题）－－保管期限年度－－保管期限（小单位采用）在企业宜采用问题－年度－保管期限②制定分类方案按年度和保管期限分类时，其类目名称是固定的“××年”和“永久”、“30年”、“10年”按机构（问题）分类，类目名称应根据单位的实际情况来设定按机构设置类目，有一个机构就设置一个类目，机构名称就是类目名称按问题设置类目，要注意按本单位基本职能设置，力争简明、符合逻辑

按照年度分类法：将文件按期形成年度分类

（1）文件有多个时间特征。一般应该以文件签发日期为准。例如：2012年形成的《2011年的工作总结》，应该归入2012年。2011年形成的《2012年的工作计划》应该归入2011年。

（2）跨年度形成的文件例如；2011、2012年两个年度的会议形成的文件材料，统一在闭幕年，即2012年。下级单位的2011年12月的请示，上级在2012年1月收到，则该请示应该连同办理过程中形成的其他文件一起归入2012年。

（3）几份文件作为一件时，“件”的日期。应该以装订在前的文件日期为准。

（4）文件没有标注日期。通过对照手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。（5）有专门年度的分类方法。按照专门年度进行分类。如：教学档案。

2、机构（问题）分类法；机构分类法：根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。

问题分类法：按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。

3、保管期限分类法：根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。

归档文件属于永久、30年、10年中的哪个保管期限就归入哪个保管期限类中。二、复式分类法与分类方案：

1、保管期限－年度－机构分类法

即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。

分类方案：

永久：2009办公室、业务科、法规科

30年：2009办公室、业务科、法规科

内部机构较健全。职能分工明确。文件材料较多。2、保管期限－年度分类法

即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。

分类方案：永久：2008年、2009年、

30年：2008年、2009年、

内设机构比较简单或不便按机构分类的。形成归档文件数量少。

第五步：件的先后顺序排列

1、归档文件在分类方案的最后一级类目内，依据归档文件整理规则，按件的时间先后顺序排列。

2、会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列。

因故未及时归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。第六步：归档文件的编号与归档章

1、件号：室编件号；馆编件号

2、编号项目：

必备项目：全宗号；年度；保管期限；件号

选择项目：机构；

3、盖章：归档章的项目及填写方法；

归档章的格式；

盖章的位置；

归档章的项目全宗号68年度2008室编件号2机构业务科保管期限永久馆编件号归档章必备项目

必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号。

全宗号：档案馆给立档单位的代号。新组建的单位或暂未列入档案馆接收计划的单位，可将此空不填写，留待同级档案馆给定全宗号后再行填写。

年度：填写此项时一律采用公元纪念，以4位阿拉伯数字表示，如2009。

保管期限：仍按照现行的国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》执行，保管期限为永久、30年、10年、3种。

件号：归档文件的排列顺序号，包括馆编件号和室编号。

室编件号

室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按件的排列顺序编制校流水号。

馆编件号

馆编件号主要出于馆室衔接的需要。如果档案室编号符合档案馆的要求，保管期限划分较为准确，且整理基础较好，进馆时档案变动不大，则档案馆可直接以室编件号作为进馆后使用的件号，只在目录相应处注明断号、跳号等情况，无需重编的件号定位“馆编件号”。归档章的选择项目

机构为选择项目。

机构；按照分类方案，填写作为分类方案类目名称的机构名称。机构名称太长，可使用规范的简称。归档章的填写方法：填写归档章项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料。归档章中有些项目比较固定，如全宗号、保管期限、机构等，有条件的单位可以直接刻在归档章上进行加盖。

归档章的格式

归档章的格式，长45mm，宽16mm，分为均匀的6格，各项在归档章的位置不得打乱盖归档章的位置

归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。机关收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，在其上加盖归档章。文件首页确无盖章位置或重要文件必须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章以不压文件字迹为宜，也不宜与批示文字或收文章交叉第七步：编写归档文件目录归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也体现为一条条目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。多机关联合发文的，只对本机关编目，无本机关的只对第一责任者编目。

归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注页

件号：在机关档案部门整理归档编制目录时，件号是指室编件号，室编件号以求与档案室整理体系相吻合。

责任者：制发文件的组织或个人。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。填写此项时一般应用全称或通用的简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明的简称。

文号：文件的发文字号。填写时照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略。如填写不下可回行填写。

题名：文件标题。文件一般只有一个题名（正题名），填写目录题名时应照实抄录。在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。没有题名，或题名含义不清时，可根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[]”

号填写在目录中。

日期：文件的形成日期。具体填写日期项时应以8为阿拉伯数字标注年月日。为避免日期项占用的列宽过长，影响其他项目的填写，可将表示月日的数字回行填写，即填写为两行，如20090805。

页数。页数填写一件文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表所叠后，仍按未折叠前的页面计算页数。

备注：注释文件需说明的情况。

归档文件目录的格式，按《实施细则》规定的标准执行。目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽297mm×210mm）归档文件目录一律打印一式两份。分别单独装订成册，形成归档文件目录，以便移交档案馆和留存办单位档案部门查阅使用。

归档文件目录应单独装订成册并编制封面。目录编制成册的方式，按保管期限分别装订成册，每本目录中用口取纸来区分不同年度或机构，或者在目录表格的右肩上标注年度或机构名称来加以区分。归档文件目录的封面格式：目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项。其中全宗名称栏填写立档单位的全称或规范化的简称。封面用纸幅面尺寸统一为国际标准A4型。注意：▲文号要用半角中括号▲责任者称呼前后要统一▲批复后要标注（附请示）▲按时间排序▲任免中如本单位同志未在题名中，应用（）标出▲会议材料各为一件，不能合订成一件▲报表要标识所属年度▲标题重拟要用[]▲责任书、合同、协议的责任者应两个以上▲责任者要填写正确▲不属于归档年度的应归入相应的归档年度

归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注1昌吉州档案局昌档发[2005]1号关于下达2005年工作任务的通知20050112826归档文件目录式样归档文件目录*全宗名称*年度*保管期限*机构（问题）第八步：归档文件的装盒将归档文件按照室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及