办公电话的几点注意事项

办公电话的几点注意事项

2013年5月1/31/2023电话礼仪：常见问题讨论能先问对方是谁吗？如对方问你是谁，应怎样回答？如对方向你要你同事的私人联系方式，你怎样做？如对方打错电话，应怎样处理？如对方的语言听不懂怎么办？如电话突然中断，应如何处理？1/31/20231、尽量在电话响三声之内接起，最好是第二声接起

然后自报家门，外线报哪个公司，内线报哪个部门。2、没有特别的事情最好将“喂”省略，直接说“你好”。3、如接电话稍迟一点，应该致歉，说声“让您久等了”4、电话时间尽量控制在三分钟之内。不超过5五分钟。

接电话1/31/20233、通话中遇到事情需要查找应向对方说明：“请稍后，我过会给您回电话。”4、如有来访客人，应注意向来访客人打个招呼：“对不起，先接个电话。”然后再去接听。5、如需要找的人不在，应向对方说明同事的大致去向；大致的返回时间；礼貌询问对方是否需要留言，如有留言，应做好记录，一定要问清对方的姓名和单位。重要的事情切记要重复确认须转达的内容；切记准确、全面，尤其是记下人名、地名、日期与数字等。并尽快通知当事人。7、如不需要转达，要尽快告知对方让本人给其回电话。8、转接电话都要跟对方说：“请稍等。”

转接电话时，应按下保留或盖住话筒。1、如所找对象不在，应委托他人简要说明缘由，主动留言，留下联系方式和自己的姓名。2、记住委托人姓名，致谢。转接电话的情况处理1/31/2023

打电话拨打前

时间与时机的选择谈话对象的选择准确

重要的内容应在打电话之前用笔写出。接通后对相识的人简单问候即谈主题；对不相识的人先报自己的身份、目的、再谈问题；拨打中表达全面、简明扼要。需谈论机密或敏感话题时，电话接通后要先问对方谈话是否方便；交谈中如有事情需要处理，要礼貌告知对方，以免误解，未讲清的事情要再约时间并履行诺言。1/31/2023需注意：打电话前可以事先将通话内容整理一下看清需要拨打的电话号码，万一错拨了电话号码，一定有礼貌的道歉，说声对不起，在挂电话。如由于某种原因导致通话中断，要由打电话的一方重新拨打1/31/2023如果没有重要的事情：打电话应选择适当的时间往办公室打电话，最好避开临近下班的时间（这个时间打电话如果对方需要查找或者调查一番后方能答复，或是因为对方急于下班的话，很可能得不到令人满意的回答）特别提示如果没有重要的事情：节假日尽量不要打电话给某人家里打电话时要避开早上7点之前、上午九点前、中午午休时间、晚饭（包括准晚饭）时间、晚上九点后（十点后）1/31/2023注意事项：1、拨打电话若铃响三声无人接听应挂断，隔一会儿在拨打。2、铃响4次以上，应首先向对方道歉“对不起，让您久等了"3、等对方先放下电话后，在轻轻放下。

一般应当由打电话的一方提出。即使要找的人不在，切忌只说“不在”就把电话挂了。挂电话的时候须有再见等话语，避免莫名其妙的挂电话。1/31/2023拨打、接听电话时须保持：声音适量（喜悦的心情、适当的语速）言谈得体（亲切吐字清脆）语句清晰（清晰明朗的声音）语义明确（了解通话的目的）礼貌谦和（具有专业的礼仪）接打电话时，要有“我代表单位形象”的意识接打电话常用语言：您好请谢谢对不起再见接打电话前先排除嘈杂的声音（办公室里的讨论、喝水等声音）拨打电话注意事项1/31/20231、迟到、请假由自己打电话2、外出办事，随时与单位保持联系3、外出办事应告知同办公室人员去处4、用传真、QQ、邮箱等工具传送文件后，应以电话