秘书处工作职责与要求

加强基础建设规范枢纽运作

促进集团公司高效协调发展秘书处2005年9月6日1一、秘书处主要职能和职责二、秘书处主要工作情况三、有关工作及要求2一、秘书处主要职能和职责3集团公司成立两年多来，秘书处在总经部的直接领导下，在部内各处室和系统各单位的大力支持下，紧紧围绕总经部“五个中心”的职能要求，完善基础体系，规范运作流程，畅通联系渠道，协调各方关系，督办决策落实，服务公司全局，充分发挥枢纽和桥梁作用，积极做好公司领导秘书工作和办公室文秘工作，保障了公司各项工作的开展。4公司领导秘书工作职责公文处理及要情摘登文稿撰写及审核把关信息收集、反馈辅助调研、决策及督促落实公司领导、部门之间工作协调对外公务联络及公共关系处理会务工作及政务信息传递工作计划预安排及外出日程安排5办公室文秘工作职责文件及签报的收发、流转公司本部及系统档案管理工作领导讲话及各类公司文件的起草本部会议的统筹安排及重大会议的会务组织协调工作关系及督促检查保密工作及机要文件交换总值班室及重要情况报告文件及材料的录入、排版、印发公司印信管理总经部秘书工作6二、秘书处主要工作情况7主要工作情况领导秘书工作忠于职守，甘于奉献，严守机密围绕领导中心工作，增强工作实效为领导调研、决策当好参谋和助手文件处理及时规范，审核把关准确到位对内协调高效有序、对外接待热情周到8主要工作情况文件流转制定公文处理办法、公文审批管理制度建立和完善公司系统文件运作体系，制订和优化文件运转流程，充分发挥枢纽作用会同信息中心共同实施无纸化办公项目两年多来，处理各类收发文14000余件、签报1900余件，做到无差错、无延误9文件运转流程－系统内公司收文秘书处文书收文登记总经部主任拟办公司领导阅批主办部门秘书主办部门主任阅批主办处处长批办主办人员阅办系统各单位通过OA系统上报文件秘书处文书部门文件10文件运转流程－系统内公司发文拟稿人起草文件本处处长审核部门主任审核或签发部门秘书秘书处文书秘书处处长核稿公司领导签发秘书处文印室排版拟稿人校对系统各单位文书收文秘书处文书编号文印室通过OA系统发送部门发文11主要工作情况档案管理工作制度化：制定档案管理办法、文件材料归档办法、电子文件及归档管理办法规范化：对文件进行收集、整理、提供利用，两年来共归档文件7600余件，全部符合国家标准现代化：公司本部建立了电子档案管理系统系统化：举办档案管理业务培训班、召开建设项目档案管理现场经验交流会，对工程竣工档案进行专项验收，对机组达标投产项目的档案进行检查，全面指导公司系统档案工作12主要工作情况文件及材料的起草起草重要会议的领导讲话起草向上级部门的汇报材料起草公司信函、回复意见起草公司有关规章制度整理重要会议的领导讲话录音转发上级部门重要文件13主要工作情况会议管理工作制定并修订本部会议管理办法统筹协调本部各部门会议安排，对本部会议实行计划管理：年初制订会议年度计划，每月制订会议月度计划，严格计划外会议审批制度，采取切实措施努力减轻基层负担组织落实53次党组会、80次总经理办公会的会务工作和会议纪要的起草工作做好重要会议、重要活动的服务工作14主要工作情况协调工作关系及督办落实协调部门之间、部门与基层单位之间的工作关系，推动各种问题的解决尽快传达公司重大会议精神，检查各单位贯彻执行情况，督办会议决策的落实积极收集、整理基层单位反映意见，落实部门责任，督促尽快办理15主要工作情况保密工作成立集团公司保密工作领导小组，加强对系统保密工作的指导制定了保密工作规定，明确了国家秘密及其密级具体范围规范本部中央文件、涉密文件的阅读和管理工作加强电子文件涉密管理，在文件流转、印制、发送过程中，强化保密意识16主要工作情况机要文件交换机要文件交换及时迅速，传递畅通累计收发四万余件，杜绝了失密和泄密事件的发生主动为在京直属单位做好文件交换服务工作，以减少交换环节，提高传递效率集团公司连续两年被中央国家机关机要文件交换站评为“优秀交换集体”，处里两位同志荣获“优秀交换员”称号17主要工作情况总值班室及重要情况报告设立集团公司总值班室，实行24小时值班，确保了政务信息畅通制订值班制度，实现了值班工作的制度化、规范化建立重要情况报告制度，确保了重要情况的及时上报18主要工作情况文印室工作加强过程管理，制定了文印室工作流程，明确人员、责任到位文件录入、排版规范准确文件印制、印发快速及时，保质保量自集团公司成立以来，累计文件、材料印制量达到588万张，满足公司运转需求贯彻无纸化办公要求，大力节约用纸19三、有关工作及要求20总体要求办公室文秘工作承上启下、协调内外，不仅工作量大、头绪繁多，而且默默无闻，但各项工作都关系到企业、甚至是公司系统的大局。因此广大文秘工作人员一方面要勤于学习，提高素质，在实际工作中培养提高自身的各种能力，发扬无私奉献的精神，甘做无名英雄，更好地为领导、为部门、为基层做好服务；另一方面要立足本职，放眼全局，把自己的工作与企业的工作、与公司系统的工作结合起来，推动企业和公司系统的整体运转，促进集团公司高效协调发展。

21几项具体工作及要求1、无纸化办公项目2、档案管理工作3、发文范围及系统电话簿4、重大事项报告制度221、无纸化办公项目23项目的决策及目的2003年8月，集团公司信息化工作领导小组第一次会议确定积极稳步推进公司系统信息化建设，要求2005年8月达到无纸化办公2005年7月18日，集团公司总经理办公会明确8月8日无纸化办公正式运行，按照“高效、共享、安全、保密”的原则指导各项工作贯彻党中央、国务院关于建设节约型社会和发展循环经济的精神，推进节约型企业的建设加快信息传递速度，提高文件运转效率，降低运行成本无纸化办公项目24无纸化办公项目无纸化办公与传统办公的对比文件传输、归档、检索：纸质文件邮递传输变为电子文件传输，速度大为提高；手工归档变为电子文件归档，便于检索和查询办公成本：节约用纸，降低文件印刷、邮递费用管理流程：文件流转程序更加清晰、规范，便于管理办公效率：增强整体协作意识，提升整体管理体系效率25总体实施进度2004年8月～9月进行调研2004年10月设计建设方案2004年11月招标选定厂家2005年1月～3月完成程序的开发2005年4月进行试点2005年5月～6月完成培训2005年6月启动双轨试运行2005年7月启动单轨试运行2005年8月8日正式运行无纸化办公项目26文件类型文件性质项目实施前项目实施后系统内文件电子文件、纸质文件同时流转电子文件流转系统外文件非涉密电子文件、纸质文件同时流转电子文件流转系统外文件国家秘密纸质文件流转纸质文件流转无纸化办公项目无纸化办公的具体要求（公司本部）－－收文27文件类型文件性质项目实施前项目实施后起草文件电子文件、纸质文件同时流转电子文件流转印发文件系统外单位纸质文件纸质文件系统内纸质文件电子文件无纸化办公项目无纸化办公的具体要求（公司本部）－－发文28文件类型文件性质项目实施前项目实施后普通签报电子文件、纸质文件同时流转电子文件流转特殊签报（人事、监察等部门）纸质文件流转纸质文件流转无纸化办公项目无纸化办公的具体要求（公司本部）－－签报29文件类型举例项目实施前项目实施后大型会议公司系统工作会议及专题会议、上级单位汇报会等纸质文件纸质文件办公会议总经理办公会、党组会、本部专题会议等纸质文件电子文件（用PowerPoint进行演示）定期出版内部资料每日快递、统计日报、安全运行月报、安全生产快报、生产日报、科技项目研究进展月报等纸质文件电子文件其它内部文件各部门征求意见函等纸质文件电子文件无纸化办公项目无纸化办公的具体要求（办公本部）－－其它材料30无纸化办公项目对系统各单位的具体要求收文：集团公司下发系统各单位的文件除涉及国家秘密的文件外，均通过OA系统发送，不再寄送纸质文件发文：系统各单位向集团公司及集团公司本部各部门报送的文件除涉及国家秘密的文件外，均应为电子文件且通过OA系统发送，集团公司不再受理各单位上报的纸质文件31无纸化办公项目对系统各单位的具体要求技术保障措施：系统各单位技术人员要随时查看更新信息，对OA系统版本进行刷新；各单位OA服务器无特殊情况必须保持24小时运行其它方面：系统各单位要参照集团公司本部无纸化办公项目实施的范围和要求制订本单位的无纸化办公实施方案，以最大限度地节约纸张，降低运营成本32无纸化办公项目无纸化办公项目自8月8日正式运行以来，总体情况是好的，达到了预期的目的。下一步有关工作要求：人员：加强业务培训，实现文件格式的规范，保证文件的正常发送和接收技术：加强系统维护，确保机器的正常运行332、档案管理工作34档案管理工作企业档案管理是企业管理工作的一项重要内容。近期，国家就企业档案管理工作出台了一系列管理办法：《国有企业文件材料归档办法》《关于加强档案信息资源开发利用工作意见》《关于加强企业档案信息化建设的意见》35档案管理工作通过书面调研，反映出公司系统档案管理工作总体状况是好的：领导重视，发挥档案管理机构的作用，加强制度建设、网络建设严格执行国家有关政策法规和行业标准

依法管理档案的意识进一步提升加强培训，档案队伍的年龄和知识结构得到优化，综合素质明显提高

档案管理的基础设施和设备条件得到改善

36档案管理工作公司系统档案工作中存在的问题同样不容忽视：档案管理还不适应现代化企业管理的要求，管理意识落后；人员力量薄弱、素质亟待提高；信息化程度较低，设施设备需要完善加强；建设项目中，一些项目单位与施工单位衔接不到位，责任不清晰，在档案的收集和整理上需进一步改进和加强。

37档案管理工作对各单位档案管理工作的几项要求：(一)进一步提高认识，增强责任感和自觉性。将档案工作纳入企业发展规划和年度计划，纳入领导议事日程，纳入有关人员岗位责任制。

（二）加强制度建设，规范档案管理，促进依法治档。38档案管理工作（三）设立档案机构，配备专职档案人员。加强培训，不断提高业务能力和综合素质。档案人员要与专业技术人员、管理人员享受同等待遇。

（四）强化基础管理，加快技术更新，配备适应工作需要的设备设施。（五）明确各单位办公室或总经部为档案工作归口管理部门。39档案管理工作需要强调的几项工作：（1）建设项目档案管理（2）电子文件归档管理（3）建立电子档案管理系统40档案管理工作（1）建设项目档案管理建设项目档案是建设项目从酝酿、决策到建成投产全过程活动的真实记录和缩影，是建设项目的重要组成部分，是机组达标投产的考核指标之一，也是进行生产经营的必要条件。近期公司转发了国家档案局《关于做好2005年国家重点建设项目档案工作的通知》41档案管理工作（1）建设项目档案管理工程建设项目档案管理工作要和工程建设同步推进建设项目档案管理不仅仅是建设单位单方面的工作，需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装等参建单位共同来完成确保从项目前期、开工、施工到竣工验收的各阶段档案资料的完整归档42档案管理工作（2）电子文件归档管理使用电子文件范围扩大、数量增多配合无纸化办公项目的实施需求实现电子档案管理的制度化、规范化43档案管理工作（2）电子文件归档管理制订和下发《中国华电集团公司电子文件归档管理办法〔暂行）》转发国家标准《电子文件归档与管理规范》44档案管理工作（3）建立电子档案管理系统转发国家档案局《关于加强企业档案信息化建设的意见》和下发《中国华电集团公司电子文件归档管理办法》中均明确提出系统各单位必须建立适应企业信息化要求的电子档案管理系统，为下一步公司系统档案管理网络的建立奠定基础。45档案管理工作（3）建立电子档案管理系统近期又下发了《关于重申建立电子档案管理系统和推荐电子档案管理软件的通知》（中国华电总函[2005]41号），再次进行了重申。请各单位高度重视此项工作，按照要求配备电子档案管理软件和相应的硬件设备，建立起电子档案管理系统。集团公司将适时进行检查。46档案管理工作（3）建立电子档案管理系统应系统有关单位的要求，结合本部实施情况，根据集团公司信息化建设总体规划，电子档案系统的技术框架应满足数据集中要求，将在公司本部实施的东方飞扬档案管理系统软件向全系统进行推荐。建议尚未建设或需要更新档案管理系统的单位于9月底以前与东方飞扬软件公司联系，集团公司将于十月举办软件安装、使用培训班，对购买软件单位的有关人员进行集中培训。473、发文范围及系统电话簿48发文范围为规范管理层面，明确发文范围，公司下发了《关于明确集团公司普发性文件发送范围的通知》（中国华电总[2005]506号）普发性文件直接发送单位共84家：分公司、代表处、办事处（共11家）内部核算单位（共3家）全资企业（共22家）控股企业（共45家）项目筹建处（共3家）49发文范围一些单位的下属企业不再由公司直接发文，而由这些单位进行转发：华电国际、华电能源股份公司贵州乌江水电开发公司华电福建、四川、云南发电公司上海华电电力公司参股企业不作为普发性文件直接发送单位50系统电话簿为方便系统各单位的联系，及时更新信息，在系统网站、公司本部办公网站上公布了系统电话簿公司系统新单位的设立、旧单位名称的变更，单位主要负责人、部门负责人的变更都需更新电话簿内容由各单位负责本单位电话簿信息的准确性。如需更新，请尽快与我们联系：联系人：关翔联系电话：010－51966000514、重要情况报告制度52重要情况报告制度为及时掌握和妥善处理集团公司系统发生的重大事件，保证公司改革、发展和稳定等各项工作的顺利推进，集团公司于成立之初就建立了重要情况报告制度，并下发了《关于建立公司系统重要情况报告制度的通知》（中国华电总[200