物业管理有限公司公文处理管理办法

物业管理有限公司公文处理管理办法总则为加强和规范物业管理有限公司（以下简称物业公司）公文处理工作，实现公司公文处理工作的科学化、制度化、流程规范化，根据《关于印发《中国铁建房地产集团有限公司公文处理办法》的通知》（地办〔2017〕43号）文件，制定本办法。本办法适用于物业管理有限公司机关和所属各单位。物业管理有限公司公文是企业实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。总部党群综合部是公文处理的管理部门，主管本单位的公文处理工作，并对下级单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。所属各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化人员建设，应指定一名领导分管公文处理工作，有专职人员负责公文处理工作，人员应当相对稳定。公文种类物业管理有限公司通用公文主要有：决议。适用于物业公司机关总部会议讨论通过的重大决策事项。决定。适用于对重要事项或重大行动做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、告知或者交流重要情况。报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。请示。适用于向上级机关请求指示、批准。批复。适用于答复下级机关请示事项。函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。专用公文是根据工作需要在一定业务领域产生的用于特定用途的公文。物业管理有限公司、物业管理有限公司党委各类公文适用范围：物业管理有限公司文件。用于向中铁地产报送请示、报告和意见；发布物业管理有限公司重要规章制度；转发中铁地产的重要文件；部署物业管理有限公司的工作和任务，下达、调整计划；重要的机构变动、人员任免、奖惩事项；其他需要以物业管理有限公司名义行文的重要事项。（式样1）物业管理有限公司函。用于与不相隶属机关联系工作、商洽问题；向所属单位布置单项工作和临时任务，下达、调整单项任务计划；答复所属单位的请示事项；转发文件；印发公司领导讲话；其他需要以物业管理有限公司名义行文的重要事项。（式样2）物业管理有限公司党委文件。向中铁地产党委报告、请示工作。用于传达贯彻党的路线、方针、政策和中铁地产的决定、决议、批示；向所属单位部署工作、答复问题；发布党委有关重要问题的决定、决议、指示、通知、通报等事项；党群组织变动、人员任免；通报、表彰、奖惩事项；其他需要以物业管理有限公司党委名义行文的重要事项。（式样3）物业管理有限公司党委函。用于与不相隶属的机关联系工作、商洽问题。向所属单位布置单项工作和临时任务，答复所属单位的请示事项；转发文件；其他需要以物业管理有限公司党委名义行文的事项。（式样4）物业管理有限公司纪委文件。用于传达贯彻中国铁建地产纪委的决定、决议、指示；向中国铁建地产纪委、物业管理有限公司党委报告、请示工作；向所属各单位部署工作、答复问题；反腐倡廉教育、查办案件、执法监察工作情况通报、总结；处分决定、批复、处理意见；其他需要以物业管理有限公司纪委名义行文的事。（式样5）物业管理有限公司工会文件。用于传达贯彻、转发上级文件，部署重要工作；向中国铁建地产工会请示报告工作；答复所属各单位工会的请示事项；其他需要以物业管理有限公司工会名义行文的事项。（式样6）物业管理有限公司团委文件。用于传达贯彻中国铁建地产团委关于共青团和青年工作的指示精神；向中国铁建地产团委报告、请示工作；向所属团组织部署工作、开展活动、答复问题；发布团委有关重要问题的决定、决议、通知等事项；通报、表彰、奖惩事项；其他需要以物业管理有限公司团委名义行文的事项。（式样7）公文格式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成，公文格式是对公文各要素的拟制及编排规则、通用纸张排版、印制装订等的规范性要求。公文用纸及版面要求（式样8）公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸（210mm×297mm），纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。公文版面天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋—GB2312（以下简称仿宋）体字，文字颜色均为黑色。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。文件中的“行”指一个3号汉字的高度加3号汉字高度7/8的距离（约10.39mm）。公文印制及装订要求印制要求双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm；印品着墨均匀，版面干净无底灰，字迹清楚；尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。装订要求左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm；骑马订或平订的公文，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。公文格式各要素（式样9、10、11）公文版心部分各要素划分为版头、主体、版记三部分。首页红色分隔线以上的部分称为版头；首页红色分隔线（不含）以下、末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；末页首条分隔线以下、末页分隔线以上的部分称为版记；页码位于版心外。版头份号。公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号。份号用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。涉及企业商业秘密的公文，划分为“核心商密”、“商业秘密”。密级和保密期限，一般用3号黑体字标注，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。紧急程度用3号黑体字标注，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，颜色为红色，使用小标宋体字。发文机关标志过长时，可编排成两行。下级单位的发文机关标志字号原则上不能大于上级单位的发文标志字号。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；“文件”二字应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。（式样12）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线（推荐高度为0.5mm）。主体1.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。发文机关名称较长时，可使用规范化简称。系统内部行文时，发文机关名称可酌情省略。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。所属各单位上报文件应使用主送机关全称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格。同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。层次序数可以越级使用，如只有两层，第一层用“一、”，第二层可用“（一）”或者“1.”。4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名。发文机关总分公司均使用规范化全称。除特定格式的会议纪要外，公文均应有发文机关署名。发文机关署名一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。6.成文日期。会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，为最后签发机关负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。7.印章。有发文机关署名的公文，均应加盖相应的印章，且应与署名机关相符。印章用红色，位置应端正，其下弧与成文日期下边缘相切，顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章居中下压发文机关署名和成文日期；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应，最后一个印章居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（式样13）8.附注。说明公文印发传达范围或联系人、联系方式等需要注明的事项。使用3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。9.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应另面编排，并在版记之前与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，并与正文中所涉及到的附件表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订时，附件可另册装订。应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号，并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。批转、转发、印发类公文，批转、转发、印发的内容应在正文成文日期之后另页编排。仅一项批转、转发、印发内容时，不作为附件列明；有多项批转、转发、印发内容时，应作为附件列明。（式样14、15）版记版记应当在偶数页上。版记中的分隔线。与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。2.抄送机关。指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，抄送机关之间属同类型同级机关的用顿号分隔，不同类型机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。主送机关移至版记的，主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。3.印发机关和印发日期。印发机关指公文的印制主管部门，一般应是各单位的综合办公室。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。页码页码是公文页数顺序号，一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文的特定格式公文的特定格式，是相对于通用格式而言，是通用格式的补充，包括信函和会议纪要格式等。采用特定格式印制的公文，与标准格式印制的公文作用与效力相同。信函格式（式样16、17）发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，红色小标宋体字居中排布，上边缘至上页边为30mm。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4mm处为一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，依次自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8（约4.85mm）。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。版记只写抄送机关，位于公文最后一面版心内最下方。首页不显示页码。纪要格式（式样18、19、20、21）纪要标志由“XXXXX纪要”组成，一般采用红色小标宋体字居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。纪要无主送单位，在版记中列明分送单位和部门。正文结束后不落款，不加盖印章。标注出席人员名单，在正文或附件说明下空一行左空二字用3号黑体字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人姓名，回行时与冒号后的首字对齐。必要时可标注出席人单位和职务。专题会议纪要由专题会议主持人签发，专题会纪要按部门流水编号。纪要格式有特殊要求的，可以根据实际情况制定。其他常用办文格式（式样22—26）物业管理有限公司的其他常用办文格式主要有：网络通知、呈批件、呈阅件、公文传阅单、发文稿纸。网络通知行文格式要求参照公文通用格式。行文规则行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。各级行政、党委、纪委、工会、团委可以各自名义单独行文，其他部门不得对外正式行文。行政、党委，以及其他同级组织或机构必要时可联合行文。属于各自职权范围内的工作，不得联合行文。联合行文按主办、协办单位依次签发，一般不使用复印件会签。向上级机关行文，应当遵循以下规则：原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。下级单位部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级行政、党支部同意或者授权。下级单位的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级机关负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级机关报送公文。向下级单位行文，应当遵循以下规则：主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。公文内容涉及多个部门职权范围内的事项，应当主动协商会签；有关部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。上级机关向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级机关。同一机关内，请示工作应使用“呈批件”；汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果，应使用“呈阅件”。（一）“呈批件”和“呈阅件”必须有部门主要领导签字，如内容涉及其他部门职能，应会签。（二）“呈批件”不得同时分送两位以上领导阅批。（三）送领导传批、传阅的公文，原则上按照领导同志的排序依次呈送。“呈批件”由后往前送批，“呈阅件”由前往后送阅。（四）“呈批件”和“呈阅件”作为机关内部文件，由各部门起草、管理，并与正式公文一并交档案部门存档。（五）物业所属各单位有请示或报告事项，不能直接递交总部呈批件，按公文管理要求需给总部递交正式行文。发文办理发文办理指以本机关名义制发公文的过程，主要程序包括起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发等。起草。公文起草应当做到：符合国家的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。主题突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，表述准确，直述不曲，文字精练，内容简洁，字词规范，标点正确。公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。人名、单位名称、地名、数据和引文应准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。应当使用国家法定计量单位。使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写方式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。涉密公文，应当根据国家和企业的保密规定标注相应的密级。审核。公文签发前，应当由发文机关行政办公室进行审核。发文前由党群综合部核稿；以党委、纪委、工会、团委名义发文分别由其办公部门先行核稿。规章制度性公文在签发前，应当由法律事务部进行法律合规审核，党群综合部统一印发。公文审核的重点是：1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3.涉及有关部门职权范围的事项是否经过充分协商并达成一致意见。4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合规定。5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门，并说明理由；符合发文条件但内容需作修改的，应当与拟稿部门协商或请其修改，修改后需经拟稿部门领导确认、核稿人员复核。未经办公室审核的公文和未经法律合规部审核的规章制度性公文，不得送领导签发。签发。公文应当经本单位领导审批签发。（一）重要公文和上行文由主管领导签发；平行文及网络通知，由主管领导签发或者分管领导签发。经领导人签发的公文，不得擅自改动。（二）会议纪要由会议主持人签发。（三）签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。复核。已经发文机关负责人签批的公文，印制前，应当进行复核。重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签录在收文登记本中。（二）登记。对公文的主要信息和承办部门等详细记载，录入OA系统。（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文不予承办转发，应当及时退回来文单位。（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。收到上级单位公文，原则上按照领导同志的排序依次呈送，由前往后送阅批示。收到所属各单位公文由后往前送批。（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。一般不得在公文原件上进行签批或签名。重要批示应与公文原件一同归档。公文的督办工作由党群综合部负责。公文办理时限要求：上级机关交办的公文，一般应在两周内办结；每个环节审批人员应在一个工作日内完成回复；有具体时限要求的，从其要求。收到各分公司公文，一般应在一周内给予回复；总部机关每个流转环节审批时限应在一个工作日完成；分公司行文报请紧急事项的，总部业务部门直接与分管、主管领导沟通及时给予答复。（三）机关部门之间会签公文，原则上不超过3个工作日，超时需提前与主办部门协调，否则将视为同意。公文管理公文由各级党群综合部门设专（兼）职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。各单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照