民生档案远程服务资源平台建设的探索与实践研究-档案管理论文

9/9民生档案远程服务资源平台建设的探索与实践研究-档案管理论文

Abstract：Theresourceplatformconstructionisthecorecontentofthepeople'slivelihoodarchivesremoteservice.Withthedeepeningofsocialinformatizationconstruction，especiallythedeepintegrationofinformationconstructionandpeople'slivelihoodarchiveswork，itisamajorissuefacingthearchivesdepartmenthowtouseinformationtechnologytobuildthepeople'slivelihoodarchivesremoteserviceresourceplatform.Thispaperintroducestherealisticbasis，guidingideologyandmaintaskoftheresourceplatformconstructionofthepeople'slivelihoodarchivesremoteservice，anddescribestheplatformconstructionprocessfromthetheoverallplanning，resourcestandardandresourceintegrationoftheresourceplatform.Onthisbasis，Iputforwardsomeideasandthinking.

Keywords：ThePeople'sLivelihoodArchives；RemoteService；ResourcePlatformConstruction

民生档案远程服务，是为了满足公众方便查阅档案的现实需求，以民生档案资源共享为基础，运用互联网等相关技术，实现民生档案资源的跨空间查询与利用。民生档案远程服务的平台建设是集应用系统平台、资源平台、技术平台等于一体的综合性平台体系建设，其中，作为承载民生档案数据库等信息的资源平台的建设是远程服务的一项重要基础性工作，它是对历史积淀下来的各类异构档案资源的选择、清洗与整合的过程，对实现民生档案资源的共建共享、统一检索具有重要意义。

1资源平台建设的现实依据与理念

1.1现实依据。近年来，政府重视民生问题，并出台一系列惠民政策，公众档案利用需求不断增加，关乎公众切身利益的民生档案日益被档案界所重视。以“公众为中心”成为档案部门在档案信息服务中遵循的宗旨。然而长期以来，由于管理水平、技术条件等因素的限制，积淀多年的各类民生档案资源面临着存储、安全等诸多问题，且其存放方式呈现出分散状态，公众查阅利用十分不便。探索新的民生档案资源管理模式成为档案部门的重要目标，也是公众便捷利用档案的诉求。

随着信息化进程的提速，档案部门更加注重信息技术在民生档案资源管理与服务中的应用。前国家档案局局长杨冬权曾在“全国档案局馆长会议”中明确指出：“在加强档案资源建设的同时，加快采用信息技术，充分利用网络优势，建设覆盖广泛、内容丰富、检索方便、利用快捷的方便人民群众的档案利用体系。”信息化的发展为民生档案资源的有效连接与系统整合创造了有利条件。民生档案远程服务资源平台建设正是公众便捷利用档案的内在需求与信息化发展的外在驱动合力推动的产物，是民生档案资源管理模式向深层次转型的具体表现。

1.2建设理念

1.2.1共建共享理念。现阶段民生档案资源配置存在布局分散、建设重复等问题，传统的管理方式已不能满足公众的档案利用需求，然而以打破部门利益格局来实现实物档案资源的优化整合显然是行不通的，借助网络技术建设具备远程查询功能的民生档案资源平台则成为解决上述问题的有效办法。资源平台建设的主要目标是借助档案信息资源整合所带来的规模效应来提升民生档案管理与服务的综合能力，实现民生档案资源共知共享共用，这就需要成员部门在信息化环境下形成一个既分工又合作的共建网络，共同推进民生档案资源的集成管理与优化配置。

1.2.2“时空”理念。远程服务资源平台建设是通过整合成员部门范围内的民生档案目录或全文数字化成果来达到民生档案资源的网上共享，可以说区域性民生档案目录、全文等数据库建设是资源平台建设的一个具体体现，是事关远程服务成功与否的重要环节。鉴于民生档案自身特点，档案馆在进行民生档案数据库建设时必须从区域整体进行考虑，不能仅局限于馆藏民生档案资源，同时也要加强对相关基层进馆单位数据库建设的指导，为其今后数据库的移交、整合做准备，此所谓资源平台建设的空间理念。此外，民生档案数据库建设还应做到对数据的及时追加与整理，确保民生档案增量数据的定期汇集与补充，使数据库资源能够持续保有新鲜度，更好地服务公众，此所谓资源平台建设的时间理念。

1.2.3利用?楸纠砟睢Ｔ冻谭?务资源平台建设是档案工作积极融入“互联网+”发展大势的举措，它旨在通过网络技术改变原有资源配置状态，将民生档案资源与信息系统两个互相独立的要素联结成为一个具有共享能力的网络资源中心，实现对民生档案资源的集成管理与整合。由于资源平台建设主要是围绕民生档案资源展开的，而民生档案种类的多样性、广泛性和地方性则使得各级各地档案馆在进行资源平台建设时不得不统筹考虑远程共享的效益问题，即如何最大限度地提高民生档案资源的利用效率，包括如何使平台的资源切合公众的查档需求，如何使公众更为便利地运用平台。因此，从公众最关心的实际问题出发，准确把握公众需求，成为远程服务资源平台建设的重要原则与参考指标。2资源平台建设的指导思想与任务

2.1指导思想。从民生档案工作总体布局出发，密切结合国家档案信息化建设整体规划和地区实际需要，以技术发展和社会需求为先导，以资源优化整合为主线，以共享为核心，进行资源平台基础条件、机制、模式等建设，构建布局合理、功能齐全、开放高效的资源平台。同时依托智慧网络，逐步建成具有高度集成性、交互性和共享性的民生档案资源共享体系，全面提升民生档案服务能力，让公众在人性化的操作细节中，更深刻地体会便捷、有序、安全的档案服务，为有效实现公众档案利用权利奠定基础。

2.2主要任务

2.2.1民生档案资源共享化。民生档案数量庞大、种类繁多，且被分散保管于不同的档案馆和涉民部门，虽然近年来档案行政管理部门积极推进档案信息化建设，引进信息化技术开展民生档案资源整合的实践，但长久以来部门之间“各自为政”的状态使民生档案资源共享难以真正实现。档案馆如何在自身民生档案资源有限的条件下，并在不改变各类民生档案归属与流向的前提下加强与其他档案部门和业务部门的合作成为一个关键问题。民生档案远程服务是智慧城市建设下的产物，其资源平台建设的一项重要内容是要建成一个集民生档案资源存储与共享服务的资源管理中心，为一定范围内民生档案目录、全文等数据库的共建提供载体，在此基础上形成跨空间的民生档案资源共建共享共知体系，以实现不同部门之间民生档案互查共享的目标。

2.2.2民生档案?z索规范化。不同部门的民生档案信息化建设由于各自所依托的技术单位不同而呈现出自身的独特性，资源整合过程中的信息化建设标准也存在很大差异。因此，针对不同来源、不同结构的数据库集成，需要探索新的整合机制与模式。信息技术的高速发展为民生档案资源整合提供了一个新的契机，民生档案远程服务资源平台建设正是基于各部门档案数字化不断推进的一种创新与尝试。作为资源管理建设项目，平台建设应重点考虑民生档案资源各项标准规范的设立，注重资源的标准化管理，通过建立一套涵盖全方位的民生档案资源标准规范体系来实现民生档案资源的统一检索与利用服务，达到优化资源存储结构的目的，为公众提供一种规范化的资源检索环境。

2.2.3民生档案利用便捷化。现实生活中，民生档案“查不到、查不全、多部门折腾”一直是公众抱怨的主要问题。民生档案远程服务资源平台建设的主要方向是安全集中地保存包括婚姻档案、知青档案、社保档案等在内的民生档案资源，创建科学的民生档案数据库，在功能上实现档案资源整合、接收、移交以及相互授权基础上的查询利用。其建设实质是通过搭建一个民生档案资源共享、互联互通的平台，优化服务流程，使公众无需往返奔波，到就近的档案馆或社区事务受理中心或涉民部门办事中心就可查阅到自己所需要的档案资料，并当场获取档案证明，改善公众的民生档案利用状况。

3资源平台建设的路径与实践发展

民生档案远程服务资源平台建设是以上层推动为起点，并在区域整体层面的统筹规划和顶层设计的基础上逐步推进的。因此，可以将远程服务资源平台建设过程划分为两个阶段：整体规划阶段和全面推进阶段。整体规划阶段即从全局角度出发对民生档案资源的整合与共享进行提前规划，通过综合考虑组织机构、制度、标准等多方面因素来确保区域内资源平台建设的如期完成。全面推进阶段是在整体规划阶段基础上的推广实施过程，该阶段的主要任务是完成联网系统与重要民生档案数据库的总体建设，以此推动远程服务资源平台整体架构的基本形成。

3.1整体规划阶段

3.1.1设立组织机构。在整个民生档案远程服务链中，资源平台起到核心环节作用，它充分利用现代信息技术和区域性网络系统，整合区域内各级综合档案馆、专业档案馆以及部分涉民部门的档案资源。由于参与平台建设的相关部门彼此之间并没有行政约束力，其相互合作具有自发性与分散性特点，加之没有具体法律法规的支撑与保障，致使各部门在合作时缺少纲领性指导。因此，从网络系统的建立到资源整合继而到资源共享的整个平台建设过程中，都需要有一个能够统领全局的组织机构来消除部门之间的联系障碍，通过制定和颁布一系列制度、条例、规范，保证资源平台建设向着有序的方向发展。如上海市远程服务资源平台建设由各区县档案馆在市档案局的统一领导下共同开展，这实质上是形成了一个由市档案局领导的，各区县档案馆共同参与的具有权威性的档案信息协调组织。海宁市远程服务资源平台是“一级部署、三级运用”的联动方式，市档案局全面负责平台的统筹规划、组织协调工作。[1]

3.1.2建立标准体系。在信息化浪潮下，标准化建设是实现互联互通、资源共享的基础。远程服务资源平台建设涉及众多部门、人员与大量数据信息，为保证各部门工作协调统一，防止“信息孤岛”现象出现，建立一套包含网络基础设施标准、平台总体框架标准、数据库建设标准、接入系统的各相关部门的资源管理标准、工作流程规范标准等内容的完整的平台建设标准体系非常必要。如天津市各区县档案馆依托出台的民生档案共享数据库标准开展民生档案专题目录、全文数据库建设。目前，上海市在进行远程服务资源平台建设时提前规划档案专门数据库、数据采集标准、数据项等，通过充分发挥这些标准的导向作用，确保各部门数据适用性的统一及平台整体效能的实现。

3.1.3确立平台架构。为有效建立民生档案远程服务资源平台，必须从整体上确立资源平台的具体架构。首先，在区域范围内借助已有的政务网络，建立贯通整个区域的联网系统，实现各级档案部门之间、档案部门与涉民部门之间在统一平台基础上信息资源的共建共享。其次，以综合档案馆为主体，加大民生档案接收力度，开展统一标准的民生档案资源体系建设，在此基础上有计划有重点地整合民生档案目录或全文数据，建立涵盖公众切身利益的婚姻、知青、社保等诸多领域的民生档案数据库。最后，按照整合、共享、完善、提高的要求，建立平台资源共享机制，以其为纽带，促进民生档案资源的积聚与交流，进而实现资源的跨库检索和高速共享。如济南市档案局统一认识，理顺思路，在对网络建设、资源整合等重大问题进行统一部署下开展远程服务资源平台建设。[2]3.2全面推进阶段

3.2.1网络系统建设。借助档案信息化成果和已有的政务网搭建民生档案区域性网络系统，是进行远程服务资源平台建设的前提条件，也是平台建设的重要载体。当前，各地结合自身实际情况谋划民生档案共享模式，贴近百姓开展网络系统的建设。其中，搭建区域馆际网络系统是一种重要的模式选择，市级综合档案馆、专业档案馆与各区（县、市）档案馆可通过建立该网络系统实现馆际民生档案资源共建共享。如南京市各区（县）档案馆在南京市档案局的领导下，依托南京市民生档案和开放档案信息共享网络系统，开展远程共享民生档案资源建设与信息服务。[3]上海市各区（县）档案馆统一采用上海市档案馆开发的民生档案远程服务系统进行各种数据库建设。

除了搭建区域馆际网络系统外，档案部门还可以建立深入社区、涉民部门的馆社、馆室网络系统，将民生档案远程服务延伸至村镇、街道等基层站点，实现民生档案资源在不同领域内的管理与利用。如上海市浦东区档案馆建立了涵盖社区查档、村居档案管理等功能的档案管理系统，实现了民生档案资源管理与利用的前移。浙江省海盐县档案馆探索馆社、馆室民生档案共建共享新模式，在政务外网构建海盐县档案信息资源远程利用系统，并将该系统推广覆盖至全县所有便民服务中心、综合服务中心及相关涉民部门，实现了婚姻、知青等重要民生档案专题数据库的共建共享。[4]

3.2.2资源体系建设。为推进远程服务资源平台建设，切实做到服?彰裆?，建立覆盖广大群众切身利益的民生档案资源体系是根本。根据实际情况和公众需求不断调整民生档案收集范围，是新时期档案工作的重点。首先，对馆藏民生档案摸底，积极开展馆内民生档案规范管理工作，同时加大对与民生有关的各类档案的接收进馆，使档案馆服务民生拥有更加充足的资源。如天津市和各区（县）档案馆将公众利用率较高的民生档案优先接收进馆，除保证婚姻、知青等民生档案接收进馆外，每年还结合实际新接收多种民生专业档案。[5]其次，通过调研走访，确定重要民生档案形成部门，科学指导各涉民部门的档案管理工作，从源头上保障民生档案齐全完整。如近年来上海市各区（县）档案馆会同人口计生、民政、社保等部门，加强了对民生档案的建档指导和接收进馆工作。

在进行民生档案资源体系建设的同时，还要积极开展民生档案数字化工作，推进民生档案数据库建设，这是信息化时代民生档案管理的重要方式，也是事关远程服务成功与否的基础环节。民生档案的利用直接关系到公众的切身利益，为保障公众高效地利用档案，在进行远程服务资源平台建设时应科学筛选优先共享档案范围，根据公众需求确定平台建设的内容与方向，择利用率高、覆盖面广的重要民生档案先录入、先扫描，先整合、先共享。当前，多数档案馆将馆藏量大、利用率高的民生档案，如婚姻档案、知青档案、社保档案等列入优先共享档案范围，对其进行优先数字化，并在此基础上建立便于查找利用和导入档案管理系统的目录、全文等民生档案专题数据库。如济南市各级档案馆分阶段积极稳妥地推进技术平台建设，为完善全市民生档案远程服务机制的功能，对涉及公众切身利益的档案优先接收进馆、优先数字化处理。[6]浙江省嘉善县档案馆为全面开展民生档案“就近申请、远程出证”工作，有针对性地实施民生档案数字化的专项摸底工作，对婚姻、知青、精简、房产等民生档案进行优先数字化，建立了婚姻、知青等民生档案专题数据库。[7]

3.2.3共享机制建设。远程服务资源平台的运行评价体系是以资源的整合量、覆盖面、共享程度等因素作为评价指标的，其建设的总体目标是充分开发民生档案信息资源，实现民生档案资源共享，满足公众快捷查档的需求，可以说平台的资源建设和资源共享状况直接影响着平台的运行效果和总体目标的实现。为维护平台的顺利运行，各合作部门应当相互联动、各司其职，通过宏观协调，搞好分工协作，共同完成对离散共享价值高的民生档案资源的采集、加工与整合，并最大限度地实现资源的开放与分享。然而共建共享涉及产权归属、信息安全等多方面问题，这就需要建立一套有效的机制来保障其实施。近年来，上海、济南、天津等省、市建立了资源共享的产权机制、监督机制、管理机制及专业人才任用机制、资源共建共享的具体管理办法等一系列机制，以更好地实现民生档案资源的共建共享。档案部门还可通过创新运行模式来促进民生档案资源的共建共享。目前，长春、上海等多省、市档案局采用“档案目录信息集中，全文信息分散”的模式建立民生档案共享的信息资源平台。[8]湖州市在进行远程服务资源平台建设中，采取“资源自建、信息共享”模式，将下辖三县两区及市本级6家国家综合档案馆档案资源进行整合。[9]

4资源平台建设的相关思考

4.1加强宏观指导，保证民生档案有序化管理。档案部门应加强对资源平台建设的宏观指导，以确保平台建设顺利进行。一是争取政府支持，建立统筹协调机制。档案部门要紧紧依靠当地政府，争取政府出台加强档案工作的意见，把民生档案工作列入本级政府的检查、考核范围，切实加强对民生档案工作的领导与协调，建立政府统筹领导、档案部