2012培训高峰会WBS词典

执行组长：组织协调组：协助执行组长组织开展工作拟订筹备工作计划组织筹备会议协调各职能小组工作总结记录各组工作评价(附)(一)文秘组：向会务组提出文秘组预算需求标准：报经组委会同意2)最迟完成时间：8月21日拟订下发《2012年分公司优秀讲师公示名单》标准：收集各系列评优人员名单分公司OA通知公示最迟下发时间：8月22日拟订下发《获奖人员资料上报通知》标准：1)所有资料一次性上报2)最迟下发时间：8月24日收集获奖人员资料、参会回执标准：1)收齐所有资料2)最迟收齐时间：8月28日《表彰会座次表》、《晚宴座次表》、《签到表》标准：1)最迟完成时间：8月30日制作《表彰会会议手册》标准：1)包含完整内容2)设计美观3)8月30日前交给会务组拟订下发《分公司2012年培训高峰会参会通知》标准：1)通知内容完整分公司OA通知公示最迟下发时间：9月3日撰写、打印《欢迎函》标准：1)别于《节日贺辞》、《致教师节的一封信》2)最迟完成时间：9月3日撰写、打印《节日贺辞》标准：别于《欢迎函》、《致教师节的一封信》2)最迟完成时间：9月3日撰写、打印《表彰决定》标准：1)最迟完成时间：9月3日撰写《致教师节的一封信》标准：别于《欢迎函》、《节日贺辞》2)最迟完成时间：9月3日撰写颁奖领导《邀请函》标准：撰写每一位参会领导的《邀请函》2)最迟完成时间：9月3日13.发《邀请函》标准：1)发《邀请函》至每一位参会领导便笺2)发送时间：9月4日撰写《短信提示信息》标准：1)编辑“报到、参会、晚会、活动、集合、返程”环节六条提示短信，并标注群发时间2)确定分公司信息发送人制作获奖人员《荣誉证书》标准：打印每个获奖人员对应证书2)最迟完成时间：9月3日沟通收集《总公司贺辞》标准：1)沟通收集培训中心、个险培训部、银保培训部、电销培训部总经理贺辞视频1分钟；2)最迟完成时间：9月3日(二)文案组：向会务组提出文案组预算需求标准：报经组委会同意4)最迟完成时间：8月21日拟订《表彰会会议流程》标准：1)最迟完成时间：8月21日向文秘组提出资料上报要求标准：1)详尽的所需资料清单2)最迟完成时间：8月22日4.制作《大会PPT》标准：1)依据大会流程2)模板色彩适宜3)最迟完成时间：9月3日5.制作《获奖人员PPS》标准：版面风采设计2)包含个人信息、照片、专长课程3)最迟完成时间：9月3日制作《往届高峰会怀旧片段PPS》标准：借鉴2010前片段+2011年片段最迟完成时间：9月3日设计背景墙标准：1)最迟效果图定稿时间：8月30日8.设计明星墙标准：1)最迟效果图定稿时间：8月30日9.撰写《分公司2013年培训高峰会方案》PPT各系列方案(或统一方案)2)最迟完成时间：9月3日(三)会务组：提出会务工作组预算标准：5)报经组委会同意6)最迟完成时间：8月21日2.预订场地标准：1)控制费用在预算之内2)会场容纳160-200人会场支持双投影入场红地毯、明星墙(会场门内侧或外侧会场每个位置视线良好晚宴餐厅满足活动组要求7)最迟完成时间：8月28日电子屏、条幅标准：1)电子屏、条幅内容编写2)最迟完成时间：9月3日4.制作背景墙控制费用在预算之内3)最迟制作完成时间：9月6日5.制作明星墙标准：控制费用在预算之内3)最迟制作完成时间：9月6日制作X展架标准：1)根据会场确定摆放数量2)最迟制作完成时间：9月3日制作接待台标准：制作接待台桌牌最迟完成时间：9月3日制作领导桌牌、参会人员胸牌、桌牌、会议手册标准：1)确保无遗漏和空白备用2)最迟完成时间：9月3日准备礼仪用托盘标准：1)根据礼仪组需求提前协调宾馆准备托盘托盘红布铺垫3)最迟完成时间：9月6日准备笔记本电脑、投影仪、主持麦克标准：笔记本、投影仪要多准备一套备用主持人麦克电池充足3)最迟完成时间：9月6日向采购组提出表彰会会场所需非文案设计类物品需求标准：1)控制费用在预算之内2)确定所需用品名称、规格、数量3)最迟完成时间：8月30日向采购组提出晚宴会场所需酒水等物品需求标准：1)控制费用在预算之内2)确定晚宴所需物品名称、规格、数量3)最迟完成时间：9月3日收集全部会务所需用品标准：收集齐2)提前一天送达会场会标、背景墙、明星墙、X架、鲜花、桌牌、会议手册、笔、矿泉水、座次2)9月7日上午10点前布置完毕布置晚宴会场1)座次、酒水9月7日下午18:30前布置完毕制订会务预算标准：1)征询各工作组费用预算2)汇总统筹各工作组预算3)制作呈批4)最迟完成时间：8月21日(四) 主持组：1.撰写主持稿标准：依据大会流程最迟完成时间：8月30日2.撰写访谈稿标准：1)提前设计访谈流程、问题2)最迟完成时间：8月30日标准：确定5位访谈人员并提前进行沟通2)最迟完成时间：9月3日组织主持排练标准：1)9月3日前排练2)9月6日上午排练5.主持表彰会标准：1)按流程主持处理好应急事件(五)配乐组：向会务组提出配乐组预算需求标准：报经组委会同意2)最迟完成时间：8月21日确定备选音乐标准：1)依据表彰大会流程、晚会流程2)8月30日前准备好表彰会、晚会各环节音乐确定电脑支持播放格式3.确定音乐标准：1)9月3日前确定好主持人所需音乐，并在各环节标注音乐名称4.配合主持排练标准：1)9月3日前排练2)9月6日上午排练5.试放表彰会音乐、PPT、PPS、视频等标准：9月6日上午提前测试无误确保合拍有应急备选预案(六) 节目组：丁海泉、安丰伟、包红向会务组提出节目组预算需求标准：报经组委会同意最迟完成时间：8月21日预订开场节目标准：1)8月30日前确定2-3个备选节目报经组委会同意9月3日前确定开场节目报文秘组机构上报节目要求标准：1)节目要求详尽、合理8月22日前报文秘组节目上报要求收集机构节目标准：1)8月30日前汇总文秘组所收集节目甄选甄选确定机构节目标准：9月3日前会同大会、晚会主持人确定节目组织排练分公司节目标准：8月30日组织策划分公司表演节目2)9月3日前进行分公司表演节目排练配合场控人员联系节目演员标准：1)确保开场节目人员提前到位2)及时联系各环节节目表演人员(七)场控组：配合主持排练标准：1)参与每次主持人排练2.准备礼花标准：1)确定放礼花人员现场及时放礼花掌控表彰会现场标准：1)掌控表彰会的每个环节顺利进行及时提醒每个环节相关人员到位组织安排照相标准：1)协调表彰会场、晚会会场照相2)提前设计好合影人员排序组织好合影排队联系合影照相人员协调照相、录像标准：1)联系协调照相、录像人员处理应急事件标准：1)处理好应急突发事件2)确保会议顺利进行配合组织协调人员工作标准：1)配合组织协调人员临时交待工作(八)接待组：1.签到台值班标准：1)摆放签到台保持良好的仪容、仪态做报到路线提示发放参会资料标准：1)提前按机构梳理好2)对应发放动态关注报到人数标准：1)联系未报到机构领队适时向会务组通报报到人数4.领导接待标准：1)适时接待好每一位参会领导(九)礼仪组：向会务组提出预算需求标准：1)报经组委会同意2)最迟完成时间：8月21日2.确定礼仪标准：1)9月3日前确定好礼仪2)准备好礼仪所需用品3.现场指导安排礼仪标准：1)依据大会流程培训、指导礼仪2)提前估算节奏，确保礼仪有条不紊的上下台包装、理顺奖品标准：1)提前按顺序理好奖品、证书2)对需要包装的奖品提前做好包装协助礼仪递送礼品标准：1)如有大件奖品，请提前安排人员协助搬运上台6.服务领导标准：1)领导入会场前，安排礼仪提前为其带胸花2)安排礼仪引领领导入场、上台颁奖(十)采购组：采购表彰会奖品标准：1)控制费用在预算之内预定奖品为讲师工具包(激光笔、录音笔、麦克等，)备选折叠自行车根据文秘组提供的数量选择2-3家可提供可报发票的供货商(价格、结算、供货时间)报经组委会同意竞标负责物品交接礼仪组前的保管及颁奖后的奖品核对与回收最迟完成时间：9月4日(特别注意发货时间、天气等)采购奖杯、牌标准：1)根据文秘组需求采购负责物品交接礼仪组前的保管3)最迟完成时间：8月30日3.采购证书标准：1)根据文秘组需求采购2)负责物品交接礼仪组前的保管3)最迟完成时间：8月30日4.采购表彰会非文案设计性物品标准：1)费用控制在预算之内2)根据会务组需求采购负责物品交接会务组前的保管4)最迟完成时间：9月4日采购表彰会、荣誉宴酒水等物品标准：1)费用控制在预算之内2)根据会务组需求采购负责物品交接会务组前的保管4)最迟完成时间：9月6日预订台花、胸花标准：1)根据会务组需求采购2)负责追踪表彰会当日10:00时送达3)最迟完成时间：9月6日7.采购礼花标准：1)数量6支2)确保礼花质量3)最迟完成时间：9月4日采购晚会奖品及用品标准：1)控制费用在预算之内2)根据晚会组需求采购负责物品交接晚会组前的保管4)最迟完成时间：9月4日采购活动瓶装水等食用品标准：1)控制费用在预算之内2)根据活动组需求采购负责物品交接活动组前的保管4)最迟完成时间：9月6日10.采购其它用品标准：1)及时采购经组委会同意的其它物品2)负责物品交接给用方前的保管(十一)晚会组：1.向会务组提出预算需求标准：1)报经组委会同意2)最迟完成时间：8月21日制订晚会方案标准：1)制订自晚餐前至结束时间段内的完整方案2)报经组委会同意3)最迟完成时间：8月30日向采购组提出晚会奖品、用品需求标准：控制费用在预算之内确定所需用品名称、规格、数量6)最迟完成时间：8月30日确定晚会会务人员及安排标准：1)确定人员角色分配2)报经组委会同意3)最迟完成时间：8月30日组织晚会活动标准：1)领导满意2)参会人员多数满意(十二)活动组：1.向会务组提出预算需求标准：1)报经组委会同意2)最迟完成时间：8月21日制订活动方案标准：1)制订活动期间完整方案2)报经组委会同意3)最迟完成时间：8月30日向采购组提出活动所需物品需求标准：1)控制费用在预算之内2)确定所需物品名称、规格、数量3)最迟完成时间：8月30日4.确定旅行社标准：1)目的地(水帘峡)2)选择可提供会务费发票的2-3家旅行