档案管理制度(行政管理制度之二)

档案治理制度第一章总则第一条为了更好地贯彻落实国家有关档案工作的法规、政策和规定，标准档案的治理，确保档案的完整与安全，加强本公司档案工作业务建设，提高档案治理水平，特制定本制度其次条公司档案室负责公司文件档案资料的收集、整理、立卷、保存、借阅、销毁工作。第三条行政治理中心负责公司文件档案资料治理的监视、检查、指导工作。其次章归档范围第四条行政类文件资料1、公司的规章制度、标准标准、规定方法及会议记录、纪要、会议决议、打算等；2、公司经营治理文件、经营打算书、进展规划、总经理办公会议纪要、决议、重要岗位人事任免以及公司重要的客户资料等资料；3、公司发出的报告、指示、打算、通知、通报、纪要、领导讲话稿、月、季、年度报表等；4、企业营业执照、银行开户许可证、组织机构代码证、社会保险登记证、税务登记证、批准证书、资质证书、土地使用证、房屋产权证、企业章程、合同、协议等资料原件，〔驻外机构可供给相关复印件；5、公司资质、工商、税务年检资料、质量体系年审、企业资金、法人、股东、股权、经营范围等变更事项所涉及的相关资料；6、公司主管部门、上级机关来文，包括上级对公司的报告、请示、申请的批复文件等；7、公司工程投资前期市场调研、投资分析、工程建议书、可行性报告、立项报告等；8、公司对外宣传广告、筹划方案、设计样稿、印刷品、光盘、摄、录像带、各种荣誉证书以及企业的历史沿革、大事记、重要活动的剪报、照片、录音、录像等文件资料；第五条工程设计类文件资料1、工程造价、工程材料设备选购、工程承包、分包合同〔协议；2、工程招标文件、中标通知书、工程预、决算及审计报告等资料；3、工程施工方案、图纸、合同及政府关于市政设施使用的相关文件资料；4、工程报告、批复、开工报告及施工许可证、工程计划、工程会议纪要、工程施工统计记录等资料；5、工程安全、工程监理、工程质量等施工现场治理文件资料；6、工程设计方案、设计合同〔托付书、设计交底、图〔施工变更联系单等资料；7、工程竣工验收〔含分项验收〕资料。第六条财务类文件资料1、财务会计账册、报表、财务印鉴模板等资料；2、财务分析报告、资金打算表、财务审计报告等资料；3、借贷合同、银行帐号、授信文件、企业担保等文件资料；4、企业注册、工程投资等验资报告、企业资信证明等文件资料；5、各级财政、税务部门来文及相关财务税收政策的收集保管；第七条人事类文件资料1、在职员工花名册；2、员工人事档案〔含照片、登记表、简历、学历、学位、职称、身份证等复印件、上岗证、入职手续、安康检查表等；3、劳动合同〔含试用、实习、社会保险记录等资料；4、人事任免、工作异动记录、嘉奖处分打算等资料；5、员工在职培训、学习记录、职称、任职资格变动记录、企业对员工的工作考评结果等资料；第八条其他在企业保密制度中规定的保密范围内的文件资料及信息〔包括电子文件及相关资料；第九条公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等第三章档案的治理第十条档案的分类。档案分为文书档案、业务档案、科技档案、特种载体档案。第十一条档案编目。档案室应编制室藏全部档案的案卷名目、卷内文件名目。第十二条 档案统计。建立档案统计工作，编制档案根本状况统计表对档案数量档案借阅人次档案利用效果、档案编研状况进展统计。统计数据以原始记录为依据，做到准确无误。第十三条 档案室的治理。配备特地库房，做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等防护工作。第十四条 档案存放应有铁制箱柜，排列有序，并编制档案存放示意图。第十五条比照片、胶片、磁带等特别载体的档案必需配备特制的设备进展治理。第十六条定期对档案保管状况进展检查、清理、核对，做到帐物相符；对破损档案准时进展修补和复制。第十七条建立全宗卷，以积存存储学校的立卷说明，分类方案，交接凭证，检查记录和全宗指南等。第十八条档案治理现代化应纳入办公自动化系统，同步进展，以提高科学治理水平和效劳效率。第十九条归档要求：1、归档的资料必需齐全完整，文件材料必需是原件。2、应归档的文件材料必需字迹清楚，工整，纸张及文件格式符合国家要求。严禁使用圆珠笔，铅笔，纯蓝及红墨水等书写材料。3、归档的文件必需保持其文件之间的历史联系，区分不同价值，并进展科学的分类、立卷、编目。4、案卷题名应精准反映卷内资料的内容。5、资料归档必需办理移交手续。其次十条文件材料的归档时间1、各中心或部门的文件资料，应当在每年6月底和12月底前，将前半年的资料归档。2、会计档案在会计年度终了后，由财会部门整理立卷，保管一年后移交档案部门。3、设备档案在设备开箱时必需会同档案人员进展技术资料核对登记，与安装调试记录等文件材料一并整理归档。其次十一条文件材料的归档份数1、各类文件材料一般归档一式一份。2、重要的和利用频繁的文件材料可一式两份或适当增加其归档份数。3、档案室应对文件材料的形成，积存，整理和归档工作进展指导，监视和检查。第四章档案的保管其次十二条档案室应做好档案的保管工作，维护档案的完整与安全。其次十三条存放档案必需有专用柜架。在排列上架时，应依据类别和保管单位的次序，从左至右，自上而下，以便于治理、查找和利用。其次十四条存放照片、录音带、磁带、光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒，按编号挨次排列在专用柜内。其次十五条保管质量，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案进展修复，觉察问题准时处理。其次十六条使用明火。其次十七条必需严格检查、消毒，档案柜内应放置防霉、防虫药物。其次十八条借出档案应在规定时间内归还。第五章档案的借阅其次十九条公司的全部工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。第三十条公司员工因工作需要〔查〕借阅档案时，应填写《档案〔查〕借阅申请表》，经本中心或部门领导审批〔查阅手续。第三十一条在〔查〕借阅档案时，应做到以下几点：1、按规定办理〔查〕借阅手续，定期归还；2、应当疼惜档案，不得遗失；3、所〔查〕借阅的档案，不得随便折叠和拆散，严禁随意更改和涂写；4〔查〕借阅和归还档案时，档案治理员清点档案，做好《档案〔查〕借阅登记表》。5取相应措施，必要时，应追究当事者相应责任。6、借阅者在归还档案时必需填写档案利用效果记录。7览的档案文件前方可办理调离或离职手续。8、外单位人员〔查〕借阅公司档案时，应持所在单位的介绍信和本人有效证件，行政治理中心审批同意后，方可进展〔查〕借阅，并办理相关手续。第六章档案的鉴定和销毁第三十二条档案鉴定。1、依据上级档案部门的有关规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久、长期、短期三种，会计档案保管期限为永久和定期两种。2、对公司有长远利用价值并能反映公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。3、但凡在肯定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。4、但凡介于三种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。5、档案鉴定工作分两次进展：归档前对文件材料价值进展鉴定；归档后对保管期满的档案进展鉴定，准时销毁失去保存价值的档案，鉴定工作应定期进展。6、档案鉴定工作由鉴定小组负责进展，鉴定小组由公司领导、行政治理中心领导、档案治理员和有关业务治理人员组成。7、档案通过鉴定，要求到达划定保管期限准确，保管单位质量到达标准规定，鉴定中觉察档案不准确、不完整，应准时责成有关部门和人员负责修改补充。第三十三条档案销毁1、档案的销毁应经过严格鉴定，把确定已失去价值的档案剔出。2、档案的剔出，不得只看案卷标题，应直接翻阅做出甄别。3、鉴定小组应列出销毁档案的清册和撰写销毁档案报告，经鉴定小组审批后，报行政治理中心审批，公司总裁批准同意后，方可销毁。4、档案销毁时，需由三人执行，档案销毁现场应有二人以上监视，严禁私自销毁档案。在销毁过程中主观失密或对公司造成损失的，将依据国家和公司有关规定进展处理。5、凡经总裁批准同意销毁的档案，应做好销毁档案造册登记，监销人员应在清册上签字，与鉴定报告一并由档案室永久保存。销毁后要在清单上注明“已销毁”字样及销毁日期。6、已销毁的档案应准时在相应的案卷名目、卷内名目等检索工具上注明“销毁”字样。第七章档案工作岗位职责第三十四条 档案治理员的职责1并对公司形成的各种门类和载体的档案实行集中统一治理。2、努力学习档案理论，不断提高专业水平和工作力量，主动向领导请示汇报，争取领导和各职能部门的支持。3、归档材料要做到准确、完整齐全，分类组卷合理，保证案卷质量符合要求。4、充分发挥档案的作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅快速准确。5、做好档案统计工作，对库存案卷心中有数，出入有据。6、定期进展档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，对超过保管期限和重复文件要销毁的应造清册，经公司领导批准后，签字见证，方可销毁。7、严格遵守保密制度，确保档案的安全，不擅自扩大档案的利用范围。8、制定各项档案治理制度，制订公司档案工作打算和长远规划。9、坚持做好档案室的防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防霉、防污染“八防”工作，措施落实，觉察问题准时汇报处理。10、对公司内部各中心或部门档案工作进展培训、监视和指导。11、加强档案保密工作，严格遵守保密制度。第三十五条档案工作分管领导职责1、组织贯彻执行档案法律法规和上级有关档案工作的规定、要求。2、组织制定本公司档案工作的长期和短期目标、任务，并加以贯彻落实。3、组织召开本公司档案工作会议，听取汇报，争论部署工作，准时帮助解决存在的问题，同时向公司领导汇报并提出建议。4、组织档案治理人员开展业务学习，提高本公司档案治理水平。5、组织开展对档案工作的监