会展项目管理教材(一)

第三章

会展项目管理第一节项目管理概述

在现代市场经济中，项目已经成为组织经营活动的一种典型形式，其应用已从最初的建筑施工延展到科学研究、商业贸易、文化教育以及军事等各个领域。

第一节项目管理概述

一、项目及项目管理定义

（一）项目的定义我们可以把社会的各种工作分为两大类：一类是重复性、持续不断、周而复始的工作，在这类工作中存在着大量常规性的劳动；另一类是独特的、一次性的工作，可称为项目。第一节项目管理概述

项目的定义：

项目是一项为了创造某种唯一性的产品或服务的时限性工作。

时限性：每一个项目都要有明确的开端和明确的结束。

唯一性：指该项目所创造的产品或服务与同类产品或服务相比，具有明显的差异性和独特性。第一节项目管理概述

（二）项目管理的定义

项目管理是在有限的资源条件下，为实现项目的目标所采取的一系列的管理活动。

项目管理是理顺与项目有关的众多错综复杂难题的一种手段和过程。项目管理者要综合运用各种知识、技能、手段和技术，在规定的时间、预算和质量目标范围内，完成项目的各项工作。第一节项目管理概述

项目管理四要素范围质量成本时间第一节项目管理概述

1、范围

指为了实现项目目标必须完成的所有工作。工作范围指出了“完成哪些工作就可以达到项目的目标”，或者说“完成哪些工作项目就可以结束了”。

2、时间项目时间用进度计划来描述，进度计划不仅说明了完成项目工作范围内的所有工作需要的时间，也规定了每个活动的具体开始和完成日期。第一节项目管理概述

3、成本它是指完成项目所需要的所有款项，包括人力成本、原材料、设备租金、分包费用和咨询费用等。项目的总成本以预算为基础，项目结束时的最终成本应控制在预算范围以内。

4、质量指项目满足明确或者隐含需求的程度。一般通过项目交付的产品或服务标准来明确定义，这些标准包括各种特性及需要满足的要求。另外，有时还规定项目过程应该遵循的规范和标准。第一节项目管理概述

对一个项目来说，最理想的情况就是多快好省。多是指工作范围大，快是指时间短，好是指质量高，省是指成本低。但是这四者之间是相互联系、相互依赖的，提高其中的一个指标会降低另一个指标，实际上这种理想的情况很难达到。总之，如果一个项目在时间、成本、质量的约束内完成了工作范围内的工作，就可以说取得了成功。第一节项目管理概述不可逆性风险性对象性约束性独特性目标性项目的特征二、项目及项目管理的特征

（一）项目的特征第一节节项项目管管理概概述（二））项目目管理理的特特征复杂性创造性专业性123第一节节项项目管管理概概述三、项项目管管理的的过程程项目启启动阶阶段项目规划阶段项目执行阶段项目结束阶段第二节节会会展项项目的的类型型与特特征一、会会展项项目的的总体体特征征项目关关联性性会展项项目总总体特特征效益综综合性性客户广广泛性性服务目目标性性第二节节会会展项项目的的类型型与特特征二、会会展项项目的的类型型及特特征（一））产品品交易易型项项目产品交交易型型会展展项目目主要要是指指将某某些产产业与与内外外贸相相结合合而开开展的的产品品交易易会、、展销销会。。这类会会展项项目的的特征征：交易目目标优优先项目针针对性性强第二节节会会展项项目的的类型型与特特征（二））科技技展示示型项项目科技展展示型型会展展项目目主要要是以以某种种高科科技产产业或或优势势产业业为依依托举举办的的专业业性科科技博博览会会或交交易会会。这类会会展项项目的的特征征：技术含含量高高专业性性强第二节节会会展项项目的的类型型与特特征（三））综合合博览览型项项目综合博博览型型会展展项目目主要要是指指以宣宣传本本地人人文资资源，，如文文化、、艺术术、体体育等等为宗宗旨的的大型型展览览活动动。这类会会展项项目的的特征征：项目周周期长长观众范范围广广泛成本预预算高高第二节节会会展项项目的的类型型与特特征（四））会议议洽谈谈型项项目会议洽洽谈型型项目目主要要是指指以重重要的的城市市为中中心而而举办办的综综合性性的国国际会会议及及大型型论坛坛活动动。这类会会展项项目的的特征征：参与人人数相相对较较少服务全全面重复性性强第二节节会会展项项目的的类型型与特特征项目管管理打打造成成功上上海世世博会会上海世世博会会是个个超级级大项项目从项目目管理理的视视角来来看，，举办办世博博会以以及其其中的的各项项“节节目””，都都是项项目。。例如如:举办展展览、、会议议，组组织庆庆典、、演艺艺、游游览等等，是是活动动项目目；场场馆建建设、、市政政配套套设施施建设设等，，是建建设工工程项项目；；志愿愿者的的培训训是培培训项项目；；还有有策划划项目目，论论证项项目，，拆迁迁项目目，施施工项项目，，等等等。第二节节会会展项项目的的类型型与特特征上海世世博会会还是是中国国最大大的投投融资资项目目。上上海世世博会会总预预算高高达3000亿亿至4000亿亿元人人民币币，其其中政政府投投资约约占三三分之之二，，三分分之一一将通通过资资本市市场来来募集集。预预算款款项主主要用用于世世博会会园区区和基基础设设施建建设，，其中中包括括浦东东机场场扩建建工程程、有有轨交交通等等项目目。上上海世世博会会发行行了世世博会会建设设债券券，还还采取取多种种方式式在国国际上上融资资，包包括世世博会会召开开前发发行世世博会会文化化娱乐乐彩票票，吸吸引国国际资资本投投资等等。第二节会会展项项目的类类型与特特征用项目管管理打造造成功世世博会上世纪80年代以来来，项目目管理在在大型活活动中得得到了广广泛和深深入的应应用，如如悉尼奥奥运会，，不仅全全面应用用项目管管理，还还在奥运运史上首首次运用用大型项项目管理理软件全全面管理理奥运会会的所有有项目，，从场馆馆建设到到比赛安安排。以以至于北北京奥组组委应国国际奥委委会要求求承诺2008年北京奥奥运会全全面采用用国际项项目管理理，而且且使用大大型项目目管理软软件。而而世博会会的筹办办同样要要遵循国国际项目目管理的的成功经经验。第二节会会展项项目的类类型与特特征上海世博博会事务务协调局局副局长长黄耀诚诚在项目目管理全全球大会会上说，，世博会会的核心心精神是是创新，，而项目目管理的的思想则则是世博博会的主主要理念念。据其其介绍，，在世博博会三年年半的准准备时间间内，所所涉及大大大小小小的项目目不下数数千个。。选择一一个高效效的方案案进行管管理是世世博会成成功的一一个关键键因素。。第二节会会展项项目的类类型与特特征在世博会会的筹办办当中，，每一个个专门的的任务都都由专业业的团队队负责，，小项目目有小团团队，大大项目有有大团队队，形成成了一个个网格化化的组织织形式，，打破原原有的部部门界限限，实现现人才聚聚集，注注重资源源整合。。为了筹筹办上海海世博会会，上海海市政府府78个个委办局局集中各各自优势势资源，，制定了了各自的的五年计计划，各各司其职职。第二节会会展项项目的类类型与特特征此外，在在成本控控制方面面，世博博会筹办办机构也也有规定定的流程程。首先先判断该该项目是是否有进进行的必必要，从从而剔出出一些可可有可无无的项目目，然后后对确定定的项目目做出成成本预算算，预算算要经过过专门的的资金财财务部门门进行核核算。除除了在成成本控制制方面进进行严格格的管理理外，筹筹备方还还充分调调动社会会资源，，扩充资资金来源源。第三节会会展项目管管理的过程程与方法一、会展项项目启动阶阶段会展项目调调研会展项目构构思会展项目选选择构思项目内内容项目可行性性研究会展项目立立项会展项目申申报会展项目审审批第三节会会展项目管管理的过程程与方法（一）会展展项目调研研需求是项目目产生的基基本前提，，因此在项项目调研阶阶段主要以以识别市场场需求为目目的，以便便针对需求求确定会展展项目的主主题。第三节会会展项目管管理的过程程与方法（二）会展展项目构思思1、会展项项目的选择择行业因素项目选择影响因素自身因素市场因素社会环境因因素第三节会会展项目管管理的过程程与方法（1）社会会环境因素素包括政治因因素、经济济因素、社社会因素、、时代因素素等内容。。唯有密切结结合当时的的政治局势势和区域经经济状况，，深入探讨讨或真实表表现社会的的会展项目目才能充分分引起受众众的关注，，并产生较较广泛的影影响和较高高的经济、、社会等效效益，从而而实现建立立会展项目目的具体目目标。第三节会会展项目管管理的过程程与方法（2）行业业因素会展项目的的选择与项项目所涉及及的行业密密切相关。。①熟悉该会会展项目所所涉及的行行业发展现现状会展组织者者要对相关关产业的市市场结构、、竞争状况况、目前的的利润分布布状况和市市场的开放放程度等情情况有深入入的了解。。第三节会会展项目管管理的过程程与方法②了解与会会展项目相相关的行业业是否具有有发展潜力力市场潜力的的大小通常常可以通过过现有市场场规模、市市场发展水水平和竞争争程度、市市场辐射力力等指标反反映出来。。第三节会会展项目管管理的过程程与方法③把握会展展举办地的的产业政策策导向如果会展项项目所涉及及行业属于于会展举办办地的支柱柱产业和重重点扶持产产业范畴，，不仅在发发展环境方方面能够得得到当地政政府的支持持，而且也也会吸引很很多踊跃参参展的企业业。第三节会会展项目管管理的过程程与方法中国义乌国国际小商品品博览会中国义乌国国际小商品品博览会的的成功举办办充分说明明，展会的的主题与区区域经济以以及市场发发展导向有有着密切的的关联。随随着全球性性劳动密集集型产业向向我国转移移加速，义义乌成为重重要的小商商品集散中中心和生产产基地。以以义乌为中中心在金、、台、温、、丽等地区区形成国际际性的小商商品产业带带，促进了了市场产业业簇群式发发展，进一一步巩固和和扩大了我我国小商品品产业在国国际产业分分工中的地地位。第三节会会展项目管管理的过程程与方法“义博会””以“面向向世界、服服务全国””为办展宗宗旨，对扩扩大商品出出口，提升升小商品制制造业，促促进区域经经济发展发发挥了积极极的推动作作用，已成成为目前国国内最具规规模、最有有影响、最最有成效的的小商品专专业展会，，位居全国国著名品牌牌展会之列列，先后被被评为中国国会展业十十大新闻事事件、中国国十大新星星会展等。。第三节会会展项目管管理的过程程与方法（3）市场场因素主办者选择择的会展项项目必须是是有市场需需求的项目目。①参展商或或参会者的的需求②观众的需需求这两部分市市场因素是是决定一个个会展项目目成功举办办的关键因因素。第三节会会展项目管管理的过程程与方法对参展商或或参会者的的考虑包括括:了解和统计计分析他们们所关注的的主题可能会提出出的要求在行业内的的业绩表现现在某地区或或某行业的的影响力和和辐射力是否连续参参展第三节会会展项目管管理的过程程与方法对会展目标标观众的考考虑包括:参观者的总总数行业构成（（是否来自自期望的行行业）职务构成（（对订货的的决策权和和影响力））地域构成第三节会会展项目管管理的过程程与方法（4）自身身因素会展项目的的举办是一一项相当耗耗费财力、、人力和精精力的工作作，因此在在选择会展展项目时必必须结合项项目主办者者自身的条条件量力而而行。①财力因素素即主办者是是否有充足足的资金支支持所举办办的会展项项目。第三节会会展项目管管理的过程程与方法②人员因素素即项目团队队成员的素素质是否能能达到会展展项目的要要求。在考考虑人力资资源的调配配时，主办办者要考察察自身能否否在短期内内为各项工工作配备充充足的人力力资源，以以及自身是是否具备选选择和培训训人员，使使之具备相相应的专业业知识和技技术的能力力。第三节会会展项目管管理的过程程与方法③时间和精精力因素即工作人员员是否具备备足够的时时间和精力力做充分的的筹备工作作。会展工工作的周期期一般比较较长，前期期筹备工作作需要充足足的时间，，而且主办办者要尽量量保持筹备备工作和工工作人员的的连续性。。第三节会会展项目管管理的过程程与方法④管理因素素即组织者是是否具备举举办所选择择会展项目目的管理经经验和水平平。在考虑虑管理因素素时，选择择的会展项项目的级别别和规模要要与自身的的管理水平平相适应。。第三节会会展项目管管理的过程程与方法此外，还需需要满足以以下要求：：会展举办办地周边地地区近期内内没有举办办同类展会会；本地区区具有举办办该会展项项目的资源源优势，能能够办出特特色；当地地拥有合适适的场馆设设施等。第三节会会展项目管管理的过程程与方法全国动漫展展硝烟弥漫漫“抢占上上海滩”全国动漫展展已经起进进入“战国国时代”———战场就就在上海。。2005年，在上上海举办的的全国或者者国际性动动漫相关展展览就有12个之多多。这12个动漫展展的场地均均不小于4000平平方米，最最大的超过过2万平方方米。此外外，在音像像展、网游游展和玩具具展等相关关行业展会会上，动漫漫展区也拥拥有三分之之一以上的的面积。上海的动漫漫展为何如如此红火？？主要在于于产业潜力力和市场需需求巨大。。第三节会会展项目管管理的过程程与方法目前，在世世界范围内内，动漫产产业已经赶赶超了影视视、唱片等等产业成为为文化娱乐乐业中的支支柱产业。。而在上海海运营的网网络游戏的的销售收入入，已经占占据全国70%的市市场份额。。上海不仅仅拥有“盛盛大网络””、“第九九城市”等等国内互动动娱乐的龙龙头企业，，“新浪””、“光通通”等外省省注册企业业，也将游游戏运营部部门设在上上海。“国国家级动漫漫网游产业业发展基地地”、“国国家动画产产业基地””等“国字字号”基地地也纷纷落落户上海。。第三节会会展项目管管理的过程程与方法尽管一年举举办了10场大规模模动漫展，，但是参观观者的需求求似乎并没没有满足。。动漫展票票价虽然从从每张30元一路上上涨到50元甚至70元，但但是每逢暑暑假、黄金金周，还是是有相当一一部分动漫漫迷因为““限量5000人””而不能入入场。十一一黄金周举举行的“卡卡通总动员员·国庆游游园会”每每晚几乎都都有人连夜夜搭帐篷排排队。2006年““卡通总动动员”和““中国国际际动漫游戏戏博览会””两大动漫漫展在短短短6天内，，共吸引了了20多万万人次的观观众，刷新新了上海动动漫展的纪纪录。第三节会会展项目管管理的过程程与方法2、构思相相关项目内内容包括会展项项目投资的的目标、背背景及意义义，项目投投资的功能能及价值，，项目实施施的环境和和配套设施施条件，项项目的成本本及资源约约束，项目目资金的筹筹措及调配配计划，项项目投资的的风险及化化解方法，，项目的实实施与管理理，项目实实施后预期期的总体效效益等。第三节会会展项目管管理的过程程与方法3、实施项项目可行性性研究包括三个方方面的内容容：一是从从市场角度度，分析该该主题的会会展项目是是否拥有广广阔的市场场前景；二二是从技术术、设计的的角度，分分析凭借现现有的硬件件和软件基基础，本公公司组办该该会展项目目是否可行行；三是从从财务的角角度，分析析公司对该该项目进行行投资在经经济上是否否合理。第三节会会展项目管管理的过程程与方法Comdex为何风光不不再？曾经贵为IT界三大大展会之首首的Comdex于于2004年6月宣宣布停办。。如今，每每年秋天在在赌城拉斯斯维加斯将将再也看不不到Comdex的的盛宴了。。Comdex是计算算机经销商商博览会的的英文缩写写，是展示示PC机最最新硬件、、软件、外外围设备、、网络产品品和最新技技术的博览览会，一些些主要的PC厂商都都借此机会会搭台唱戏戏，发布新新品，展示示最新的技技术。第三节会会展项目管管理的过程程与方法1979年年，第一届届Comdex展会会在拉斯维维加斯举办办，当时的的参展商只只有160家，观众众人数4000人，，随着PC业的发展展与壮大，，Comdex逐渐进入颠颠峰期。每每年11月月份，科技技产业的主主管与专业业人士到了了为期一周周的Comdex展会期间，必然然会挤满拉拉斯维加斯斯的各大饭饭店、赌场场和会议中中心。到1998年参展商商高达2400家，，观众达22万人次次，甚至连连赌城的会会议场地都都容纳不下下众多的参参展商了。。2000年，美国国总统比尔尔·克林顿顿在Comdex大大会上说：：“很高兴我我是出席Comdex大会的的第一位总总统，但我我相信，我我决不是最最后一位出出席此大会会的总统。。”第三节会会展项目管管理的过程程与方法作为已经开开办20多多年的Comdex也算得上上是IT业业展会的长长青树之一一了，究竟竟是什么原原因使得它它陷入四面面梦歌的尴尴尬境地呢呢？IT产业萧条IT展会与该行行业的发展展是息息相相关的，所所谓唇亡齿齿寒，IT业的萧条使使得展览业业也在不断断地进行整整合，小规规模的展会会自生自灭灭了，大规规模的展会会则面临着着各方面都都需要进行行调整以更更好地适应应市场。第三节会会展项目管管理的过程程与方法过去的展会会可以轻易易地挣到钱钱是因为IT业发展展很快，对对国际市场场投入力量量大，现在在市场不好好，厂家与与投资者都都捏紧了口口袋，许多多企业将精精力放在本本地市场，，宁愿在本本地市场上上做强做大大，求稳发发展，而不不愿意花个个百万美元元在Comdex展展会上出风风头了。正正如Comdex主主办方所说说，Comdex的的许多问题题都牵涉到到互联网经经济的泡沫沫上。第三节会会展项目管管理的过程程与方法全球经济低低迷进入21世纪以来，，全球经济济低迷的形形势影响了了高科技厂厂商花在大大型展会上上的经费，，也使得参参观人数锐锐减。在裁裁员风潮持持续的经济济低迷期，，高科技厂厂商的市场场经费当然然是能省即即省，并要要重新评估估预算的比比例。第三节会会展项目管管理的过程程与方法安全问题使使得展会成成本不断升升高2001年911恐怖袭击事事件成为Comdex的转折点，，出于安全全性的考虑虑，许多人人都放弃了了商务旅行行的计划，，这一年Comdex遭受重创，，参加厂商商减少到2000家，参与人人数则从20万降至15万左右。第三节会展展项目管理的的过程与方法法自911之之后，，美国国本土土的安安全问问题就就已经经严重重地影影响到到会展展业，，尤其其是2003年年的第第二次次海湾湾战争争之后后，有有关恐恐怖袭袭击的的警告告就不不绝于于耳，，严格格的安安检使使得展展会的的成本本提高高了好好几倍倍。对于过过去以以“量量”取取胜的的Comdex更是有有苦难难言，，高昂昂的成成本最最后还还是被被摊派派到参参展商商身上上，可可是这这些参参展商商们本本身就就承担担着展展会期期间赌赌城普普遍上上涨的的住宿宿与交交通费费，面面对如如此高高昂的的成本本，它它们只只能够够表示示无力力负担担。第三节节会会展项项目管管理的的过程程与方方法展会之之间的的竞争争日趋趋激烈烈Comdex越来越越面临临其它它展会会的挑挑战。。2002年，Comdex参展商商缩水水了34%，观众众大概概为12万5千人，，跟其其它IT展会比比起来来，这这个数数字就就显得得寒碜碜了，，同年年3月份在在德国国举行行的CeBIT2002的参观观人数数高达达70万人，，10月份的的东京京WPCEXPO展会参参观者者达到到36万人。。2003年的Comdex更是跌跌进深深渊，，仅有有不到到5万人参参加了了该展展会。。2003年，另另一家家公司司宣布布在拉拉斯维维加斯斯开办办另一一个大大型的的计算算机展展，与与Comdex唱起了了对台台戏。。这个个展览览会的的主题题和展展期与与Comdex完全重重叠。。第三节节会会展项项目管管理的的过程程与方方法IT市场的的风向向起了了变化化由于科科技产产品开开始走走进日日常生生活，，消费费类电电子产产品越越来越越获得得人们们的青青睐。。在2002年展会会上，，TabletPC、智能能显示示器、、可以以接入入互联联网的的智能能闹钟钟和手手机等等产品品最受受参观观者关关注就就证明明了这这一点点。与与新兴兴的消消费类类电子子展相相比，，一向向注重重于个个人电电脑的的Comdex吸引力力自然然减退退了。。上个个世纪纪90年代，，Comdex是“无限限可能能”的代名名词，，每一一次展展会都都会出出现令令人兴兴奋不不已的的技术术，都都是新新产品品玩家家们的的天堂堂。而而现在在，IT热点的的转移移使得得Comdex变得老老态龙龙钟，，缺乏乏新的的思想想和血血液。。第三节节会会展项项目管管理的的过程程与方方法消费电电子产产品异异军突突起，，成为为全球球IT业中中最有有活力力的领领域，，传统统IT厂商商纷纷纷转移移战略略重点点，进进入到到消费费电子子市场场中。。CES（（国际际消费费类电电子博博览会会）成成了会会展业业中的的新宠宠儿，，与Comdex2002展会会的萧萧条形形成鲜鲜明对对比的的是，，2002年的的CES则则呈现现出了了火热热的一一面，，其参参展商商总共共租用用了120万平平方英英尺的的展位位，打打破以以往纪纪录，，参展展人数数也超超过了了12.6万人人次。。CES也在在拉斯斯维加加斯举举办，，现在在就连连微软软、惠惠普、、英特特尔过过去这这些Comdex展展会上上的大大腕也也逐渐渐成为为CES的的台柱柱子了了。第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法“大而全全”让位于““小而精精”Comdex一直讲究究的就是是“大而全全”，以规模模取胜，，但是随随着互联联网的兴兴起，厂厂家足不不出户就就可以了了解各种种信息，，因此，，许多人人认为没没有“焦点”，没有一一个吸引引人的主主题是参参展商和和观众减减少的原原因之一一。在这这样的背背景下，，有不少少厂商开开始试图图摆脱遥遥远而又又萧条的的美洲和和欧洲，，远离大大杂烩般般的Comdex展，自行行组织个个性化、、专业化化的展会会。在这这一方面面，亚洲洲表现得得最为明明显，索索尼的“梦世界界”、三星的的“数字字世界”，联想的的“LegendWorld””都成了成成功的典典型。第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法Comdex一一直就是是新技术术的发布布会，它它记录了了许多革革命性的的转折点点，比如如1985年，，苹果推推出操作作系统Macintosh，，发动GUI革革命；1986年，微微软推出出Windows1.0；；1997年，，IBM推出电电子商务务软件；；2000年，，微软提提出TabletPC概概念。无无论如何何，Comdex都是是让我们们窥视世世界IT技术发发展的一一个窗口口。曾被认为为是信息息产业第第一盛会会的Comdex如如今已经经销声匿匿迹，留留给我们们深深的的思考。。第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法（三）会会展项目目立项1境内举办商品展销会2境内举办对外经济技术展览会3出国（境）举办经济贸易展览会第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法1、立项项的前提提——举举办单位位的资格格在营业执照中的经营范围内注明有主办或承办会展内容的企业。出国展商品展销销会具有法人人资格、、能够独独立承担担民事责责任；具有与展展销规模模相适应应的资金金、场地地和设施施；具有相应应的管理理机构、、人员、、措施和和制度。。对外经济济技术展展览会各省、自自治区、、直辖市市和计划划单列市市外经贸贸主管部门门、贸促促分会、、各行业业贸促分分会、全全国性进出出口商会会、中国国外商投投资企业业协会；；商务部审审核批准准的出国国办展组组办单位位资格。。第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法2、立项项的程序序2002年11月，国国务院取取消了关关于全国国性非涉涉外经济济贸易展展览会的的审批制制，改为为登记制制。主办或承承办单位位应向所所在地工工商管理理局提出出举办会会展的登登记申请请。若干干个单位位联合举举办的，，应当由由其中一一个具体体承担会会展组织织活动的的单位向向举办地地工商行行政管理理机关申申请办理理登记。。国内商品品展销会会的立项项第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法向主管部部门申报立项项主管部门门审批向会展举举办地工工商行政政管理机机关申报报登记境内举办办对外经经济技术术展览会会的立项项第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法向主管部部门申报报立项时时需要提提交哪些些材料？？不同类型型的会展展项目分分别报哪哪些部门门审批？？向工商行行政部门门申请登登记时需需出具哪哪些材料料？第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法申报立项项时需要要提交的的材料申请文件件；展览会总总体方案案；招展招商商方案；；可行性分分析报告告；处理突发发事件的的紧急预预案；主办单位位之间的的协议；；境外机构构资信证证明或委委托办展展协议；；主办单位位所在地地省级商商务主管管部门意意见；上一届会会刊（首首次举办办除外））知识产权权保护方方案；其他材料料。第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法不同项目目的审批批部门对展览面面积在1000平方米米以上的的，实行行分级审审批管理理：以国务院部门门或省级人民民政府名义主主办的，报国国务院审批；；国务院部门所所属单位及境境外机构主办办的，报商务务部审批；地方单位主办办的，由所在在省、自治区区、直辖市外外经贸主管部部门审批，报商务部备案案；以科研、技术术交流、研讨讨为内容的，，由科技部审审批；贸促会系统举举办的，由贸贸促会审批并并报商务部备备案；举办海峡两岸岸的经济技术术展览会，由由商务部会同同国务院台湾湾事务办公室审批；举举办其他对台台湾经济技术术展览会，由由商务部负责责审批，报国务院台湾事事务办公室备备案。面积在1000平方米以下的的对外经济技技术展览会，，可由主办单单位自行举办，报相应的的审批部门备备案。第三节会展展项目管理的的过程与方法法申请登记时需需要出具的材材料举办人具备法法人资格的证证明材料；举办会展的项项目申请书：：内容包括会会展项目的名名称、起止时间和地点点、参展商品品类别、举办办单位银行账账号、举办单位负责人名名单、会展筹筹备办公室地地址、联系电电话等；主管部门的立立项批复；会展的组织实实施方案；场地使用证明明等。第三节会展展项目管理的的过程与方法法出国举办经济济贸易展览会会的立项向主管部门申报立项主管部门审批批第三节会展展项目管理的的过程与方法法各地区、各单单位举办出国国展览一律由由中国贸促会审批。商务部负负责出展的宏宏观管理和出出展资格的审审核。《出国举办经经济贸易展览览会审批管理理办法》对出出国办展单位、审审批和备核的的程序、审批批的依据和要要求、展览团的管理以以及处罚措施施作了明确的的规定。第三节会展展项目管理的的过程与方法法中国国际光电电博览会一个展览项目目的立项一定定要以市场需需求调查为基基础。“中国国光博会”立立项之前，项项目策划组就就对中国的光光电产业作了了仔细而深入入的调查，发发现光电子行行业在世界范范围内都处于于上升时期，，是真正的有有前途的朝阳阳产业，并且且其应用技术术几乎涵盖了了所有的行业业。中国著名名光学泰斗王王大珩有一个个非常形象的的比喻。他说说：中国是一一条巨龙，巨巨龙要腾飞必必须有雪亮的的眼睛，光子子技术就象是是巨龙的眼睛睛，能摄取世世界范围内各各种有用信息息。第三节会展展项目管理的的过程与方法法“中国光博会会”项目策划划组对中国光光电技术的发发展充满信心心，并且了解解到国内此类类展览规模都都偏小，于是是决定启动这这个项目，展展品范围包括括光电材料及及光电显示元元件、光学材材料、光信息息（光资讯））产业、光输输入和输出设设备、光通信信、激光器与与激光应用等等方面。第三节会展展项目管理的的过程与方法法一般说来，展展览项目涉及及的产业相对对集中、市场场需求大的地地方宜作为展展览的举办地地。“中国光光博会”落落户深圳，这这与深圳对光光电子产品及及设备有着强强大的市场需需求是分不开开的。首先，，深圳及其周周边地区是中中国经济比较较发达的地区区，无论是工工业生产还是是居民生活，，对光电子产产品的有效需需求都是很充充足的，也就就是说有成熟熟的应用市场场。例如广东东省计划三年年内完成全省省的楼宇宽带带改造，预计计总投入达到到3000亿亿，这就为很很多光电子生生产企业创造造了无限的商商机。第三节会展展项目管理的的过程与方法法其次，深圳本本身有一大批批以华为、中中兴、飞通、、先科等为代代表的拥有自自主知识产权权和品牌的本本土光电企业业，日本理光光、奥林巴斯斯、美国朗讯讯等一些世界界知名光电企企业看好中国国光电市场的的巨大潜力和和深圳良好的的投资环境，，纷至沓来安安家落户，光光电企业已成成为深圳的支支柱产业。另另外，广州中中山等地也有有大量的光电电生产企业。。所有这些光光电企业本身身对生产设备备、原材料等等的需求也非非常大，同时时同业交流的的愿望也很强强烈。所有这这些都使深圳圳成为“中国国光博会”的的最佳举办地地。第三节会展展项目管理的的过程与方法法1999年首首届“中国光光博会”举办办以来，世界界光电产业发发展迅猛，并并对国民经济济和日常生活活产生着人们们难以想象的的巨大影响：：它促进了信信息高速公路路的发展，推推动着光纤通通讯、国际互互联网、有线线电视网的普普及，推动着着激光技术、、数码技术、、多媒体技术术的发展；它它给百姓生活活带来了翻天天覆地的变化化——掌上电电脑、笔记本本电脑、智能能手机、数码码相机等光电电信息产品将将人带入了一一个全新的PC时代。。在此背景下下，“中国光光博会”异军军突起，逐渐渐发展壮大。。第三节会展展项目管理的的过程与方法法如今，光博会会已经从1999年首届届的30多家家参展企业，，40多个展展位发展到2011年展展会规模90000平方方米，参展企企业达2727家，其中中海外参展企企业超过30％的全球规规模最大的光光电专业展会会。中国国际际光电博览会会（CIOE）的发展被被业内誉为““一个神话””，一张“最最能代表深圳圳形象的深圳圳名片”。第三节会展展项目管理的的过程与方法法第三节会展展项目管理的的过程与方法法思考：

光博会的成功与其项目启动阶段的工作有着怎样的关系？第三节会展展项目管理的的过程与方法法二、会展项目目规划阶段（一）会展展项目规划划的含义会展项目规规划就是根根据所选定定的会展项项目主题，，确定会展展项目所要要完成的目目标，并制制定确保实实现这些目目标的计划划方案的过过程。第三节会会展项目管管理的过程程与方法会展项目规规划何事多少何人何时为何第三节会会展项目管管理的过程程与方法（二）会展展项目计划划的主要内内容1、会展项项目目标目标是会展展项目预期期达到的目目的或需要要完成的指指标。（1）总目目标和子目目标（2）定性性目标和定定量目标第三节会会展项目管管理的过程程与方法2、会展项项目范围为完成项目目目标所要要做的各项项工作就是是项目范围围。会展项目范范围主要包包括以下内内容：（1）与会会者或参展展商的确定定（2）观众众的确定（3）制定定合适的营营销战略（4）确定定会展服务务的范围（5）展会会现场的管管理工作（6）会展展评估工作作第三节会会展项目管管理的过程程与方法3、会展进进度计划进度计划是是表达会展展项目中各各项工作的的开展顺序序、开始及及完成时间间及相互衔衔接关系的的计划。（1）总体体进度计划划（2）分项项进度计划划（3）年度度进度计划划第三节会会展项目管管理的过程程与方法4、资源配配置资源配置所所解决的问问题就是确确定每一项项工作需要要哪些资源源。（1）人力力资源配置置（2）物质质资源的配配置（3）财力力的配置第三节会会展项目管管理的过程程与方法5、评估方方法一个会展项项目是否达达到了预期期的目标，，是否完成成了任务都都需要通过过项目评估估来确定，，所以在制制定会展项项目计划时时一定要明明确项目评评估方法。。会展项目目评估方法法应该包括括评估所依依据资料的的收集和储储存，评估估指标、评评估的程序序、评估人人员等。第三节会会展项目管管理的过程程与方法6、潜在问问题会展项目容容易受外界界环境因素素和突发事事件的影响响，经常会会给会展组组织者造成成巨大的经经济损失。。因此，制制定会展项项目计划时时应充分考考虑到会有有哪些潜在在的问题，，并在项目目早期就制制定出处理理这些问题题的计划。。第三节节会会展项项目管管理的的过程程与方方法（四））会展展项目目的进进度计计划会展项项目进进度计计划的的编制制包括括如下下步骤骤：项目描述项目分解工作描述工作责任分配确定工作顺序工作时间估计进度安排第三节节会会展项项目管管理的的过程程与方方法（三））制定定会展展项目目计划划的程程序确定会会展项项目目目标项目工工作分分解为各项项任务务确定定时间间分配资资源制定最最初计计划征求各各方意意见最终确确定计计划第三节节会会展项项目管管理的的过程程与方方法1、会会展项项目描描述会展项项目描描述是是用表表格的的形式式列出出会展展项目目目标标、项项目范范围、、项目目工作作规范范、项项目完完成准准则等等内容容。项项目描描述是是制作作项目目计划划和绘绘制工工作分分解图图的依依据。。项目目描述述的依依据是是项目目的立立项规规划书书、已已经通通过的的初步步设计计方案案和批批准后后的可可行性性报告告。项目描描述表表项目名称项目目标交付物交付物完成准则工作描述工作规范所需资源估计重大里程碑项目负责人第三节节会会展项项目管管理的的过程程与方方法2、会会展项项目分分解（1））会展展项目目工作作分解解结构构会展项项目分分解就就是把把整个个会展展项目目分成成便于于执行行的各各个具具体任任务。。项目分分解是是编制制进度度计划划、实实施进进度控控制的的基础础。项目分分解所所采用用的工工具就就是工作分分解结结构图图（WBS），它可可以把把一个个项目目分解解为由由任务务、子子任务务、工工作包包等构构成的的等级级式结结构，，是一一个对对项目目工作作由粗粗到细细的分分解过过程。。会展项项目工工作分分解结结构图图展览项目展前准备现场管理展后评估开幕管理现场服务观众登记登记表会刊证件第三节节会会展项项目管管理的的过程程与方方法（2））制定定WBS的的过程程①根据据项目目目标标召开开与会会展项项目有有关的的人员员的会会议，，集体体讨论论主要要工作作事项项。②分解解会展展项目目的各各项工工作。。分解解工作作的一一般步步骤是是：总总项目目；子子项目目；主主要工工作任任务；；次要要工作作任务务；小小工作作任务务或者者工作作元素素。③画出出相应应的树树状图图，也也就是是WBS结结构分分解图图。④对每个子项目目进行描述，，并确定每个个子项目的生生命周期。第三节会展展项目管理的的过程与方法法⑤将主要的子子项目分解成成更细、更便便于管理的任任务。每一项项工作必须能能详细到可以以对该项工作作进行成本估估算、安排进进度、分配负负责人员的程程度。⑥进行反复的的讨论和严格格论证，以验验证项目工作作分解是否正正确、恰当，，并及时调整整。⑦在验证分解解完全正确后后，建立一套套编号系统。。⑧随着其他计计划编制活动动的进行，对对WBS作进进一步的修改改。第三节会展展项目管理的的过程与方法法（3）WBS工作编码WBS编码就就是为项目工工作分解图中中的每一项工工作确定一个个编码。而且且要求每项工工作只有唯一一的一个编码码。编码可以以采用多位数数字，具体采采用数字的位位数视项目的的复杂程度而而定。展览项目WBS工作编码码第三节会展展项目管理的的过程与方法法（4）会展项项目工作分解解应注意的问问题①所分解的各各项任务应该该是相互独立立、便于管理理的，而且能能以定量目标标为依据检查查其是否完成成。②应能反映各各项任务之间间的联系，主主要是不同层层次任务之间间的包含与被被包含关系。。③不表示顺序序关系。项目目活动的排序序需要在项目目分解的基础础上专门进行行。④与工作描述述表一起进行行。第三节会展展项目管理的的过程与方法法3、工作描述述工作描述就是是在对会展项项目进行分解解的基础上，，进一步明确确项目包含的的各项工作的的具体内容和和要求。工作作描述能够使使项目小组成成员加深对每每项工作的了了解。工作描描述的依据是是项目工作分分解图，其结结果是工作（（任务）描述述表及项目工工作列表。工作（任务））描述表任务名制定展览营销计划任务交付物营销计划任务描述市场调研、确定目标市场、营销组合考核标准报名参展商的类型、层次和数量达到预期的目标假设条件制定展览目标、签订租用场馆合同约束营销预算其他风险：可能临时更改展览地点负责人营销组负责人项目工作列表表工作编码工作名称前提条件交付成果具体内容负责单位协作单位相关工作第三节会展展项目管理的的过程与方法法4、制定工作作责任分配表表工作责任分配配就是将所分分解的工作落落实到有关部部门和个人，，并且明确表表示出有关部部门（或者个个人）对各项项工作的关系系、责任和地地位。责任分分配表通常是是将工作分解解结构图与项项目的有关组组织结构图相相对照，根据据每项工作的的任务描述和和性质特点以以及每个部门门成员应该承承担的责任来来分配任务，，形成责任分分配矩阵。工作责任分配配表第三节会展展项目管理的的过程与方法法5、确定工作作先后顺序确定工作先后后顺序是制定定会展进度计计划的前提。。确定各项工工作先后顺序序的依据主要要有：（1）任务描描述表中或者者项目工作列列表中的各项项目（2）各项活活动之间的必必然联系（3）会展项项目之间人为为的依存关系系（4）会展项项目活动的约约束条件第三节会展展项目管理的的过程与方法法在决定工作先先后顺序时必必须针对每项项活动明确三三个问题：（1）该项活活动可以开始始之前，有哪哪些项目活动动必须已经完完成；（2）哪些活活动可以与该该项活动同时时开始；（3）哪些活活动只有在该该活动完成之之后开始。第三节会展展项目管理的的过程与方法法6、工作时间间估计会展项目的工工作时间估计计是对已经确确定的项目活活动的工作时时间的估算工工作。某项工工作时间是指指在一定条件件下，直接完完成该工作所所需时间与必必要间歇时间间之和。工作作时间的估计计是会展项目目计划中非常常重要的基础础工作，直接接关系到各项项任务起止时时间的确定以以及整个项目目完成时间的的确定。第三节会展展项目管理的的过程与方法法会展项目工作作时间估计的的依据：（1）项目工工作列表（2）会展工工作的约束条条件和假设前前提（3）分配给给该项工作的的资源数量和和质量（4）历史信信息第三节会展展项目管理的的过程与方法法7、进度安排排项目进度安排排是项目控制制的重要依据据，它是以项项目工作分解解结构、工作作先后顺序、、工作时间为为依据，详细细安排每项工工作的起始终终止时间的一一种有效的项项目管理方法法。项目进度度安排的结果果是项目进度度，其主要内内容是每项工工作的计划开开始和终止时时间。编制项项目进度计划划的主要目的的是对会展项项目进度实施施控制。第三节会展展项目管理的的过程与方法法（1）项目进进度表编制项目进度度表是最主要要的项目进度度安排方法。。项目进度表表是项目进度度的详细安排排，表中明确确给出了每项项工作的持续续时间、开始始时间和完成成时间。项目进进度表表WBS编码工作名称工作时间开始时间结束时间1100展前准备1110制定目标1120营销计划1130组织计划1140平面布置图1150确定承包商1160参展商条件1200…………第三节节会会展项项目管管理的的过程程与方方法（2））甘特特图甘特图图是美美国学学者甘甘特在在20世纪纪初发发明的的一种种最早早的项项目计计划方方法，，这种种方法法使用用棒图图或者者条形形图，，表示示项目目活动动顺序序并计计划和和安排排项目目的工工期。。甘特特图把把项目目活动动按照照纵向向排列列展开开，而而横向向则表表示项项目活活动时时间与与工期期，并并将每每项活活动的的持续续时间间的长长短用用棒图图的长长短来来表示示。甘甘特图图法简简单、、明了了、直直接、、易于于编制制，至至今还还在项项目管管理的的进度度计划划中被被普遍遍使用用。甘特图图第三节节会会展项项目管管理的的过程程与方方法（3））里程程碑计计划项目中中的里程碑碑事件件是对整整个项项目有有着重重大影影响，，决定定项目目成功功与否否，并并对其其他工工作有有着重重要参参考价价值的的重大大事件件。里里程碑碑计划划是以以项目目中某某些重重要事事件的的完成成或者者开始始时间间作为为基准准形成成的计计划，，是一一个战战略计计划或或者项项目框框架。。通过过里程程碑计计划可可以对对项目目进度度有宏宏观上上的把把握，，是编编制更更细进进度计计划的的基础础。一一般来来说，，里程程碑计计划在在持续续时间间较长长的会会展项项目中中使用用比较较广泛泛。里程碑碑计划划表第三节节会会展项项目管管理的的过程程与方方法（4））网络络计划划网络计计划技技术是是用网网络计计划对对任务务的工工作进进度进进行安安排和和控制制，以以保证证实现现预定定目标标的科科学的的计划划管理理技术术。网网络技技术是是在网网络图图上加加注时时间参参数而而编制制的进进度计计划。。因此此，网网络计计划由由两部部分构构成，，即网网络图图和网网络参参数。。网络络图是是由箭箭线和和节点点组成成的用用来表表示工工作顺顺序的的网状状图形形。网网络参参数是是各项工工作延延续时时间等等各种种时间间参数数。网络计计划图图第三节节会会展项项目管管理的的过程程与方方法每个会会展项项目都都应该该根据据自身身特点点来选选择不不同的的方法法编制制进度度计划划。在在选择择编制制进度度计划划的方方法时时应该该考虑虑以下下几个个因素素:（1））会展项项目的的规模模（2））会展展项目目的复复杂程程度（3））会展展项目目的紧紧急性性（4））对会会展项项目细细节的的掌握握程度度第三节节会会展项项目管管理的的过程程与方方法北京精精雕细细刻奥奥运““进度度表””北京奥奥运会会“总总体工工作进进度表表”由由国际际奥委委会和和北京京奥组组委共共同制制定，，目的的在于于确定定奥运运会筹筹备期期间各各项重重要活活动、、会议议和任任务及及其完完成时时间。。计划划涵盖盖了与与组织织奥运运会直直接相相关的的各个个部分分，包包括场场馆建建设、、市场场开发发、竞竞赛组组织、、财务务、人人事管管理、、新闻闻和电电视转转播、、技术术服务务、法法律事事务等等13个方方面。。时间间跨度度上从从2001年7月13日日北京京与国国际奥奥委会会签署署主办办城市市合同同开始始，一一直到到2009年9月，，北京京向国国际奥奥委会会递交交2008年奥奥运会会正式式总结结报告告为止止。第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法2001年11月，国国际奥委委会专门门派人来来北京就就制定进进度表的的具体方方法做了了介绍，，并与北北京奥组组委进行行了交流流。奥委委会官员员交给北北京奥组组委一个个初步的的交流版版本，这这其中包包括700个事事项及完完成这些些事项的的时间。。之后北北京奥组组委根据据北京的的实际情情况进行行讨论，，并做了了相应的的调整，，调整的的结果是是增加了了100多条，，在原来来700条的基基础上进进一步细细化，成成为820多条条。第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法第二次交交流在盐盐湖城冬冬奥会期期间，北北京奥组组委把调调整修改改过的““总体工工作进度度表”送送交国际际奥委会会。在冬冬奥会结结束后，，国际奥奥委会审审阅调整整该表后后，再交交给北京京奥组委委第二个个交流版版本，这这个版本本是以第第一轮交交流的版版本为基基础的，，它的具具体实施施条目在在820多个的的基础上上又有所所增加。。之后北北京奥组组委再根根据第二二个版本本继续论论证、细细化，再再调整增增加了一一些条目目。第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法2002年6月月，经过过上述交交流后的的“总体体工作进进度表””形成初初稿，并并递交国国际奥委委会。2002年底最最后定稿稿，此时时北京奥奥组委最最终向国国际奥委委会递交交一个正正式文本本。可见见，“总总体计划划进度表表”的制制定工作作是逐渐渐完善、、逐步充充实的过过程。在与国际奥委委会就进度表表的交流中，，交流的重点点是场馆的建建设方面，比比如场馆建设设的规划、建建设的起始时时间、结束时时间等，国际际奥委会规定定一个大的框框架，北京奥奥组委补充具具体内容。第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法“总体工工作进度度表”把把所有筹筹备工作作的具体体内容都都落实到到了非常常具体的的时间上上，所以以在筹备备工作当当中，奥奥组委要要严格遵遵循进度度表的规规定，它它不仅是是奥组委委督促筹筹备工作作的蓝本本，也是是国际奥奥委会考考核奥组组委工作作的重要要依据。。因此，，“总体体工作进进度表””具有绝绝对的权权威性和和极强的的约束力力。但““总体工工作进度度表”也也并非非一成不不变的，，还会根根据实际际工作的的进展情情况补充充新的内内容，并并且国际际奥委会会会一直直参与该该项工作作。第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法上海世博博会场馆馆建设进进度计划划1、前期期规划与与审批（（2004年至至2005年））主要工作作：2004年，，完成规规划设计计方案国国际征集集活动，，完成项项目建设设规划并并报中国国政府相相关部门门审批。。2005年，完完成控制制性详细细规划；；编制综综合交通通等专项项规划；；完成世世博会项项目可行行性研究究报告审审批。第三节会会展项项目管理理的过程程与方法法2、企业业和居民民搬迁安安置地建建设与城城市交通通设施建建设（2004年至2007年）2004年，实实施居民民和部分分大型企企业搬迁迁项目，，开工建建设轨道道交通6、7、、9号线线和2号号线延伸伸项目，，开工建建设浦东东国际机机场扩建建工程、、城市道道路与公公路工程程等项目目。2006年，，基本完完成企业业、居民民搬迁和和安置；；启动园园区内基基础设