11 化工行业编码方案

ERP物料编码方案1.物料编码的作用数据的整理、编码和录入是系统在企业实施ERP的拦路虎，有人将企业管理信息系统的工作量说成"三分技术、七分实施、十二分数据"，一点不过分。数据整理与编码是整个ERP系统实施的基础，数据整理就包括物料编码与资料录入。物料编码的作用是：编码是系统惟一识别某个、某类信息的依据编码是进行信息分类、校核、合计、检索的关键字编码是系统化、标准化、逻辑化的有效手段物料编码又是MRP、库存准确性的依据2.定义物料编码一一是对ERP系统中的某一种物料进行相应惟一标识的符号。编码工作的组织方式一：设立编码小组，一般有设计部门、工艺科、物料部、财务部联合抽调人员组成。这种方式比较正规，能够避免物料编码重复等问题，但历时时间长。方式二：由各部门自行负责所管辖物料的编码。这种方式比较灵活，但很容易造成物料编码重复、漏编等问题。编码原则一义性：物品（零件）的编码的功能就是唯一识别这个物品（零件），不能有两个或多个物料编号共用一个编号，或者一个物料有多种编号。扩充性：尽量不要在编码中描述这个物品（零件）的任何可能变化的属性。比如：不要把“存放地点”作为一个识别号编入物料编码之中。整体性：物料编号必须覆盖所有的物料，有物料就必须有编号。易用性：物料编号最好易于识别，具有适当的助记和简单分类的功能。通用性：对于有行业、国家和国际标准、习惯用法的，应尽量采用，以方便同外界交流。5•物料编码方法5.1规则编码采用：物料总类＋物料大类＋物料中类＋物料小类（或特征码）＋顺序码1位 2位2位2位 2-3位图例： 001厖???:????? 01厖????:f30 04厖？？？？：??——01厖????:???3厖????:?????????????:3010401001?????:30104第一级为大类编码：辅材/备品备件为：3原材料为：2产成品为：1如果一种物料既是产品又是原料，那么，根据以下2种原则来确定它的归类1.根据出现的环节先后确定；2.根据使用的比重或数量。第二级为具体分类：辅材共分17类：管件01设备02仪表03金属材料04油类05配件06电器07分析器材08劳保09五金10橡胶及塑料11汽配12化学品13建材14包装物15日用杂16其它17原材料共分5类（以工业造纸企业为例）：木材01煤02废纸03化工助剂04oooooo等，其它原材料99产成品共分xx类（以工业造纸企业为例）：纸袋纸01高瓦02莱卡03。。。。。。等等，其它产成品99三、四级为中类编码，未级为物品编码，取四位，可以加入特征码：三四级中类编码分类总表，由于物品复杂度的不同其分类级别可能不同。同时应遵循一个原则：分类级次必须一致，物品编码长度一致。这种方法的优点：•编码保留有一定的意义，比如：可以看出属于XX大类的物料…，对企业一般人员来说，容易接受；编码体系中没有包含可以变化的属性，比如：安装地点…编码在8-12位之间，容易记忆；缺点是：有些物料不容易区分“总类”、大类、中类…；解决办法是将其编入设备及专用件中，或编入中类的其他类中。编码的位数编码位数一般在：8-12位之间。物料大类：**2位物料中类：**2位物料小类（或特征码）：**3位顺序码：***2-3位编码举例1．首先确定物料的总分类，推荐如下：1:原材料、采购件2:产成品、在制品、联产品、副产品…3:辅助材料（如五金、电料、标准件等）4:备品备件（根据企业实际情况，可以将4和5分为一类）；5:设备及专用件（对于不容易区分分类的备品、备件可以编入设备专用属性）；9:劳务费用2．接着，确定在公司内部有几个大类（应充分注意所在行业的特点和国家、部已颁布的分类标准或规定），比如：01：钢材类02：塑胶类03：化工类04：五金标准件类05：纸制品类 等。注意：应特别注意到编码代码的扩容性问题。比如：两位是否足够；代码之间是紧密续接码的（04之后是05称为紧密续接码），还是跳码（01之后为10，10之后为20）。3．现在以01钢材类为例，在此大类中再确定有几个中类，比如：01：角钢02：型钢03：钢板04:圆钢…等。4．以0104圆钢为例，在此中类中再确定有哪些小类（规格），比如：01：Q30X300002：Q30X600003：Q60X6000…等。以010401：Q30X3000的圆钢为例，我们可以再加两位区别码或特征码比如：01：表示上海宝钢产02:表示北京首钢产…等。注意：因为到了小类基本可以描述出这个物品，这两位特征码可以用来区分出某种物品，比如：需要区分颜色、品牌、等级、产地…等，同时还可以在以后扩展过程中非常方便归类插入。但应注意到如果加上区别码就成为两个不同的物品了。以上如果不能进行分类的可以用“0”补位。比如：010401：（p30X3000的圆钢，如果不需要进行更细的区分（区分产地、等级等…）,那么它在系统中的正式编号是：01040100从以上分解，可以很清晰地看出所谓的物品种类“关联树形结构”。其它类别的物品类似此方法编制。6.好的编码体系关键要素规划好“物料的类”是整个编码过程之中最重要的关键要素!物料大类的划分,一般要以财务核算的大类为基准再进行细分。7.编码过程7.1建立组织，并进行时间规划7.1.1建立组织方式一：设立编码小组，一般有设计部门、工艺科、车间设备专管员、物资（供应、设备等）部、财务部联合抽调人员组成。这种方式比较正规，能够避免物料编码重复等问题，但历时时间稍长，需要保证人员的时间。方式二：由各部门自行负责所管辖物料的编码。这种方式比较灵活，但很容易造成物料编码重复漏编等问题，编码之前应将类别首先确定，准备时不要有交叉。7.1.2时间规划：根据企业物料数量的多少、部门的配合程度、现场实施的时间等各种因素，合理规划时间以免出现项目组再次来现场时，物料档案还没有准备好。一般建议是：在调研开始的同时，就进行物料档案的准备。一般准备周期为：1－1.5个月比较合适。7.2进行培训对企业进行《编码规则》编制的人员进行《物料编码方案》培训。对具体编码的人员进行《编码规则》和《编码格式》培训。下发物料档案格式按部门分发物料档案的准备格式。建议：使用电子文档。并要求在规定的期限内完成。收集将各部门编制的物料档案收集上来。录入组织人员进行录入。核对、统一名称对物料编码进行核对，重点检查：1．物料的分类是否合理2．物料是否完整，有无遗漏；3．物料编码是否有重复；4．物料名称是否重名；5．物料名称是否有错别字：比如：0形圈；0型圈，实际是一个东西。6．物料名称是否有增字和减字：比如：垫圈；密封垫圈7．企业内部各部门的物料名称是否有不同的叫法，必须统一；8．企业内部和供应商、客户的物料名称是否有不同的叫法，尽量统一。提交检查最迟在系统运行之前的2周，应该将物料档案提交给项目组进行检查，以发现隐含的问题8编码容易犯的错误同物异码，异物同码；总是想将信息的各种属性都在编码中体现。比如：物料编码的种类、产地、颜色、尺寸、包装、安装地点…，等各类信息全部想体现在编码之中，导致编码过于复杂。将编码设计的很长，一般情况下，8－12位比较适宜。代码的长度能短尽量短。每一个需要编码对象在系统中只能存在一个编码（唯一性）。不管在财务系统、还是在生产系统，同一个物品就应该是一个编码；也不管这种物品存在A库，还是B库，也应该是同一个编码。一个物料一旦确定编码，并输入系统，并被使用后，就不能修改。编码应当是唯一的识别符，而不是描述符，编码代码只是为了识别而用，不应是形Kingdee金蝶*企业管理专家容、描述的形容词。9编码汇编成册在编码体系基本确定之后，应该将所有的编码汇编成册，并分发到相关部门，以方便使用者参照使用。9.注意事项包装形式相同的品名、规格物料，使用属性一致，但包装形式不同或设备位号不同，必须编成一个物料号，包装形式可以设置自由项管理。系统可以分开统计现存量。等级相同的品名、规格物料，但等级不同，该物料必须编成一个物料号，等级采用自由项。系统可以分开统计现存量。批号相同的品名、规格物料，但批号不同，该物料必须编成一个物料号，批号启用物料批次管理，销售选项中批次不必填，系统建立批次档案。物料的数量根据经验，一般企业的物料数量在8000-10000种左右。如果物料编码之后数量明显少于这个数，说明物料准备有问题。10.ERP系统使用之后编码体系的维护一般情况下，由ERP系统管理员统一进行ERP系统中的物料编码输入、修改和增加。如果有新的物料，由设计部门或者采购部门等提出《物料编码申请》，经过权责部门