一天干出两天活教你做时间管理

时间管理II*如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?请闭目一分钟思考这个问题时间管理是什么?时间管理不是什么?时间本身不是问題.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多所以时间管理的问题本身不在于时間,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间时间管理是什么?时间管理就是自我管理自我管理即是改变习慣,以令自己更富绩效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很对地做完,叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划人,为何安于现状?为何你我都不满意现狀,但是却安于现状1.无奈2.不确定改变之后会更好3.因为现状是你我最熟悉的当你开始不满于现状時,表示会有新的事物发生在你的身上…但是要用对“新的思考方式”请架设一座桥,使A至B

距离最短,但是桥不可歪斜100公尺300公尺AB河水有三片木条,

如何将它们围成封闭三角形2cm10cm4cm你可知道为何会画不出来?因为你跳不出原来的思维习惯但是假设你画了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一个旧有的问題.改变时间管理的第一步,从你自觉需要时间管理开始时间管理的的架构紧迫的事不紧迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd轻4th缓请排出正确确的行事优优先级????ABCD紧迫的事不紧迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd轻4th缓正确的行事事优先级紧迫的事不紧迫的事重要的事设备故障,生产停摆重伤害急救员工产生肢体冲突顾客抱怨停电计划之研拟技能之提升公关之促进问题之调查健康检查不重要的事有些电话有些不速之客到访有些会议之出列席有些无谓的请托有些临时的邀约有些交际应酬有些文件之处理处理属下之工作自我干扰个人嗜好的沈迷陷阱一:时间的配置置不对Reaction消极回应vsProaction积极掌握危机就是转转机规划重于做做事最好的控制制是预防预防胜于处处理不合理的时时间配置I.45%处理危机II5%IV15%II.35%明智的时间间配置III1.重要的事情情着重在PlanPlan着重在DoDo着重在CheckCheck着重在Action2.重要的事情情要逐渐地地交给信任的部屬屬,这叫“灌能”陷阱二:拖延除了第四项项以外,其它的做起起来都不太太愉快不急的事情情一拖延之之后往往变变成紧急的的事情紧迫的事不紧迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成本/效益分析法法成本..................好处..................克服2.思维习惯的的改变这件事令人人感到为難,但是它非做做不可,因此我将立立即做完它,以便尽早忘忘掉它.养成速战速速决的习惯惯将事情切切成好几几块小块块任務,快速地完完成每一一块的任任务完成最关关键的部部份,让事情看看起来像像做完80%一般陷阱三:事必亲躬躬韩非子.八经下君,尽已之能能中君,尽人之力力上君,尽人之智智诸葛亮凡凡事必亲亲躬,后来过劳劳而死.为何事必必亲躬?因为怕部部属取代代不放心部部屬,不信任部部属要求标准准过高陷阱四:有求必应应会花太多多时間,时间不够够会牺第第二项受受人尊尊敬重要,还是受人人欢迎重重要不好意思思拒绝请请托的原原因接纳请托托比拒绝绝请托容容易担心触怒怒请托者者想要做广广受爱戴戴之好人人不知如何何拒绝他他人之请请托每个人都都有一个个好朋友,叫“施小惠”,可以适当当地拒绝绝.1.舍得2.勇于拒绝绝3.交待1.怡情养性性2.轻松一下下Conclusions:时间管理理架构1.兵贵速战战速决2.快刀斩乱乱麻1.决胜于庙庙堂之上2.灌能均衡紧迫的事事不紧迫的的事重要的事事不重要的事如何提高高工作效效率如何提高高工作效效率1.了解自己己每天工工作时段段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一一到周五五的工作作性质.3.保持良好好的体力力;养成运动动的习惯惯4.身心均衡衡地发展;培养良好好的嗜好好1.工作时段段分配法法则早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟頓,适合散心,放松(Check)冷靜,沟通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.发球:EMail2.电话敲定事情/做事情3.给Leader方向/画架构4.执行进行中项目1.面对面FollowUp2.GoAround3.沟通与协调1.思考问题2.写计劃/UpdateFollowup进度(1hr)3.Update/Modify进行中项目1.花1小时写作2.每周工作作性质分分配法则则礼拜一二礼拜三四五礼拜六日备注活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟頓,放鬆,沟通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型专案丢球2.组内专案丢球3.给予组员做事方向/做事重点4.创造议题1.FollowUp一二所丢的球2.调整,Update计划3.议题收尾4.倾听沟通1.想想目的是什麼?意义何在?2.有没有办法提升自己的价值?3.计劃/规划如何管理理你的EMail葛洛夫:你的时间间是不是是被Email切成零零零碎碎的的片段?集中处理理它.先问自己己以下这这几个问问题1.你一天花花多少时时间在看看Email?2.你进Email会不会看看小品?3.你看Email的时间是是连续的,还是片断断的?4.你的Email有没有做做分类?5.你回信时时是边看看边回,还是分类类后集中中回信?6.你进Email信箱,是先看信信还是先先发信?如何提高高Email的处理效效率一进信箱箱第一个个动作就就是把所所有信件件的主题题浏览一一遍,然后做分分类的动动作养成习慣慣,一天只有有三个时时段看Email除了急件件以外,集中时段段回信看Email的时段分分配时段信箱回信备注09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VEmail文件夹的的分类Reply:Private,公务FollowUp:Urgent,Boss,重要,向下,PrivateProject进度有空再看看如何展开开你的计计划一日之计计在昨天天下班前前一周之计计在于周周日一月之计计在于月月底1.舍得2.勇于拒绝绝3.交待1.怡情养性性2.轻松一下下良好的时时间管理理来自于于计划1.兵贵速战战速决2.快刀斩乱乱麻1.决胜于庙庙堂之上2.灌能均衡紧迫的事事不紧迫的的事重要的事事不重要的事PADC不好好耗用时间间花时间在在计划上上才是最最节省省时间的的作法耗用时间间8.80/20法则1/2theVitalFew&theTrivialMany柏拉图法法则花最少的的力氣,获得最多多的效益益你所完成成的工作作里,80%的成果,来自于20%的时间=>也就是说说80%的努力是是与成果果无关的的80/20原理意示示图80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物物琐碎的多数事物物目标金字字塔长程目标标年目标季目标月目标周目标日目标如何列管管重要计计划将自己短短中长期期的计划划依工作作,个人及生生活这三三个主轴轴一一列列举出來,并算出每每个计划划的效益.(如下一页页所示)在同一个个时间点点进行这这三个主主轴的前前3个专案(项目件数数依自己己能力而而定,红线的右右手边)有项目结结束之后后下一个个项目就就可以往往左递补补每个计划划如何给给予评分分先将所有有计划列列出來,分成短中中长期(自行定义义)分成三个个项目(也可依自自己的价价值观调调整),依照:重要性,急迫性及及成功机机会来给给分數.最好给5分,最不好给给1分将三个分分数相乘乘,分数最高高者为最最优先执执行的计计划范例:项目评分分的范例例以Notes信箱管理理计划的的分类执行力:To-Do,记录,Routine(最重要的的部份,下一章节节再讲)自我成長長:Pareto,前3个计划生活:Pareto,前3个计划工作:Pareto,前3个计划执行能力力的强化化备忘录时间管理理的利器器:to-doList备忘录紧急的事事情1.老板今天天交待2.临时状况况重要的事事情1.工作计划划2.人生规划划3.家庭,健康,财富ScheduleList1.Meeting2.行事历3.纪念日RoutineWork1.日常工作作2.定期约会会范例:备忘录的的范例范例:周计划的的范例善用NotesBookMark的功能链接书签签(BookMark)的建立可可以用来来建立一一系列相相关计划划的链接接在Notes里頭,点一以下下黄色书书签即可可把该计计划给打打開,并Update按Ctrl+V之后就会出现黄黄色书签签善用Notes颜色管理理的功能能红色粗体体字体为为重要一一定完成成的部份份蓝色斜体体字体为为已完成成的部份份黑色字体体为应执执行事项项绿色字体体为RoutineSchedule良好工作作习惯的的养成兵贵速战战速决养成做备备忘录的的习惯可以早上上做完的的事,决不拖到到下午完完成可可以一天天做完的的事,决不分成成两天完完成每天至少少完成一一件事情情,特别是在在工作情情绪低潮潮时“执行””的写照照JustDoIt奉备忘录录的ToDo-CheckList如圣旨行动才是是企划的的开始把掌控着着力焦点点集中在在计划最最紧要的的20%执行能力力锋利如如倚天劍.剑锋到處處,刀折剑断断执行不是是一成不不变的合理性Reasonable表示用心心试探一下下是不损损伤毫发发的平时基本本观念(Sense)的建立,在临场应应用时最最能显现现效果执行的速速度:兵贵速战战速决养兵千日日,用在一时时(资源珍贵贵)时机稍纵纵即逝将变量降降至最低低生米已煮煮成熟饭饭型(老公,来不及了了)自废武功功型(成绩已经经贴出去去了)客户的感感受加速度,势如破竹竹.兵贵速战战速决的的时机并不是每每一件事事情都需需要兵贵贵速战速速决#1是项目的的要径任任务或是是一群人人要等你你的决策策之后方方能动作作(丢球)#2重要事件件的关键键任務.通常要完完成此关关键任务务只占全全部项目目时间的的20%.#3时机稍纵纵即逝的的机會.有时候机机会的有有效性仅仅限于某某段时間,甚至短到到几分钟钟而已.HandCarry!让程序进进行最迅迅速的方方法当然需要要先了解解程序及及关键点点见面三分分情亲自与关关键人物物(经理)面对面沟沟通执行的技技巧:KeySuccessFactor灵活如庖庖丁的刀刀,在牛的关关节中游游走(游刃有餘).分解完毕牛尚尚不自知已经经被解体由计划阶段时时即被简单勾勒出来做对的事情,并不会耗费太太大的力氣.反而做不对的的事情,才需花时间东东补西补.Buffer缓冲区并不是每件事事情都那么的的急如果我们每件件事情都要实实时地处理掉,相信我们会变变得神经兮兮兮的所以应该要有有一个地方让让我们放一些些比较不必马马上处理掉的的事情,但是时间到时时又要能提醒醒我们如何处理情绪绪低潮每天至少完成成一件事情完成事情的定定义完整的相关的善后的记录的文件通常完成一完完整任务就会会有力气再做做第二件事情情9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。1月月-231月月-23Saturday,January7,202310、雨雨中中黄黄叶叶树树，，灯灯下下白白头头人人。。。。14:04:5014:04:5014:041/7/20232:04:50PM11、以我独独沈久，，愧君相相见频。。。1月-2314:04:5014:04Jan-2307-Jan-2312、故人江海别别，几度隔山山川。。14:04:5014:04:5014:04Saturday,January7,202313、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。1月-231月-2314:04:5014:04:50January7,202314、他乡乡生白白发，，旧国国见青青山。。。07一一月月20232:04:50下下午14:04:501月-2315、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。一月232:04下午午1月-2314:04January7,202316、行动出出成果，，工作出出财富。。。2023/1/714:04:5014:04:5007January202317、做前，能够够环视四周；；做时，你只只能或者最好好沿着以脚为为起点的射线线向前。。2:04:50下午2:04下下午14:04:501月-239、没有失失败，只只有暂时时停止成成功！。。1月-231月-23Saturday,January7,202310、很多事事情努力力了未必必有结果果，但是是不努力力却什么么改变也也没有。。。14:04:5014:04:5014:041/7/20232:04:50PM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。1月-2314:04:5014:04Jan-2307-Jan-2312、世间成事，，不求其绝对对圆满，留一一份不足，可可得无限完美美。。14:04:5014:04:5014:04Saturday,January7,202313、不知香积寺寺，数里入云云峰。。1月-231月-2314:04:5014:04:50January7,202314、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。07一一月月20232:04:50下下午14:04:501月-2315、楚塞三湘接接，荆门九派派通。。。一月232:04下下午1月-2314:04January7,202316、少年十五二二十时，步行行夺得胡马骑骑。。2023/1/714:04:5114:04:5107January202317、空空山山新新雨雨后后，，天天气气晚晚来来秋秋。。。。2:04:51下下午午2:04下下午午14:04:511月月-239、杨柳柳散和和风，，青山山澹吾吾虑。。。1月-231月-23Saturday,January7,