公文管理公文管理办法培训资料

行政部2013年6月20日公文管理办法目录

第一部分本次培训的目的第二部分现状分析第三部分解决方案第四部分公文管理办法解读第五部分公文写作基本要求掌握公文写作的通用格式。学会写请示、报告、通知、通报、工作联络函等常用公文。一、本次培训的目的培训目标规范公文格式，建立公文管理体系，推行《公文管理办法》，提高公司公文形象。提升公文写作能力，养成严谨的思维习惯，缜密的思维方式。培训目的公文是用于办理公务活动的文体，以纸质和电子文档方式为载体的文书；公文是指企业在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范化的文书；公文是执行行政规章制度和进行公务活动以及传达信息的重要工具。什么是企业公文？规范的文书是行政管理和企业步入规范化管理的重要依据。目录

第一部分本次培训的目的第二部分现状分析第三部分解决方案第四部分公文管理办法解读第五部分公文写作基本要求二、现状分析公文类1、标题过于简洁，主题不明确，格式撰写不规范及混用。3、整体格式为信纸不严谨规范，并且混用，整体不协调。2、无主送单位，无法确认收文单位部门。二、现状分析请示/报告类1、“请示”和报告混用，未严格分开；3、无主送单位，文理不清，陈述不明，导致重复审批。2、格式不统一，标题不鲜明，错别字连篇；1、文种使用不当。2、格式不规范。3、行文规则混乱。4、名称表述混乱。5、主题不鲜明。6、时间表述含糊。7、用词不当。8、数字使用不统一。结论目前公司公文主要存在问题：企业在不断发展壮大，我们需要建立规范化、制度化、流程化的管理模式，然而现在还存在许多不足，亟待改善。基于现状，所以行政部拟推行《公文管理办法》。二、现状分析目录

第一部分本次培训的目的第二部分现状分析第三部分解决方案第四部分公文管理办法解读第五部分公文写作基本要求三、解决方案1、构建公文管理体系推行《公文管理办法》。体系建设目标使公司公文管理工作制度化、规范化、标准化；配合公司战略升级，塑造高效统一的公文形象；规范的公文处理流程，提高公司的行政工作效率；规范的行文格式，提升企业的对外形象。2、规范范的公公文有有一下下特点点：特殊的的规定定性：：格式、、结构构、文文风公认的的权威威性：：内容容的权威、特定的阅读读者内容的的针对对性：：一事一一文、单一一具体体、指指向明确表达的的精准准性：：不能能运用用比拟拟手法法，表表达朴实严严肃明确的的时效效性：：时间明确三、解解决方方案3、公文文管理理在企企业管管理中中起到到的作作用：：公司治理颁布公司章程制定和公布公司基本法则确立和公布公司行为和员工行为规范决策系统公示重大决策、重大决议、重要指示部署和安排各种经营活动执行系统通报绩效考核的组织和结果确定人事任命、经营指标等处理公司所有业务和其他事务三、解解决方方案目录录第一部部分本本次次培训训的目目的第二部部分现状分分析第三部部分解解决决方案案第四部部分公公文文管理理办法法解读读第五部部分公公文文写作作基本本要求求一、公公文的的种类类二、公公文的的适用用范围围三、公公文的的格式式四、行行文规规则五、公公文办办理第四部部分公公文管管理办办法解解读三《公文文管管理理办办法法》共分分为为七七章章二二十十四四条条，，以以及及四四个个附附件件。。第一一章章为为总则则，主主要要是是定定义义说说明明及及各各管管理理职职责责。。第二二章章明明确确行行文文文种种及范围围。第三三章章规规范范格式式。第四四章章行行文文基基本本规则则。第五五章章明明确确公公文文流转转及管理理。第六六章章管管理理制度度修修订订说明明。。第七七章章附则则。三、、公公文文管管理理办办法法解解读读1、公公文文的的种种类类按行文方向分按密级程度分按紧急程度分三、、公公文文管管理理办办法法解解读读1、公公文文的的种种类类按行文方向分上行行文文：指各各部部门门、、各各附附属属公公司司向向金金雅雅乐乐公公司司、、董董事事会会请请求求指指示示、、汇汇报报工工作作、、反反映映情情况况、、答答复复询询问问所所用用的的公公文文。。文种种有有““请示示、、报报告告”。。下行行文文：指金金雅雅乐乐公公司司、、董董事事会会向向下下属属各各部部门门、、各各附附属属公公司司下下发发的的文文件件。。文种种有有““通知知、、通通报报、、决决定定、、批批复复”。。平行行文文：指没没有有行行政政隶隶属属关关系系或或职职能能管管理理关关系系的的各各部部门门用用于于联联系系业业务务或或往往来来活活动动的的知知照照性性文文件件。。文种种有有““函”。。三、、公公文文管管理理办办法法解解读读1、公公文文的的种种类类按密级程度分绝密密：只发发给给董事事会会及及总总经经办办阅知知。。机密密：只发发给给一级级部部门门负负责责人人阅知知。。敏感感：只适适宜宜在在公公司司内内部部发发放放不不宜宜对对公公司司以以外外公公开开的的文文件件。。可可以以下下发发至至相相关关部部门门的的相关人员员。公开：可以对外外公开的的文件，，如一般般事务性性公文、、企业宣宣传资料料等，可可以在公司内全全员转发发。秘密：只发给主任、主主管及以以上人员阅知知。特急：必须在收收文或发发文后半个工作日日内办理完毕毕。紧急：必须在收文文或发文后后一个工作日日内办理完毕毕。普通：按正常文件件处理流程程二个工作日日内处理完毕毕。三、公文管管理办法解解读1、公文的种种类按紧急程度分单位公文处理备注金雅乐公司、董事会做好调查、批示、决策和反馈。各部门、附属公司主要是请示、报告工作，反映情况。三、公文管管理办法解解读1、公文的种种类发文办理上行文流转转示意图收文办理三、公文管管理办法解解读1、公文的种种类单位公文处理备注金雅乐公司、董事会重点做好制度、规范、指令制定各部门、下属公司做好学习、传达、承办和反馈发文办理下行文流转转示意图收文办理三、公文管管理办法解解读2、公文适用用范围公司公文适用于

发布公司重要的方针政策、重大工作部署性文件及会议纪要；

发布公司的总结计划；

发布公司重要的管理制度；

发布公司各部门或个人的重大表彰奖惩通报或决定；发布公司及下属一级部门的组织架构的设置、合并、撤销及中高层人员的人事任免决定；

对各部门重要请示事项的批复；

其它必须以公司名义上报下发的文件。部门公文适用于

上报下发本部门工作安排、规划、计划、总结、会议纪要等；

发布对本部门的集体或个人一般性表彰奖惩通报或决定；

发布本部门内部规章制度和管理办法；

布置本系统内一般性工作；

其它必须以部门名义发布的事项。三、公文管管理办法解解读3、公文的格格式是公文的书面面结构、公公文的用纸纸要求和印印制规范的的总和，是是对公文的的文面要求求。公文格式规范化化的含义：：1、标准化，方便阅读读、传递与与处理，提提高效率；；2、规范化，明确紧急急、密级等等属性，防防范风险；；3、格式化，达到协调调、统一和和醒目，展展示形象。。三、公文管管理办法解解读3、公文的格格式文头行文文尾模板：（一）发文文单位（二）发文文字号（三）签发发人（四）密级级程度（一）公文文标题（二）主送送单位（三）正文文（四）附件件（一）署名名（二）成文文时间（三）发送送范围三公司公文的的发文字号分四种：3、公文的格格式重要制度规规范、管理理办法、工工作指引的的文件发布布；重大方针政政策、机构构设置、总总结计划、、奖惩通报报、对下属属各部门的的批复、请请示、报告告、工作布布置、活动动安排、事事项通知；；重要会议通通知发布。。重要会议纪纪要发布。。会议纪要要须注明发发文范围，，并严格按按发文范围围下发。中金字[2013]001中金会字[2013]001中金会纪字[2013]001发布公司及及下属一级级部门的组组织架构的的设置、合合并、撤销销及中高层层人员的人人事任免决决定；中金任字[2013]001三、公文管管理办法解解读3、公文的格格式公文文头标标识、编号号及公文署署名参照表表单位公文文头标识简称发文号署名总公司中山市金雅乐实业发展有限公司中金中金字/任/会/会纪中山市金雅乐实业发展有限公司总经理办公室中山金雅乐公司总经办文件总中金总字/会/会纪总经理办公室采购部中山金雅乐公司采购部文件购中金购字/会/会纪采购部行政部中山金雅乐公司行政部文件行中金行字/会/会纪行政部财务部中山金雅乐公司财务部文件财中金财字/会/会纪财务部营销部中山金雅乐公司营销部文件营中金营字/会/会纪营销部尚好物业公司中山市尚好物业管理有限公司中尚物中尚物字/会/会纪中山市尚好物业管理有限公司设计部中山金雅乐公司设计部文件设中金设字/会/会纪设计部预算部中山金雅乐公司预算部文件预中金预字/会/会纪预算部工程部中山金雅乐公司工程部文件工中金工字/会/会纪工程部开发事务部中山金雅乐公司开发事务部文件开中金开字/会/会纪开发事务部项目部中山金雅乐公司项目部文件项中金项字/会/会纪项目部三、公文管管理办法解解读4、行文规则则第十条凡呈董事会会审批的公公文，须行政部，如因绝密密须直接呈呈送的除外外。第十一条“请示”与““报告”要严格分开，公文标题不不得出现“请请示报告”文文种。除领导导直接交办的的事项外，““请示”不得直接送领导者个人人。“报告””中不得有请请示事项。第十二条“请示”应当当一文一事，一般只写一个主送部门门，由主送部门门负责答复，，如有需要应应同时送其他他部门。如有有多件请示事事项，一定要分开行行文。“请示”一一般不得越级请示示。第十三条请示与报告一一般为纸制公公文，需附《请示/报告处理单》。三、公文管理理办法解读5、公文办理流流程收文发文接收拟稿讨论会签签发用印签署发文登记发出公布信息传递办毕文件处置归档销毁审核催办、查办登记拟办承办催办、查办通知知、、通通告告、、管管理理制制度度…指令令、、命命令令下下达达…总结结报报告告，，经经审审批批目录录第一部分分本本次培培训的目目的第二部分分现状分析析第三部分分解解决方方案第四部分分公公文管管理办法法解读第五部分分公公文写写作基本本要求五、公文文写作基基本要求求公司常用用公文文文种：通知：适用于下下达指示示、布置置工作、、传达有有关事项项、传达达领导意意见、任任免干部部、决定定具体问问题，都都可以用用通知。。通报：适用于表表彰先进进，批评评错误，，传达重重要精神神或情况况。报告：适用于向向上级机机关汇报报工作，，反映情情况，答答复上级级机关的的询问。。请示：适用于向向上级机机关请求求指示、、批准。。会议纪要要：适用于记记载、传传达会议议情况和和议定事事项。函：适用于平平级、不不相隶属属机关或或单位之之间互相相商洽工工作、询询问和答答复问题题。五、公文文写作基基本要求求文头行文文尾（一）发发文单位位（二）发发文字号号（三）签签发人（四）密密级程度度（一）公公文标题题（二）主主送单位位（三）正正文（一）署署名（公公章）（二）成成文时间间（三）发发送范围围（一）通通知格式式展示：：五、公文文写作基基本要求求（二）主主送单位位：一个个或多个个。（一）通通知写作作要求：：（一）公公文标题题（三）正正文通知文件件由通知事由由、通知事项项、执行要求求三部门组组成。通知缘由由：说明通知知的原因因，目的的或根据据，承启启用语““特作如如下通知知”、““有关事事项通知知如下””等。通知事项项：主要部署署工作任任务，阐阐述意见见、措施施、办法法及要注注意的问问题，要要写得具具体明确确、条理理清楚。。执行要求求：一般以““以上通通知，望望认真执执行”、、“本本通知自自发布之之日起实实行”““特此通通知”等等惯用语语作结尾尾。通知：适用于下下达指示示、布置置工作、、传达有有关事项项、传达达领导意意见、任任免干部部、决定定具体问问题，都都可以用用通知。。（二））通报报格式式展示示：适用于于表彰彰先进进，批批评错错误，，传达达重要要精神神或情情况。。五、公公文写写作基基本要要求批评错错误：：标题、、主送送机关关、事事故及及错误误、分分析评评价、、批评评决定定、告告诫与与措施施。表扬、、表彰彰：标题、、主送送、先先进事事迹、、评价价、表表扬决决定、、希望望与号号召，，落款款1、介绍先先进事事迹或错误误事实实、现现象2、对事事实进进行简简短评评价3、表彰决决定或惩罚罚决定定、整整治措措施介绍人人物或或集体体的行行动及及其效效果，，要写写清时时间、、地点点、人人物、、基本本事件件过程。什么会会议或或什么么机构构决定定，给给予对对象以以什么么项目目的表表彰奖奖励或或批评评处分分。4、提出希希望号号召,告诫与与整改改措施施（二））通报报写作作要求求：五、公公文写写作基基本要要求五、公公文写写作基基本要要求（三））报告告格式式展示示：工作基基本情情况介介绍汇报工工作结语成绩、、收获获；经经验、、体会会；问问题、、打算算。“特此报报告””、“请审审阅””五、公公文写写作基基本要要求（四））请示示格式式展示示：（二））主送送单位位：一一个或或多个个。（一））请示示标题题（三））正文文请示：：由请示缘缘由、请示事事项、请示要要求组成。。请示缘缘由简括地地写请请示原原因、、目的的或依依据，，一份份请示示能否否得到到上级级的同同意或或批准准，关关键在在于请请示的的理由由是否否充足足、是是否言言之有有据，，是否否时间间紧迫迫，抓抓住实实质。。请示事项要求上级单单位给予指指示、审核核、批准的的具体问题题或所要求求的具体事事项。要写写得明白、、具体，才才能得到迅迅速批复。。请示要求向上级单位位提出肯定定性要求，，一般根据据请示的目目的、要求求用“当否否，请批复复”、“以以上请示