第章办公自动化概述

办公自动化主讲：电气信息工程学院牛莹1第1章办公自动化概述2本章目录

1.1办公自动化的发展状况1

1.2办公自动化的定义、特点与模式2

1.3办公自动化系统的要素和目标3

1.4办公自动化系统的功能41.5办公自动化系统的层次模型5

1.6办公自动化系统的安全与保密63

办公自动化是信息化社会的必然产物，也是一门多种科学技术和设备的综合运用，因此，办公自动化过程实际上是多学科、多技术、多种设备综合运用的过程。

1.办公自动化是多学科的综合实现办公自动化的理论支持是一种多学科的综合运用。其中经常涉及到的主要学科有行为科学、管理科学、系统科学、社会科学和人机工学等等，此外，还有其他一些软科学理论，如管理心理学、人群素质学、办公环境学等等。1.1办公自动化的发展状况42.办公自动化是多技术的综合办公自动化系统无论是操作层的事务型办公系统，还是最高层的决策型办公系统，都是一个多种技术综合运用的系统。主要技术通常包括：（1）计算机技术：包括多种硬件技术，如各种信息的输入、转换、存储、处理、加工和输出等；多种软件技术，如文字处理、图形图像处理、数据处理、分布处理技术、数据库技术、方法库、模型库和知识库技术等。（2）通信技术：包括电信技术和网络技术。（3）自动化技术：包括复印技术、激光照排和激光打印技术以及轻印刷系统技术等。5

办公自动化(OfficeAutomation，OA)，是20世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加的背景下，发展起来的一门综合性学科。是信息化社会最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人——机信息处理系统。

1.1办公自动化的发展状况1.1.1办公自动化的6

人类办公活动是随着人类的生产活动产生和发展的。随着生产力和科学技术的发展，人类办公活动经历了三次变革，办公工具也从人类正式办公活动开始的农业时代使用的“老三件”（纸、笔和算盘），发展到第二次工业革命时代使用的“老三机”（打字机、电话机和电传机），第三次工业革命时代使用的“新三机”（复印机、传真机和微缩设备）；再到如今信息时代的以计算机、各种通信设备，以及功能强大的智能化办公设备。1.1.1人类办公活动的发展7

第一次变革：“老三件”（纸、笔和算盘）抛弃了原始落后的铁制、石制的雕刻、绘画文字的工具，使信息和文字的生成、存储和输出发生了具大变化。支持这种具大变化的技术是造纸术和印刷术。

第二次变革：以“老三机”和“新三机”为代表，是人类社会进入工业时代的标志，也是近代人类文明的象征。

第三次变革：以信息社会的“3A”革命——办公自动化（OfficeAutomation）、工厂自动化（FactoryAutomation）、家庭自动化（HomeAutomation），以三大类办公自动化设备和四大支持技术为代表。

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1.以数据处理为中心的传统办公系统阶段（1977年以前）

2.以工作流为中心的办公自动化系统阶段（1977年—1982年）3.以知识管理为核心的办公自动化系统阶段（1983年—至今）1.1.2国外办公自动化的发展概况9

第一阶段：1985年以前，是我国办公自动化发展的准备期。主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等。

第二阶段：1985年—1990年，是我国办公自动化系统的发展期。主要标志是办公过程中普遍使用计算机和打印机。

第三阶段：1990年至今，是我国办公自动化系统完善普及期。主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用。1.1.3我国办公自动化的发展101、、起起步步较较慢慢，，还还停停留留在在使使用用没没有有联联网网的的计计算算机机，，仅仅仅仅使使用用MSOffice系系列列、、WPS系系列列应应用用软软件件以以提提高高个个人人办办公公效效率率。。2、、已已经经建建立立了了自自己己的的网网络络，，但但没没有有好好的的应应用用系系统统支支持持协协同同工工作作，，单单位位内内部部员员工工通通过过电电子子邮邮件件交交流流信信息息，，实实现现了了有有限限的的协协同同工工作作，，但但产产生生的的效效益益不不明明显显。。3、已经建建立了自己己的网络，，使用经二二次开发的的通用办公公自动化系系统，能较较好地支持持信息共享享和协同工工作，与外外界联系的的信息渠道道畅通；通通过Internet发布、、宣传单位位的有关情情况，已经经对单位的的管理产生生了明显的的效益。现现在正着手手开发或已已经在使用用针对业务务定制的综综合办公自自动化系统统，实现科科学的管理理和决策，，增强单位位的竞争能能力，使企企业不断发发展壮大。。目前各个单单位办公自自动化程度度有所不同同，大致分分为三种情情况：111.2办办公自动动化的定义义、特点与与模式1.2.1办公公自动化的的定义季斯曼（M.C.Zisman，美国国麻省理工工学院教授授）定义：：办公自动化化就是将计计算机技术术、通信技技术、系统统科学与行行为科学应应用于传统统的数据处处理技术难难以处理的的数量庞大大且结构又又不明确、、包括非数数值型信息息的办公事事务处理的的一项综合合技术。12我国专家的的定义：办公自动化化是利用先先进的科学学技术，不不断使人的办办公业务活活动物化于于人以外的的各种设备中，并且且这些设备备与办工人人员构成服服务于某种目标的人人——机信信息处理系系统。一个完整的的办公自动动化系统，，应当包括括信息采集、、信息加工工、信息传传输和信息息保存四个环节，分分为三个层层次：事务务型、信息息管理型和决策支持持型。131.2.2办公公自动化的的特点集成化：软硬件及网网络的集成成、人与系系统的集成成，单一办办公系统同同社会公众众信息系统统的集成。。智能化：面向日常事事务处理、、辅助人们们完成工作作。多媒体化：：对数字、文文字、图像像、声音和和动画的综合处理。。运用电子数数据交换：：通过计算机机网络，在在计算机间进行交换换和自动化化处理。14办公自动化化的目的：：尽可能充分分利用信息息资源，提提高生产率率、工作效效率和质量量，辅助决决策，取得得更好的经经济效果，，以达到既既定（即经经济、政治治、军事或或其它方面面的）目标标。办公自动化化的作用：：实现办公活活动的高效效率、高质质量。实现办公信信息处理的的大容量、、高速度。。实现办公活活动的智能能化。151.个人人办公自动动化个人办公自自动化指支支持个人办办公的计算算机应用技技术，这些些技术包括括文字处理理、数据处处理、电子子报表处理理以及图像像处理技术术等内容。。2．群体办公自自动化群体办公自自动化用来来支持群体体间的动态态协同办公公，一般是是指针对越越来越频繁繁出现的跨跨单位、跨跨专业和超超地理界限限的信息交交流和业务务交汇的协协同化自动动办公的技技术和系统统。办公自动化化的两种模模式：16办公信息系系统的类型型政府型：其职能主要要是保证政政令、法令令的畅通与与实施。事业型：适用于学校校、研究所所、公共事事业单位，，其人事、、财务、后后勤等职能具有很很多共性，，专门的子子系统如教教务、医务务、科研管管理需单独开发。。企业型：其职能分为为生产管理理和决策管管理，办公公信息处理理应围绕生生产管理（如生产产计划、原原料供应、、生产组织织、库存管管理、财务务管理等）进行。。经营型：以经营管理理为主，包包括市场需需求、商品品流通、供供销渠道、、客户服务、市场场信息反馈馈、预测决决策等，商商业公司、、服务业、、银行、保险公司等等。专业型:面向各种专专业人员，，如律师、、会计师等等使用的办办公信息系系统。案例型：以案例为主主要业务，，如法院的的诉讼裁决决系统、公公安局的案案例分析系统等，，均需数据据库和决策策支持系统统的配合。。控制型：主要供测试试控制中心心、计算中中心、卫星星发射中心心等单位使使用。事务型：突出以某项项业务性处处理和文字字处理为主主的办公信信息系统，，如订单处理系统统、订票系系统、进出出口商品商商检系统等等。171.3办公自动化化系统的要要素、目标标及发展趋趋势办公自动化化系统组成成要素有：：办公人员员、技术工工具、办公公机构、办办公制度、、办公信息息和办公环环境六要素素。18办公自动化化系统目标标：（1）提供供电子邮件件功能（2）支持持协同工作作和移动办办公（3）完整整的安全性性控制功能能（4）满足足公文及会会议程序（5）具有有完善的档档案管理功功能（6）集成成Internet（7）系统统界面友好好，使用方方便19办公自动化化的发展趋趋势办公环境网网络化办公操作无无纸化办公服务无无人化办公业务集集成化办公设备移移动化办公思想协协同化办公信息多多媒体化20办公自动化化的发展趋趋势可以总总结为：办办公自动化化设备向高高性能、多多功能、复复合化和系系统化发展展；办公系系统向数字字化、智能能化、无纸纸化、综合合化发展；；多媒体技技术在办公公自动化领领域中将得得到进一步步发展；网网络通信在在办公自动动化系统中中的地位进进一步加强强，全球网网络体系将将逐步完善善。21办公自动化化对现有办办公体制的的影响（1）办公公系统与设设备的自动动化，促使使办公内容容、方式、制度度的变化。。（2）办公公信息流的的网络化，，促使办公公组织结构构从层次型向网网状型变化化。（3）办公公新技术的的使用，促促使办公人人员知识结结构向更高层次次的变化。。（4）办公公自动化系系统，促使使领导决策策向更科学学化和更民主化化的变化。。221.4办办公自动动化系统的的功能业务信息管理人员权限管理领导日程管理个人办公管理部门事务处理文档资料管理会议管理公文管理办公自动化系统办公自动化化系统的基基本功能23文字处理（录入、编编辑文字；；文档版式式编排；表格制作；；文档的智智能检查、、使用模板文档）数据处理（快捷数据据录入、根根据数据快快速生成图形图表；；数据统计计）语音处理（声音输入入、语音合合成、语音音识别）图形和图像像处理（输入、存存储和编辑辑、输出及及传送、图形形识别）文件处理（收发文件件管理、文文件输入和和存储、邮件处理））通信功能电子日程管管理电子行文办办理视频会议24在网络办公公环境下，，一个完整整的办公自自动化系统统应具有七七个方面的的集成化功功能：建立立内部通信信平台、、建立信息息发布平台台、工作作流程自动动化、文文档管理自自动化、、辅助办公公自动化、、业务信信息集成、、实现分布布式办公。。办公自动动化系统统的集成成功能25办公自动动化人员员的技能能要求信息检索索文稿处理理表格绘制制数据处理理图表创建建幻灯片制制作文件共享享网络发布布办公设备备应用26小张是我我国某外外资公司司人力资资源部人人才科的的一名办办公室人人员，其其工作职职责是协协助科长长做好企企业在各各个阶段段、各种种形式的的人才招招聘、录录用与岗岗前培训训工作。。27日期/星期工作内容工作成果形式所需技能3月2日/星期一为2月底中层干部培训制作活动纪要文档，并将其发布到公司内网一个附培训活动照片的文档图片处理、文档制作、网上信息发布3月3日/星期二为公司3月中旬即将召开的“2010年全国高校校园招聘会”制作相关文档招聘简章、公司情况简介、求职人员申请表图文处理、表格制作、幻灯片制作3月4日/星期三向部长呈交目前公司人力资源状况表制作并打印2月份人力资源月报表表格设计、报表制作3月5日/星期四收集下半年各部门人员培训需求信息10年下半年公司人员培训计划汇总表文件共享、数据汇总3月6日/星期五根据科长要求，分析员工的结构比例相关的饼图、数据透视表、分析报告数据分析、图表制作281.5办办公公自动化化系统的的层次模模型办公管理理信息系系统的层层次可分分为三级级结构，，即事务务型OA系统、、管理型型OA系系统、决决策型OA系统统。事务型OA系统统包括基基本的办办公事务务处理系系统和机机关行政政事务处处理系统统两大部部分。管理型OA系统统除了具具有事务务型OA系统的的全部功功能外，，主要增增加了管管理信息息系统(MIS)的功功能。决策型OA系统统(DSS)除除了应具具有前两两种模式式的功能能外，还还具备决决策或辅辅助决策策功能。。29事务型办办公自动动化系统统通常以文文字对象象为主的的（例如如文字处处理、公公文管理理、档案案管理、、编辑排排版和印印刷等））统称为为文字处处理工作作。一般般由计算算机的软软硬件系系统、基基本办公公设备、、简单通通信设备备和事物物处理数数据库组组成。管理型办办公自动动化系统统除具备事事务型办办公的全全部功能能以外，，主要是是增加了了对信息息的管理理功能，，侧重于于完成本本部门的的信息管管理，不不仅具备备事务型型办公自自动化的的全部设设备外，，通常还还广泛地地使用计计算机网网络系统统和管理理信息数数据库。。决策型办办公自动动化系统统决策支持持功能即即对办公公部门在在诸如计计划平衡衡、发展展规划、、效益预预测、结结构分析析等有关关国民经经济和企企业发展展方面，，起到决决策支持持作用。。30一个完整整的办公公自动化化系统除除了具有有操作层层的事物物处理、、管理层层的信息息管理以以外，原原则上还还应具有有最高层层的决策策支持，，而且决决策能力力的大小小也反映映了自动动化水平平的高低低。狭义义的办公公自动化化多指事事务型和和管理型型办公系系统，这这种系统统以基础础数据库库和专业业数据库库为主，，虽然也也是决策策分析的的基础，，但作为为提供真真正的决决策支持持还是远远远不够够的。因因此，只只有在此此基础上上加上模模型库、、方法库库、历史史资料库库，使得得决策的的类型由由结构化化上升到到非结构构化，并并进一步步发展成成为知识识库系统统和专家家系统以以后，才才能实现现真正意意义上的的办公自自动化。。31办公自动化系系统组成办公自动化系系统，应当包包括办公自动动化硬件系统和办公自动化化软件系统两部分。办公自动化软软件可以分为为两大类：基基础软件、应应用软件。32办公自动化硬硬件系统划分分（1）按应用用特性可分为为行政办公、、秘书办公、、电子邮件、、远程通信。。（2）按信息息在办公业务务活动中的信信息采集、信信息加工、信信息存储、信信息传递等不不同环节可分分为信息处理理设备、信息息复制设备、、信息演示设设备、信息传传输设备。（3）按设备备本身的性能能可分为：图图文数据处理理设备和图文文数据传送设设备。其中图图文数据处理理设备包括计计算机设备、、打印机、复复印机、扫描描仪等。图文文数据传送设设备包括图文文传真机、电电传机、程控控交换机以及及各种新型的的通信设备。。33数码照相机刻录机34数码摄像机移动硬盘U盘35复印机碎纸机36加加强系统安安全与保密工工作的必要性性和重要性办公自动化系系统中输入、、处理、输出出的是政府部部门、企事业业单位的有用用信息，都有有非常重要的的经济和实用用价值以及一一定程度的保保密性要求。。因此，加强强其安全性，，保证其内容容的保密性就就显得非常重重要。特别是是在现在开放放式的网络办办公环境下，，系统很容易易遭到非法人人员、黑客和和病毒的入侵侵，传输的数数据也可能被被截取、篡改改、删除。加加强系统安全全与保密就显显得非常重要要。1.6办公公自动化系统统的安全与保保密37办办公自动化化信息的安全全威胁伴随着办公自自动化产品的的应用和发展展，其脆弱性也日益凸显显，主要体现现在以下几个个方面：（1）电子产产品，对抗环环境能力弱（2）数据密密集，分布少少（3）共享与与封闭的矛盾盾（4）任何新新技术都产生生新的安全隐隐患（5）软件不不可能完美无无瑕（6）信息处处理过程中的的脆弱性38在办公自动化化系统中，安安全是指为防防止有意或无无意的破坏系系统软硬件及及信息资源行行为的发生，，避免企业遭遭受损失所采采取的措施，，包括硬件安安全、软件安安全、数据安安全和运行安安全；保密是是指为防止有有意窃取信息息资源行为的的发生，使企企业免受损失失而采取的措措施。办办公自动化化系统安全与与保密的含义义39系系统安全的的标志1、能防止对对信息的非法法窃取；2、预防泄露露和毁坏事件件的发生；3、在毁坏后后的更正以及及恢复正常工工作的能力较较强，所需时时间较短。4、安全保密密系统符合经经济要求。40数数据保密基基本要求1、数据隐蔽：避免数据被非非授权人截取取或窃取。2、数据完整：根据通信期间间数据的完整整与否，检验验数据是否被被伪造和篡改改。3、发送方鉴别：：证明发送方的的身份以防冒冒名顶替。4、防发送方否认认：在保证数据完完整性有发送送方身份的前前提下，防止止发送方事后后不承认发送送过此文件。。411．人为因素素人为因素是指指系统运行中中由人的行为为造成的不利利因素。2．自然因素素自然因素是指指自然界、环环境等影响造造成的对系统统的不利因素素，如水灾、、火灾、雷电电、地震、电电磁波等。这这一类因素的的危害主要是是针对系统设设备、存储介介质、通信线线路等的。3．技术因素素物理方面软件方面数据方面物理方面软件方面数据方面办公自动化系系统安全与保保密的影响因因素42加加强系统安安全和保密的的对策行政措施行政法规、规规章制度社会允许的各各种方式法律措施针对计算机犯犯罪的打击、、制裁手段软件保护措施施采用软件技术术辨别、控制制用户和对信信息加密物理保护措施施对场地环境和和软硬件设备备及存储介质质等保护43为确保办公自自动化系统的的安全，在系系统安全和保保密控制方面面应采取以下下具体管理制制度。(1)建立立计算机管理理和监察机构构，制定系统统安全目标和和具体的管理理制度。(2)对计计算机系统的的关键场所，，如主机房、、网络控制室室、数据介质质库房和终端端室，应视不不同情况进行行安全保护，，重要部位应应安装电视监监视设备，有有的区域应设设置报警系统统。(3)计算算机系统启用用前进行安全全性检查，重重要部门的计计算机在启用用前要报请有有关部门进行行安全保密检检查，如有否否计算机病毒毒或逻辑炸弹弹等非法程序序侵入等。(4)执行行主要任务的的机构应该做做到专机、专专盘、专用；；重要数据应应定时、及时时备份。办公自动化系系统安全与保保密的制度管管理44(5)采用用口令识别、、分级授权、、存取控制等等成熟的安全全技术。(6)进行行安全审计，，掌握非法用用户访问或合合法用户的非非法操作，以以便发现潜在在的问题，及及时制止非法法活动或者对对刚出现的问问题采取补救救措施。(7)禁止止使用来历不不明的磁盘，，严禁玩游戏戏；慎重使用用共享软件，，尽量不从网网上下载软件件，来历不明明的电子邮件件不要随便查查阅。(8)完整整地制作系统统软件和应用用软件的备份份，并结合系系统的日常运运行管理与系系统维护，做做好数据的备备份及备份的的保管工作。。(9)敏感感数据尽可能能以隔离方式式存放，由专专人保管。451．用户认证证技术利用用户专有有信息：口令令